تقرير عن عمل مدير المبيعات. أمثلة على تقارير التقدم. كيف تكتب التقرير

يسمح لك هذا النموذج من التقرير بوضع خطة مناسبة للدائرة. بوجود مثل هذا التقرير والتنبؤ ، يمكن للمرء أن يفهم المبلغ المحتمل الذي قد تكون الخطة من خلاله غير مستوفاة. بناءً على هذا النوع من التقارير ، يتم اتخاذ القرارات التي تسمح بالوصول إلى هدف الإيرادات المحدد. يتم وضع خطة أسبوعية في نهاية الأسبوع السابق. ثم يتم تحديثها يوميًا وإرسالها إلى رئيس القسم.

انتبه بشكل خاص إلى عمود "رقم الأعمال السنوي". يدل على "حجم" العميل. لا يوجد معيار واحد ، أنت تحدده بنفسك. يمكن أن يكون هذا رقم الأعمال السنوي ، ولقطات المتجر ، وعدد المنافذ التي يمتلكها العميل ، وعدد الموظفين ، وما إلى ذلك.

أحيانًا يكون هناك خلاف بين رئيس القسم وموظفيه حول عمود "متى تدفع". يدعي الأخير أنه لا يمكن جدولة تاريخ الدفع. ومع ذلك ، فإننا نوصي بشدة بأن تطلب من مديرك تحديد تواريخ الدفع. مثل هذا المطلب يطور موقفًا أكثر جدية ومسؤولية من جانب موظفيك ويحفزهم. بالطبع ، نحن لا نتحدث عن تجارة التجزئة. فقط الشيكات الكبيرة يمكن التخطيط لها هنا.

تقارير المبيعات: التقرير اليومي "حقائق المدفوعات لهذا اليوم"

هذا هو أبسط شكل من أشكال التقرير. أسماء الأعمدة تتحدث عن نفسها. في "حالة الدفع" (العمود 4) حدد الحالة - "مدفوع" ، "مدفوع جزئيًا" ، "حساب عند الدفع".

خلال اليوم ، من المهم التحكم في نقطتين مرجعيتين للمبيعات لليوم الحالي والساعة المحددة. :

• 12-00,
• 16-00.

مثل هذه المراقبة المتكررة تشجع المديرين على العمل بكفاءة أكبر. يمكن ملء هذا التقرير عن طريق المراسلات البسيطة في مجموعة في أي رسول. بحيث أنه عندما يرى جميع المديرين نتائج كل منهم ، فإنه يشجعهم على عدم التخلف عن الركب ، ولكن لا يزالون يفيون بالخطة اليومية.

تقارير المبيعات: التقرير اليومي "خطة الدفع ليوم غد"

يحتوي هذا التقرير على أسماء الكيانات القانونية والمبالغ التي ستدفعها غدًا. من الأنسب طلبها وتأليفها واستلامها في نهاية اليوم الذي يسبق اليوم المخطط له. في المساء ، يمكن أن يكون لديك وقت لتعديل عمل المديرين بشكل كبير. من غير المجدي تحليل هذا النوع من التقارير في يوم مخطط (أي غدًا).

تقارير المبيعات: "مجلس" للتاريخ الحالي

املأ الأعمدة:

1. املأ الاسم الكامل للمدير

2. يتم حساب النسبة المئوية للخطة المكتملة لليوم الحالي وفقًا للصيغة التالية:

الحقيقة في الوقت الحالي / (الخطة للشهر / إجمالي عدد أيام العمل في الشهر * عدد أيام العمل في الشهر) * 100.

أي أنك تقوم أولاً بقسمة العدد المطلق لخطة كل موظف على إجمالي عدد أيام العمل في الشهر. ثم اضرب يوميًا في عدد أيام العمل. بعد ذلك ، يتم قسمة رقم الحقيقة الحالية للمبيعات لكل مدير على الرقم الناتج وضربه في 100 للحصول على النتيجة كنسبة مئوية.

يمكن أيضًا تكييف هذه الصيغة مع الموسمية ومجالات العمل وما إلى ذلك. هذه الصيغة سهلة الإعداد في Excel.

3. نقوم كل يوم بملء القيمة المطلقة لمبلغ الإيرادات لمدير معين.

4. نقوم بالعد والملء ، بناءً على المقدار المتبقي لإكماله قبل نهاية الأسبوع (النتائج المؤقتة). يمكنك حساب عدد المديرين المحددين الذين يحتاجون إلى "إغلاق" العملاء قبل نهاية الأسبوع.

5. نقوم بملء الخطة الموضوعة للشهر

6. أدخل عدد أيام العمل في الشهر

7. أدخل العدد الفعلي للأيام الماضية من الشهر.

8. خطة نهاية الأسبوع هي مجموع الأرقام من 3 و 4 أعمدة. هذا الرقم هو نتيجة إضافة المبلغ المغلق للتاريخ الحالي والخطة حتى نهاية الأسبوع الحالي.

9. نقوم بملء عدد أيام العمل الماضية كل يوم.

السطر الأخير من تقرير مجلس الإدارة هو ملخص لنتائج القسم بأكمله. يعلم الجميع - "توتال".

يتحكم الرئيس يوميًا في عمل القسم في نموذج التقرير هذا. كما يسمح لك بإعادة توزيع العبء بين أولئك الذين أكملوا الخطة بالفعل وأولئك الذين لم يكملوها.

سيكون من المفيد أيضًا طباعته أو رسمه على السبورة ليقوم المديرون بملئه بأنفسهم. في الوقت نفسه ، يمكن لأي موظف مقارنة نتائجه مع نتيجة زملائه. بهذه الطريقة ، تعمل "اللوحة" كشكل إضافي.

