گزارش کار مدیر فروش. نمونه هایی از گزارش های پیشرفت نحوه نوشتن گزارش

این فرم گزارش به شما امکان می دهد تا به اندازه کافی برنامه ای برای بخش ایجاد کنید. با داشتن چنین گزارش و پیش‌بینی، می‌توان میزان بالقوه‌ای را که ممکن است به وسیله آن طرح ناقص محقق شود، درک کرد. بر اساس این نوع گزارش، تصمیماتی اتخاذ می شود که امکان دستیابی به هدف درآمد تعیین شده را فراهم می کند. یک برنامه هفتگی در پایان هفته قبل تنظیم می شود. سپس هر روز به روز رسانی می شود و برای رئیس اداره ارسال می شود.

به ستون " گردش مالی سالانه " توجه ویژه ای داشته باشید. نشان دهنده "اندازه" مشتری است. هیچ معیار واحدی وجود ندارد، خودتان آن را تعریف کنید. این می تواند گردش مالی سالانه، فیلم های فروشگاه، تعداد فروشگاه های مشتری، تعداد کارکنان و غیره باشد.

گاهی در مورد ستون «چه زمانی پرداخت می شود» بین رئیس اداره و کارمندانش بحث و جدل پیش می آید. دومی ها ادعا می کنند که امکان تعیین تاریخ پرداخت وجود ندارد. با این وجود، ما قویاً توصیه می کنیم که از مدیران خود بخواهید تاریخ پرداخت را تعیین کنند. چنین الزامی باعث ایجاد نگرش جدی تر و مسئولیت پذیرتر در کارمندان شما می شود و آنها را بسیج می کند. البته ما در مورد تجارت خرده فروشی صحبت نمی کنیم. فقط چک های بزرگ را می توان در اینجا برنامه ریزی کرد.

گزارش های فروش: گزارش روزانه "واقعیت پرداخت ها برای امروز"

این ساده ترین شکل گزارش است. نام ستون ها برای خود صحبت می کنند. در "وضعیت پرداخت" (ستون 4) وضعیت را نشان دهید - "پرداخت شده"، "جزئی پرداخت شده"، "حساب در پرداخت".

در طول روز، کنترل 2 نقطه مرجع برای فروش برای روز جاری و ساعت مشخص شده مهم است. :

• 12-00,
• 16-00.

چنین نظارت مکرری مدیران را تشویق می کند تا کارآمدتر کار کنند. این گزارش را می توان با مکاتبات ساده در یک گروه در هر پیام رسان پر کرد. به گونه ای که وقتی همه مدیران نتایج هر کدام را می بینند، آنها را تشویق می کند که عقب نمانند، اما همچنان برنامه روزانه را انجام دهند.

گزارش های فروش: گزارش روزانه "طرح پرداخت برای فردا"

این گزارش حاوی اسامی اشخاص حقوقی و مبالغی است که فردا پرداخت خواهند کرد. درخواست، نوشتن و دریافت آن در پایان روزی که قبل از برنامه ریزی شده است راحت تر است. در شب، می توانید زمان داشته باشید تا به طور قابل توجهی کار مدیران را تنظیم کنید. تحلیل این نوع گزارش ها در یک روز برنامه ریزی شده (یعنی فردا) به سادگی بی معنی است.

گزارش های فروش: "هیئت مدیره" برای تاریخ فعلی

ستون ها را پر کنید:

1. نام کامل مدیر را وارد کنید

2. درصد طرح تکمیل شده برای روز جاری طبق فرمول زیر محاسبه می شود.

واقعیت در حال حاضر / (برنامه ماه / تعداد کل روزهای کاری در ماه * تعداد روزهای کار در ماه) * 100.

یعنی ابتدا عدد مطلق برنامه هر کارمند را بر تعداد کل روزهای کاری ماه تقسیم می کنید. سپس روزانه در تعداد روزهای کار ضرب کنید. پس از آن، رقم واقعی فروش برای هر یک از مدیران بر رقم حاصل تقسیم شده و در 100 ضرب می شود تا نتیجه به صورت درصد بدست آید.

این فرمول همچنین می تواند با فصلی، مناطق تجاری و غیره سازگار شود. تنظیم این فرمول در اکسل آسان است.

3. هر روز قدر مطلق میزان درآمد یک مدیر خاص را پر می کنیم.

4. بر اساس میزان باقی مانده تا پایان هفته (نتایج میان دوره ای) شمارش و پر می کنیم. شما می توانید محاسبه کنید که چند مدیر خاص قبل از پایان هفته نیاز به "بستن" مشتریان دارند.

5. ما برنامه تعیین شده برای ماه را پر می کنیم

6. تعداد روزهای کاری در ماه را پر کنید

7. تعداد واقعی روزهای گذشته ماه را پر کنید.

8. برنامه آخر هفته از مجموع اعداد ستون های 3 و 4 می باشد. این عدد حاصل افزودن مبلغ بسته شده برای تاریخ جاری و طرح تا پایان هفته جاری است.

9. ما هر روز تعداد روزهای کاری گذشته را پر می کنیم.

آخرین خط گزارش هیئت، خلاصه ای از نتایج برای کل بخش است. همه می دانند - "کل".

رئیس روزانه کار بخش را در این فرم گزارش کنترل می کند. همچنین به شما امکان می دهد بار را بین کسانی که قبلاً طرح را تکمیل کرده اند و کسانی که انجام نداده اند دوباره توزیع کنید.

