Správa o práci obchodného manažéra. Príklady správ o pokroku. Ako napísať správu

Táto forma správy vám umožňuje adekvátne zostaviť plán pre oddelenie. Na základe takejto správy a prognózy je možné pochopiť potenciálnu sumu, o ktorú môže byť plán nedostatočne splnený. Na základe tohto typu prehľadu sa prijímajú rozhodnutia, ktoré umožnia dosiahnuť stanovený cieľ výnosov. Týždenný plán sa zostavuje na konci predchádzajúceho týždňa. Potom sa denne aktualizuje a posiela vedúcemu oddelenia.

Venujte zvláštnu pozornosť stĺpcu „Ročný obrat“. Označuje „veľkosť“ klienta. Neexistuje jedno jediné kritérium, definujete si ho sami. Môže to byť ročný obrat, stopáž predajne, počet predajní, ktoré má klient, počet personálu atď.

Niekedy dochádza k polemike medzi vedúcim oddelenia a jeho zamestnancami o kolónke "Kedy zaplatí." Títo tvrdia, že nie je možné naplánovať dátum platby. Napriek tomu dôrazne odporúčame, aby ste od svojich manažérov požadovali, aby uviedli dátumy platieb vopred. Takáto požiadavka rozvíja serióznejší a zodpovednejší prístup zo strany vašich zamestnancov a mobilizuje ich. Samozrejme, nehovoríme o maloobchode. Tu sa dajú plánovať len veľké kontroly.

Prehľady predaja: denný prehľad „Skutočnosť platieb za dnešok“

Toto je najjednoduchšia forma správy. Názvy stĺpcov hovoria samy za seba. V "Stav platby" (stĺpec 4) uveďte stav - "uhradené", "čiastočne uhradené", "účet pri platbe".

Počas dňa je dôležité kontrolovať 2 referenčné body pre tržby za aktuálny deň a určenú hodinu. :

• 12-00,
• 16-00.

Takéto časté monitorovanie povzbudzuje manažérov, aby pracovali efektívnejšie. Túto správu je možné vyplniť jednoduchou korešpondenciou v skupine v akomkoľvek messenger. Taký, že keď všetci manažéri vidia výsledky každého, povzbudí ich to, aby nezostali pozadu, ale aj napriek tomu plnili denný plán.

Prehľady predaja: denný prehľad „Platobný plán na zajtra“

Táto správa obsahuje názvy právnických osôb a sumy, ktoré zajtra uhradia. Najpohodlnejšie je požiadať, zložiť a dostať ho na konci dňa, ktorý predchádza plánovanému. Večer môžete mať čas výrazne upraviť prácu manažérov. Je jednoducho zbytočné analyzovať tento typ správy v plánovaný deň (teda zajtra).

Prehľady predaja: "Nástup" pre aktuálny dátum

Vyplňte stĺpce:

1. Vyplňte celé meno konateľa

2. Percento dokončeného plánu na aktuálny deň sa vypočíta podľa nasledujúceho vzorca:

Skutočnosť / (Plán na mesiac / celkový počet pracovných dní v mesiaci * počet odpracovaných dní za mesiac) * 100.

To znamená, že najprv vydelíte absolútny počet plánu každého zamestnanca celkovým počtom pracovných dní v mesiaci. Potom denne vynásobte počtom odpracovaných dní. Potom sa údaj o aktuálnom predaji pre každého z manažérov vydelí výsledným údajom a vynásobí sa 100, čím sa získa výsledok v percentách.

Tento vzorec je možné prispôsobiť aj sezónnosti, obchodným oblastiam atď. Tento vzorec sa dá ľahko nastaviť v Exceli.

3. Každý deň vypĺňame absolútnu hodnotu výšky tržieb konkrétneho manažéra.

4. Spočítame a vyplníme, na základe toho, koľko zostáva dokončiť do konca týždňa (priebežné výsledky). Môžete si vypočítať, koľko konkrétnych manažérov potrebuje „zavrieť“ klientov do konca týždňa.

5. Vyplníme plán stanovený na mesiac

6. Vyplňte počet pracovných dní v mesiaci

7. Vyplňte skutočný počet uplynulých dní v mesiaci.

8. Plán na koniec týždňa je súčet čísel z 3 a 4 stĺpcov. Toto číslo je výsledkom pridania sumy uzavretej pre aktuálny dátum a plánu do konca aktuálneho týždňa.

9. Počet uplynulých pracovných dní vypĺňame každý deň.

Posledný riadok správy predstavenstva je sumár výsledkov za celé oddelenie. Každý vie - "Totálne".

Vedúci denne kontroluje prácu oddelenia na tomto formulári správy. Umožňuje tiež prerozdeliť záťaž medzi tých, ktorí už plán dokončili, a tých, ktorí ho ešte nesplnili.

