Rapport sur le travail du directeur des ventes. Exemples de rapports d'avancement. Comment rédiger un rapport

Cette forme de rapport vous permet d'établir adéquatement un plan pour le département. Avec un tel rapport et une telle prévision, on peut comprendre le montant potentiel par lequel le plan peut être sous-réalisé. Sur la base de ce type de rapport, des décisions sont prises qui permettront d'atteindre l'objectif de revenus fixé. Un plan hebdomadaire est établi à la fin de la semaine précédente. Ensuite, il est mis à jour quotidiennement et envoyé au chef de service.

Portez une attention particulière à la colonne "Chiffre d'affaires annuel". Il dénote la "taille" du client. Il n'y a pas de critère unique, vous le définissez vous-même. Il peut s'agir du chiffre d'affaires annuel, de la longueur du magasin, du nombre de points de vente du client, du nombre d'employés, etc.

Parfois, il y a une polémique entre le chef du département et ses employés à propos de la colonne "Quand paiera-t-il". Ces derniers prétendent qu'il n'est pas possible de programmer une date de paiement. Néanmoins, nous vous recommandons fortement d'exiger de vos gestionnaires qu'ils établissent des dates de paiement. Une telle exigence développe une attitude plus sérieuse et responsable de la part de vos collaborateurs et les mobilise. Bien sûr, nous ne parlons pas du commerce de détail. Seuls de gros chèques peuvent être planifiés ici.

Rapports de ventes : rapport quotidien "Fait des paiements pour aujourd'hui"

C'est la forme la plus simple du rapport. Les noms de colonnes parlent d'eux-mêmes. Dans "Statut du paiement" (colonne 4), indiquez le statut - "payé", "partiellement payé", "compte sur paiement".

Dans la journée, il est important de contrôler 2 points de référence pour les ventes de la journée en cours et de l'heure indiquée. :

• 12-00,
• 16-00.

Une surveillance aussi fréquente encourage les gestionnaires à travailler plus efficacement. Ce rapport peut être rempli par simple correspondance dans un groupe dans n'importe quel messager. De sorte que lorsque tous les managers voient les résultats de chacun, cela les encourage à ne pas être laissés pour compte, mais à respecter le plan quotidien.

Rapports de ventes : rapport quotidien "Plan de paiement pour demain"

Ce rapport contient les noms des personnes morales et les montants qu'elles paieront demain. Il est plus pratique de le demander, de le composer et de le recevoir à la fin de la journée qui précède celle prévue. Le soir, vous pouvez avoir le temps d'ajuster considérablement le travail des managers. Il est tout simplement inutile d'analyser ce type de rapport un jour prévu (c'est-à-dire demain).

Rapports de ventes : "Board" pour la date actuelle

Remplissez les colonnes :

1. Remplissez le nom complet du gestionnaire

2. Le pourcentage du plan complété pour la journée en cours est calculé selon la formule suivante :

Fait du moment / (Plan du mois / nombre total de jours ouvrés dans le mois * nombre de jours travaillés par mois) * 100.

C'est-à-dire que vous divisez d'abord le nombre absolu du plan de chaque employé par le nombre total de jours ouvrables dans le mois. Multipliez ensuite chaque jour par le nombre de jours travaillés. Après cela, le chiffre du fait actuel des ventes pour chacun des managers est divisé par le chiffre résultant et multiplié par 100 pour obtenir le résultat en pourcentage.

Cette formule peut également être adaptée à la saisonnalité, aux zones d'activités, etc. Cette formule est facile à configurer dans Excel.

3. Chaque jour, nous remplissons la valeur absolue du montant des revenus d'un gestionnaire particulier.

4. Nous comptons et remplissons, en fonction de ce qu'il reste à terminer avant la fin de la semaine (résultats intermédiaires). Vous pouvez calculer combien de gestionnaires spécifiques doivent « fermer » des clients avant la fin de la semaine.

5. Nous remplissons le plan défini pour le mois

6. Remplissez le nombre de jours ouvrables dans un mois

7. Indiquez le nombre réel de derniers jours du mois.

8. Le plan pour la fin de la semaine est la somme des nombres des colonnes 3 et 4. Ce nombre est le résultat de l'addition du montant clôturé pour la date en cours et du plan jusqu'à la fin de la semaine en cours.

9. Nous remplissons chaque jour le nombre de jours ouvrables passés.

La dernière ligne du rapport du Conseil est le résumé des résultats pour l'ensemble du département. Tout le monde sait - "Total".

Le chef contrôle quotidiennement le travail du département sur ce formulaire de rapport. Cela vous permet également de redistribuer la charge entre ceux qui ont déjà terminé le plan et ceux qui ne l'ont pas fait.