همچنین چاپ آن یا کشیدن آن بر روی تخته سفید مفید خواهد بود تا مدیران به تنهایی پر کنند. در عین حال، هر کارمندی می تواند نتیجه خود را با نتیجه همکاران مقایسه کند. به این ترتیب، "تخته" به عنوان یک فرم اضافی عمل می کند.

مدیر باید از نتایج گزارش برای تصمیم گیری در مورد استفاده کند.

گزارش های فروش: گزارش خلاصه

این فرم یک جدول خلاصه برای کل بخش است. با تکمیل فرم گزارش فروش قبلی برای هر کارمند در بخش، ستون های 1-4 را می توان به طور خودکار محاسبه کرد. در بخش‌ها: مشتریان جدید، پایگاه فعلی، مدیران، محصول، مخاطبان، مناطق. و در داخل هر یک از قیف های حاصل تجزیه و تحلیل می شود: کل، متوسط، طول قیف، طول هر یک از مراحل آن.

3. توسعه پایگاه مشتری. اندازه گیری سهم مشتری، ارزش، شاخص وفاداری، نرخ حفظ و غیره را یاد بگیرید.

4. امور مالی. مطمئن شوید که ترازنامه مدیریت تهیه کنید، صورت سود و زیان و همچنین صورت جریان وجوه نقد تهیه کنید.

بنابراین، قبل از شما اشکال گزارش های فروش اولیه است. پر کردن روزانه آنها به شما امکان می دهد به راحتی فروش را در بخش ها کنترل و مدیریت کنید:

• ماه ها
• هفته ها

به یاد داشته باشید، کار با آنها به شما این امکان را می دهد که نه تنها عملکردهای کنترلی را اجرا کنید، بلکه مدیران را نیز تشویق کنید تا نتایج خود را به صورت روزانه بهبود بخشند. درست به شما کمک می کند تمام داده ها را ببینید.

اولین گزارشی که باید پر شود «برنامه پرداخت هفته» است. از آنجایی که هفته یک دوره بسیار مهم در پیش بینی ماهانه برای بسته شدن معاملات است، باید فوراً یاد بگیرید که چگونه کار را در این زمینه خاص کنترل کنید.

1. به چنین شکلی فرم دهید

2. از یک فرآیند منظم اطمینان حاصل کنید که در آن مدیران این گزارش CRM را به صورت هفتگی پر می کنند. بهتر است این کار را در پایان چرخه هفتگی انجام دهند، زمانی که در حال حاضر پیشرفت‌ها و «وعده‌های» خاصی از سوی مشتریان وجود دارد.

3. فرم فوق را از سامانه دانلود کنید و در یک جلسه هفتگی مثلا صبح دوشنبه در مورد آن بحث کنید. بنابراین شما برنامه های هر مدیر را "علنا" تأیید می کنید که شانس اجرای آنها را بسیار افزایش می دهد.

مهمترین مورد در جدول فوق "زمان پرداخت" کلید فرم است. پر کردن آن، فروشندگان را تشویق می کند که مسئولیت پذیر باشند و هر کاری را برای رعایت مهلت انجام دهند.

درک این نکته مهم است که یک هفته "بد" کار - و اکنون کسب و کار با سود از دست رفته ، شکاف های نقدی و مشکلات با طلبکاران روبرو است. طرح پرداخت هفتگی از جمله مواردی است که به طور غیرمستقیم بر پیشگیری از چنین شرایطی تأثیر می گذارد.

گزارش مدیر فروش: واقعیت پرداخت ها برای امروز

گزارش "واقعیت پرداخت ها برای روز گذشته" در بیشتر موارد یک عملکرد اطلاعاتی را انجام می دهد. به لطف او، مدیر به صورت روزانه وضعیت را زیر نظر دارد.

لطفا توجه داشته باشید که در ستون وضعیت پرداخت می توانید موارد زیر را وارد کنید:

• پرداخت شده؛
• تا حدی پرداخت شده؛
• حساب پرداخت

ویژگی اصلی این گزارش مدیر این است که چندین بار در روز پر می شود. رئيس نقاط مرجع را براي كنترل درون روزي اجراي طرح اختصاص مي دهد. می توانید پرداخت ها را بر اساس پر کردن "واقعیت پرداخت برای امروز" 2-3 بار در روز پیگیری کنید. به عنوان مثال، در ساعت های 12:00، 16:00 و 18:00. چنین نظارت ساعتی نه تنها درک درستی از وضعیت به دست می دهد، بلکه فروشندگان را نیز تحریک می کند.

گزارش مدیر فروش: برنامه پرداخت برای فردا

گزارش مدیری "برنامه پرداخت فردا" پیش بینی دقیق هفته است اما فقط با امکان کنترل روزانه.

این فرم یک بار در پایان روز کاری قبل از برنامه ریزی شده پر می شود. در پایان روز گذشته، با مدیر مورد بررسی قرار می گیرد و با "برنامه پرداخت هفتگی" ارتباط دارد.

چنین تحلیلی امکان دستیابی به کارایی لازم را در اقدامات رئیس بخش فراهم می کند که بر اساس آن می تواند استراتژی فروشنده را به موقع تنظیم کند.

گزارش مدیر فروش: جدول خلاصه شاخص ها به تفکیک بخش

شکل اساسی دیگری از گزارش وجود دارد - گزارش خلاصه ای از نوع "هیئت مدیره" که به صورت پویا تغییر می کند و شاخص های اجرای طرح را برای هر کارمند بخش نمایش می دهد. هدف اصلی آن اطلاع رسانی و نمایش است.

در این فرم می توان آن را روی یک مانیتور بزرگ ارائه کرد و یا با دست روی یک تخته معمولی ترسیم کرد. "برد" باید به طور خودکار در CRM پر شود، که همه شاخص های لازم را برای هر فروشنده نشان می دهد.