Pomohlo by aj jej vytlačenie alebo nakreslenie na tabuľu, ktorú by manažéri mohli vyplniť sami. Každý zamestnanec si zároveň môže porovnať svoj výsledok s výsledkom kolegov. Takto „doska“ pôsobí ako doplnková forma.

Manažér by mal použiť výsledky správy na rozhodovanie o .

Výkazy predaja: Súhrnný výkaz

Tento formulár je súhrnnou tabuľkou za celé oddelenie. Stĺpce 1-4 možno vypočítať automaticky, keď vyplníte predchádzajúci formulár správy o predaji pre každého zamestnanca v oddelení. v sekciách: noví klienti, súčasná základňa, manažéri, produkt, publikum, územia. A vo vnútri každého z výsledných lievikov sa analyzuje: celková, stredná, dĺžka lievika, dĺžka každého z jeho stupňov.

3. Rozvoj zákazníckej základne. Naučte sa merať podiel zákazníkov, hodnotu, index lojality, mieru udržania atď.

4. Financie. Nezabudnite zostaviť manažérsku súvahu, generovať výkazy ziskov a strát, ako aj výkazy peňažných tokov.

Takže pred vami sú formuláre základných správ o predaji. Ich denné plnenie vám umožní jednoducho kontrolovať a riadiť predaj v sekciách:

• mesiacov
• týždňov

Pamätajte, že práca s nimi vám umožňuje implementovať nielen kontrolné funkcie, ale aj motivovať manažérov, aby denne zlepšovali svoje výsledky. Ten správny vám pomôže zobraziť všetky údaje.

Prvá správa, ktorú je potrebné vyplniť, je „plán platieb na týždeň“. Keďže týždeň je skutočne kritickým obdobím v mesačnej predpovedi uzatvárania obchodov, musíte sa okamžite naučiť, ako kontrolovať prácu v tomto konkrétnom kontexte.

1. Vyformujte do takéhoto tvaru

2. Zabezpečte pravidelný proces, v ktorom manažéri vypĺňajú tento CRM report na týždennej báze. Najlepšie je, ak to urobia na konci týždenného cyklu, keď už dochádza k určitému vývoju a „sľubom“ zo strany klientov.

3. Stiahnite si vyššie uvedený formulár zo systému a prediskutujte ho na týždennom stretnutí, napríklad v pondelok ráno. Plány každého manažéra teda „verejne“ potvrdíte, čo značne zvyšuje šance na ich realizáciu.

Najdôležitejšou položkou vo vyššie uvedenej tabuľke „Kedy bude platba“ je kľúč vo formulári. Jeho vyplnenie povzbudzuje predajcov, aby boli zodpovední a urobili všetko pre dodržanie termínu.

Je dôležité pochopiť, že jeden "zlý" týždeň práce - a teraz je podnik konfrontovaný s ušlým ziskom, medzerami v hotovosti a problémami s veriteľmi. Týždenný splátkový kalendár okrem iného nepriamo ovplyvňuje predchádzanie takýmto situáciám.

Správa obchodného manažéra: skutočnosť platieb za dnešok

Správa „skutočnosť platieb za minulý deň“ z väčšej časti plní informačnú funkciu. Vďaka nemu manažér denne monitoruje situáciu.

Upozorňujeme, že do stĺpca Stav platby môžete zadať nasledujúce údaje:

• zaplatené;
• čiastočne splatené;
• Platobný účet.

Hlavnou črtou tohto manažérskeho prehľadu je, že sa vypĺňa niekoľkokrát denne. Vedúci prideľuje referenčné body pre vnútrodennú kontrolu plnenia plánu. Platby môžete sledovať na základe vypĺňania „skutočnosti platieb za dnešok“ 2-3 krát denne. Napríklad o 12:00, 16:00 a 18:00. Takéto hodinové sledovanie dáva nielen pochopenie situácie, ale aj stimuluje predajcov.

Správa obchodného manažéra: plán platieb na zajtra

Správa manažéra "plán platieb na zajtra" je podrobná predpoveď na týždeň, ale len s možnosťou dennej kontroly.

Tento formulár sa vypĺňa raz na konci pracovného dňa, ktorý predchádza plánovanému. Na konci uplynulého dňa sa preskúma s manažérom a koreluje sa s „týždenným plánom platieb“.

Takáto analýza umožňuje dosiahnuť potrebnú efektivitu v konaní vedúceho oddelenia, ktorý na jej základe dokáže včas upraviť stratégiu predajcu.

Správa obchodného manažéra: súhrnná tabuľka ukazovateľov podľa oddelení

Existuje ďalšia základná forma výkazu – súhrnný výkaz typu „tabula“, ktorý dynamicky mení a zobrazuje ukazovatele pre plnenie plánu pre každého zamestnanca oddelenia. Jeho hlavným účelom je informovanosť a demonštrácia.

V tejto podobe sa dá prezentovať na veľkom monitore alebo ručne nakresliť na obyčajnú tabuľu. „Nástenka“ by sa mala automaticky vyplniť v CRM, ktorá odráža všetky potrebné ukazovatele pre každého predajcu.