Il serait également utile de l'imprimer ou de le dessiner sur un tableau blanc pour que les gestionnaires puissent le remplir eux-mêmes. Dans le même temps, tout employé peut comparer son résultat avec le résultat de ses collègues. De cette manière, le "board" agit comme un formulaire supplémentaire.

Le gestionnaire doit utiliser les résultats du rapport pour prendre des décisions sur .

Rapports sur les ventes : rapport récapitulatif

Ce formulaire est un tableau récapitulatif pour l'ensemble du département. Les colonnes 1 à 4 peuvent être calculées automatiquement lorsque vous remplissez le formulaire de rapport des ventes précédent pour chaque employé du service. en rubriques : nouveaux clients, base actuelle, managers, produit, audience, territoires. Et à l'intérieur de chacun des entonnoirs résultants sont analysés: total, intermédiaire, longueur de l'entonnoir, longueur de chacune de ses étapes.

3. Développement de la clientèle. Apprenez à mesurer la part de clients, la valeur, l'indice de fidélité, le taux de rétention, etc.

4. Finances. Assurez-vous d'établir un bilan de gestion, de générer des états de profits et pertes, ainsi que des états de flux de trésorerie.

Donc, avant vous sont les formulaires de rapports de vente de base. Leur remplissage quotidien vous permettra de contrôler et de gérer facilement les ventes en rubriques :

• mois
• semaines

N'oubliez pas que travailler avec eux permet non seulement de mettre en place des fonctions de contrôle, mais aussi de motiver les managers à améliorer leurs résultats au quotidien. Le bon vous aidera à voir toutes les données.

Le premier rapport qui doit être rempli est le "plan de paiement pour la semaine". Comme la semaine est une période vraiment critique dans les prévisions mensuelles de conclusion des affaires, vous devez immédiatement apprendre à contrôler le travail dans ce contexte particulier.

1. Former dans une telle forme

2. Assurez un processus régulier dans lequel les managers remplissent ce rapport CRM sur une base hebdomadaire. Il est préférable qu'ils le fassent à la fin du cycle hebdomadaire, lorsqu'il y a déjà certains développements et «promesses» des clients.

3. Téléchargez le formulaire ci-dessus à partir du système et discutez-en lors d'une réunion hebdomadaire, par exemple un lundi matin. Ainsi, vous confirmez "publiquement" les plans de chaque gestionnaire, ce qui augmente considérablement les chances de leur mise en œuvre.

L'élément le plus important du tableau ci-dessus "Quand paiera-t-il" est la clé du formulaire. Le remplir incite les vendeurs à être responsables et à tout mettre en œuvre pour respecter le délai.

Il est important de comprendre qu'une "mauvaise" semaine de travail - et maintenant l'entreprise est confrontée à des pertes de profits, à des écarts de trésorerie et à des problèmes avec les créanciers. Le plan de paiement hebdomadaire, entre autres, affecte indirectement la prévention de telles situations.

Rapport du directeur des ventes : fait des paiements pour aujourd'hui

Le rapport "le fait des paiements de la veille" remplit pour l'essentiel une fonction d'information. Grâce à lui, le responsable surveille la situation au quotidien.

Veuillez noter que vous pouvez saisir les éléments suivants dans la colonne Statut du paiement :

• payé;
• partiellement payé ;
• Compte de paiement.

La principale caractéristique de ce rapport de gestion est qu'il est rempli plusieurs fois par jour. Le responsable attribue des points de référence pour le contrôle intrajournalier de l'exécution du plan. Vous pouvez suivre les paiements en remplissant le "fait des paiements pour aujourd'hui" 2 à 3 fois par jour. Par exemple, à 12h00, 16h00 et 18h00. Un tel suivi horaire permet non seulement de comprendre la situation, mais aussi de stimuler les vendeurs.

Rapport du directeur des ventes : plan de paiement pour demain

Le rapport du gestionnaire "plan de paiement pour demain" est une prévision détaillée pour la semaine, mais uniquement avec la possibilité d'un contrôle quotidien.

Ce formulaire est rempli une seule fois à la fin de la journée de travail qui précède celle prévue. A la fin de la journée écoulée, il est examiné avec le manager et mis en corrélation avec le « plan de paiement hebdomadaire ».

Une telle analyse permet d'atteindre l'efficacité nécessaire dans les actions du chef de département, qui, sur sa base, peut ajuster la stratégie du vendeur dans le temps.

Bilan du directeur commercial : tableau récapitulatif des indicateurs par département

Il existe une autre forme de base du rapport - un rapport de synthèse de type "tableau", qui change et affiche dynamiquement les indicateurs de mise en œuvre du plan pour chaque employé du département. Son but principal est l'information et la démonstration.

Sous cette forme, il peut être présenté sur un grand écran ou dessiné à la main sur un tableau ordinaire. "Board" devrait être automatiquement rempli dans CRM, qui reflète tous les indicateurs nécessaires pour chaque vendeur.