به ستون دوم از سمت چپ "% از برنامه برای روز جاری" توجه ویژه ای داشته باشید. نیاز به توضیح بیشتر دارد. این یک درصد واقعی نیست، که نشان می دهد چقدر برنامه ماهانه تکمیل شده است. در واقع این شاخص نشان دهنده «سرعت» اجرای آن است. به این معنا که اگر هر یک از کارکنان به تلاش های فعلی خود ادامه دهند، تا چه اندازه برنامه اجرا می شود.

"٪ از برنامه برای روز جاری" با استفاده از فرمول محاسبه می شود:

واقعیت در حال حاضر: (برنامه ماه: تعداد کل روزهای کاری در ماه x تعداد روزهای کار در ماه) x 100

بنابراین، اگر نتیجه این گزارش مدیر فروش کمتر از 100٪ باشد، به این معنی است که او با میزان تلاش های انجام شده و استراتژی هایی که استفاده می کند، زمانی برای انجام برنامه ندارد.

هدف هیئت مدیره عمدتاً اعمال تأثیر روانی بر فروشندگان است تا آنها را وادار به انجام اقدامات فعالتر و در عین حال معقول تر برای اصلاح وضعیت کند.

گزارش مدیر فروش: خط لوله

Pipeline اصطلاحی است که از رویه فروش غربی به ما رسیده است. وضعیت تمام معاملاتی را که در مراحل مختلف در "پرتفوی" کارمند قرار دارند، توصیف و جزئیات می دهد. کار با خط لوله یک فرآیند دائمی تعامل بین مدیر و هر یک از کارکنان در مورد تصمیماتی است که در نهایت منجر به پرداخت خواهد شد.

برای تعامل مؤثر از این نوع، 2 شرط لازم است:

1. کلیه کارها و گزارشات مدیران فروش از طریق CRM انجام می شود
2. مدیر معاملات را در CRM با استفاده از فیلترها رتبه بندی می کند و فرم زیر را آپلود می کند.

معیارهای کلیدی برای بستن معامله در این جدول «مرحله معامله» و «احتمال» است. و با هم همبستگی دارند.

در ابتدا، مقیاس احتمال بسته به مرحله ای که معامله در حال حاضر در آن قرار دارد، تنظیم می شود. درجات این احتمال بر اساس رویه تجاری ایجاد شده فردی انتخاب می شوند. آنها همچنین به صنعت و سطح شخصی که فروشنده با او در تعامل است بستگی دارد: یک مدیر میانی، یک رئیس بخش یا یک مدیر. اجازه دهید یک مثال واقعی از چنین مقیاسی ارائه دهیم.

• یک پیشنهاد تجاری ارسال شده است - احتمال پرداخت تا 50٪ است
• قرارداد ارسال شد - 50-70٪
• قرارداد امضا شده است - 70-90٪
• صورتحساب - 90-100٪

خط لوله و نتایج در گزارش های هر مدیر چیزهایی کاملا قابل مدیریت هستند. شما فقط باید با 4 اصل هدایت شوید.

1. سلامت کلی سبد هر فروشنده به طور منظم و گاهی اوقات روزانه نظارت می شود. انجام این کار با تازه واردان و کارمندانی که در یک «افسردگی» حرفه ای هستند، بسیار مهم است. به منظور تغییر وضعیت خط لوله یک فروشنده خاص، آن را توسط نقاط مرجع ذکر شده در مدت یک روز کنترل کنید.

2. ما نباید اجازه دهیم که خط لوله "انسداد" یا برعکس، بیش از حد "خالی" شود. روند بسته شدن معاملات را به موقع طبق گزارش مدیران کنترل کنید. و به موقع قیف شخصی کارمند را با وظایف معاملات جدید پر کنید. در حالت ایده‌آل، با در نظر گرفتن شاخص میانگین طول معامله، «پر کردن» باید به‌طور خودکار هنگام انجام کارهای قدیمی انجام شود. از این طریق می توان به تعادل لازم دست یافت.

3. کار با خط لوله باید با قابلیت کنترل میانگین صورتحساب پیکربندی شود. در صورتی که این شاخص به حد لازم که در آیین نامه فرآیند کسب و کار تعیین شده است نرسد، لازم است جلسات تکمیلی با کارکنان برنامه ریزی شود و در مراحل مشکل دار آموزش هایی انجام شود.

4. نباید فراموش کنیم که میزان درآمد نه تنها به تلاش فروشندگان بستگی دارد، بلکه به پشتیبانی بازاریابی نیز بستگی دارد. هر مرحله از معامله باید شامل عنصری باشد که به معنای واقعی کلمه خریدار را مجبور به پرداخت کند. پس همراه با یک پیشنهاد تجاری، هدیه ای در قالب یک کتاب الکترونیکی آموزشی با اطلاعات مفید قابل ارسال است. برای پرداخت سریع‌تر، می‌توانید فرصت محدودی برای پاداش‌های اضافی تحت قرارداد فراهم کنید.

5 مولفه کار موثر را با گزارش مدیران در نظر گرفته ایم. این شامل راه اندازی کل سیستم است که وضعیت هر تراکنش را به طور جداگانه در زمان مشخص می کند.

در فعالیت تجاری خود، به طور دوره ای با نگرش سطحی برخی از مدیران (معمولاً مشاغل کوچک و متوسط) نسبت به کنترل عملیاتی مدیران فروش یا حتی عدم وجود کامل چنین کنترلی مواجه می شوم. این باور وجود دارد: "در اینجا وظایف و منابع برای شما وجود دارد و آن را انجام دهید!"

