รายงานการทำงานของผู้จัดการฝ่ายขาย ตัวอย่างรายงานความคืบหน้า วิธีการเขียนรายงาน

แบบฟอร์มรายงานนี้ช่วยให้คุณจัดทำแผนสำหรับแผนกได้อย่างเพียงพอ การมีรายงานและการคาดการณ์ดังกล่าว เราสามารถเข้าใจจำนวนเงินที่เป็นไปได้ที่แผนอาจทำได้ไม่สำเร็จ ตามรายงานประเภทนี้ การตัดสินใจจะช่วยให้บรรลุเป้าหมายรายได้ที่ตั้งไว้ แผนรายสัปดาห์จะร่างขึ้นเมื่อสิ้นสุดสัปดาห์ก่อนหน้า แล้วอัพเดททุกวันส่งให้หัวหน้าแผนก

ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับคอลัมน์ "ผลประกอบการประจำปี" หมายถึง "ขนาด" ของลูกค้า ไม่มีเกณฑ์เดียว คุณกำหนดมันเอง ซึ่งอาจเป็นการหมุนเวียนประจำปี ภาพการจัดเก็บ จำนวนร้านที่ลูกค้ามี จำนวนพนักงาน ฯลฯ

บางครั้งมีการโต้เถียงกันระหว่างหัวหน้าแผนกและพนักงานของเขาเกี่ยวกับคอลัมน์ "เมื่อไหร่จะจ่าย" ฝ่ายหลังอ้างว่าไม่สามารถกำหนดวันชำระเงินได้ อย่างไรก็ตาม เราขอแนะนำให้คุณกำหนดให้ผู้จัดการของคุณระบุวันที่ชำระเงิน ข้อกำหนดดังกล่าวจะพัฒนาทัศนคติที่จริงจังและมีความรับผิดชอบมากขึ้นสำหรับพนักงานของคุณและระดมพวกเขา แน่นอนว่าเราไม่ได้พูดถึงธุรกิจค้าปลีก เฉพาะเช็คขนาดใหญ่เท่านั้นที่สามารถวางแผนได้ที่นี่

รายงานการขาย : รายงานประจำวัน "ข้อเท็จจริงการชำระเงินสำหรับวันนี้"

นี่เป็นรูปแบบที่ง่ายที่สุดของรายงาน ชื่อคอลัมน์พูดเพื่อตัวเอง ใน "สถานะการชำระเงิน" (คอลัมน์ 4) ระบุสถานะ - "ชำระแล้ว", "ชำระแล้วบางส่วน", "บัญชีในการชำระเงิน"

ในระหว่างวัน การควบคุมจุดอ้างอิง 2 จุดสำหรับการขายสำหรับวันปัจจุบันและชั่วโมงที่ระบุเป็นสิ่งสำคัญ :

• 12-00,
• 16-00.

การตรวจสอบบ่อยครั้งดังกล่าวกระตุ้นให้ผู้จัดการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น รายงานนี้สามารถกรอกได้โดยการติดต่อแบบง่าย ๆ ในกลุ่มในผู้ส่งสาร ดังนั้นเมื่อผู้จัดการทุกคนเห็นผลลัพธ์ของแต่ละคน ก็สนับสนุนพวกเขาไม่ให้ถูกทิ้งไว้ข้างหลัง แต่ยังคงทำตามแผนประจำวันให้สำเร็จ

รายงานการขาย: รายงานประจำวัน "แผนการชำระเงินสำหรับวันพรุ่งนี้"

รายงานนี้มีชื่อนิติบุคคลและจำนวนเงินที่จะต้องจ่ายในวันพรุ่งนี้ เป็นการสะดวกที่สุดในการร้องขอ เขียน และรับเมื่อสิ้นสุดวันที่ก่อนวันที่วางแผนไว้ ในตอนเย็นคุณสามารถมีเวลาปรับการทำงานของผู้จัดการได้อย่างมาก การวิเคราะห์รายงานประเภทนี้ในวันที่วางแผนไว้นั้นไม่มีประโยชน์

รายงานการขาย: "บอร์ด" สำหรับวันที่ปัจจุบัน

กรอกข้อมูลในคอลัมน์:

1. กรอกชื่อเต็มของผู้จัดการ

2. เปอร์เซ็นต์ของแผนเสร็จสมบูรณ์สำหรับวันปัจจุบันคำนวณตามสูตรต่อไปนี้:

Fact ณ ตอนนี้ / (แผนสำหรับเดือน / จำนวนวันทำงานในเดือน * จำนวนวันทำงานต่อเดือน) * 100.

นั่นคือ ขั้นแรก คุณต้องหารจำนวนที่แน่นอนของแผนของพนักงานแต่ละคนด้วยจำนวนวันทำงานในเดือนนั้น แล้วคูณทุกวันด้วยจำนวนวันทำงาน หลังจากนั้น ตัวเลขของยอดขายปัจจุบันของผู้จัดการแต่ละคนจะถูกหารด้วยตัวเลขผลลัพธ์และคูณด้วย 100 เพื่อให้ได้ผลลัพธ์เป็นเปอร์เซ็นต์

สูตรนี้ยังสามารถปรับให้เข้ากับฤดูกาล พื้นที่ธุรกิจ ฯลฯ สูตรนี้ตั้งค่าได้ง่ายใน Excel

3. ทุกวัน เรากรอกมูลค่าที่แน่นอนของจำนวนเงินรายได้ของผู้จัดการคนใดคนหนึ่ง

4. เรานับและกรอกตามจำนวนที่ต้องทำก่อนสิ้นสัปดาห์ (ผลระหว่างกาล) คุณสามารถคำนวณจำนวนผู้จัดการที่ต้องการ "ปิด" ลูกค้าก่อนสิ้นสัปดาห์ได้

5. เรากรอกแผนที่กำหนดไว้สำหรับเดือน

6. กรอกจำนวนวันทำงานในหนึ่งเดือน

7. กรอกจำนวนวันที่ผ่านมาของเดือนตามจริง

8. แผนสำหรับสิ้นสัปดาห์คือผลรวมของตัวเลขจาก 3 และ 4 คอลัมน์ ตัวเลขนี้เป็นผลมาจากการเพิ่มจำนวนเงินที่ปิดสำหรับวันที่ปัจจุบันและแผนจนถึงสิ้นสัปดาห์ปัจจุบัน

9. เรากรอกจำนวนวันทำการที่ผ่านมาทุกวัน

บรรทัดสุดท้ายของรายงานคณะกรรมการเป็นการสรุปผลการปฏิบัติงานของทั้งแผนก ทุกคนรู้ - "ทั้งหมด"