يجب على المدير استخدام نتائج التقرير لاتخاذ قرارات بشأنه.

تقارير المبيعات: تقرير موجز

هذا النموذج هو جدول ملخص للقسم بأكمله. يمكن حساب الأعمدة 1-4 تلقائيًا عند إكمال نموذج تقرير المبيعات السابق لكل موظف في القسم. في الأقسام: العملاء الجدد ، والقاعدة الحالية ، والمديرين ، والمنتج ، والجمهور ، والأقاليم. وداخل كل من مسارات التحويل الناتجة يتم تحليلها: الإجمالي ، الوسيط ، طول القمع ، طول كل مرحلة من مراحلها.

3. تنمية قاعدة العملاء. تعلم كيفية قياس حصة العميل ، والقيمة ، ومؤشر الولاء ، ومعدل الاحتفاظ ، وما إلى ذلك.

4. التمويل. تأكد من إعداد الميزانية العمومية للإدارة ، وإنشاء بيانات الأرباح والخسائر ، وكذلك بيانات التدفق النقدي.

لذلك ، أمامك أشكال تقارير المبيعات الأساسية. سيسمح لك الملء اليومي بالتحكم في المبيعات وإدارتها بسهولة في الأقسام:

• الشهور
• أسابيع

تذكر أن العمل معهم لا يسمح لك بتنفيذ وظائف التحكم فحسب ، بل يتيح لك أيضًا تحفيز المديرين على تحسين نتائجهم بشكل يومي. سيساعدك الخيار الصحيح على رؤية جميع البيانات.

التقرير الأول الذي يجب ملؤه هو "خطة الدفع للأسبوع". نظرًا لأن الأسبوع فترة حرجة حقًا في التوقعات الشهرية لإغلاق الصفقات ، يجب أن تتعلم على الفور كيفية التحكم في العمل في هذا السياق المحدد.

1. شكل في مثل هذا الشكل

2. ضمان عملية منتظمة يقوم فيها المديرون بملء تقرير إدارة علاقات العملاء هذا على أساس أسبوعي. من الأفضل أن يفعلوا ذلك في نهاية الدورة الأسبوعية ، عندما تكون هناك بالفعل تطورات و "وعود" معينة من العملاء.

3. قم بتنزيل النموذج أعلاه من النظام ومناقشته في اجتماع أسبوعي ، على سبيل المثال ، صباح يوم الاثنين. لذا فأنت تؤكد "علنًا" خطط كل مدير ، مما يزيد بشكل كبير من فرص تنفيذها.

العنصر الأكثر أهمية في الجدول أعلاه "متى تدفع" هو المفتاح في النموذج. يشجع ملؤه البائعين على تحمل المسؤولية والقيام بكل شيء من أجل الوفاء بالموعد النهائي.

من المهم أن نفهم أن أسبوع العمل "السيئ" واحد - والآن تواجه الشركة خسائر في الأرباح وفجوات نقدية ومشاكل مع الدائنين. تؤثر خطة الدفع الأسبوعية ، من بين أمور أخرى ، بشكل غير مباشر على منع مثل هذه المواقف.

تقرير مدير المبيعات: حقيقة المدفوعات لهذا اليوم

يؤدي تقرير "حقيقة المدفوعات لليوم الماضي" في معظمه وظيفة إعلامية. بفضله ، يراقب المدير الوضع يوميًا.

يرجى ملاحظة أنه يمكنك إدخال ما يلي في عمود حالة الدفع:

• دفع؛
• المدفوعة جزئيا؛
• حساب الدفع.

الميزة الرئيسية لتقرير المدير هذا هي أنه يتم تعبئته عدة مرات في اليوم. يقوم الرئيس بتعيين نقاط مرجعية للتحكم اليومي في تنفيذ الخطة. يمكنك تتبع المدفوعات على أساس ملء "حقيقة المدفوعات لليوم" 2-3 مرات في اليوم. على سبيل المثال ، الساعة 12:00 و 16:00 و 18:00. هذه المراقبة بالساعة لا تعطي فقط فهمًا للوضع ، ولكنها تحفز البائعين أيضًا.

تقرير مدير المبيعات: خطة الدفع ليوم غد

تقرير المدير "خطة الدفع ليوم غد" هو توقع مفصل للأسبوع ولكن فقط مع إمكانية التحكم اليومي.

يتم ملء هذا النموذج مرة واحدة في نهاية يوم العمل الذي يسبق اليوم المخطط له. في نهاية اليوم الماضي ، يتم فحصها مع المدير وربطها بـ "خطة الدفع الأسبوعية".

مثل هذا التحليل يجعل من الممكن تحقيق الكفاءة اللازمة في تصرفات رئيس القسم ، الذي يمكنه ، على أساسه ، تعديل استراتيجية البائع في الوقت المناسب.

تقرير مدير المبيعات: جدول موجز للمؤشرات حسب القسم

هناك نموذج أساسي آخر للتقرير - تقرير موجز عن نوع "مجلس الإدارة" ، والذي يتغير ويعرض مؤشرات الخطة ديناميكيًا لكل موظف في القسم. الغرض الرئيسي منه هو المعلومات والمظاهرة.

في هذا النموذج ، يمكن تقديمها على شاشة كبيرة ، أو رسمها يدويًا على لوحة عادية. يجب ملء "Board" تلقائيًا بـ CRM ، والذي يعكس جميع المؤشرات اللازمة لكل بائع.