از یک طرف، انگیزه روانشناختی مدیران برای "کار بر روی اعتماد" با کارکنان قابل درک است: تعداد کمی از مردم واقعاً از روتینی مانند بررسی گزارش ها و "توضیحات" لذت می برند. از سوی دیگر نباید فراموش کرد که اولاً کنترل یکی از وظایف اساسی مدیریت است. ثانیاً، کارمند با وجدان کار می کند و واقعاً برای انجام وظایف محول شده تنها در صورتی تلاش می کند که کار او شفاف، منظم و به موقع باشد. از این گذشته ، حتی متعهدترین و "ایدئولوژیک ترین" کارمندان نیز دیر یا زود، در غیاب کنترل، شروع به آرام شدن و "تخریب" می کنند (تا نادیده گرفتن کامل وظایف شغلی مستقیم خود).

تقریباً در هر دومین سازمانی (اگر نه بیشتر) که با آنها همکاری می کنم، یک موقعیت "معمولی" وجود دارد که مدیر از آنچه که فروشندگانش در طول روز کاری انجام می دهند "اصلا آگاه نیست". در عین حال، پس از بررسی دقیق تر، معلوم می شود که تعداد تماس ها با مشتریان جدید بیش از 5-10 نیست (و این فقط نیم ساعت زمان کار است)، جلسات شخصی با مشتریان به ندرت برگزار می شود. اینکه بقیه زمان برای چه چیزی صرف می شود یک راز باقی مانده است... آیا جای تعجب است که در این شرایط، برنامه های فروش به طور مداوم برآورده نمی شوند و ظرفیت های تولید بیکار است؟

همانطور که می بینید، قیمت یک نگرش بیهوده به کنترل فروشندگان بسیار بالا است. و - توجه کنید - فقط کنترل دستیابی (یا عدم دستیابی) نتیجه نهایی (مثلاً اجرای برنامه فروش ماهانه) مهم نیست. با این، به عنوان یک قاعده، اکثر رهبران خوب هستند. همانطور که تجربه نشان می دهد، برای یک تجارت بسیار مهم است که فعال باشد و کاهش های اولیه (متوسط) را انجام دهد.

از این گذشته ، وقتی با واقعیت عدم انجام "وظیفه اصلی" روبرو می شوید ، نمی توانید کاری انجام دهید. آنچه را امروز (این ماه) نفروختید، دیگر هرگز نمی‌توانید بفروشید، و شرکت درآمدی را از دست داده است که هرگز جبران نخواهد کرد. علاوه بر این، می تواند فروش آینده را دشوارتر کند: مشتریان شما می توانند در این مدت به محصولات / خدمات جایگزین رقبای فعال شما روی بیاورند و در عین حال روابط دوستانه خود را با آنها تقویت کنند (که همانطور که می دانید، چندان آسان نیست. غلبه بر).

از سوی دیگر، پیشگیری همیشه ارزانتر از تجزیه و تحلیل پیامدها است، زیرا کنترل اولیه (عملیاتی) به شناسایی انحرافات نتایج فعلی از برنامه در جوانه کمک می کند، که به نوبه خود اصلاح به موقع وضعیت را ممکن می کند. روش (از بین بردن علل، ارائه ابزار اضافی، کمک های لازم به کارمند و غیره) و در نتیجه به حداقل رساندن خطرات و ضررها.

در اینجا چند اصل اساسی وجود دارد که باید به منظور ایجاد کنترل عملیاتی فروشندگان و قرار دادن آن در خدمت اهداف استراتژیک تجاری، رعایت شوند.

نتایج میانی را تعریف کنید

یکی از دلایل اصلی دوری رهبران از کنترل عملیاتی فقدان معیارهای روشن برای اینکه دقیقاً چه چیزی باید تأیید شود است. بنابراین:

تعريف كردن، فروشندگان دقیقاً چه کاری باید انجام دهند؟(با مشتریان تماس بگیرید، با مشتریان ملاقات کنید، و غیره) تا در پایان ماه بتوانند شما را با نتایج مالی عالی خوشحال کنند (به عنوان یک قاعده، این تحقق برنامه های فروش است).

استانداردهای خود را تعیین کنید(شاخص های قابل اندازه گیری) برای این اقدامات / نتایج، بر اساس آمار موجود در شرکت شما، عقل سلیم و در واقع خود برنامه های فروش. این استانداردها می توانند عبارتند از: تعداد تماس ها، جلسات برنامه ریزی شده و برگزار شده، درخواست ها، قراردادهای امضا شده، میانگین مبلغ درخواست و غیره.

اینها را بر اساس هفته/روز تقسیم کنید(به عنوان مثال حداقل 20 تماس / 10 بازدید از فروشگاه در روز، 3 قرارداد جدید در هفته و ...). همچنین مفید است که خود برنامه های فروش را به هفته ها و روزها تقسیم کنید تا در جریان باشید. این معیار شما برای کنترل عملیاتی (روزانه / هفتگی) خواهد بود. البته باید این شاخص ها را به اطلاع کارکنان رساند.

ایجاد فرم های گزارش روزانه

بر اساس معیارهای ارائه شده در پاراگراف قبل، می توانید فرم های گزارش روزانه را برای پرسنل فروش به صورت کاغذی یا الکترونیکی تهیه کنید. نمونه ای از گزارش روزانه برای یک مدیر "در تلفن" در جدول 1 نشان داده شده است، بخشی از گزارش روزانه (برگ مسیر) یک نماینده فروش در جدول 2 آمده است.