หัวหน้ารายวันควบคุมการทำงานของแผนกในแบบฟอร์มรายงานนี้ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณแจกจ่ายภาระระหว่างผู้ที่ทำแผนเสร็จแล้วกับผู้ที่ไม่ได้ทำ

นอกจากนี้ การพิมพ์หรือวาดบนไวท์บอร์ดยังมีประโยชน์อีกด้วยเพื่อให้ผู้จัดการกรอกด้วยตนเอง ในเวลาเดียวกัน พนักงานทุกคนสามารถเปรียบเทียบผลลัพธ์กับผลลัพธ์ของเพื่อนร่วมงานได้ ด้วยวิธีนี้ "กระดาน" จะทำหน้าที่เป็นรูปแบบเพิ่มเติม

ผู้จัดการควรใช้ผลลัพธ์ของรายงานในการตัดสินใจเกี่ยวกับ

รายงานการขาย: รายงานสรุป

แบบฟอร์มนี้เป็นตารางสรุปสำหรับทั้งแผนก คอลัมน์ 1-4 สามารถคำนวณได้โดยอัตโนมัติเมื่อคุณกรอกแบบฟอร์มรายงานการขายก่อนหน้าสำหรับพนักงานแต่ละคนในแผนก ในส่วนต่างๆ: ลูกค้าใหม่ ฐานปัจจุบัน ผู้จัดการ ผลิตภัณฑ์ ผู้ชม อาณาเขต และภายในแต่ละช่องทางที่เป็นผลลัพธ์จะได้รับการวิเคราะห์: รวม ระยะกลาง ความยาวของกรวย ความยาวของแต่ละขั้นตอน

3. การพัฒนาฐานลูกค้า เรียนรู้วิธีวัดส่วนแบ่งลูกค้า มูลค่า ดัชนีความภักดี อัตราการรักษาลูกค้า ฯลฯ

4.การเงิน. อย่าลืมจัดทำงบดุลการจัดการ สร้างงบกำไรขาดทุน รวมถึงงบกระแสเงินสด

ดังนั้นก่อนที่คุณจะเป็นรูปแบบของรายงานการขายขั้นพื้นฐาน การกรอกรายวันจะช่วยให้คุณควบคุมและจัดการการขายในส่วนต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย:

• เดือน
• สัปดาห์

โปรดจำไว้ว่า การทำงานกับพวกเขาไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณใช้งานไม่เพียงแต่ควบคุมฟังก์ชัน แต่ยังจูงใจผู้จัดการให้ปรับปรุงผลลัพธ์ของพวกเขาในแต่ละวัน ข้อมูลที่ถูกต้องจะช่วยให้คุณเห็นข้อมูลทั้งหมด

รายงานฉบับแรกที่จำเป็นต้องกรอกคือ "แผนการชำระเงินสำหรับสัปดาห์" เนื่องจากสัปดาห์เป็นช่วงเวลาที่สำคัญอย่างยิ่งในการคาดการณ์รายเดือนสำหรับการปิดการขาย คุณต้องเรียนรู้วิธีควบคุมงานในบริบทเฉพาะนี้ทันที

1. ปั้นเป็นรูปร่าง

2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีกระบวนการปกติที่ผู้จัดการกรอกรายงาน CRM นี้เป็นประจำทุกสัปดาห์ จะเป็นการดีที่สุดหากพวกเขาทำสิ่งนี้เมื่อสิ้นสุดรอบสัปดาห์ เมื่อมีการพัฒนาและ "สัญญา" บางอย่างจากลูกค้าอยู่แล้ว

3. ดาวน์โหลดแบบฟอร์มข้างต้นจากระบบและอภิปรายในการประชุมประจำสัปดาห์ เช่น ในเช้าวันจันทร์ ดังนั้นคุณจึง "ยืนยัน" ต่อสาธารณะเกี่ยวกับแผนการของผู้จัดการแต่ละคน ซึ่งจะเพิ่มโอกาสในการดำเนินการอย่างมาก

รายการที่สำคัญที่สุดในตารางด้านบน "เมื่อจะจ่าย" คือคีย์ในแบบฟอร์ม การกรอกข้อมูลสนับสนุนให้ผู้ขายมีความรับผิดชอบและทำทุกอย่างเพื่อให้เป็นไปตามกำหนดเวลา

สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าหนึ่งสัปดาห์ของการทำงาน "แย่" - และตอนนี้ธุรกิจกำลังเผชิญกับการสูญเสียผลกำไร ช่องว่างเงินสด และปัญหากับเจ้าหนี้ แผนการชำระเงินรายสัปดาห์มีผลทางอ้อมต่อการป้องกันสถานการณ์ดังกล่าว

รายงานผู้จัดการฝ่ายขาย: ข้อเท็จจริงของการชำระเงินสำหรับวันนี้

รายงาน "ความเป็นจริงของการชำระเงินสำหรับวันที่ผ่านมา" ส่วนใหญ่ทำหน้าที่เป็นข้อมูล ต้องขอบคุณเขาที่ทำให้ผู้จัดการติดตามสถานการณ์ทุกวัน

โปรดทราบว่าคุณสามารถป้อนข้อมูลต่อไปนี้ในคอลัมน์สถานะการชำระเงิน:

• จ่าย;
• ชำระแล้วบางส่วน;
• บัญชีการชำระเงิน.

คุณลักษณะหลักของรายงานสำหรับผู้จัดการนี้คือมีการกรอกหลายครั้งต่อวัน หัวหน้ากำหนดจุดอ้างอิงสำหรับการควบคุมการดำเนินการตามแผนระหว่างวัน คุณสามารถติดตามการชำระเงินตามการกรอก "ข้อมูลการชำระเงินสำหรับวันนี้" ได้ 2-3 ครั้งต่อวัน ตัวอย่างเช่น เวลา 12:00, 16:00 น. และ 18:00 น. การตรวจสอบรายชั่วโมงดังกล่าวไม่เพียงแต่ช่วยให้เข้าใจสถานการณ์เท่านั้น แต่ยังช่วยกระตุ้นผู้ขายอีกด้วย

รายงานผู้จัดการฝ่ายขาย: แผนการชำระเงินสำหรับวันพรุ่งนี้

รายงานของผู้จัดการ "แผนการชำระเงินสำหรับวันพรุ่งนี้" เป็นการคาดการณ์โดยละเอียดสำหรับสัปดาห์ แต่มีความเป็นไปได้ในการควบคุมรายวันเท่านั้น