انتبه بشكل خاص إلى العمود الثاني من اليسار "النسبة المئوية لخطة اليوم الحالي". يتطلب مزيدا من التوضيح. هذه ليست نسبة مئوية فعلية ، تعكس مدى اكتمال الخطة الشهرية. في الواقع ، يشير هذا المؤشر إلى "سرعة" تنفيذه. أي إلى أي مدى سيتم تنفيذ الخطة من قبل كل موظف إذا استمر في بذل نفس الجهود كما هو الحال في الوقت الحالي.

يتم حساب "النسبة المئوية لخطة اليوم الحالي" باستخدام الصيغة:

الحقيقة في الوقت الحالي: (خطة الشهر: إجمالي عدد أيام العمل في الشهر × عدد أيام العمل شهريًا) × 100

وبالتالي ، إذا كانت النتيجة في هذا التقرير لمدير المبيعات أقل من 100٪ ، فهذا يعني أنه ليس لديه وقت لتنفيذ الخطة بمقدار الجهد المبذول والاستراتيجيات التي يستخدمها.

يهدف المجلس بشكل أساسي إلى ممارسة تأثير نفسي على البائعين من أجل دفعهم إلى اتخاذ خطوات أكثر نشاطًا ، ولكن في نفس الوقت خطوات معقولة لتصحيح الموقف.

تقرير مدير المبيعات: خط الأنابيب

خط الأنابيب هو مصطلح جاء إلينا من ممارسات المبيعات الغربية. وهو يميز ويفصل حالة جميع المعاملات التي تمر بمراحل مختلفة في "محفظة" الموظف. العمل مع خط الأنابيب هو عملية مستمرة من التفاعل بين المدير وكل من الموظفين حول القرارات التي ستؤدي في النهاية إلى الدفع.

للتفاعل الفعال من هذا النوع ، هناك شرطان ضروريان:

1. يتم تنفيذ جميع أعمال وتقارير مديري المبيعات من خلال CRM
2. يقوم المدير بترتيب الصفقات في CRM باستخدام عوامل التصفية ويقوم بتحميل النموذج التالي.

المقاييس الرئيسية لإغلاق صفقة في هذا الجدول هي "مرحلة الصفقة" و "الاحتمال". ويرتبطون ببعضهم البعض.

في البداية ، يتم تعديل مقياس الاحتمالية اعتمادًا على المرحلة التي تقع فيها الصفقة حاليًا. يتم تحديد درجات هذا الاحتمال بناءً على ممارسة الأعمال الفردية المعمول بها. كما أنها تعتمد على الصناعة ومستوى الشخص الذي يتعامل معه البائع: مدير متوسط ​​أو رئيس قسم أو مدير. دعونا نعطي مثالا حقيقيا لمثل هذا الحجم.

• تم إرسال عرض تجاري - احتمالية السداد تصل إلى 50٪
• أرسل العقد - 50-70٪
• تم توقيع العقد - 70-90٪
• مفوتر - 90-100٪

يعد خط الأنابيب والنتائج في تقارير كل مدير أشياء يمكن التحكم فيها تمامًا. تحتاج فقط إلى الاسترشاد بأربعة مبادئ.

1. تتم مراقبة الحالة العامة لمحفظة كل بائع على أساس منتظم ، وأحيانًا بشكل يومي. من المهم بشكل خاص القيام بذلك مع الوافدين الجدد والموظفين الذين يعانون من "اكتئاب" مهني. من أجل تغيير حالة خط أنابيب بائع معين ، قم بالتحكم فيه من خلال النقاط المرجعية المذكورة في غضون يوم واحد.

2. يجب ألا نسمح "لانسداد" خط الأنابيب أو ، على العكس من ذلك ، أن يكون "فارغًا" للغاية. مراقبة عملية إقفال الصفقات في الوقت المحدد وفق تقارير المديرين. وقم بتجديد مسار التحويل الشخصي للموظف في الوقت المناسب بمهام الصفقات الجديدة. من الناحية المثالية ، يجب أن يتم "الملء" تلقائيًا أثناء تنفيذ المهام القديمة ، مع مراعاة مؤشر متوسط ​​طول الصفقة. بهذه الطريقة يمكن تحقيق التوازن الضروري.

3. يجب تكوين العمل مع خط الأنابيب مع القدرة على التحكم في متوسط ​​الفحص. إذا لم يصل هذا المؤشر إلى المستوى المطلوب ، والذي تم تحديده في لوائح إجراءات العمل ، فمن الضروري جدولة اجتماعات إضافية مع الموظفين وإجراء التدريبات على المراحل الإشكالية.

4. يجب ألا ننسى أن مبلغ الإيرادات لا يعتمد فقط على جهود البائعين ، ولكن أيضًا على دعم التسويق. يجب أن تتضمن كل مرحلة من مراحل الصفقة عنصرًا يدفع المشتري حرفيًا إلى الدفع. لذلك ، جنبًا إلى جنب مع العرض التجاري ، يمكن إرسال هدية في شكل كتاب إلكتروني تعليمي يحتوي على معلومات مفيدة. لتسريع عملية الدفع ، يمكنك توفير فرصة محدودة زمنياً للحصول على مكافآت إضافية بموجب العقد.

لقد درسنا 5 مكونات للعمل الفعال مع تقارير المديرين. يتضمن إعداد النظام بأكمله ، والذي سيشير إلى حالة كل معاملة على حدة في الوقت المناسب.