کنترل روزانه

زمانی را در پایان روز کاری تعیین کنید (مثلاً از ساعت 17:30 تا 18:00) که کارکنان فروش باید گزارشی از کار روز به شما ارائه دهند. بر این اساس، زمانی را در برنامه روزانه خود برای بررسی گزارش ها و پاسخگویی به آنها در نظر بگیرید.

مهم! واکنش به مدارک ارائه شده توسط کارکنان باید اجباری و منظم باشد. در غیر این صورت، کارمندان شما شروع به فکر می کنند که هیچ کس گزارش های آنها را بررسی نمی کند، بنابراین، نمی توانید آنها را بنویسید یا داده هایی را اختراع کنید. این می تواند یک مکالمه شخصی با فروشنده در زمان پذیرفته شدن گزارش باشد یا یک مکالمه تلفنی پس از مدت کوتاهی (مثلاً اگر در زمانی که کارمند گزارش را ارسال کرد، شما مشغول صحبت با کارمند دیگری بودید و نمی توانستید وقت خود را به او اختصاص دهید).

الگوریتم بازخورد عصرمی تواند چیزی شبیه به این باشد

1. در گزارش روزانه (یا سایر گزارش های فروش روزانه تولید شده با استفاده از برنامه حسابداری رایانه ای) و استانداردهای برنامه ریزی شده را با حجم کار / فروش واقعاً انجام شده توسط کارمند مقایسه کنیدبرای روز جاری

2. یک نظرسنجی نمونه انجام دهیدکارمند را گزارش دهید، سؤالات روشنگری در مورد مشتریانی بپرسید که اهداف روز جاری با آنها محقق نشده است، و برای مثال، توضیح بخواهید:

در چند تماس مستقیم با تصمیم گیرنده مذاکره کردید؟
چه چیزی مانع از رعایت استانداردهای تعداد تماس شد؟
چرا مشتری از ملاقات/خرید محصول امتناع کرد؟
چه استدلال هایی ارائه شد؟
این مشتری محصولات چه رقبای را خریداری می کند؟ با چه قیمت هایی؟
مشتری چه چیزی را در همکاری با سایر شرکت ها دوست ندارد، ما از چه چیزی می توانیم به نفع خود استفاده کنیم؟

چنین توضیحاتی لزوماً برای هر مشتری لازم نیست. کافی است در مورد 5-6 مشتری از گزارش شفاف سازی شود و این باعث می شود که زیردستان در وضعیت خوبی قرار داشته باشد و مشخص شود که او تحت کنترل است.

3. بر اساس پاسخ های دریافتی به کارمند کمک کنید تا اهداف تماس بعدی با این مشتریان را تدوین کند، استدلال های قانع کننده ای را برای ایراداتی که به وجود آمده است انتخاب کنید و مطمئن شوید که همه توصیه ها نوشته شده است (بیهوده نیست که می گویند: چیزی که نوشته نشده است وجود ندارد).

همچنین توصیه های داده شده به زیردستان و تاریخ اجرای آنها را ثبت کنیددر دفتر خاطرات خود و مطمئن شوید که در مورد نتایج به دست آمده در روز تعیین شده سوال کنید (یا وظایف تعیین شده در آستانه روز اعدام را به شما یادآوری کنید). به یاد داشته باشید: اگر حداقل یک بار به خود اجازه دهید که "فراموش کنید"، "جلو کنید" یا با کنترل تاخیر کنید، دفعه بعد زیردستان دستور شما را به عنوان یک آرزو درک می کند.

4. ارزیابی کامل و صحت پر کردن گزارش. اجازه پاسخ های رسمی و "جعلی" را ندهید. در صورت یافتن اطلاعات ناقص یا نادرست، کارمند را از اعمال اقدامات انضباطی شرکت (تذکر، توبیخ، جریمه، اخراج) برای وی مطلع کنید.

5. کار روزانه یک کارمند را خلاصه کنیداو را تحسین کنید یا در صورت لزوم انتقاد سازنده داشته باشید (بدون شخصی سازی، فقط درباره اعمال و نتایج بحث کنید).

بسته به انجام فعلی استانداردهای شخصی توسط کارمند و همچنین سطح کلی اجرای برنامه ها توسط بخش فروش، وظایف شخصی کارمند را برای روز کاری بعدی تنظیم کنید. برای مثال، اگر یکی از کارمندان به دلیل اخراج/بیماری سر کار حاضر نشد، استدلال کنید که باید شکاف فروش را پر کنید، «کمی سخت بگیرید» و سعی کنید کمی بیشتر از حد معمول بفروشید تا شرکت به طور کلی می تواند به هدف فروش ماهانه برسد. بحث کنید که چگونه می توان به این امر دست یافت.

6. گفتگو را با انگیزه مثبت کارکنان پایان دهیدروز کاری بعدی ("با هم جمع شوید، موفق خواهید شد"، "آفرین، ادامه دهید!"، و غیره).

تجزیه و تحلیل فروش و سود شرکت یکی از ویژگی های اساسی یک متخصص بازاریابی است. با در دست داشتن یک گزارش فروش که به درستی جمع آوری شده باشد، ایجاد یک استراتژی تبلیغاتی برای توسعه شرکت و پاسخ به سوال مدیریت "پیش نیازهای اصلی برای کاهش فروش چیست؟" طول نمی کشد

در این مقاله نمونه ای از نگهداری و تجزیه و تحلیل آمار فروش در یک بنگاه تولیدی را بررسی می کنیم. مثالی که در مقاله توضیح داده شد برای تجارت خرده فروشی و عمده فروشی نیز برای تجزیه و تحلیل فروش یک فروشگاه مناسب است. قالبی برای تجزیه و تحلیل فروش در اکسل که توسط ما تهیه شده است، ماهیت بسیار گسترده ای دارد، حاوی تفاوت های ظریف مختلفی از تجزیه و تحلیل پویایی فروش است که همیشه برای هر شرکتی ضروری نیست. قبل از پیاده‌سازی یک الگو، مطمئن شوید که آن را با ویژگی‌های کسب‌وکار خود تنظیم کرده‌اید، و تنها اطلاعاتی را که برای نظارت بر نوسانات فروش و ارزیابی ویژگی‌های رشد نیاز دارید، باقی بگذارید.