แบบฟอร์มนี้กรอกครั้งเดียวเมื่อสิ้นสุดวันทำการก่อนหน้าวันที่วางแผนไว้ เมื่อสิ้นสุดวันที่ผ่านมา จะตรวจสอบกับผู้จัดการและสัมพันธ์กับ "แผนการชำระเงินรายสัปดาห์"

การวิเคราะห์ดังกล่าวทำให้สามารถบรรลุประสิทธิภาพที่จำเป็นในการดำเนินการของหัวหน้าแผนกซึ่งสามารถปรับกลยุทธ์ของผู้ขายได้ทันเวลา

รายงานผู้จัดการฝ่ายขาย: ตารางสรุปตัวบ่งชี้ตามแผนก

มีรูปแบบรายงานพื้นฐานอีกรูปแบบหนึ่ง - รายงานสรุปของประเภท "คณะกรรมการ" ซึ่งเปลี่ยนแปลงแบบไดนามิกและแสดงตัวบ่งชี้ของแผนสำหรับพนักงานแต่ละคนในแผนก วัตถุประสงค์หลักคือข้อมูลและการสาธิต

ในรูปแบบนี้ สามารถนำเสนอบนจอภาพขนาดใหญ่ หรือวาดด้วยมือบนกระดานปกติ ควรเติม "บอร์ด" ใน CRM โดยอัตโนมัติ ซึ่งสะท้อนถึงตัวบ่งชี้ที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับผู้ขายแต่ละราย

ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับคอลัมน์ที่สองจากด้านซ้าย "% ของแผนสำหรับวันปัจจุบัน" มันต้องมีการชี้แจงเพิ่มเติม นี่ไม่ใช่เปอร์เซ็นต์จริง ซึ่งสะท้อนว่าแผนรายเดือนเสร็จสมบูรณ์ดีเพียงใด อันที่จริง ตัวบ่งชี้นี้บ่งบอกถึง "ความเร็ว" ของการนำไปใช้ นั่นคือพนักงานแต่ละคนจะทำตามแผนได้มากน้อยเพียงใดหากเขายังคงพยายามเหมือนเดิมในขณะนี้

"% ของแผนสำหรับวันปัจจุบัน" คำนวณโดยใช้สูตร:

ข้อเท็จจริงในขณะนี้: (แผนสำหรับเดือน: จำนวนวันทำงานในเดือน x จำนวนวันที่ทำงานต่อเดือน) x 100

ดังนั้น หากผลลัพธ์ในรายงานของผู้จัดการฝ่ายขายนี้น้อยกว่า 100% แสดงว่าเขาไม่มีเวลาทำตามแผนด้วยความพยายามและกลยุทธ์ที่เขาใช้

คณะกรรมการมีวัตถุประสงค์หลักเพื่อให้มีอิทธิพลทางจิตวิทยากับผู้ขายเพื่อผลักดันให้พวกเขาใช้งานมากขึ้น แต่ในขณะเดียวกันก็มีขั้นตอนที่เหมาะสมในการแก้ไขสถานการณ์

รายงานผู้จัดการฝ่ายขาย: ไปป์ไลน์

ไปป์ไลน์เป็นคำที่มาจากการขายแบบตะวันตก มันอธิบายลักษณะและรายละเอียดสถานะของธุรกรรมทั้งหมดที่อยู่ในขั้นตอนต่าง ๆ ใน "ผลงาน" ของพนักงาน การทำงานกับไปป์ไลน์เป็นกระบวนการที่ต่อเนื่องกันระหว่างผู้จัดการและพนักงานแต่ละคนเกี่ยวกับการตัดสินใจที่จะนำไปสู่การชำระเงินในที่สุด

สำหรับการโต้ตอบประเภทนี้อย่างมีประสิทธิภาพ จำเป็นต้องมี 2 เงื่อนไข:

1. งานและรายงานของผู้จัดการฝ่ายขายทั้งหมดดำเนินการผ่าน CRM
2. ผู้จัดการจัดอันดับข้อตกลงใน CRM โดยใช้ตัวกรองและอัปโหลดแบบฟอร์มต่อไปนี้

ตัวชี้วัดที่สำคัญสำหรับการปิดดีลในตารางนี้คือ “ระยะข้อตกลง” และ “ความน่าจะเป็น” และมีความสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน

ในขั้นต้น มาตราส่วนความน่าจะเป็นจะถูกปรับโดยขึ้นอยู่กับระยะที่ข้อตกลงตั้งอยู่ในขณะนี้ ระดับของความน่าจะเป็นนี้จะถูกเลือกตามแนวทางปฏิบัติทางธุรกิจแต่ละรายการที่กำหนดไว้ นอกจากนี้ยังขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมและระดับของบุคคลที่ผู้ขายโต้ตอบด้วย: ผู้จัดการระดับกลาง หัวหน้าแผนก หรือผู้อำนวยการ ให้เรายกตัวอย่างที่แท้จริงของมาตราส่วนดังกล่าว

• ส่งข้อเสนอเชิงพาณิชย์แล้ว - ความน่าจะเป็นของการชำระเงินสูงถึง 50%
• ส่งสัญญา - 50−70%
• ลงนามในสัญญา - 70−90%
• ออกใบแจ้งหนี้ - 90−100%

ไปป์ไลน์และผลลัพธ์ในรายงานของผู้จัดการแต่ละคนเป็นสิ่งที่จัดการได้ค่อนข้างดี คุณเพียงแค่ต้องได้รับคำแนะนำจากหลักการ 4 ข้อ

1. ตรวจสอบสถานะโดยรวมของพอร์ตโฟลิโอของผู้ขายแต่ละรายเป็นประจำ บางครั้งเป็นรายวัน การทำเช่นนี้เป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งกับผู้มาใหม่และพนักงานที่อยู่ใน "ภาวะซึมเศร้า" อย่างมืออาชีพ ในการเปลี่ยนสถานะของไปป์ไลน์ของผู้ขายรายใดรายหนึ่ง ให้ควบคุมโดยจุดอ้างอิงที่กล่าวถึงภายในหนึ่งวัน

2. เราต้องไม่อนุญาตให้ท่อ "อุดตัน" หรือตรงกันข้าม "ว่างเปล่า" เกินไป ควบคุมกระบวนการปิดการขายตรงเวลาตามรายงานของผู้จัดการ และเติมเต็มช่องทางส่วนตัวของพนักงานในเวลาที่เหมาะสมด้วยงานสำหรับข้อตกลงใหม่ ตามหลักการแล้ว "การบรรจุ" ควรเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่องานเก่าเสร็จสิ้น โดยคำนึงถึงตัวบ่งชี้ระยะเวลาโดยเฉลี่ยของข้อตกลง ด้วยวิธีนี้จะสามารถสร้างสมดุลที่จำเป็นได้