Portez une attention particulière à la deuxième colonne à partir de la gauche "% du plan pour la journée en cours". Cela nécessite des éclaircissements supplémentaires. Il ne s'agit pas d'un pourcentage réel, reflétant la qualité de l'exécution du plan mensuel. En fait, cet indicateur indique la "rapidité" de sa mise en œuvre. C'est-à-dire dans quelle mesure le plan serait rempli par chacun des employés s'il continuait à faire les mêmes efforts qu'à l'heure actuelle.

Le « % du plan pour la journée en cours » est calculé à l'aide de la formule :

Fait du moment : (Plan pour le mois : nombre total de jours ouvrés dans le mois x nombre de jours travaillés par mois) x 100

Ainsi, si le résultat sur ce rapport du directeur des ventes est inférieur à 100%, cela signifie qu'il n'a pas le temps de réaliser le plan avec la quantité d'efforts déployés et les stratégies qu'il utilise.

Le conseil vise principalement à exercer une influence psychologique sur les vendeurs afin de les pousser à prendre des mesures plus actives, mais en même temps raisonnables, pour corriger la situation.

Rapport du directeur des ventes : pipeline

Pipeline est un terme qui nous vient des pratiques de vente occidentales. Il caractérise et détaille l'état de toutes les transactions qui se trouvent à différents stades dans le « portefeuille » de l'employé. Travailler avec un pipeline est un processus constant d'interaction entre le gestionnaire et chacun des employés au sujet des décisions qui mèneront éventuellement au paiement.

Pour une interaction efficace de ce type, 2 conditions sont nécessaires :

1. Tous les travaux et rapports des directeurs des ventes sont effectués via CRM
2. Le responsable classe les offres dans CRM à l'aide de filtres et télécharge le formulaire suivant.

Les mesures clés pour conclure une transaction dans ce tableau sont «l'étape de la transaction» et la «probabilité». Et ils sont en corrélation les uns avec les autres.

Initialement, l'échelle de probabilité est ajustée en fonction du stade auquel se situe actuellement la transaction. Les degrés de cette probabilité sont sélectionnés en fonction de la pratique commerciale individuelle établie. Ils dépendent également du secteur d'activité et du niveau de la personne avec laquelle le vendeur interagit : un cadre intermédiaire, un chef de service ou un directeur. Donnons un exemple concret d'une telle échelle.

• Une offre commerciale a été envoyée - la probabilité de paiement est jusqu'à 50%
• Envoyé le contrat - 50−70%
• Le contrat est signé - 70−90%
• Facturé - 90−100%

Le pipeline et les résultats dans les rapports de chaque manager sont des choses tout à fait gérables. Il suffit d'être guidé par 4 principes.

1. La santé globale du portefeuille de chaque vendeur est surveillée régulièrement, parfois quotidiennement. Il est particulièrement important de le faire avec les nouveaux arrivants et les employés en « dépression » professionnelle. Afin de modifier l'état du pipeline d'un vendeur particulier, contrôlez-le par les points de référence mentionnés dans la journée.

2. Il ne faut pas permettre que le pipeline soit "bouché" ou, au contraire, qu'il soit trop "vide". Contrôler le processus de clôture des transactions à temps selon les rapports des managers. Et reconstituez en temps opportun l'entonnoir personnel de l'employé avec des tâches pour de nouvelles offres. Idéalement, le «remplissage» devrait se produire automatiquement au fur et à mesure que les anciennes tâches sont élaborées, en tenant compte de l'indicateur de la durée moyenne des transactions. De cette façon, l'équilibre nécessaire peut être atteint.

3. Le travail avec le pipeline doit être configuré avec la possibilité de contrôler la facture moyenne. Si cet indicateur n'atteint pas le niveau requis, qui est défini dans la réglementation des processus métier, il est alors nécessaire de planifier des réunions supplémentaires avec le personnel et d'organiser des formations sur les étapes problématiques.

4. N'oublions pas que le montant des revenus dépend non seulement des efforts des vendeurs, mais également du soutien marketing. Chaque étape de la transaction devrait inclure un élément qui poussera littéralement l'acheteur à payer. Ainsi, en plus d'une offre commerciale, un cadeau sous la forme d'un e-book éducatif avec des informations utiles peut être envoyé. Pour accélérer le paiement, vous pouvez offrir une opportunité limitée dans le temps pour des bonus supplémentaires dans le cadre du contrat.

Nous avons examiné 5 composantes d'un travail efficace avec des rapports de gestionnaires. Cela comprend la configuration de l'ensemble du système, qui signalera le statut de chaque transaction séparément dans le temps.