Venujte zvláštnu pozornosť druhému stĺpcu zľava „% plánu na aktuálny deň“. Vyžaduje si to ďalšie objasnenie. Toto nie je skutočné percento, ktoré odráža, ako dobre je dokončený mesačný plán. V skutočnosti tento ukazovateľ naznačuje "rýchlosť" jeho implementácie. Teda do akej miery by plán splnil každý zo zamestnancov, ak by aj naďalej vyvíjal rovnaké úsilie ako v súčasnosti.

„% plánu na aktuálny deň“ sa vypočíta podľa vzorca:

Skutočnosť: (Plán na mesiac: celkový počet pracovných dní v mesiaci x počet odpracovaných dní v mesiaci) x 100

Ak je teda výsledok na tejto správe obchodného manažéra nižší ako 100%, znamená to, že nemá čas na splnenie plánu s množstvom vynaloženého úsilia a stratégiami, ktoré používa.

Rada je zameraná najmä na psychologický vplyv na predajcov, aby ich prinútila k aktívnejším, no zároveň rozumným krokom k náprave.

Správa obchodného manažéra: potrubie

Pipeline je pojem, ktorý k nám prišiel zo západnej predajnej praxe. Charakterizuje a podrobne uvádza stav všetkých transakcií, ktoré sú v rôznych štádiách „portfólia“ zamestnanca. Práca s potrubím je neustály proces interakcie medzi manažérom a každým zo zamestnancov o rozhodnutiach, ktoré nakoniec povedú k platbe.

Na efektívnu interakciu tohto druhu sú potrebné 2 podmienky:

1. Všetka práca a reporty manažérov predaja sa vykonávajú prostredníctvom CRM
2. Manažér zoradí obchody v CRM pomocou filtrov a nahrá nasledujúci formulár.

Kľúčové metriky na uzavretie obchodu v tejto tabuľke sú „štádium obchodu“ a „pravdepodobnosť“. A navzájom korelujú.

Na začiatku sa stupnica pravdepodobnosti upraví v závislosti od štádia, v ktorom sa obchod práve nachádza. Stupne tejto pravdepodobnosti sa vyberajú na základe zavedenej individuálnej obchodnej praxe. Závisia aj od odvetvia a úrovne osoby, s ktorou predávajúci komunikuje: stredný manažér, vedúci oddelenia alebo riaditeľ. Uveďme reálny príklad takéhoto rozsahu.

• Bola odoslaná obchodná ponuka - pravdepodobnosť platby je až 50%
• Odoslanie zmluvy - 50-70%
• Zmluva je podpísaná - 70-90%
• Fakturované – 90–100 %

Potrubie a výsledky v správach každého manažéra sú celkom zvládnuteľné veci. Stačí sa riadiť 4 zásadami.

1. Celkový stav portfólia každého predajcu je monitorovaný pravidelne, niekedy aj denne. Zvlášť dôležité je to robiť u nováčikov a zamestnancov, ktorí sú v profesionálnej „depresii“. Ak chcete zmeniť stav potrubia konkrétneho predajcu, skontrolujte ho podľa uvedených referenčných bodov v priebehu dňa.

2. Nesmieme dopustiť, aby sa potrubie „upchalo“ alebo naopak príliš „vyprázdnilo“. Kontrolujte proces uzatvárania obchodov načas podľa správ manažérov. A včas doplniť osobný lievik zamestnanca úlohami pre nové ponuky. V ideálnom prípade by k „plneniu“ malo dochádzať automaticky pri vybavovaní starých úloh, berúc do úvahy ukazovateľ priemernej dĺžky obchodu. Týmto spôsobom možno dosiahnuť potrebnú rovnováhu.

3. Práca s potrubím musí byť nakonfigurovaná s možnosťou kontroly priemerného účtu. Ak tento ukazovateľ nedosahuje požadovanú úroveň, ktorá je stanovená v pravidlách podnikových procesov, potom je potrebné naplánovať ďalšie stretnutia s personálom a uskutočniť školenia na problematické etapy.

4. Netreba zabúdať, že výška tržieb závisí nielen od snahy predajcov, ale aj od marketingovej podpory. Každá fáza transakcie by mala obsahovať prvok, ktorý doslova dotlačí kupujúceho k zaplateniu. Spolu s komerčnou ponukou je teda možné zaslať aj darček v podobe edukačného e-booku s užitočnými informáciami. Ak chcete uskutočniť platbu rýchlejšie, môžete v rámci zmluvy poskytnúť časovo obmedzenú príležitosť na ďalšie bonusy.

Zvážili sme 5 komponentov efektívnej práce so správami manažérov. Jeho súčasťou je nastavenie celého systému, ktorý bude včas signalizovať stav každej transakcie zvlášť.