3. การทำงานกับไปป์ไลน์ต้องได้รับการกำหนดค่าให้มีความสามารถในการควบคุมการตรวจสอบเฉลี่ย หากตัวบ่งชี้นี้ไม่ถึงระดับที่กำหนดซึ่งกำหนดไว้ในระเบียบกระบวนการทางธุรกิจ ก็จำเป็นต้องจัดกำหนดการประชุมเพิ่มเติมกับเจ้าหน้าที่และดำเนินการฝึกอบรมเกี่ยวกับขั้นตอนที่มีปัญหา

4. เราไม่ควรลืมว่าจำนวนรายได้ไม่เพียงขึ้นอยู่กับความพยายามของผู้ขายเท่านั้น แต่ยังขึ้นกับการสนับสนุนด้านการตลาดด้วย แต่ละขั้นตอนของการทำธุรกรรมควรมีองค์ประกอบที่จะผลักดันให้ผู้ซื้อชำระเงินอย่างแท้จริง ดังนั้นพร้อมกับข้อเสนอเชิงพาณิชย์จึงสามารถส่งของขวัญในรูปแบบของ e-book เพื่อการศึกษาพร้อมข้อมูลที่เป็นประโยชน์ได้ เพื่อให้การชำระเงินเร็วขึ้น คุณสามารถให้โอกาสที่จำกัดเวลาสำหรับโบนัสเพิ่มเติมภายใต้สัญญา

เราได้พิจารณาองค์ประกอบ 5 ประการของการทำงานที่มีประสิทธิภาพพร้อมรายงานของผู้จัดการ รวมถึงการตั้งค่าทั้งระบบซึ่งจะส่งสัญญาณสถานะของแต่ละธุรกรรมแยกกันในเวลา

ในการดำเนินธุรกิจของฉัน ฉันพบทัศนคติที่ผิวเผินเป็นระยะๆ ของผู้จัดการบางคน (โดยปกติคือธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง) ต่อการควบคุมการปฏิบัติงานของผู้จัดการฝ่ายขาย หรือแม้แต่การขาดการควบคุมดังกล่าวโดยสิ้นเชิง มีความเชื่อว่า: “นี่คืองานและทรัพยากรสำหรับคุณ และทำมันให้สำเร็จ!”

ในแง่หนึ่ง แรงจูงใจทางจิตวิทยาของผู้จัดการในการ "ทำงานด้วยความไว้วางใจ" กับพนักงานนั้นเป็นเรื่องที่เข้าใจได้ มีเพียงไม่กี่คนที่สนุกกับกิจวัตรประจำวัน เช่น การตรวจสอบรายงานและ "การซักถาม" ในทางกลับกัน เราไม่ควรลืมว่า ประการแรก การควบคุมเป็นหนึ่งในฟังก์ชันการจัดการขั้นพื้นฐาน ประการที่สอง พนักงานทำงานโดยสุจริตและมุ่งมั่นที่จะทำงานที่ได้รับมอบหมายให้สำเร็จก็ต่อเมื่องานของเขาโปร่งใส มีการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอและทันเวลา ท้ายที่สุด แม้แต่พนักงานที่อุทิศตนและ "อุดมคติ" ที่สุดไม่ช้าก็เร็ว หากไม่มีการควบคุม ก็เริ่มผ่อนคลายและ "เสีย" (ขึ้นอยู่กับหน้าที่การงานโดยตรงของพวกเขา)

ในเกือบทุกวินาที (ถ้าไม่บ่อยขึ้น) ที่ฉันร่วมมือด้วย มีสถานการณ์ "ธรรมดา" ที่ผู้จัดการ "ไม่รู้เลย" ว่าพนักงานขายของเขาทำอะไรในระหว่างวันทำงาน ในเวลาเดียวกัน เมื่อตรวจสอบอย่างละเอียดถี่ถ้วนแล้ว ปรากฏว่าจำนวนการโทรหาลูกค้าใหม่ไม่เกิน 5-10 ครั้ง (และนี่เป็นเพียงครึ่งชั่วโมงของเวลาทำงาน) การประชุมส่วนตัวกับลูกค้ามักไม่ค่อยเกิดขึ้น เวลาที่เหลือที่ใช้ไปกับมันยังคงเป็นปริศนา ... เป็นที่น่าแปลกใจไหมว่าในสถานการณ์เช่นนี้ แผนการขายไม่สำเร็จอย่างสม่ำเสมอ และความสามารถในการผลิตไม่ได้ใช้งาน

อย่างที่คุณเห็น ราคาของทัศนคติที่ไม่สำคัญต่อการควบคุมผู้ขายนั้นสูงมาก และ - ให้ความสนใจ - ไม่เพียงแต่การควบคุมความสำเร็จ (หรือไม่สำเร็จ) ของผลลัพธ์สุดท้าย (เช่น การดำเนินการตามแผนการขายรายเดือน) ตามกฎแล้วผู้นำส่วนใหญ่ก็สบายดี จากประสบการณ์ที่แสดงให้เห็น เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่ธุรกิจจะต้องดำเนินการเชิงรุกและทำการตัดเบื้องต้น (ระดับกลาง)

ท้ายที่สุดเมื่อคุณต้องเผชิญกับความจริงที่ว่า "งานหลัก" ไม่สำเร็จ คุณจะไม่สามารถทำอะไรได้เลย สิ่งที่คุณไม่ได้ขายในวันนี้ (เดือนนี้) คุณจะไม่สามารถขายได้อีก และบริษัทก็สูญเสียรายได้ที่จะไม่มีวันชดเชย นอกจากนี้ มันอาจทำให้การขายในอนาคตยากขึ้น: ลูกค้าของคุณสามารถเปลี่ยนไปใช้ผลิตภัณฑ์/บริการทางเลือกของคู่แข่งที่กระตือรือร้นของคุณในช่วงเวลานี้ และในขณะเดียวกันก็กระชับความสัมพันธ์ที่เป็นมิตรกับพวกเขา (ซึ่งอย่างที่คุณทราบ มันไม่ง่ายเลย เอาชนะ).