في ممارستي التجارية ، أصادف بشكل دوري موقفًا سطحيًا لبعض المديرين (عادة الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم) تجاه التحكم التشغيلي لمديري المبيعات أو حتى الافتقار التام لمثل هذه السيطرة. هناك اعتقاد: "إليك المهام والموارد من أجلك ، وقم بإنجازها!".

من ناحية أخرى ، فإن الدافع النفسي للمديرين "للعمل على الثقة" مع الموظفين أمر مفهوم: قلة من الناس يستمتعون فعلاً بالروتين مثل التحقق من التقارير و "استخلاص المعلومات". من ناحية أخرى ، يجب ألا ننسى أن التحكم ، أولاً ، هو أحد وظائف الإدارة الأساسية. ثانيًا ، يعمل الموظف بحسن نية ويسعى جاهدًا لتحقيق المهام الموكلة إليه فقط إذا كان عمله شفافًا ومراقبًا بانتظام وفي الوقت المناسب. بعد كل شيء ، حتى أكثر الموظفين تكريسًا و "إيديولوجيًا" عاجلاً أم آجلاً ، في غياب السيطرة ، يبدأون في الاسترخاء و "إفساد" (حتى التجاهل التام لواجبات وظيفتهم المباشرة).

في كل منظمة ثانية تقريبًا (إن لم يكن في كثير من الأحيان) التي أتعاون معها ، هناك موقف "عادي" عندما "لا يعرف المدير على الإطلاق" ما يفعله مندوبو مبيعاته خلال يوم العمل. في الوقت نفسه ، عند الفحص الدقيق ، اتضح أن عدد المكالمات للعملاء الجدد لا يزيد عن 5-10 (وهذه ليست سوى نصف ساعة من وقت العمل) ، ونادرًا ما يتم عقد اجتماعات شخصية مع العملاء. ما تبقى من الوقت الذي يقضيه يبقى لغزا ... فهل من المستغرب في هذه الحالة ، أن خطط المبيعات لا يتم الوفاء بها باستمرار ، والقدرات الإنتاجية معطلة؟

كما ترى ، فإن سعر الموقف التافه تجاه سيطرة البائعين مرتفع للغاية. و - انتبه - لا يهم فقط التحكم في الإنجاز (أو عدم الإنجاز) للنتيجة النهائية (على سبيل المثال ، تنفيذ خطة المبيعات الشهرية). مع هذا ، كقاعدة عامة ، يكون معظم القادة بخير. كما تظهر التجربة ، من المهم للغاية أن تكون الشركة استباقية وتقوم بإجراء تخفيضات أولية (وسيطة).

بعد كل شيء ، عندما تواجه حقيقة عدم تنفيذ "المهمة الرئيسية" ، فلا يمكنك فعل أي شيء. ما لم تبيعه اليوم (هذا الشهر) لن تتمكن من بيعه مرة أخرى ، وخسرت الشركة أرباحًا لن تعوضها أبدًا. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يجعل المبيعات المستقبلية أكثر صعوبة: يمكن لعملائك التحول إلى منتجات / خدمات بديلة لمنافسيك النشطين خلال هذا الوقت ، وفي نفس الوقت تقوية العلاقات الودية معهم (والتي ، كما تعلم ، ليست بهذه السهولة للتغلب عليها).

من ناحية أخرى ، تكون الوقاية دائمًا أرخص من تحليل النتائج ، لأن التحكم الأولي (التشغيلي) يساعد على تحديد انحرافات النتائج الحالية عن الخطة في مهدها ، والتي بدورها تجعل من الممكن تصحيح الموقف في الوقت المناسب بطريقة (القضاء على الأسباب ، وتوفير أدوات إضافية ، والمساعدة اللازمة للموظف وما إلى ذلك) وبالتالي تقليل المخاطر والخسائر.

فيما يلي بعض المبادئ الأساسية التي يجب الالتزام بها من أجل إنشاء مراقبة تشغيلية للبائعين ووضعها في خدمة أهداف العمل الاستراتيجية.

تحديد النتائج الوسيطة

أحد الأسباب الرئيسية التي تجعل القادة يخجلون من السيطرة التشغيلية هو عدم وجود معايير واضحة لما يحتاج بالضبط إلى التحقق منه. لذا:

حدد، ما الذي يجب أن يفعله البائعون بالضبط؟(اتصل بالعملاء ، واجتمع مع العملاء ، وما إلى ذلك) حتى يتمكنوا في نهاية الشهر من إرضاءك بنتائج مالية ممتازة (كقاعدة عامة ، هذا هو تنفيذ خطط المبيعات).

ضع معاييرك(مؤشرات قابلة للقياس) لهذه الإجراءات / النتائج ، بناءً على الإحصائيات المتوفرة في شركتك ، والفطرة السليمة ، وفي الواقع ، خطط المبيعات نفسها. يمكن أن تكون هذه المعايير: عدد المكالمات والاجتماعات المجدولة والمنعقدة والتطبيقات والعقود الموقعة ومتوسط ​​مقدار التطبيق وما إلى ذلك.

قسّمهم حسب الأسبوع / اليوم(على سبيل المثال ، 20 مكالمة على الأقل / 10 زيارات متجر يوميًا ، و 3 عقود جديدة في الأسبوع ، وما إلى ذلك). من المفيد أيضًا تقسيم خطط المبيعات إلى أسابيع وأيام من أجل مواكبة ذلك. سيكون هذا هو المعيار الخاص بك للتحكم التشغيلي (اليومي / الأسبوعي). بالطبع ، هذه المؤشرات يجب أن توصل إلى علم الموظفين.