Vo svojej obchodnej praxi sa periodicky stretávam s povrchným prístupom niektorých manažérov (spravidla malých a stredných podnikateľov) k operatívnej kontrole manažérov predaja alebo dokonca s úplným nedostatkom takejto kontroly. Existuje presvedčenie: „Tu sú úlohy a zdroje pre vás a urobte to!“.

Na jednej strane je psychologická motivácia manažérov „pracovať na dôvere“ so zamestnancami pochopiteľná: len málo ľudí má skutočne rád rutinu, akou je kontrola správ a „debriefing“. Na druhej strane by sme nemali zabúdať, že po prvé, kontrola je jednou zo základných manažérskych funkcií. Po druhé, zamestnanec pracuje v dobrej viere a skutočne sa snaží plniť mu zverené úlohy len vtedy, ak je jeho práca transparentná, pravidelne a včas kontrolovaná. Koniec koncov, aj tí najoddanejší a „ideologickí“ zamestnanci skôr či neskôr pri absencii kontroly začnú relaxovať a „kaziť“ (až do úplného ignorovania svojich priamych pracovných povinností).

Takmer v každej druhej organizácii (ak nie častejšie), s ktorou spolupracujem, nastáva „bežná“ situácia, keď manažér „vôbec netuší“, čo jeho predajcovia počas pracovného dňa robia. Zároveň sa pri bližšom skúmaní ukazuje, že počet hovorov novým klientom nie je väčší ako 5-10 (a to je len pol hodiny pracovného času), osobné stretnutia s klientmi sa konajú veľmi zriedka. Na čo sa strávi zvyšok času, zostáva záhadou... Možno sa čudovať, že sa v tejto situácii dôsledne neplnia plány predaja a výrobné kapacity sú nečinné?

Ako vidíte, cena frivolného prístupu ku kontrole predajcov je veľmi vysoká. A - pozor - tu nezáleží len na kontrole dosiahnutia (či nedosiahnutia) konečného výsledku (napríklad plnenie mesačného plánu predaja). S tým je spravidla väčšina lídrov v poriadku. Ako ukazujú skúsenosti, pre podnik je mimoriadne dôležité byť proaktívny a robiť predbežné (medzi)rezy.

Koniec koncov, keď čelíte skutočnosti, že „hlavná úloha“ nie je splnená, nemôžete nič urobiť. Čo ste dnes (tento mesiac) nepredali, už nikdy nebudete môcť predať a spoločnosť prišla o zisk, ktorý nikdy nedoplní. Okrem toho to môže sťažiť budúci predaj: vaši zákazníci by v tomto období mohli prejsť na alternatívne produkty/služby vašich aktívnych konkurentov a zároveň s nimi posilniť priateľské vzťahy (ktoré, ako viete, nie je také ľahké prekonať).

Prevencia je na druhej strane vždy lacnejšia ako analýza dôsledkov, pretože predbežná (operatívna) kontrola pomáha identifikovať odchýlky aktuálnych výsledkov od plánu v zárodku, čo zase umožňuje včas napraviť situáciu. spôsobom (odstrániť príčiny, poskytnúť ďalšie nástroje, potrebnú pomoc zamestnancovi a pod.) a tým minimalizovať riziká a straty.

Tu je niekoľko základných princípov, ktoré by sa mali dodržiavať, aby sa vytvorila prevádzková kontrola predajcov a aby slúžila strategickým obchodným cieľom.

Definujte medzivýsledky

Jedným z hlavných dôvodov, prečo sa manažéri vyhýbajú prevádzkovej kontrole, je nedostatok jasných kritérií na to, čo presne je potrebné overiť. Takže:

definovať, Čo presne by mali predajcovia robiť?(telefonovať zákazníkom, stretávať sa so zákazníkmi a pod.), aby vás na konci mesiaca mohli potešiť výbornými finančnými výsledkami (spravidla ide o plnenie plánov predaja).

Stanovte si svoje štandardy(merateľné ukazovatele) pre tieto akcie / výsledky, na základe štatistík dostupných vo vašej spoločnosti, zdravého rozumu a vlastne aj samotných plánov predaja. Takýmito štandardmi môžu byť: počet hovorov, plánované a uskutočnené stretnutia, žiadosti, podpísané zmluvy, priemerná výška žiadosti atď.

Rozdeľte ich podľa týždňa/dňa(napríklad aspoň 20 hovorov / 10 návštev predajne za deň, 3 nové zmluvy za týždeň atď.). Je tiež užitočné rozdeliť si samotné plány predaja na týždne a dni, aby ste držali krok. Toto bude váš štandard pre prevádzkovú (dennú / týždennú) kontrolu. Samozrejme, tieto ukazovatele musia byť oboznámené s personálom.

Vyvíjajte formuláre denných správ

Na základe kritérií uvedených v predchádzajúcom odseku môžete vytvoriť formuláre denných správ pre predajcov v papierovej alebo elektronickej forme. Príklad dennej správy pre manažéra „na telefóne“ je uvedený v tabuľke 1, časť dennej správy (rozcestník) obchodného zástupcu je v tabuľke 2.