ในทางกลับกัน การป้องกันนั้นถูกกว่าการวิเคราะห์ผลที่ตามมาเสมอ เพราะการควบคุมเบื้องต้น (ปฏิบัติการ) ช่วยในการระบุการเบี่ยงเบนของผลลัพธ์ปัจจุบันจากแผนในตา ซึ่งทำให้สามารถแก้ไขสถานการณ์ได้ทันท่วงที ลักษณะ (ขจัดสาเหตุ, จัดหาเครื่องมือเพิ่มเติม, ความช่วยเหลือที่จำเป็นแก่พนักงานและอื่น ๆ ) และลดความเสี่ยงและความสูญเสียให้น้อยที่สุด

ต่อไปนี้เป็นหลักการพื้นฐานบางประการที่ควรยึดถือเพื่อสร้างการควบคุมการปฏิบัติงานของผู้ขายและนำไปใช้ในการบริการตามวัตถุประสงค์ทางธุรกิจเชิงกลยุทธ์

กำหนดผลลัพธ์ขั้นกลาง

สาเหตุหลักประการหนึ่งที่ผู้นำละเลยการควบคุมการปฏิบัติงานคือการขาดเกณฑ์ที่ชัดเจนสำหรับสิ่งที่ต้องตรวจสอบอย่างแน่นอน ดังนั้น:

กำหนด, ผู้ขายควรทำอย่างไร?(โทรหาลูกค้า พบปะกับลูกค้า ฯลฯ) เพื่อที่พวกเขาจะได้ผลลัพธ์ทางการเงินที่ยอดเยี่ยมในตอนสิ้นเดือน (ตามกฎแล้ว นี่คือการปฏิบัติตามแผนการขาย)

กำหนดมาตรฐานของคุณ(ตัวชี้วัดที่วัดได้) สำหรับการกระทำ / ผลลัพธ์เหล่านี้ตามสถิติที่มีอยู่ในบริษัทของคุณ สามัญสำนึก และที่จริงแล้วแผนการขายเอง มาตรฐานดังกล่าวอาจเป็น: จำนวนการโทร การประชุมตามกำหนดการและการประชุมที่จัดขึ้น การสมัคร สัญญาที่ลงนาม จำนวนแอปพลิเคชันโดยเฉลี่ย ฯลฯ

แบ่งตามสัปดาห์/วัน(เช่น การโทรอย่างน้อย 20 ครั้ง / การเข้าชมร้านค้า 10 ครั้งต่อวัน สัญญาใหม่ 3 ครั้งต่อสัปดาห์ เป็นต้น) นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์ในการแบ่งแผนการขายออกเป็นสัปดาห์และวันเพื่อให้ทัน นี่จะเป็นเกณฑ์มาตรฐานสำหรับการควบคุมการปฏิบัติงาน (รายวัน / รายสัปดาห์) แน่นอนว่าตัวชี้วัดเหล่านี้ต้องนำมาสู่ความรู้ของพนักงาน

จัดทำแบบฟอร์มรายงานประจำวัน

ตามเกณฑ์ที่พัฒนาในย่อหน้าก่อนหน้า คุณสามารถพัฒนาแบบฟอร์มรายงานประจำวันสำหรับพนักงานขายในรูปแบบกระดาษหรืออิเล็กทรอนิกส์ ตัวอย่างของรายงานประจำวันสำหรับผู้จัดการ "ทางโทรศัพท์" แสดงอยู่ในตารางที่ 1 ส่วนของรายงานประจำวัน (ใบแจ้งเส้นทาง) ของตัวแทนขายอยู่ในตารางที่ 2

การควบคุมรายวัน

กำหนดเวลาเมื่อสิ้นสุดวันทำการ (เช่น 17.30 ถึง 18.00 น.) ที่พนักงานขายควรจัดทำรายงานการทำงานในวันนั้น ดังนั้น จัดสรรเวลาในกำหนดการประจำวันของคุณเพื่อตรวจสอบรายงานและตอบกลับ

สิ่งสำคัญ! ปฏิกิริยาต่อเอกสารที่เจ้าหน้าที่ให้มาควรบังคับและสม่ำเสมอ มิฉะนั้น พนักงานของคุณจะเริ่มคิดว่าไม่มีใครตรวจสอบรายงานของพวกเขา ดังนั้น คุณจึงไม่สามารถเขียนหรือประดิษฐ์ข้อมูลได้ นี่อาจเป็นการสนทนาส่วนตัวกับผู้ขายในขณะที่รับรายงาน หรือการสนทนาทางโทรศัพท์หลังจากช่วงเวลาสั้นๆ (เช่น หากในเวลาที่พนักงานส่งรายงาน คุณกำลังยุ่งอยู่กับการพูดคุยกับพนักงานคนอื่นและไม่สามารถ อุทิศเวลาให้กับเขา)

อัลกอริธึมคำติชมตอนเย็นอาจจะเป็นแบบนี้

1. ค้นหาในรายงานรายวัน (หรือรายงานการขายรายวันอื่น ๆ ที่สร้างขึ้นโดยใช้โปรแกรมบัญชีคอมพิวเตอร์) และ เปรียบเทียบมาตรฐานที่วางแผนไว้กับปริมาณงาน/ยอดขายที่พนักงานทำจริงสำหรับวันปัจจุบัน

2. ทำแบบสำรวจตัวอย่างรายงานพนักงาน ถามคำถามชี้แจงเกี่ยวกับลูกค้าที่ยังไม่บรรลุเป้าหมายสำหรับวันนี้ และขอคำชี้แจง เช่น

คุณเจรจาโดยตรงกับผู้มีอำนาจตัดสินใจกี่ราย?
อะไรทำให้คุณไม่สามารถปฏิบัติตามมาตรฐานสำหรับจำนวนการโทรได้
ทำไมลูกค้าปฏิเสธที่จะพบ/ซื้อผลิตภัณฑ์?
มีข้อโต้แย้งอะไรบ้าง?
ลูกค้ารายนี้ซื้อสินค้าของคู่แข่งรายใด ราคาเท่าไหร่?
อะไรที่ลูกค้าไม่ชอบในการร่วมมือกับบริษัทอื่น เราจะใช้อะไรให้เกิดประโยชน์ได้?