مقدمه ای بر تحلیل فروش

قبل از تجزیه و تحلیل فروش، باید آمار جمع آوری کنید. بنابراین، ویژگی های اصلی را که می خواهید در نظر بگیرید و تعداد دفعات جمع آوری این ویژگی ها را تعیین کنید. در اینجا لیستی از مهمترین ویژگی های تجزیه و تحلیل فروش آورده شده است:

نکات اصلی که هنگام انجام تحلیل فروش باید به آنها توجه کنید:

• پویایی فروش به تفکیک اجناس و پیشانی که 80 درصد از فروش شرکت را تشکیل می دهد
• پویایی فروش و سود نسبت به دوره مشابه سال قبل
• تغییر در قیمت، هزینه و سودآوری فروش برای اقلام فردی، گروه های محصول
• کیفیت رشد: پویایی فروش در هر 1 RT، به ازای هر 1 مشتری

مجموعه آمار فروش و سود

بیایید به طور خاص به عنوان مثال، به وضوح نشان دهیم که چگونه تجزیه و تحلیل فروش را انجام دهیم.

به عنوان اولین قدم، ما آمار فروش را برای هر کالای حیاتی شرکت جمع آوری می کنیم. ما آمار فروش را برای 2 دوره جمع آوری می کنیم: سال قبل و سال جاری. ما همه مقالات را به دسته بندی محصولات تقسیم کردیم، که کنجکاو هستیم که به پویایی آن نگاه کنیم.

شکل 1 نمونه ای از جمع آوری آمار فروش بر اساس اقلام کالا

ما جدول ارائه شده در بالا را با توجه به شاخص های زیر پر می کنیم: قطعات، روبل، میانگین هزینه فروش، هزینه، سود و سودآوری. این جداول منبع اصلی برای تجزیه و تحلیل فروش آینده خواهد بود.

برای مقایسه ویژگی های گزارشگری جاری با سال قبل و ارزیابی ویژگی های رشد فروش، آمار فروش موقعیتی برای سال قبل دوره جاری مورد نیاز است.

در مرحله بعد، ما آماری از محموله ها در جبهه های اصلی بخش فروش جمع آوری می کنیم. ما کل درآمد (به روبل) را بر اساس قسمت های فروش و دسته بندی محصولات اصلی تقسیم می کنیم. آمار منحصراً بر حسب روبل مورد نیاز است، زیرا به کنترل وضعیت کلی در فروش کمک می کند. تجزیه و تحلیل دقیق تری تنها در این مورد مورد نیاز است، اگر تغییر شدیدی در پویایی فروش در یکی از جهت ها وجود داشته باشد.

شکل 2 نمونه ای از جمع آوری آمار فروش بر اساس جبهه فروش و مناطق

فرآیند تحلیل فروش

پس از جمع آوری تمام آمار فروش لازم، می توانید به تحلیل فروش اقدام کنید.

تجزیه و تحلیل اجرای طرح فروش

اگر شرکت در حال برنامه ریزی و تنظیم برنامه فروش است، اولین قدم ارزیابی اجرای طرح فروش به تفکیک گروه های محصول و تحلیل کیفیت رشد فروش (پویایی محموله ها نسبت به مدت مشابه سال قبل) است.

شکل 3 نمونه ای از تجزیه و تحلیل اجرای طرح فروش توسط گروه های محصول

ما اجرای طرح فروش را با توجه به سه شاخص: محموله ها از نظر فیزیکی، درآمد و سود تجزیه و تحلیل می کنیم. در هر جدول درصد طرح و پویایی را نسبت به سال قبل محاسبه می کنیم. همه برنامه ها به دسته های محصول تقسیم می شوند که به شما امکان می دهد با جزئیات بیشتری منابع کم فروشی و تکمیل بیش از حد برنامه را درک کنید. تجزیه و تحلیل به صورت ماهانه و سه ماهه انجام می شود.

در جدول بالا، از فیلد اضافی "پیش بینی" نیز استفاده می کنیم که به ما امکان می دهد با توجه به پویایی محموله ها، اجرای طرح فروش را پیش بینی کنیم.

تجزیه و تحلیل پویایی فروش بر اساس جبهه

چنین تجزیه و تحلیل فروش برای درک اینکه کدام بخش از بخش فروش منابع اصلی فروش هستند مورد نیاز است. این گزارش به شما این امکان را می دهد که پویایی فروش در هر حوزه را ارزیابی کنید و تفاوت های مهم در فروش را به موقع شناسایی کنید تا آنها را اصلاح کنید. ما پیاده سازی های کلی را بر اساس جبهه های سیستم عامل تجزیه می کنیم، برای هر جهت، پیاده سازی ها را بر اساس دسته های محصول تجزیه و تحلیل می کنیم.