Denná kontrola

Určte si čas na konci pracovného dňa (napríklad od 17:30 do 18:00), kedy vám má predajca poskytnúť správu o práci daného dňa. Preto si vo svojom dennom rozvrhu vyhraďte čas na kontrolu správ a odpovedanie na ne.

Dôležité! Reakcia na dokumenty poskytnuté zamestnancami by mala byť povinná a pravidelná. V opačnom prípade si vaši zamestnanci začnú myslieť, že ich výkazy nikto nekontroluje, a preto ich nemôžete písať ani vymýšľať údaje. Môže to byť buď osobný rozhovor s predajcom v čase prijatia správy, alebo telefonický rozhovor po krátkom čase (ak ste napríklad v čase, keď zamestnanec správu predložil, boli zaneprázdnení rozhovorom s iným zamestnancom a nemohli ste venovať mu čas).

Algoritmus večernej spätnej väzby môže byť niečo takéto.

1. Nájdite v dennom výkaze (alebo inom dennom výkaze o predaji vygenerovanom pomocou počítačového účtovného programu) a porovnať plánované normy s objemom skutočne vykonanej práce / tržieb zamestnanca pre aktuálny deň.

2. Vykonajte výberový prieskum nahlásiť zamestnanca, položiť objasňujúce otázky o klientoch, s ktorými sa nepodarilo dosiahnuť ciele pre aktuálny deň, a požiadať o vysvetlenie, napr.

V koľkých kontaktoch ste rokovali priamo s rozhodovateľom?
Čo vám bránilo splniť normy na počet hovorov?
Prečo klient odmietol stretnúť/kúpiť produkt?
Aké argumenty boli uvedené?
Aké produkty konkurencie kupuje tento zákazník? za aké ceny?
Čo sa klientovi na spolupráci s inými spoločnosťami nepáči, čo by sme mohli využiť vo svoj prospech?

Takéto vysvetlenia nie sú nevyhnutne potrebné pre každého klienta. Stačí vyjasniť na 5-6 klientoch zo správy a tým sa podriadený udrží v dobrej kondícii a dá jasne najavo, že je kontrolovaný.

3. Na základe prijatých odpovedí pomôcť zamestnancovi formulovať ciele pre ďalšie kontakty s týmito klientmi, vyzdvihnite presvedčivé argumenty pre námietky, ktoré sa objavili, a uistite sa, že sú zapísané všetky odporúčania (nie nadarmo sa hovorí: čo nie je zapísané, to neexistuje).

Tiež zaznamenať odporúčania dané podriadenému a dátum ich realizácie vo svojom denníku a nezabudnite sa opýtať na výsledky dosiahnuté v určený deň (alebo vám pripomeňte úlohy stanovené v predvečer dňa popravy). Pamätajte: ak si aspoň raz dovolíte „zabudnúť“, „preskočiť“ alebo meškať s kontrolou, nabudúce bude podriadený vnímať váš príkaz ako želanie.

4. Vyhodnoťte úplnosť a správnosť vyplnenia správy. Nedovoľte formálne a „falošné“ odpovede. Ak sa zistia neúplné alebo nesprávne informácie, informujte zamestnanca o uplatnení disciplinárnych opatrení prijatých spoločnosťou (pripomienka, pokarhanie, pokuta, prepustenie) voči nemu.

5. Zhrňte dennú prácu zamestnanca chváľte ho alebo, ak je to potrebné, vyjadrite konštruktívnu kritiku (bez toho, aby ste boli osobnejší, diskutujte iba o činoch a výsledkoch).

V závislosti od aktuálneho plnenia osobných štandardov pracovníkom, ako aj celkovej úrovne plnenia plánov zo strany obchodného oddelenia, upravte osobné úlohy zamestnanca na nasledujúci pracovný deň. Ak sa napríklad jeden zo zamestnancov nedostavil do práce z dôvodu prepúšťania/choroby, argumentujte tým, že potrebujete vyplniť medzeru v predaji, „trochu sa utiahnuť“ a pokúsiť sa predať o niečo viac ako zvyčajne, aby spoločnosť ako celok môže splniť mesačný predajný cieľ. Diskutujte o tom, ako sa to dá dosiahnuť.

6. Ukončite rozhovor pozitívnou motiváciou zamestnancov nasledujúci pracovný deň („Dajte sa dokopy, budete úspešní“, „Výborne, len tak ďalej!“ atď.).

Analýza tržieb a ziskov spoločnosti je jednou zo základných vlastností marketingového špecialistu. Keď budete mať po ruke správne zostavenú správu o predaji, bude pre vás oveľa jednoduchšie vypracovať reklamnú stratégiu rozvoja spoločnosti a odpoveď na otázku manažmentu „Aké sú hlavné predpoklady poklesu tržieb?“ nebude trvať dlho.