تطوير نماذج التقارير اليومية

استنادًا إلى المعايير التي تم وضعها في الفقرة السابقة ، يمكنك تطوير نماذج التقارير اليومية لموظفي المبيعات في شكل ورقي أو إلكتروني. يظهر مثال لتقرير يومي لمدير "على الهاتف" في الجدول 1 ، جزء من تقرير يومي (صحيفة الطريق) لمندوب مبيعات موجود في الجدول 2.

السيطرة اليومية

حدد وقتًا في نهاية يوم العمل (على سبيل المثال ، من الساعة 17.30 إلى الساعة 18.00) حيث يجب على موظفي المبيعات تزويدك بتقرير عن عمل اليوم. وفقًا لذلك ، خصص وقتًا في جدولك اليومي لمراجعة التقارير والرد عليها.

الأهمية! يجب أن يكون رد الفعل على الوثائق المقدمة من قبل الموظفين إلزاميًا ومنتظمًا. خلاف ذلك ، سيبدأ موظفوك في التفكير أنه لا أحد يتحقق من تقاريرهم ، وبالتالي لا يمكنك كتابتها أو اختراع البيانات. يمكن أن تكون هذه إما محادثة شخصية مع البائع في وقت قبول التقرير ، أو محادثة هاتفية بعد وقت قصير (على سبيل المثال ، في الوقت الذي قدم فيه الموظف التقرير ، كنت مشغولاً بالتحدث إلى موظف آخر ولم تتمكن من ذلك تكريس الوقت له).

خوارزمية الملاحظات المسائيةيمكن أن يكون شيء من هذا القبيل.

1. ابحث في التقرير اليومي (أو أي تقرير مبيعات يومي آخر تم إنشاؤه باستخدام برنامج محاسبة كمبيوتر) و قارن المعايير المخططة مع حجم العمل / المبيعات التي يقوم بها الموظف بالفعللليوم الحالي.

2. قم بإجراء مسح العينةتقرير الموظف ، وطرح أسئلة توضيحية حول العملاء الذين لم تتحقق معهم أهداف اليوم الحالي ، واطلب التوضيح ، على سبيل المثال:

في كم عدد الاتصالات التي تفاوضت معها مباشرة مع صانع القرار؟
ما الذي منعك من استيفاء معايير عدد المكالمات؟
لماذا رفض العميل مقابلة / شراء المنتج؟
ما هي الحجج التي قدمت؟
ما هي منتجات المنافسين التي يشتريها هذا العميل؟ بأي أسعار؟
ما الذي لا يحبه العميل بالتعاون مع الشركات الأخرى ، ما الذي يمكننا استخدامه لصالحنا؟

هذه التفسيرات ليست بالضرورة مطلوبة لكل عميل. يكفي توضيح 5-6 عملاء من التقرير ، وهذا سيبقي المرؤوس في حالة جيدة ويوضح أنه تحت السيطرة.

3. على أساس الردود الواردة مساعدة الموظف على صياغة أهداف للاتصالات التالية مع هؤلاء العملاء، اختر الحجج المقنعة للاعتراضات التي ظهرت وتأكد من تدوين جميع التوصيات (ليس من أجل لا شيء أن يقولوا: ما لم يتم تدوينه غير موجود).

ايضا تسجيل التوصيات المقدمة إلى المرؤوس وتاريخ تنفيذهافي يومياتك وتأكد من السؤال عن النتائج التي تحققت في اليوم المحدد (أو تذكيرك بالمهام المحددة عشية يوم التنفيذ). تذكر: إذا سمحت لنفسك مرة واحدة على الأقل بأن "تنسى" أو "تتخطى" أو تتأخر في السيطرة ، في المرة القادمة سوف يرى المرؤوس طلبك على أنه رغبة.

4. تقييم مدى اكتمال وصحة ملء التقرير. لا تسمح بالردود الرسمية و "الزائفة". إذا تم العثور على معلومات غير كاملة أو غير صحيحة ، أبلغ الموظف عن تطبيق الإجراءات التأديبية التي اتخذتها الشركة (ملاحظة ، توبيخ ، غرامة ، فصل).

5. لخص عمل يوم الموظفأو الثناء عليه أو ، إذا لزم الأمر ، التعبير عن النقد البناء (دون الحديث عن الأمور الشخصية ، ناقش الإجراءات والنتائج فقط).

اعتمادًا على استيفاء الموظف الحالي للمعايير الشخصية ، وكذلك المستوى العام لتنفيذ الخطط من قبل قسم المبيعات ، اضبط المهام الشخصية للموظف ليوم العمل التالي. على سبيل المثال ، إذا لم يحضر أحد الموظفين للعمل بسبب تسريح / مرض ، فاجادل بأنك بحاجة إلى سد فجوة المبيعات ، و "ضيق قليلاً" وحاول بيع ما يزيد قليلاً عن المعتاد حتى تتمكن الشركة ككل يمكن أن تحقق هدف المبيعات الشهرية. ناقش كيف يمكن تحقيق ذلك.

6. أنهِ المحادثة بحافز إيجابي للموظفينيوم العمل التالي ("اجتمعوا ، ستنجحون" ، "أحسنتم ، استمروا في العمل!" ، إلخ).

يعد تحليل مبيعات الشركة وأرباحها من الصفات الأساسية لأخصائي التسويق. بوجود تقرير مبيعات تم تجميعه بشكل صحيح في متناول اليد ، سيكون من الأسهل عليك تطوير استراتيجية إعلانية لتطوير الشركة ، والإجابة على سؤال الإدارة "ما هي المتطلبات الأساسية لخفض المبيعات؟" لن تستغرق وقتا طويلا.