شکل 4 نمونه ای از تجزیه و تحلیل فروش بر اساس نما

برای ارزیابی ویژگی های رشد از شاخص «دینامیک رشد فروش نسبت به سال قبل» استفاده می شود. برای ارزیابی اهمیت جهت در فروش یک گروه محصول خاص، از پارامترهای «سهم در فروش، درصد» و «فروش به ازای هر مشتری» استفاده می‌شود. برای حذف نوسانات در محموله ها، پویایی توسط سه ماهه پیگیری می شود.

تجزیه و تحلیل ساختار فروش

تجزیه و تحلیل ساختار فروش کمک می کند تا نگاهی کلی به اثربخشی و اهمیت گروه های محصول در کوله پشتی شرکت داشته باشیم. تجزیه و تحلیل به شما امکان می دهد بفهمید کدام گروه های محصول برای تجارت سودآورتر هستند، آیا سهم گروه های اصلی محصول در حال تغییر است یا خیر، آیا افزایش قیمت ها افزایش هزینه را پوشش می دهد. تجزیه و تحلیل به صورت فصلی انجام می شود.

شکل 5 نمونه ای از تجزیه و تحلیل ساختار فروش مجموعه شرکت

با توجه به شاخص های «محموله به لحاظ فیزیکی»، «درآمد» و «سود»، سهم هر گروه از کوله پشتی شرکت و تغییر سهم برآورد می شود. با توجه به شاخص های "سودآوری"، "هزینه" و "هزینه"، پویایی ارزش ها نسبت به سه ماهه قبل برآورد می شود.

شکل 6 نمونه ای از تجزیه و تحلیل هزینه و سودآوری فروش

تجزیه و تحلیل ABC

یکی از مراحل نهایی در تجزیه و تحلیل فروش، تجزیه و تحلیل طبقه بندی استاندارد ABC است که به انجام یک سیاست مجموعه مناسب و توسعه فعالیت های بازاریابی تجاری مؤثر کمک می کند.

شکل 7 نمونه ای از تجزیه و تحلیل مجموعه ABC

تجزیه و تحلیل ABC در زمینه فروش و سود یک بار در سه ماهه انجام می شود.

کنترل باقی مانده

آخرین مرحله در تجزیه و تحلیل فروش، نظارت بر موجودی محصولات شرکت است. تجزیه و تحلیل ترازها به شما امکان می دهد موقعیت های بحرانی را شناسایی کنید که برای آنها مازاد زیادی وجود دارد یا کمبود محصول پیش بینی شده است.

شکل 8 نمونه ای از تجزیه و تحلیل بقایای محصول

گزارش فروش

اغلب در شرکت ها، بخش بازاریابی برای دستیابی به اهداف فروش پاسخگو است. برای یک گزارش هفتگی، کافی است سطح اجرای طرح فروش را با مجموع تجمعی پیگیری کنید و پیش بینی اجرای طرح فروش را برای سطح فعلی محموله ها نشان دهید. چنین گزارشی به شما امکان می دهد به موقع خطرات عدم تحقق برنامه فروش را بیابید و اقدامات اصلاحی ایجاد کنید.

شکل 9 گزارش فروش هفتگی

به چنین گزارشی، یک صفحه کوچک که تهدیدات اصلی اجرای طرح فروش و راه حل های پیشنهادی را شرح می دهد، ضمیمه کنید که تأثیر منفی شرایط شناسایی شده عدم تحقق برنامه را کاهش می دهد. توضیح دهید که از چه منابع دیگری می توان برای افزایش فروش استفاده کرد.

در هر گزارش فروش ماهانه، منعکس کردن اجرای واقعی طرح فروش، کیفیت رشد نسبت به دوره مشابه سال قبل، تجزیه و تحلیل پویایی میانگین قیمت حمل و نقل و سودآوری محصول مهم است. .

شکل 10 گزارش فروش ماهانه

فرآیند کار شامل تعیین وظایف توسط مدیر و اجرای آنها توسط کارمند شرکت است. هر از گاهی، هر کارمند گزارشی از کار انجام شده تهیه می کند. فرکانس به قوانین داخلی شرکت و همچنین فرم بستگی دارد. اهمیت این سند برای مدیریت را نباید دست کم گرفت.

در این مقاله نحوه فرمت صحیح گزارش کار انجام شده، نمونه پر کردن یک سند و نکاتی برای تدوین آن را بررسی خواهیم کرد.

چرا باید بتوانید به درستی از کار گزارش دهید

گردش کار را می توان به عنوان یک مکانیسم پیچیده نشان داد که در آن هر کارمند شرکت یک چرخ دنده است. در این مثال، رئیس سازمان به عنوان یک مهندس عمل می کند که موظف است اطمینان حاصل کند که همه مکانیزم ها به راحتی و در سریع ترین زمان ممکن کار می کنند.

در زندگی واقعی، ارزیابی کارمندان در صورتی که نتایج کار خود را نبینند، ارزیابی اینکه کارمندان چقدر کارشان را خوب انجام می دهند، بسیار دشوار است. بنابراین ، تقریباً در همه شرکت ها ، مدیریت هر کارمند را موظف می کند که به طور مرتب گزارشی از کار انجام شده تهیه کند. اغلب این سند با فرکانس 1 هفته ایجاد می شود. بنابراین، مقامات می توانند ببینند که کارمندان چه کار می کردند و همچنین چقدر برای شرکت مفید بودند.

مثال اشتباه

سند به صورت رایگان است. شاید به همین دلیل است که تعداد زیادی گزارش وجود دارد که چیزی به مدیریت نمی گوید یا آنها را به این فکر می کند که کارگر با وظایف محوله کنار نمی آید. در عین حال، یک کارمند خاص می تواند یک سخت کوش واقعی باشد و برنامه خود را بیش از حد انجام دهد. دلیل این امر یک گزارش نادرست از کار انجام شده است. در زیر نمونه ای از چنین سندی آورده شده است.