V tomto článku zvážime príklad udržiavania a analýzy štatistík predaja vo výrobnom podniku. Príklad opísaný v článku je vhodný aj pre maloobchod a veľkoobchod, na analýzu predaja jedného obchodu. Nami pripravený vzor pre analýzu predaja v Exceli je veľmi rozsiahly, obsahuje rôzne nuansy analýzy dynamiky predaja, ktoré nie sú vždy potrebné pre každú spoločnosť. Pred implementáciou šablóny sa uistite, že ju prispôsobíte špecifikám vášho podnikania a ponechajte len informácie, ktoré potrebujete na sledovanie výkyvov predaja a hodnotenie vlastností rastu.

Úvod do analýzy predaja

Pred analýzou predaja musíte zhromaždiť štatistiky. Stanovte si preto hlavné charakteristiky, ktoré by ste chceli zvážiť, a frekvenciu zhromažďovania týchto charakteristík. Tu je zoznam najpotrebnejších charakteristík analýzy predaja:

Hlavné body, ktorým musíte venovať pozornosť pri vykonávaní analýzy predaja:

• Dynamika predaja podľa tovaru a frontov, ktoré tvoria 80% tržieb spoločnosti
• Dynamika tržieb a zisku vo vzťahu k rovnakému obdobiu predchádzajúceho roka
• Zmena ceny, nákladovosti a rentability tržieb pre jednotlivé položky, skupiny produktov
• Kvalita rastu: dynamika predaja na 1 RT, na 1 klienta

Zber štatistík predaja a zisku

Poďme na to konkrétne, napríklad jasne ukážeme, ako urobiť analýzu predaja.

Ako prvý krok zhromažďujeme štatistiky predaja pre každú životne dôležitú položku spoločnosti. Zhromažďujeme štatistiky predaja za 2 obdobia: predchádzajúci a aktuálny rok. Všetky články sme rozdelili do produktových kategórií, pri ktorých sme zvedaví na dynamiku.

Obr.1 Príklad zberu štatistík predaja podľa tovarových položiek

Vyššie uvedenú tabuľku vypĺňame podľa nasledujúcich ukazovateľov: kusy, ruble, priemerné náklady na predaj, náklady, zisk a ziskovosť. Tieto tabuľky budú primárnym zdrojom pre nadchádzajúcu analýzu predaja.

Pozičné štatistiky predaja za predchádzajúci rok aktuálneho obdobia sú potrebné na porovnanie aktuálnych charakteristík výkazníctva s predchádzajúcim rokom a vyhodnotenie vlastností rastu predaja.

Ďalej zbierame štatistiky o zásielkach na hlavných frontoch obchodného oddelenia. Celkové príjmy (v rubľoch) rozdeľujeme podľa frontov predaja a podľa hlavných kategórií produktov. Štatistiky sú potrebné výlučne v rubľoch, pretože pomáhajú udržať celkovú situáciu v predaji pod kontrolou. Podrobnejšia analýza je potrebná iba v tomto prípade, ak dôjde k prudkej zmene dynamiky predaja v jednom zo smerov.

Obr.2 Príklad zberu štatistík predaja podľa frontov predaja a regiónov

Proces analýzy predaja

Po zhromaždení všetkých potrebných štatistík predaja môžete prejsť k analýze predaja.

Analýza implementácie plánu predaja

Ak spoločnosť plánuje a je nastavený plán predaja, prvým krokom je vyhodnotenie implementácie plánu predaja podľa produktových skupín a analýza kvality rastu predaja (dynamika zásielok vo vzťahu k rovnakému obdobiu minulého roka).

Obr. 3 Príklad analýzy implementácie plánu predaja podľa skupín produktov

Realizáciu plánu predaja analyzujeme podľa troch ukazovateľov: prepravy vo fyzickom vyjadrení, tržby a zisk. V každej tabuľke vypočítame % plánu a dynamiku vo vzťahu k predchádzajúcemu roku. Všetky plány sú rozdelené do kategórií produktov, čo vám umožňuje podrobnejšie porozumieť zdrojom podpredaja a nadmerného plnenia plánu. Analýza sa vykonáva mesačne a štvrťročne.

V tabuľke vyššie používame aj doplnkové pole „predpoveď“, ktoré nám umožňuje predpovedať realizáciu plánu predaja vzhľadom na dynamiku zásielok.

Analýza dynamiky predaja podľa frontov

Takáto analýza predaja je potrebná na pochopenie toho, ktoré oblasti obchodného oddelenia sú hlavnými zdrojmi predaja. Správa vám umožňuje vyhodnotiť dynamiku predaja v každej oblasti a včas identifikovať dôležité rozdiely v predaji, aby ste ich mohli opraviť. Rozdeľujeme všeobecné implementácie podľa frontov OS, pre každý smer analyzujeme implementácie podľa kategórií produktov.