في هذه المقالة ، سننظر في مثال للحفاظ على إحصاءات المبيعات وتحليلها في مؤسسة صناعية. المثال الموضح في المقالة مناسب أيضًا لتجارة التجزئة والجملة ، لتحليل مبيعات متجر واحد. إن نموذج تحليل المبيعات في Excel الذي أعدناه ذو طبيعة واسعة النطاق للغاية ، فهو يحتوي على فروق دقيقة مختلفة في تحليل ديناميكيات المبيعات ، والتي ليست ضرورية دائمًا لكل شركة. قبل تنفيذ أي نموذج ، تأكد من تخصيصه وفقًا لتفاصيل عملك ، مع ترك المعلومات التي تحتاجها فقط لمراقبة تقلبات المبيعات وتقييم خصائص النمو.

مقدمة في تحليل المبيعات

قبل تحليل المبيعات ، تحتاج إلى جمع الإحصائيات. لذلك ، حدد الخصائص الرئيسية التي ترغب في أخذها في الاعتبار وتكرار جمع هذه الخصائص. فيما يلي قائمة بأكثر الخصائص المطلوبة لتحليل المبيعات:

النقاط الرئيسية التي يجب الانتباه إليها عند إجراء تحليل المبيعات:

• ديناميات البيع بالسلع والواجهات التي تشكل 80٪ من مبيعات الشركة
• ديناميات المبيعات والربح بالنسبة لنفس الفترة من العام السابق
• التغيير في السعر والتكلفة والربحية للمبيعات للأصناف الفردية ومجموعات المنتجات
• جودة النمو: ديناميكيات المبيعات لكل 1 RT ، لكل عميل 1

جمع إحصاءات المبيعات والربح

دعنا نذهب على وجه التحديد على سبيل المثال ، ونوضح بوضوح كيفية إجراء تحليل المبيعات.

كخطوة أولى ، نقوم بجمع إحصاءات المبيعات لكل عنصر حيوي في الشركة. نقوم بجمع إحصائيات المبيعات لفترتين: العام السابق والحالي. قمنا بتقسيم جميع المقالات إلى فئات المنتجات ، والتي نحن فضوليين لإلقاء نظرة على الديناميكيات.

الشكل 1 مثال على جمع إحصاءات المبيعات حسب أصناف السلع

نملأ الجدول الموضح أعلاه وفقًا للمؤشرات التالية: القطع والروبل ومتوسط ​​تكلفة البيع والتكلفة والربح والربحية. ستكون هذه الجداول هي المصدر الأساسي لتحليل المبيعات القادم.

هناك حاجة لإحصائيات مبيعات المركز للسنة السابقة من الفترة الحالية لمقارنة خصائص التقارير الحالية مع العام السابق وتقييم خصائص نمو المبيعات.

بعد ذلك ، نقوم بجمع إحصائيات عن الشحنات على الجبهات الرئيسية لقسم المبيعات. نقسم إجمالي الإيرادات (بالروبل) حسب جبهات المبيعات وفئات المنتجات الرئيسية. الإحصائيات مطلوبة حصريًا من حيث الروبل ، لأنها تساعد على إبقاء الوضع العام للمبيعات تحت السيطرة. هناك حاجة إلى تحليل أكثر تفصيلاً فقط في هذه الحالة ، إذا كان هناك تغيير حاد في ديناميكيات المبيعات في أحد الاتجاهات.

الشكل 2 مثال على جمع إحصاءات المبيعات حسب جبهات المبيعات والمناطق

عملية تحليل المبيعات

بعد جمع جميع إحصاءات المبيعات الضرورية ، يمكنك المتابعة إلى تحليل المبيعات.

تحليل تنفيذ خطة المبيعات

إذا كانت الشركة تخطط وتم تعيين خطة مبيعات ، فإن الخطوة الأولى هي تقييم تنفيذ خطة المبيعات بواسطة مجموعات المنتجات وتحليل جودة نمو المبيعات (ديناميات الشحنات فيما يتعلق بنفس الفترة من العام الماضي).

الشكل 3 مثال على تحليل تنفيذ خطة المبيعات من قبل مجموعات المنتجات

نقوم بتحليل تنفيذ خطة المبيعات وفق ثلاثة مؤشرات: الشحنات من الناحية المادية والإيرادات والأرباح. في كل جدول ، نحسب النسبة المئوية للخطة والديناميكيات فيما يتعلق بالسنة السابقة. تنقسم جميع الخطط إلى فئات منتجات ، مما يسمح لك بفهم المزيد من التفصيل لمصادر البيع الناقص والإفراط في ملء الخطة. يتم إجراء التحليل على أساس شهري وربع سنوي.

في الجدول أعلاه ، نستخدم أيضًا الحقل الإضافي "التنبؤ" ، والذي يسمح لنا بالتنبؤ بتنفيذ خطة المبيعات في ضوء ديناميكيات الشحنات.

تحليل ديناميكيات المبيعات حسب الجبهات

هناك حاجة إلى تحليل المبيعات هذا لفهم أي مجالات قسم المبيعات هي المصادر الرئيسية للمبيعات. يتيح لك التقرير تقييم ديناميكيات المبيعات في كل منطقة وتحديد الاختلافات المهمة في المبيعات في الوقت المناسب لتعديلها. نقوم بتقسيم التطبيقات العامة إلى واجهات نظام تشغيل ، لكل اتجاه نقوم بتحليل عمليات التنفيذ حسب فئات المنتجات.