نوع سند: گزارش کار انجام شده در بازه زمانی 15 فوریه 2016 تا 29 فوریه 2016.

موارد زیر انجام شده است:

• زمان بندی زمان کار فروشگاه تولید انجام شد.
• نتایج زمان سنجی در برنامه کاری گنجانده شد.
• هنجارهای جدید زمان محاسبه می شود.
• پاسخ به درخواست های بازرسی کار و همچنین چندین مشتری؛
• در کنفرانسی در مورد بهبود بهره وری نیروی کار در شرکت شرکت کرد.

تاریخ تالیف: 19/02/16

امضا: یو آر پتروف.

اگر یک کارمند گزارشی از کار انجام شده به این روش بنویسد، مدیریت در نظر خواهد گرفت که او کم بار شده است.

اشتباهات چیست؟

مثال بالا به وضوح خطاهای استاندارد در تهیه چنین اسنادی را نشان می دهد.

اصلی ترین آنها عبارتند از:

الزامات فوق باید هم هنگام تدوین فرم های هفتگی و هم زمانی که گزارشی از کار انجام شده در سال تهیه می شود استفاده شود.

گزینه مناسب

این احتمال وجود دارد که اولین بار برای تهیه گزارش با کیفیت کارساز نباشد. برای سهولت در انجام این کار، در اینجا مثالی از نحوه نوشتن گزارشی به مدیر در مورد کار انجام شده آورده شده است که در مثال اول نشان داده شده است:

"به چه کسی: رئیس بخش برنامه ریزی ایوانف P.M.

از چه کسی: اقتصاددان دسته اول بخش برنامه ریزی پتروف یو.آر.

گزارش نتایج کار برای (15.02.16-19.02.16)

برای هفته گزارش، وظایف زیر برای من تعیین شد:

تمام وظایف انجام شد، یعنی:

• 5 زمان بندی انجام شد و به همان تعداد هنجارهای جدید برای کار کارگاه تولید تدوین شد.
• شرکت کننده در کنفرانس، یادداشتی با پیشنهادات پیوست شده است.

کار با اسناد دریافتی نیز انجام شد، یعنی:

• 2 پاسخ به درخواست های IOT را گردآوری کرد.
• پاسخ به نامه های آقای یوریوا A. A.، Zhakova S. I.، Mileeva K. B.

یک سفر کاری برای دوره از 22 فوریه 2016 تا 26 فوریه 2016 به منظور بررسی کار زیرمجموعه ساختاری شعبه Pechersk برنامه ریزی شده است.

تاریخ تالیف: 19/02/16

امضا: Petrov Yu.R.

موافق باشید که این نسخه از گزارش بهتر خوانده می شود و مدیریت می تواند ببیند که یکی از کارمندان چقدر خوب کار می کند.

چگونه برای مدت طولانی گزارش بنویسیم؟

البته یک دوره یک هفته ای برای نقاشی زیبا روی کاغذ کار سختی نیست. تهیه گزارش از کار انجام شده برای نیم سال یا حتی یک سال دشوارتر است. با این حال، انجام این کار آسان تر از آن چیزی است که در نگاه اول به نظر می رسد. به عنوان مثال، اگر گزارش های هفتگی برای دوره مورد نیاز دارید، می توانید با خیال راحت از آنها استفاده کنید.

حداکثر حجم - 1 ورق A4

در عین حال، ارزش آن را دارد که اطلاعات را تا حدودی بزرگ کنید تا نتیجه در 1-2 صفحه قرار گیرد. در صورتی که نتایج هفتگی در سازمان برگزار نمی شود، اما شما موظف به تهیه گزارشی از کارهای انجام شده در سال هستید، نباید وحشت زده و در هیستریک دعوا کنید.

همه اطلاعات در اطراف شما هستند: به تاریخچه پیام ها در گزارش سند یا ایمیل نگاه کنید، پوشه را با گزارش های خود باز کنید، برگه های سفر را مطالعه کنید. همه اینها به یادآوری شاهکارهایی که در طول سال کاری انجام داده اید کمک می کند.

جمع بندی

در بالا چند نمونه از نحوه نوشتن گزارش پیشرفت را آورده ایم. نکته اصلی این است که عملیات انجام شده را بیان کنید و ویژگی های کمی را نشان دهید (چند بار یا فلان قطعه و غیره). بنابراین، مدیریت را از میزان کاری که موفق به انجام آن کرده اید مطلع خواهید کرد.

ما نباید فراموش کنیم که در ابتدای گزارش لیستی از وظایف خاصی را که برای تکمیل آنها آورده شده اید، نشان دهیم. بخش مهم تکمیل گزارش است. آنچه را که می خواهید در کار خود در آینده نزدیک پیاده سازی کنید، حتما بنویسید. با این کار نشان می‌دهید که فراتر از حوزه وظایف و کارکردهای فوری خود هستید که باید طبق شرح شغل انجام شوند.

همچنین می توانید به مثال بالا نگاه کنید.

برای سهولت در جمع آوری این گونه گزارش ها، می توانید کارهای انجام شده را روزانه در یک دفترچه یا سند الکترونیکی یادداشت کنید. شما فقط 3-5 دقیقه در روز را صرف این چیز کوچک خواهید کرد. آنقدرها هم نیست. اما با توجه به چنین سوابقی می توانید به راحتی و بدون هیچ مشکلی برای هر دوره ای در آینده گزارشی از کار خود تهیه کنید.