Obr.4 Príklad analýzy predaja podľa frontov

Na posúdenie vlastností rastu sa používa ukazovateľ „dynamika rastu tržieb v porovnaní s predchádzajúcim rokom“. Na posúdenie významnosti smerovania v predaji konkrétnej skupiny produktov sa používajú parametre „podiel na tržbách, %“ a „tržby na 1 klienta“. Dynamika sa sleduje po štvrťrokoch, aby sa eliminovali výkyvy v zásielkach.

Analýza štruktúry predaja

Analýza štruktúry predaja pomáha pri všeobecnom pohľade na efektivitu a dôležitosť skupín produktov v batohu spoločnosti. Analýza vám umožňuje pochopiť, ktoré skupiny produktov sú pre podnikanie ziskovejšie, či sa mení podiel hlavných skupín produktov, či zvýšenie cien pokrýva zvýšenie nákladov. Analýza sa vykonáva štvrťročne.

Obr. 5 Príklad analýzy štruktúry predaja sortimentu spoločnosti

Podľa ukazovateľov „zásielky vo fyzickom vyjadrení“, „výnosy“ a „zisk“ sa odhaduje podiel každej skupiny v batohu spoločnosti a zmena podielu. Podľa ukazovateľov „ziskovosť“, „náklady“ a „náklady“ sa odhaduje dynamika hodnôt vo vzťahu k predchádzajúcemu štvrťroku.

Obr.6 Príklad analýzy nákladov a ziskovosti predaja

ABC analýza

Jedným z posledných krokov analýzy predaja je štandardná analýza sortimentu ABC, ktorá pomáha vykonávať kompetentnú politiku sortimentu a rozvíjať efektívne obchodné marketingové aktivity.

Obr. 7 Príklad analýzy sortimentu ABC

ABC analýza sa vykonáva v kontexte tržieb a zisku raz za štvrťrok.

Kontrola zvyškov

Posledným krokom analýzy predaja je sledovanie zásob produktov spoločnosti. Analýza zostatkov vám umožňuje identifikovať kritické pozície, pre ktoré je predpovedaný veľký prebytok alebo nedostatok produktu.

Obr.8 Príklad analýzy zvyškov produktu

Správa o predaji

Vo firmách často za plnenie predajných cieľov zodpovedá marketingové oddelenie. Pre týždenný prehľad stačí sledovať úroveň implementácie plánu predaja kumulatívnym súčtom a uviesť prognózu implementácie plánu predaja pre aktuálnu úroveň zásielok. Takáto správa umožňuje včas nájsť nebezpečenstvá neplnenia plánu predaja a vytvárať nápravné opatrenia.

Obr.9 Týždenný prehľad predaja

K takejto správe priložte malý štítok s popisom hlavných hrozieb pri realizácii plánu predaja a návrhy riešení, ktoré znížia negatívny dopad zistených okolností neplnenia plánu. Popíšte, aké ďalšie zdroje je možné použiť na zvýšenie predaja.

V každej mesačnej správe o predaji je dôležité zohľadniť skutočnú realizáciu plánu predaja, kvalitu rastu vo vzťahu k rovnakému obdobiu predchádzajúceho roka, analýzu dynamiky priemernej prepravnej ceny a ziskovosti produktu. .

Obr.10 Mesačný výkaz predaja

Pracovný proces pozostáva zo zadávania úloh manažérom a ich vykonávania zamestnancom spoločnosti. Každý zamestnanec z času na čas vypracuje správu o vykonanej práci. Frekvencia závisí od vnútorných pravidiel podniku, ako aj od formy. Význam tohto dokumentu pre manažment by sa nemal podceňovať.

V tomto článku sa pozrieme na to, ako správne naformátovať správu o vykonanej práci, ukážku vyplnenia dokumentu a niekoľko tipov na jeho zostavenie.

Prečo musíte vedieť správne vykazovať prácu

Pracovný tok možno znázorniť ako komplexný mechanizmus, v ktorom je ozubeným kolesom každý zamestnanec spoločnosti. V tomto príklade vedúci organizácie vystupuje ako inžinier, ktorý je povinný zabezpečiť, aby všetky mechanizmy fungovali hladko a čo najrýchlejšie.

V reálnom živote je pre šéfov dosť ťažké vyhodnotiť, ako dobre zamestnanci robia svoju prácu, ak nevidia výsledky svojej práce. Preto takmer vo všetkých podnikoch vedenie zaväzuje každého zamestnanca, aby pravidelne vypracovával správu o vykonanej práci. Tento dokument sa často vytvára s frekvenciou 1 týždňa. Úrady tak môžu vidieť, čo zamestnanci robili, ako aj to, akí užitoční boli pre podnik.

Nesprávny príklad

Dokument je vo voľnej forme. Možno aj preto existuje veľké množstvo správ, ktoré manažmentu nič nehovoria alebo ho nútia myslieť si, že pracovník nezvláda funkcie, ktoré mu boli pridelené. Zároveň môže byť konkrétny zamestnanec poriadny pracant a preplniť svoj plán. Dôvodom je nesprávne vyhotovený protokol o vykonanej práci. Nižšie je uvedený príklad takéhoto dokumentu.