Dans ma pratique commerciale, je rencontre périodiquement une attitude superficielle de certains managers (généralement des petites et moyennes entreprises) vis-à-vis du contrôle opérationnel des directeurs commerciaux, voire une absence totale de contrôle. Il y a une croyance : "Voici les tâches et les ressources pour vous, et faites-le !".

D'une part, la motivation psychologique des managers à « travailler en confiance » avec le personnel est compréhensible : peu de gens apprécient vraiment une routine comme la vérification des rapports et le « débriefing ». D'autre part, il ne faut pas oublier que, premièrement, le contrôle est l'une des fonctions de base de la gestion. Deuxièmement, l'employé travaille consciencieusement et s'efforce vraiment de remplir les tâches qui lui sont confiées uniquement si son travail est transparent, contrôlé régulièrement et en temps opportun. Après tout, même les employés les plus dévoués et «idéologiques» tôt ou tard, en l'absence de contrôle, commencent à se détendre et à «gâter» (jusqu'au mépris total de leurs fonctions directes).

Dans presque une organisation sur deux (sinon plus souvent) avec laquelle je coopère, il existe une situation "ordinaire" où le manager n'est "pas du tout conscient" de ce que font ses vendeurs pendant la journée de travail. Dans le même temps, après un examen plus approfondi, il s'avère que le nombre d'appels vers de nouveaux clients ne dépasse pas 5 à 10 (et cela ne représente qu'une demi-heure de temps de travail), les réunions personnelles avec les clients ont lieu très rarement. Ce à quoi le reste du temps est consacré reste un mystère... Faut-il s'étonner que dans cette situation, les plans de vente ne soient pas systématiquement respectés et les capacités de production inactives ?

Comme vous pouvez le voir, le prix d'une attitude frivole envers le contrôle des vendeurs est très élevé. Et - faites attention - il importe non seulement le contrôle de la réalisation (ou non) du résultat final (par exemple, la mise en œuvre du plan de vente mensuel). Avec cela, en règle générale, la plupart des dirigeants vont bien. Comme le montre l'expérience, il est extrêmement important pour une entreprise d'être proactive et de faire des coupes préliminaires (intermédiaires).

Après tout, lorsque vous êtes confronté au fait de ne pas accomplir la «tâche principale», vous ne pouvez rien faire. Ce que vous n'avez pas vendu aujourd'hui (ce mois-ci), vous ne pourrez plus jamais le revendre, et l'entreprise a perdu des revenus qu'elle ne rattrapera jamais. De plus, cela peut rendre les ventes futures plus difficiles : vos clients pourraient se tourner vers les produits/services alternatifs de vos concurrents actifs pendant cette période, et en même temps renforcer les liens amicaux avec eux (qui, comme vous le savez, ne sont pas si faciles à surmonter).

La prévention, en revanche, est toujours moins chère que l'analyse des conséquences, car le contrôle préliminaire (opérationnel) aide à identifier les écarts des résultats actuels par rapport au plan dans l'œuf, ce qui, à son tour, permet de corriger la situation en temps opportun. (éliminer les causes, fournir des outils supplémentaires, l'assistance nécessaire à l'employé, etc.) et ainsi minimiser les risques et les pertes.

Voici quelques principes de base à respecter afin d'établir un contrôle opérationnel des vendeurs et de le mettre au service des objectifs stratégiques de l'entreprise.

Définir les résultats intermédiaires

L'une des principales raisons pour lesquelles les dirigeants évitent le contrôle opérationnel est le manque de critères clairs sur ce qui doit être vérifié exactement. Alors:

Définir, Que doivent faire exactement les vendeurs ?(appeler des clients, rencontrer des clients, etc.) afin qu'à la fin du mois, ils puissent vous faire plaisir avec d'excellents résultats financiers (en règle générale, il s'agit de la réalisation de plans de vente).

Définissez vos normes(indicateurs mesurables) de ces actions/résultats, basés sur les statistiques disponibles dans votre entreprise, le bon sens et, en fait, les plans de vente eux-mêmes. Ces normes peuvent être : le nombre d'appels, de réunions planifiées et tenues, de candidatures, de contrats signés, le montant moyen de la candidature, etc.

Décomposez-les par semaine/jour(par exemple, au moins 20 appels / 10 visites en magasin par jour, 3 nouveaux contrats par semaine, etc.). Il est également utile de décomposer les plans de vente eux-mêmes en semaines et en jours afin de se tenir au courant. Ce sera votre référence pour le contrôle opérationnel (quotidien/hebdomadaire). Bien entendu, ces indicateurs doivent être portés à la connaissance du personnel.

Élaborer des formulaires de rapport quotidien

Sur la base des critères développés dans le paragraphe précédent, vous pouvez développer des formulaires de rapport quotidien pour le personnel de vente sous forme papier ou électronique. Un exemple de rapport journalier pour un manager « au téléphone » est présenté dans le tableau 1, un fragment de rapport journalier (feuille de route) d'un commercial est présenté dans le tableau 2.