คำอธิบายดังกล่าวไม่จำเป็นสำหรับลูกค้าทุกราย เพียงพอที่จะชี้แจงลูกค้า 5-6 รายจากรายงาน และสิ่งนี้จะทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชาอยู่ในสภาพดีและทำให้ชัดเจนว่าเขาถูกควบคุม

3. อิงจากคำตอบที่ได้รับ ช่วยพนักงานกำหนดเป้าหมายสำหรับการติดต่อครั้งต่อไปกับลูกค้าเหล่านี้หยิบข้อโต้แย้งที่น่าเชื่อถือสำหรับข้อโต้แย้งที่เกิดขึ้น และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำแนะนำทั้งหมดถูกจดบันทึกไว้ (พวกเขาไม่ได้พูดเพื่ออะไร: สิ่งที่ไม่ได้เขียนไว้ไม่มีอยู่จริง)

อีกด้วย บันทึกคำแนะนำที่มอบให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาและวันที่ดำเนินการในไดอารี่ของคุณและอย่าลืมถามถึงผลลัพธ์ที่ได้ในวันที่กำหนด (หรือเตือนคุณถึงงานที่กำหนดไว้ในวันก่อนวันดำเนินการ) ข้อควรจำ: ถ้าอย่างน้อยเมื่อคุณยอมให้ตัวเอง "ลืม" "ข้าม" หรือควบคุมตัวเองไม่ทัน ครั้งต่อไปที่ผู้ใต้บังคับบัญชาจะรับรู้คำสั่งของคุณว่าเป็นความปรารถนา

4. ประเมินความครบถ้วนและความถูกต้องของการกรอกรายงาน. ไม่อนุญาตให้มีการตอบกลับที่เป็นทางการและ "ปลอม" หากพบข้อมูลไม่ครบถ้วนหรือไม่ถูกต้อง ให้แจ้งพนักงานเกี่ยวกับการใช้มาตรการทางวินัยของบริษัท (หมายเหตุ ตำหนิ ปรับ เลิกจ้าง) ให้กับพนักงาน

5. สรุปงานวันพนักงานสรรเสริญเขาหรือแสดงความคิดเห็นเชิงสร้างสรรค์หากจำเป็น (โดยไม่พูดถึงเรื่องส่วนตัว หารือเฉพาะการกระทำและผลลัพธ์)

ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการปฏิบัติตามมาตรฐานส่วนบุคคลของพนักงานในปัจจุบันตลอดจนระดับการปฏิบัติตามแผนโดยรวมของฝ่ายขายให้ปรับงานส่วนบุคคลของพนักงานในวันทำการถัดไป ตัวอย่างเช่น หากพนักงานคนหนึ่งไม่มาทำงานเนื่องจากการเลิกจ้าง/เจ็บป่วย ให้โต้แย้งว่าคุณต้องเติมช่องว่างในการขาย "ให้แน่นหน่อย" และพยายามขายให้มากกว่าปกติเล็กน้อยเพื่อให้บริษัท โดยรวมสามารถบรรลุเป้าหมายการขายรายเดือนได้ อภิปรายว่าสิ่งนี้สามารถทำได้อย่างไร

6. จบการสนทนาด้วยแรงจูงใจเชิงบวกของพนักงานในวันทำการถัดไป ("รวมตัวกันคุณจะประสบความสำเร็จ", "ทำได้ดีมาก สู้ต่อไป!" ฯลฯ)

การวิเคราะห์ยอดขายและผลกำไรของบริษัทเป็นหนึ่งในคุณสมบัติพื้นฐานของผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาด การมีรายงานการขายที่รวบรวมอย่างถูกต้องจะง่ายกว่ามากสำหรับคุณในการพัฒนากลยุทธ์การโฆษณาสำหรับการพัฒนาบริษัท และคำตอบสำหรับคำถามฝ่ายบริหาร "อะไรคือข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับการขายที่ลดลง" จะใช้เวลาไม่นาน

ในบทความนี้ เราจะพิจารณาตัวอย่างการรักษาและวิเคราะห์สถิติการขายในองค์กรการผลิต ตัวอย่างที่อธิบายในบทความนี้ยังเหมาะสำหรับการขายปลีกและค้าส่ง สำหรับการวิเคราะห์การขายของร้านเดียว เทมเพลตการวิเคราะห์การขายที่จัดทำโดยเราใน Excel นั้นมีขนาดใหญ่มาก โดยมีความแตกต่างของการวิเคราะห์การเปลี่ยนแปลงการขาย ซึ่งไม่จำเป็นเสมอไปสำหรับทุกบริษัท ก่อนนำเทมเพลตไปใช้ อย่าลืมปรับแต่งให้เหมาะกับธุรกิจของคุณ โดยเหลือเพียงข้อมูลที่จำเป็นในการตรวจสอบความผันผวนของยอดขายและประเมินคุณสมบัติการเติบโต

บทนำสู่การวิเคราะห์การขาย

ก่อนที่คุณจะวิเคราะห์การขาย คุณต้องรวบรวมสถิติ ดังนั้นให้กำหนดคุณสมบัติหลักที่คุณต้องการพิจารณาและความถี่ในการรวบรวมคุณสมบัติเหล่านี้ ต่อไปนี้คือรายการคุณลักษณะที่จำเป็นที่สุดในการวิเคราะห์การขาย:

ประเด็นหลักที่คุณต้องใส่ใจเมื่อทำการวิเคราะห์การขาย:

• พลวัตของการขายตามสินค้าและหน้าร้านคิดเป็น 80% ของยอดขายของบริษัท
• พลวัตของยอดขายและกำไรที่สัมพันธ์กับช่วงเดียวกันของปีก่อน
• การเปลี่ยนแปลงราคา ต้นทุน และผลกำไรของการขายแต่ละรายการ กลุ่มผลิตภัณฑ์
• คุณภาพการเติบโต: การเปลี่ยนแปลงของการขายต่อ 1 RT ต่อลูกค้า 1 ราย

การรวบรวมสถิติการขายและกำไร

มาดูเฉพาะเจาะจงกัน เช่น แสดงวิธีทำการวิเคราะห์การขายให้ชัดเจน

ในขั้นแรก เรารวบรวมสถิติการขายสำหรับรายการสำคัญของบริษัทแต่ละรายการ เรารวบรวมสถิติการขาย 2 ช่วง คือ ปีก่อนและปีปัจจุบัน เราแบ่งบทความทั้งหมดออกเป็นหมวดหมู่ผลิตภัณฑ์ซึ่งเราอยากรู้เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง

รูปที่ 1 ตัวอย่างการเก็บสถิติการขายแยกตามสินค้าโภคภัณฑ์

เรากรอกตารางที่นำเสนอข้างต้นตามตัวบ่งชี้ต่อไปนี้: ชิ้น, รูเบิล, ต้นทุนขายเฉลี่ย, ต้นทุน, กำไรและผลกำไร ตารางเหล่านี้จะเป็นแหล่งหลักสำหรับการวิเคราะห์การขายที่จะเกิดขึ้น

สถิติการขายตำแหน่งสำหรับปีก่อนหน้าของช่วงเวลาปัจจุบันจำเป็นสำหรับการเปรียบเทียบลักษณะการรายงานปัจจุบันกับปีที่แล้วและประเมินคุณสมบัติของการเติบโตของยอดขาย