الشكل 4 مثال على تحليل المبيعات حسب الجبهات

لتقييم خصائص النمو ، يتم استخدام مؤشر "ديناميات نمو المبيعات مقارنة بالعام السابق". لتقييم أهمية الاتجاه في مبيعات مجموعة منتجات معينة ، يتم استخدام المعلمات "المشاركة في المبيعات ، النسبة المئوية" و "المبيعات لكل عميل واحد". يتم تتبع الديناميكيات من قبل جهات خارجية للقضاء على التقلبات في الشحنات.

تحليل هيكل المبيعات

يساعد تحليل هيكل المبيعات في إلقاء نظرة عامة على فعالية وأهمية مجموعات المنتجات في حقيبة الشركة. يسمح لك التحليل بفهم مجموعات المنتجات الأكثر ربحية للأعمال ، وما إذا كانت حصة مجموعات المنتجات الرئيسية تتغير ، وما إذا كانت الزيادة في الأسعار تغطي زيادة التكلفة. يتم إجراء التحليل على أساس ربع سنوي.

الشكل 5 مثال على تحليل هيكل مبيعات تشكيلة الشركة

وفقًا لمؤشرات "الشحنات من الناحية المادية" و "الإيرادات" و "الربح" ، يتم تقدير حصة كل مجموعة في حقيبة ظهر الشركة والتغير في الحصة. وفقًا لمؤشرات "الربحية" و "التكلفة" و "التكلفة" ، يتم تقدير ديناميات القيم فيما يتعلق بالربع السابق.

الشكل 6 مثال على تحليل تكلفة وربحية المبيعات

تحليل ABC

تتمثل إحدى الخطوات الأخيرة في تحليل المبيعات في تحليل تشكيلة ABC القياسي ، والذي يساعد على إجراء سياسة تشكيلة مختصة وتطوير أنشطة تسويق تجارية فعالة.

الشكل 7 مثال على تحليل تشكيلة ABC

يتم إجراء تحليل ABC في سياق المبيعات والأرباح مرة واحدة كل ثلاثة أشهر.

التحكم في المخلفات

الخطوة الأخيرة في تحليل المبيعات هي مراقبة مخزون منتجات الشركة. يسمح لك تحليل الأرصدة بتحديد المواقف الحرجة التي يوجد فيها فائض كبير أو من المتوقع حدوث نقص في المنتج.

الشكل 8 مثال على تحليل مخلفات المنتج

تقرير المبيعات

غالبًا في الشركات ، يكون قسم التسويق مسؤولاً عن تحقيق أهداف المبيعات. بالنسبة للتقرير الأسبوعي ، يكفي تتبع مستوى تنفيذ خطة المبيعات بإجمالي تراكمي والإشارة إلى توقعات تنفيذ خطة المبيعات للمستوى الحالي للشحنات. يتيح لك هذا التقرير معرفة مخاطر عدم تنفيذ خطة المبيعات في الوقت المناسب وإنشاء تدابير تصحيحية.

الشكل 9 تقرير المبيعات الأسبوعي

إلى مثل هذا التقرير ، قم بإرفاق لوحة صغيرة تصف التهديدات الرئيسية لتنفيذ خطة المبيعات والحلول المقترحة التي من شأنها تقليل التأثير السلبي للظروف المحددة لعدم تنفيذ الخطة. صف المصادر الأخرى التي يمكن استخدامها لزيادة المبيعات.

في كل تقرير مبيعات شهري ، من المهم أن تعكس التنفيذ الفعلي لخطة المبيعات ، وجودة النمو فيما يتعلق بنفس الفترة من العام السابق ، وتحليل ديناميكيات متوسط ​​سعر الشحن وربحية المنتج .

الشكل 10 تقرير المبيعات الشهرية

تتكون عملية العمل من تحديد المهام من قبل المدير وتنفيذها من قبل موظف الشركة. من وقت لآخر ، يقوم كل موظف بإعداد تقرير عن العمل المنجز. يعتمد التردد على القواعد الداخلية للمؤسسة ، وكذلك الشكل. لا ينبغي التقليل من أهمية هذه الوثيقة للإدارة.

في هذه المقالة ، سننظر في كيفية تنسيق تقرير بشكل صحيح عن العمل المنجز ، وعينة من ملء مستند وبعض النصائح لتجميعه.

لماذا تحتاج إلى أن تكون قادرًا على الإبلاغ عن العمل بشكل صحيح

يمكن تمثيل سير العمل كآلية معقدة يكون فيها كل موظف في الشركة بمثابة ترس. في هذا المثال ، يعمل رئيس المؤسسة كمهندس ملزم بضمان عمل جميع الآليات بسلاسة وبأسرع وقت ممكن.

في الحياة الواقعية ، من الصعب جدًا على الرؤساء تقييم مدى جودة أداء الموظفين لعملهم إذا لم يروا نتائج عملهم. لذلك ، في جميع المؤسسات تقريبًا ، تُلزم الإدارة كل موظف بإعداد تقرير بانتظام عن العمل المنجز. غالبًا ما يتم إنشاء هذا المستند بتكرار أسبوع واحد. وبالتالي ، يمكن للسلطات أن ترى ما كان يفعله الموظفون ، فضلاً عن مدى فائدتهم للمؤسسة.

مثال خاطئ

الوثيقة في شكل حر. ربما هذا هو السبب في وجود عدد كبير من التقارير التي لا تقول أي شيء للإدارة أو تجعلك تعتقد أن العامل لا يتعامل مع الوظائف الموكلة إليه. في الوقت نفسه ، يمكن لموظف معين أن يكون عاملاً شاقًا حقيقيًا وأن يفرط في تنفيذ خطته. والسبب في ذلك هو إعداد تقرير بشكل غير صحيح عن العمل المنجز. يوجد أدناه مثال على مثل هذا المستند.