Contrôle quotidien

Désignez une heure à la fin de la journée de travail (par exemple, de 17h30 à 18h00) où le personnel de vente doit vous fournir un rapport sur le travail de la journée. En conséquence, prévoyez du temps dans votre emploi du temps quotidien pour examiner les rapports et y répondre.

Important! La réaction aux documents fournis par le personnel doit être obligatoire et régulière. Sinon, vos employés commenceront à penser que personne ne vérifie leurs rapports, par conséquent, vous ne pouvez pas les écrire ou inventer des données. Il peut s'agir soit d'une conversation personnelle avec le vendeur au moment où le rapport a été accepté, soit d'une conversation téléphonique peu de temps après (par exemple, si au moment où l'employé a soumis le rapport, vous étiez occupé à parler à un autre employé et ne pouviez lui consacrer du temps).

Algorithme de rétroaction du soir pourrait être quelque chose comme ça.

1. Trouvez dans le rapport quotidien (ou tout autre rapport de ventes quotidien généré à l'aide d'un programme de comptabilité informatique) et comparer les normes prévues avec le volume de travail/ventes réellement réalisé par le salarié pour la journée en cours.

2. Mener une enquête par sondage signalez l'employé, posez des questions de clarification sur les clients avec lesquels les objectifs de la journée en cours n'ont pas été atteints et demandez des éclaircissements, par exemple :

Dans combien de contacts avez-vous négocié directement avec le décideur ?
Qu'est-ce qui vous a empêché de respecter les normes relatives au nombre d'appels ?
Pourquoi le client a-t-il refusé de rencontrer/d'acheter le produit ?
Quels arguments ont été donnés ?
Quels produits concurrents ce client achète-t-il ? A quels prix ?
Qu'est-ce que le client n'aime pas dans la coopération avec d'autres entreprises, que pourrions-nous utiliser à notre avantage ?

De telles explications ne sont pas nécessairement requises pour chaque client. Il suffit de clarifier 5 à 6 clients du rapport, ce qui maintiendra le subordonné en bonne forme et indiquera clairement qu'il est contrôlé.

3. Sur la base des réponses reçues aider l'employé à formuler des objectifs pour les prochains contacts avec ces clients, ramasser des arguments convaincants pour les objections qui ont surgi et s'assurer que toutes les recommandations sont écrites (ce n'est pas pour rien qu'ils disent : ce qui n'est pas écrit n'existe pas).

Aussi enregistrer les recommandations données au subordonné et la date de leur mise en œuvre dans votre agenda et assurez-vous de poser des questions sur les résultats obtenus le jour désigné (ou de rappeler les tâches définies à la veille du jour de l'exécution). N'oubliez pas: si au moins une fois vous vous permettez d '«oublier», de «sauter» ou d'être en retard avec le contrôle, la prochaine fois, le subordonné percevra votre commande comme un souhait.

4. Évaluer l'exhaustivité et l'exactitude du remplissage du rapport. N'autorisez pas les réponses formelles et "fausses". Si des informations incomplètes ou erronées sont constatées, informer le salarié de l'application à son égard des mesures disciplinaires prises par l'entreprise (remarque, blâme, amende, licenciement).

5. Résumer la journée de travail d'un employé, félicitez-le ou, si nécessaire, exprimez des critiques constructives (sans devenir personnel, discutez uniquement des actions et des résultats).

En fonction de la réalisation actuelle par l'employé des normes personnelles, ainsi que du niveau global de réalisation des plans par le service commercial, ajustez les tâches personnelles de l'employé pour le jour ouvrable suivant. Par exemple, si l'un des employés ne s'est pas présenté au travail en raison d'une mise à pied ou d'une maladie, prétendez que vous devez combler l'écart de vente, "être un peu serré" et essayer de vendre un peu plus que d'habitude pour que l'entreprise dans son ensemble peut atteindre l'objectif de vente mensuel. Discutez de la manière dont cela peut être réalisé.

6. Terminez la conversation avec une motivation positive des employés le jour ouvré suivant ("Rassemblez-vous, vous réussirez", "Bravo, continuez comme ça !", etc.).

L'analyse des ventes et des bénéfices de l'entreprise est l'une des qualités fondamentales d'un spécialiste du marketing. Avec un rapport de vente correctement compilé, il vous sera beaucoup plus facile de développer une stratégie publicitaire pour le développement de l'entreprise et de répondre à la question de la direction "Quelles sont les principales conditions préalables à une baisse des ventes?" ne prendra pas longtemps.