ต่อไป เรารวบรวมสถิติเกี่ยวกับการจัดส่งที่หน้าหลักของฝ่ายขาย เราแบ่งรายได้ทั้งหมด (เป็นรูเบิล) ตามยอดขายและตามหมวดหมู่ผลิตภัณฑ์หลัก สถิติจำเป็นเฉพาะในรูปของเงินรูเบิลเท่านั้น เนื่องจากจะช่วยให้สถานการณ์โดยรวมในการขายอยู่ภายใต้การควบคุม ในกรณีนี้จำเป็นต้องมีการวิเคราะห์ที่ละเอียดมากขึ้นเท่านั้น หากมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในไดนามิกการขายในทิศทางใดทิศทางหนึ่ง

รูปที่ 2 ตัวอย่างการเก็บสถิติการขายตามยอดขายและภูมิภาค

กระบวนการวิเคราะห์การขาย

หลังจากรวบรวมสถิติการขายที่จำเป็นทั้งหมดแล้ว คุณสามารถดำเนินการวิเคราะห์การขายต่อได้

การวิเคราะห์การดำเนินการตามแผนการขาย

หากบริษัทกำลังวางแผนและมีการกำหนดแผนการขาย ขั้นตอนแรกคือการประเมินการดำเนินการตามแผนการขายตามกลุ่มผลิตภัณฑ์และวิเคราะห์คุณภาพของการเติบโตของยอดขาย (การเปลี่ยนแปลงของการจัดส่งที่สัมพันธ์กับช่วงเวลาเดียวกันของปีที่แล้ว)

รูปที่ 3 ตัวอย่างการวิเคราะห์การดำเนินการตามแผนการขายตามกลุ่มผลิตภัณฑ์

เราวิเคราะห์การดำเนินการตามแผนการขายตามตัวบ่งชี้สามตัว: การจัดส่งในแง่กายภาพ รายได้ และกำไร ในแต่ละตาราง เราคำนวณ % ของแผนและการเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวข้องกับปีที่แล้ว แผนทั้งหมดแบ่งออกเป็นหมวดหมู่ผลิตภัณฑ์ ซึ่งช่วยให้คุณเข้าใจรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับแหล่งที่มาของยอดขายน้อยเกินไปและการปฏิบัติตามแผนมากเกินไป การวิเคราะห์จะดำเนินการเป็นรายเดือนและรายไตรมาส

ในตารางด้านบน เรายังใช้ฟิลด์ "การคาดการณ์" เพิ่มเติม ซึ่งช่วยให้เราคาดการณ์การดำเนินการตามแผนการขายตามการเปลี่ยนแปลงของการจัดส่ง

การวิเคราะห์พลวัตการขายตามส่วนหน้า

การวิเคราะห์การขายดังกล่าวมีความจำเป็นเพื่อทำความเข้าใจว่าส่วนใดของฝ่ายขายที่เป็นแหล่งขายหลัก รายงานช่วยให้คุณประเมินการเปลี่ยนแปลงของการขายในแต่ละพื้นที่ และระบุความแตกต่างที่สำคัญในการขายสำหรับการปรับปรุงได้ในเวลาที่เหมาะสม เราแบ่งการใช้งานทั่วไปออกเป็นส่วนๆ ของ OS สำหรับแต่ละทิศทาง เราจะวิเคราะห์การใช้งานตามหมวดหมู่ผลิตภัณฑ์

รูปที่ 4 ตัวอย่างการวิเคราะห์การขายโดยส่วนหน้า

ในการประเมินคุณสมบัติของการเติบโต จะใช้ตัวบ่งชี้ "พลวัตของการเติบโตของยอดขายเมื่อเทียบกับปีที่แล้ว" ในการประเมินความสำคัญของทิศทางในการขายของกลุ่มผลิตภัณฑ์ใดกลุ่มหนึ่ง จะใช้พารามิเตอร์ "share in sales,%" และ "sales per 1 client" พลวัตถูกติดตามโดยไตรมาสเพื่อขจัดความผันผวนในการจัดส่ง

การวิเคราะห์โครงสร้างการขาย

การวิเคราะห์โครงสร้างการขายช่วยให้มองภาพรวมถึงประสิทธิภาพและความสำคัญของกลุ่มผลิตภัณฑ์ในกระเป๋าเป้ของบริษัท การวิเคราะห์ช่วยให้คุณเข้าใจว่ากลุ่มผลิตภัณฑ์ใดทำกำไรได้มากกว่าสำหรับธุรกิจ ไม่ว่าส่วนแบ่งของกลุ่มผลิตภัณฑ์หลักจะเปลี่ยนไปหรือไม่ การเพิ่มขึ้นของราคาครอบคลุมต้นทุนที่เพิ่มขึ้นหรือไม่ การวิเคราะห์จะดำเนินการเป็นรายไตรมาส

รูปที่ 5 ตัวอย่างการวิเคราะห์โครงสร้างการขายของบริษัทแบ่งประเภท

ตามตัวบ่งชี้ "การขนส่งในแง่กายภาพ" "รายได้" และ "กำไร" ส่วนแบ่งของแต่ละกลุ่มในกระเป๋าเป้สะพายหลังของ บริษัท และการเปลี่ยนแปลงในส่วนแบ่งนั้นประมาณการ ตามตัวชี้วัด "ความสามารถในการทำกำไร" "ต้นทุน" และ "ต้นทุน" ไดนามิกของค่าสัมพันธ์กับไตรมาสก่อนหน้าจะถูกประมาณการ

รูปที่ 6 ตัวอย่างการวิเคราะห์ต้นทุนและผลกำไรของการขาย

การวิเคราะห์ ABC

ขั้นตอนสุดท้ายในการวิเคราะห์การขายคือการวิเคราะห์การจัดประเภท ABC แบบมาตรฐาน ซึ่งช่วยในการดำเนินการนโยบายการแบ่งประเภทที่มีความสามารถ และพัฒนากิจกรรมการตลาดเพื่อการค้าที่มีประสิทธิภาพ

รูปที่ 7 ตัวอย่างการวิเคราะห์การแบ่งประเภท ABC

การวิเคราะห์ ABC ดำเนินการในบริบทของยอดขายและกำไรไตรมาสละครั้ง

การควบคุมสารตกค้าง

ขั้นตอนสุดท้ายในการวิเคราะห์การขายคือการตรวจสอบสต็อกของผลิตภัณฑ์ของบริษัท การวิเคราะห์เครื่องชั่งทำให้คุณสามารถระบุตำแหน่งที่สำคัญซึ่งมีส่วนเกินจำนวนมากหรือการขาดแคลนผลิตภัณฑ์ที่คาดไว้