Druh dokladu: správa o vykonaných prácach za obdobie od 15.2.2016 do 19.2.2016.

Urobilo sa nasledovné:

• bolo realizované načasovanie pracovného času výrobnej haly;
• výsledky merania času boli zahrnuté do pracovného programu;
• vypočítajú sa nové normy času;
• odpovede na požiadavky inšpektorátov práce, ako aj viacerých klientov;
• sa zúčastnil na konferencii o zvyšovaní efektívnosti práce v podniku.

Dátum zostavenia: 19.02.2016

Podpis: Yu. R. Petrov.“

Ak zamestnanec napíše správu o takto vykonanej práci, vedenie bude mať za to, že je málo zaťažený.

ake su chyby?

Vyššie uvedený príklad jasne ukazuje štandardné chyby pri príprave takýchto dokumentov.

Hlavné sú:

Vyššie uvedené požiadavky by sa mali použiť tak pri zostavovaní týždenných formulárov, ako aj pri príprave správy o vykonanej práci za rok.

Vhodná možnosť

Je pravdepodobné, že vytvorenie kvalitnej správy nebude fungovať prvýkrát. Aby sme vám to uľahčili, uvádzame príklad, ako bolo potrebné napísať manažérovi správu o vykonanej práci, ako je uvedené v prvom príklade:

„Komu: vedúcemu plánovacieho oddelenia Ivanov P.M.

Od koho: Ekonóm 1. kategórie oddelenia plánovania Petrov Yu.R.

Správa o výsledkoch práce za (15.02.16-19.02.16)

Na reportovací týždeň boli pre mňa stanovené tieto úlohy:

Všetky úlohy boli splnené, a to:

• Uskutočnilo sa 5 časovaní a rovnaký počet nových noriem pre prácu výrobnej dielne;
• sa konferencie zúčastnil, v prílohe je správa s návrhmi.

Pracovalo sa aj s dochádzajúcou dokumentáciou, a to:

• Zostavené 2 odpovede na požiadavky IOT.
• Odpovede na listy od p. Yurieva A. A., Zhakova S. I., Mileeva K. B.

Pracovná cesta je naplánovaná na obdobie od 22.02.2016 do 26.02.2016 s cieľom preveriť prácu štrukturálneho oddelenia pobočky Pečersk.

Dátum zostavenia: 19.02.2016

Podpis: Petrov Yu.R.”

Súhlaste s tým, že táto verzia správy sa číta lepšie a vedenie môže vidieť, ako dobre pracuje jeden zo zamestnancov.

Ako písať správy na dlhšie obdobia?

Samozrejme, obdobie jedného týždňa nie je ťažké krásne namaľovať na papier. Náročnejšie je urobiť správu o vykonanej práci za pol roka alebo aj rok. Je to však jednoduchšie, ako by sa na prvý pohľad mohlo zdať. Ak máte napríklad týždenné prehľady za požadované obdobie, môžete ich pokojne používať.

Maximálny objem - 1 list A4

Zároveň stojí za to skúsiť informácie o niečo zväčšiť, aby sa výsledok zmestil na 1-2 strany. V prípade, že sa v organizácii nekonajú týždenné výsledky, ale ste povinní vygenerovať správu o vykonanej práci za rok, nemali by ste panikáriť a bojovať v hysterii.

Všetky informácie sú okolo vás: pozrite si históriu správ v protokoloch dokumentov alebo v e-mailoch, otvorte priečinok s vašimi správami, preštudujte si cestovné listy. To všetko vám pomôže spomenúť si na výkony, ktoré ste dosiahli počas pracovného roka.

Zhrnutie

Vyššie sme uviedli niekoľko príkladov, ako napísať správu o pokroku. Hlavná vec je uviesť vykonané operácie s uvedením kvantitatívnych charakteristík (toľkokrát alebo toľko a taký počet kusov atď.). Takto budete informovať vedenie o tom, koľko práce sa vám podarilo urobiť.

Nesmieme zabudnúť uviesť na začiatku správy zoznam konkrétnych úloh, ktoré ste museli splniť. Dôležitou súčasťou je vyplnenie správy. Určite napíšte, čo chcete v práci v blízkej dobe implementovať. Ukážete tým, že sa pozeráte na širšie, než len na oblasť vašich bezprostredných povinností a funkcií, ktoré je potrebné vykonávať podľa popisu práce.

Môžete sa tiež pozrieť na príklad vyššie.

Na uľahčenie zostavovania takýchto správ si môžete denne vykonanú prácu zapisovať do zošita alebo elektronického dokumentu. Touto drobnosťou strávite len 3-5 minút denne. Nie je to až tak veľa. Vďaka takýmto záznamom si však bez problémov vytvoríte prehľad o svojej práci za akékoľvek obdobie v budúcnosti.