Dans cet article, nous examinerons un exemple de maintenance et d'analyse des statistiques de vente dans une entreprise manufacturière. L'exemple décrit dans l'article est également adapté au commerce de détail et de gros, pour analyser les ventes d'un seul magasin. Le modèle d'analyse des ventes dans Excel que nous avons préparé est de très grande envergure, il contient diverses nuances d'analyse de la dynamique des ventes, qui ne sont pas toujours nécessaires pour chaque entreprise. Avant de mettre en œuvre un modèle, assurez-vous de l'adapter aux spécificités de votre entreprise, en ne laissant que les informations dont vous avez besoin pour surveiller les fluctuations des ventes et évaluer les propriétés de croissance.

Introduction à l'analyse des ventes

Avant d'analyser les ventes, vous devez collecter des statistiques. Par conséquent, déterminez les principales caractéristiques que vous aimeriez considérer et la fréquence de collecte de ces caractéristiques. Voici une liste des caractéristiques les plus nécessaires de l'analyse des ventes :

Les principaux points auxquels vous devez prêter attention lors de la réalisation d'une analyse des ventes :

• Dynamique des ventes par biens et fronts qui représentent 80% des ventes de l'entreprise
• Dynamique des ventes et des bénéfices par rapport à la même période de l'année précédente
• Modification du prix, du coût et de la rentabilité des ventes pour des articles individuels, des groupes de produits
• Qualité de croissance : dynamique des ventes pour 1 RT, pour 1 client

Collecte des statistiques de ventes et de bénéfices

Passons en revue spécifiquement par exemple, montrant clairement comment faire une analyse des ventes.

Dans un premier temps, nous recueillons des statistiques de vente pour chaque élément vital de l'entreprise. Nous recueillons des statistiques de ventes sur 2 périodes : l'année précédente et l'année en cours. Nous avons divisé tous les articles en catégories de produits, dont nous sommes curieux de voir la dynamique.

Fig.1 Exemple de collecte de statistiques de ventes par produits de base

Nous remplissons le tableau présenté ci-dessus selon les indicateurs suivants : pièces, roubles, coût moyen de vente, coût, bénéfice et rentabilité. Ces tableaux constitueront la principale source de l'analyse des ventes à venir.

Les statistiques de vente de position pour l'année précédente de la période en cours sont nécessaires pour comparer les caractéristiques de déclaration actuelles avec l'année précédente et évaluer les propriétés de la croissance des ventes.

Ensuite, nous recueillons des statistiques sur les expéditions sur les principaux fronts du service des ventes. Nous décomposons le chiffre d'affaires total (en roubles) par fronts de vente et par principales catégories de produits. Les statistiques sont nécessaires exclusivement en termes de roubles, car elles aident à garder sous contrôle la situation globale des ventes. Une analyse plus détaillée n'est nécessaire que dans ce cas, s'il y a un changement brutal de la dynamique des ventes dans l'une des directions.

Fig.2 Un exemple de collecte de statistiques de ventes par fronts de vente et régions

Processus d'analyse des ventes

Une fois que toutes les statistiques de vente nécessaires ont été collectées, vous pouvez procéder à l'analyse des ventes.

Analyse de la mise en œuvre du plan de vente

Si l'entreprise planifie et qu'un plan de vente est défini, la première étape consiste à évaluer la mise en œuvre du plan de vente par groupes de produits et à analyser la qualité de la croissance des ventes (la dynamique des expéditions par rapport à la même période l'année dernière).

Fig. 3 Exemple d'analyse de la mise en œuvre d'un plan de vente par groupes de produits

Nous analysons la mise en œuvre du plan de vente selon trois indicateurs : les expéditions en termes physiques, le chiffre d'affaires et le bénéfice. Dans chaque tableau, nous calculons le % du plan et la dynamique par rapport à l'année précédente. Tous les plans sont divisés en catégories de produits, ce qui vous permet de comprendre plus en détail les sources de sous-vente et de dépassement du plan. L'analyse est effectuée sur une base mensuelle et trimestrielle.

Dans le tableau ci-dessus, nous utilisons également le champ supplémentaire "prévision", qui nous permet de prévoir la mise en œuvre du plan de vente compte tenu de la dynamique des expéditions.

Analyse de la dynamique des ventes par fronts

Une telle analyse des ventes est nécessaire pour comprendre quels domaines du service commercial sont les principales sources de ventes. Le rapport vous permet d'évaluer la dynamique des ventes dans chaque domaine et d'identifier en temps opportun les différences importantes dans les ventes pour leur ajustement. Nous décomposons les implémentations générales en fronts d'OS, pour chaque direction nous analysons les implémentations par catégories de produits.