نوع الوثيقة: تقرير عن الأعمال المنجزة للفترة من 15 فبراير 2016 إلى 19 فبراير 2016.

تم القيام بما يلي:

• تم تنفيذ توقيت وقت عمل ورشة الإنتاج ؛
• تم تضمين نتائج ضبط الوقت في برنامج العمل ؛
• يتم احتساب معايير جديدة للوقت ؛
• الردود على طلبات إدارات تفتيش العمل والعديد من العملاء ؛
• شارك في مؤتمر حول تحسين كفاءة العمل في المؤسسة.

تاريخ التجميع: 02/19/16

التوقيع: Yu. R. Petrov. "

إذا كتب الموظف تقريرًا عن العمل المنجز بهذه الطريقة ، فستعتبر الإدارة أنه مثقل بالأعباء.

ما هي الاخطاء؟

يوضح المثال أعلاه بوضوح الأخطاء المعيارية في إعداد مثل هذه الوثائق.

أهمها:

يجب استخدام المتطلبات المذكورة أعلاه عند تجميع النماذج الأسبوعية وعند إنشاء تقرير عن العمل المنجز للسنة.

خيار مناسب

من المحتمل ألا تنجح المرة الأولى التي يتم فيها إعداد تقرير الجودة. لتسهيل القيام بذلك ، إليك مثال على كيف كان من الضروري كتابة تقرير إلى المدير بشأن العمل المنجز ، المشار إليه في المثال الأول:

"لمن: رئيس قسم التخطيط إيفانوف ب.

من بينهم: اقتصادي من الدرجة الأولى في قسم التخطيط Petrov Yu.R.

تقرير عن نتائج العمالة للفترة (15.02.16 - 19.02.16)

بالنسبة لأسبوع إعداد التقارير ، تم تعيين المهام التالية لي:

تم الانتهاء من جميع المهام وهي:

• تم تنفيذ 5 مواقيت وتم وضع نفس العدد من المعايير الجديدة لعمل ورشة الإنتاج ؛
• شارك في المؤتمر مرفق طيه مذكرة بالمقترحات.

كما تم العمل على الوثائق الواردة وهي:

• تم تجميع استجابات 2 لطلبات IOT.
• الردود على رسائل من السيد. Yurieva A. A.، Zhakova S. I.، Mileeva K. B.

تم التخطيط لرحلة عمل في الفترة من 22 فبراير 2016 إلى 26 فبراير 2016 للتحقق من عمل التقسيم الهيكلي لفرع Pechersk.

تاريخ التجميع: 02/19/16

التوقيع: بيتروف يور "

توافق على أن هذا الإصدار من التقرير يقرأ بشكل أفضل ، ويمكن للإدارة أن ترى مدى جودة عمل أحد الموظفين.

كيف تكتب التقارير لفترات أطول؟

بالطبع ، ليس من الصعب رسم فترة أسبوع واحد بشكل جميل على الورق. من الصعب إعداد تقرير عن العمل المنجز لمدة نصف عام أو حتى عام. ومع ذلك ، فإن القيام بذلك أسهل مما قد يبدو للوهلة الأولى. على سبيل المثال ، إذا كان لديك تقارير أسبوعية عن الفترة المطلوبة ، فيمكنك استخدامها بأمان.

الحجم الأقصى - ورقة مقاس A4

في الوقت نفسه ، يجدر محاولة تكبير المعلومات إلى حد ما بحيث تتناسب النتيجة مع صفحتين أو صفحتين. في حالة عدم وجود النتائج الأسبوعية في المنظمة ، ولكنك ملزم بإنشاء تقرير عن العمل المنجز لهذا العام ، فلا داعي للذعر والقتال في حالة هستيرية.

كل المعلومات من حولك: انظر إلى محفوظات الرسائل في سجلات المستندات أو في البريد الإلكتروني ، وافتح المجلد الذي يحتوي على تقاريرك ، ودراسة أوراق السفر. سيساعدك كل هذا على تذكر الإنجازات التي حققتها خلال عام العمل.

تلخيص لما سبق

أعلاه قدمنا ​​بعض الأمثلة حول كيفية كتابة تقرير مرحلي. الشيء الرئيسي هو تحديد العمليات التي تم إجراؤها ، مع الإشارة إلى الخصائص الكمية (مرات عديدة أو كذا وكذا عدد القطع ، إلخ). وبالتالي ، ستبلغ الإدارة عن حجم العمل الذي تمكنت من إنجازه.

يجب ألا ننسى أن نشير في بداية التقرير إلى قائمة بالمهام المحددة التي تم إتمامها. جزء مهم هو الانتهاء من التقرير. تأكد من كتابة ما تريد تنفيذه في العمل في المستقبل القريب. من خلال هذا ستظهر أنك تبدو أوسع من مجرد مجال واجباتك ووظائفك المباشرة التي يجب أداؤها وفقًا لوصف الوظيفة.

يمكنك أيضًا إلقاء نظرة على المثال أعلاه.

من أجل تسهيل تجميع مثل هذه التقارير ، يمكنك تدوين العمل المنجز يوميًا في دفتر ملاحظات أو مستند إلكتروني. سوف تقضي 3-5 دقائق فقط في اليوم على هذا التافه. ليس بهذا القدر. ومع ذلك ، نظرًا لهذه السجلات ، يمكنك بسهولة إنشاء تقرير عن عملك لأي فترة في المستقبل دون أي مشاكل.