Fig.4 Un exemple d'analyse des ventes par fronts

Pour évaluer les propriétés de la croissance, l'indicateur "dynamique de la croissance des ventes par rapport à l'année précédente" est utilisé. Pour évaluer l'importance de la direction dans les ventes d'un groupe de produits particulier, les paramètres "part des ventes,%" et "ventes pour 1 client" sont utilisés. La dynamique est suivie par trimestres pour éliminer les fluctuations des expéditions.

Analyse de la structure des ventes

L'analyse de la structure des ventes aide à jeter un regard général sur l'efficacité et l'importance des groupes de produits dans le sac de l'entreprise. L'analyse vous permet de comprendre quels groupes de produits sont les plus rentables pour les entreprises, si la part des principaux groupes de produits évolue, si l'augmentation des prix couvre l'augmentation des coûts. L'analyse est effectuée sur une base trimestrielle.

Fig. 5 Un exemple d'analyse de la structure des ventes de l'assortiment de l'entreprise

Selon les indicateurs "expéditions en termes physiques", "revenu" et "bénéfice", la part de chaque groupe dans le sac à dos de l'entreprise et l'évolution de la part sont estimées. Selon les indicateurs "rentabilité", "coût" et "coût", la dynamique des valeurs par rapport au trimestre précédent est estimée.

Fig.6 Un exemple d'analyse du coût et de la rentabilité des ventes

Analyse ABC

L'une des dernières étapes de l'analyse des ventes est l'analyse d'assortiment ABC standard, qui aide à mener une politique d'assortiment compétente et à développer des activités de marketing commercial efficaces.

Fig. 7 Exemple d'analyse de l'assortiment ABC

L'analyse ABC est effectuée dans le contexte des ventes et des bénéfices une fois par trimestre.

Contrôle des résidus

La dernière étape de l'analyse des ventes consiste à surveiller le stock des produits de l'entreprise. L'analyse des soldes vous permet d'identifier les postes critiques pour lesquels il y a un surplus important ou une pénurie du produit est prévue.

Fig.8 Un exemple d'analyse des résidus de produit

Rapport des ventes

Souvent dans les entreprises, le service marketing est tenu responsable de l'atteinte des objectifs de vente. Pour un rapport hebdomadaire, il suffit de suivre le niveau de mise en œuvre du plan de vente par un total cumulé et d'indiquer la prévision de mise en œuvre du plan de vente pour le niveau actuel des expéditions. Un tel rapport permet de repérer à temps les dangers de non réalisation du plan de vente et de créer des mesures correctives.

Fig.9 Rapport de ventes hebdomadaire

À un tel rapport, joignez une petite plaque décrivant les principales menaces à la mise en œuvre du plan de vente et les solutions proposées qui réduiront l'impact négatif des circonstances identifiées de non-réalisation du plan. Décrivez quelles autres sources peuvent être utilisées pour augmenter les ventes.

Dans chaque rapport de vente mensuel, il est important de refléter la mise en œuvre effective du plan de vente, la qualité de la croissance par rapport à la même période de l'année précédente, une analyse de la dynamique du prix moyen d'expédition et de la rentabilité du produit .

Fig.10 Rapport mensuel des ventes

Le processus de travail consiste en la définition des tâches par le manager et leur mise en œuvre par le salarié de l'entreprise. De temps en temps, chaque employé fait un rapport sur le travail effectué. La fréquence dépend des règles internes de l'entreprise, ainsi que de la forme. L'importance de ce document pour la direction ne doit pas être sous-estimée.

Dans cet article, nous verrons comment formater correctement un rapport sur le travail effectué, un exemple de remplissage d'un document et quelques conseils pour le compiler.

Pourquoi vous devez être en mesure de rendre compte correctement de votre travail

Le workflow peut être représenté comme un mécanisme complexe dans lequel chaque employé de l'entreprise est un engrenage. Dans cet exemple, le chef de l'organisation agit comme un ingénieur qui est obligé de s'assurer que tous les mécanismes fonctionnent sans heurts et aussi rapidement que possible.

Dans la vraie vie, il est assez difficile pour les patrons d'évaluer dans quelle mesure les employés font leur travail s'ils ne voient pas les résultats de leur travail. Ainsi, dans presque toutes les entreprises, la direction oblige chaque employé à établir régulièrement un rapport sur le travail effectué. Souvent, ce document est créé avec une fréquence de 1 semaine. Ainsi, les autorités peuvent voir ce que faisaient les employés, ainsi que leur utilité pour l'entreprise.

Mauvais exemple

Le document est sous forme libre. C'est peut-être pour cela qu'il existe un grand nombre de rapports qui ne disent rien à la direction ou lui font penser que le travailleur ne fait pas face aux fonctions qui lui sont assignées. En même temps, un employé particulier peut être un vrai travailleur acharné et dépasser son plan. La raison en est un rapport mal rédigé sur le travail effectué. Vous trouverez ci-dessous un exemple d'un tel document.

Type de document : rapport sur les travaux effectués pour la période du 15 février 2016 au 19 février 2016.

Ce qui suit a été fait :

• le chronométrage du temps de travail de l'atelier de production a été effectué;
• les résultats du calendrier ont été inclus dans le programme de travail ;
• de nouvelles normes de temps sont calculées ;
• réponses aux demandes des inspections du travail, ainsi que de plusieurs clients ;
• a participé à une conférence sur l'amélioration de l'efficacité du travail dans l'entreprise.

Date de compilation : 19/02/16

Signature : Yu. R. Petrov.

Si un employé rédige un rapport sur le travail effectué de cette manière, la direction considérera qu'il est sous-chargé.

Quelles sont les erreurs ?

L'exemple ci-dessus montre clairement les erreurs standard dans la préparation de tels documents.

Les principaux sont :

Les exigences ci-dessus doivent être utilisées à la fois lors de la compilation des formulaires hebdomadaires et lors de la préparation d'un rapport sur le travail effectué pour l'année.

Option appropriée

Il est probable que la première fois de faire un rapport de qualité ne fonctionnera pas. Pour vous faciliter la tâche, nous donnons un exemple de la manière dont il était nécessaire de rédiger un rapport au responsable sur le travail effectué, indiqué dans le premier exemple :

«A qui: le chef du service de planification Ivanov P.M.

De qui : Économiste de 1ère catégorie du département de planification Petrov Yu.R.

Rapport sur les résultats du travail pour (15.02.16-19.02.16)

Pour la semaine de rapport, les tâches suivantes m'ont été définies :

Toutes les tâches ont été réalisées, à savoir :

• 5 chronométrages ont été réalisés et autant de nouvelles normes de travail de l'atelier de production ont été élaborées ;
• participé à la conférence, une note avec des propositions est jointe.

Des travaux ont également été menés avec la documentation entrante, à savoir :

• Compilation de 2 réponses aux requêtes IOT.
• Réponses aux lettres de M. Yurieva A.A., Zhakova S.I., Mileeva K.B.

Un voyage d'affaires est prévu pour la période du 22 février 2016 au 26 février 2016 afin de vérifier les travaux de la subdivision structurelle de la succursale de Pechersk.

Date de compilation : 19/02/16

Signature : Petrov Yu.R.

Convenez que cette version du rapport se lit mieux et que la direction peut voir à quel point l'un des employés travaille.

Comment rédiger des rapports pour des périodes plus longues ?

Bien sûr, une période d'une semaine n'est pas difficile à peindre magnifiquement sur papier. Il est plus difficile de faire un rapport sur le travail effectué pendant six mois ou même un an. Cependant, cela est plus facile à faire qu'il n'y paraît à première vue. Par exemple, si vous disposez de rapports hebdomadaires pour la période requise, vous pouvez les utiliser en toute sécurité.

Volume maximal - 1 feuille A4

Dans le même temps, il vaut la peine d'essayer d'élargir quelque peu les informations afin que le résultat tienne sur 1 à 2 pages. Dans le cas où les résultats hebdomadaires ne sont pas conservés dans l'organisation, mais que vous êtes obligé de générer un rapport sur le travail effectué pour l'année, vous ne devez pas paniquer et vous battre dans l'hystérie.

Toutes les informations sont autour de vous : consultez l'historique des messages dans les journaux de documents ou dans les e-mails, ouvrez le dossier avec vos rapports, étudiez les feuilles de voyage. Tout cela aidera à se souvenir des exploits que vous avez accomplis au cours de l'année de travail.

Résumé

Ci-dessus, nous avons donné quelques exemples de la façon de rédiger un rapport d'avancement. L'essentiel est d'énoncer les opérations effectuées, en indiquant les caractéristiques quantitatives (tant de fois ou tel ou tel nombre de pièces, etc.). Ainsi, vous informerez la direction de la quantité de travail que vous avez réussi à accomplir.

Il ne faut pas oublier d'indiquer en début de rapport une liste de tâches précises que vous avez été amené à accomplir. Une partie importante est l'achèvement du rapport. Assurez-vous d'écrire ce que vous souhaitez mettre en œuvre au travail dans un avenir proche. Par cela, vous montrerez que vous regardez plus large que le simple domaine de vos tâches et fonctions immédiates qui doivent être exécutées conformément à la description de poste.

Vous pouvez également regarder l'exemple ci-dessus.

Afin de faciliter la rédaction de ces rapports, vous pouvez noter le travail effectué quotidiennement dans un cahier ou un document électronique. Vous ne passerez que 3 à 5 minutes par jour sur cette bagatelle. Ce n'est pas tant que ça. Cependant, grâce à ces enregistrements, vous pouvez facilement créer un rapport sur votre travail pour n'importe quelle période future sans aucun problème.