รูปที่ 8 ตัวอย่างการวิเคราะห์ผลิตภัณฑ์ตกค้าง

รายงานการขาย

บ่อยครั้งในบริษัทต่างๆ ฝ่ายการตลาดมีหน้าที่รับผิดชอบในการบรรลุเป้าหมายการขาย สำหรับรายงานประจำสัปดาห์ การติดตามระดับของการดำเนินการตามแผนการขายโดยรวมสะสมก็เพียงพอแล้ว และระบุการคาดการณ์สำหรับการดำเนินการตามแผนการขายสำหรับระดับการจัดส่งปัจจุบัน รายงานดังกล่าวช่วยให้คุณค้นหาอันตรายจากการไม่ปฏิบัติตามแผนการขายได้ทันเวลาและสร้างมาตรการแก้ไข

รูปที่ 9 รายงานการขายประจำสัปดาห์

ในรายงานดังกล่าว ให้แนบเอกสารขนาดเล็กที่อธิบายภัยคุกคามหลักต่อการดำเนินการตามแผนการขายและแนวทางแก้ไขที่เสนอซึ่งจะช่วยลดผลกระทบด้านลบของสถานการณ์ที่ระบุของความล้มเหลวในการปฏิบัติตามแผน อธิบายว่าแหล่งอื่นใดที่สามารถนำมาใช้เพื่อเพิ่มยอดขายได้

ในรายงานการขายรายเดือนแต่ละฉบับ สิ่งสำคัญคือต้องสะท้อนถึงการดำเนินการตามแผนการขายจริง คุณภาพของการเติบโตที่สัมพันธ์กับช่วงเวลาเดียวกันของปีที่แล้ว การวิเคราะห์การเปลี่ยนแปลงของราคาขนส่งโดยเฉลี่ย และความสามารถในการทำกำไรของผลิตภัณฑ์ .

รูปที่ 10 รายงานยอดขายประจำเดือน

กระบวนการแรงงานประกอบด้วยการกำหนดงานโดยผู้จัดการและการดำเนินการโดยพนักงานของบริษัท ในบางครั้ง พนักงานแต่ละคนจะจัดทำรายงานเกี่ยวกับงานที่ทำ ความถี่ขึ้นอยู่กับกฎภายในขององค์กรตลอดจนรูปแบบ ไม่ควรมองข้ามความสำคัญของเอกสารนี้ต่อผู้บริหาร

ในบทความนี้ เราจะมาดูวิธีการจัดรูปแบบรายงานของงานที่ทำอย่างถูกต้อง ตัวอย่างการกรอกเอกสาร และเคล็ดลับในการรวบรวม

ทำไมคุณต้องสามารถรายงานการทำงานได้อย่างถูกต้อง

เวิร์กโฟลว์สามารถแสดงเป็นกลไกที่ซับซ้อนซึ่งพนักงานแต่ละคนของบริษัทเป็นอุปกรณ์ ในตัวอย่างนี้ หัวหน้าองค์กรทำหน้าที่เป็นวิศวกรซึ่งมีหน้าที่ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากลไกทั้งหมดทำงานได้อย่างราบรื่นและรวดเร็วที่สุด

ในชีวิตจริง เป็นเรื่องยากสำหรับผู้บังคับบัญชาในการประเมินว่าพนักงานทำงานได้ดีเพียงใดหากไม่เห็นผลงานของตน ดังนั้นในเกือบทุกองค์กร ฝ่ายบริหารจึงกำหนดให้พนักงานแต่ละคนจัดทำรายงานเกี่ยวกับงานที่ทำเป็นประจำ บ่อยครั้งเอกสารนี้ถูกสร้างขึ้นด้วยความถี่ 1 สัปดาห์ ดังนั้นเจ้าหน้าที่สามารถเห็นได้ว่าพนักงานกำลังทำอะไรและมีประโยชน์ต่อองค์กรมากน้อยเพียงใด

ตัวอย่างที่ไม่ถูกต้อง

เอกสารอยู่ในรูปแบบอิสระ บางทีนั่นอาจเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงมีรายงานจำนวนมากที่ไม่ได้พูดอะไรกับฝ่ายบริหารหรือทำให้พวกเขาคิดว่าคนงานไม่ปฏิบัติตามหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ในเวลาเดียวกัน พนักงานคนหนึ่งสามารถเป็นคนที่ทำงานหนักอย่างแท้จริงและปฏิบัติตามแผนของเขามากเกินไป เหตุผลนี้เป็นรายงานที่ไม่ถูกต้องเกี่ยวกับงานที่ทำ ด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างของเอกสารดังกล่าว

ประเภทเอกสาร : รายงานผลงานรอบระยะเวลาตั้งแต่วันที่ 15 กุมภาพันธ์ 2559 ถึงวันที่ 19 กุมภาพันธ์ 2559

ได้ดำเนินการดังต่อไปนี้

• กำหนดเวลาทำงานของร้านผลิต
• ผลลัพธ์ของการจับเวลารวมอยู่ในโปรแกรมการทำงาน
• คำนวณบรรทัดฐานใหม่ของเวลา
• การตอบสนองต่อการร้องขอจากผู้ตรวจแรงงาน เช่นเดียวกับลูกค้าหลายราย
• เข้าร่วมการประชุมเรื่องการปรับปรุงประสิทธิภาพแรงงานในสถานประกอบการ

วันที่รวบรวม: 02/19/16

ลายเซ็น: Yu. R. Petrov”

หากพนักงานเขียนรายงานเกี่ยวกับงานที่ทำในลักษณะนี้ ฝ่ายบริหารจะถือว่าตนมีภาระงานไม่เพียงพอ

ความผิดพลาดคืออะไร?

ตัวอย่างข้างต้นแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนถึงข้อผิดพลาดมาตรฐานในการจัดทำเอกสารดังกล่าว

คนหลักคือ:

ข้อกำหนดข้างต้นควรใช้ทั้งเมื่อรวบรวมแบบฟอร์มรายสัปดาห์ และเมื่อมีการสร้างรายงานเกี่ยวกับงานที่ทำสำหรับปี

ตัวเลือกที่เหมาะสม

มีแนวโน้มว่าครั้งแรกที่จัดทำรายงานคุณภาพจะไม่ทำงาน เพื่อให้คุณทำสิ่งนี้ได้ง่ายขึ้น นี่คือตัวอย่างว่าจำเป็นต้องเขียนรายงานถึงผู้จัดการเกี่ยวกับงานที่ทำเสร็จแล้วอย่างไร ตามที่ระบุไว้ในตัวอย่างแรก:

“ เพื่อใคร: หัวหน้าแผนกวางแผน Ivanov P.M.

จากใคร: นักเศรษฐศาสตร์ประเภทที่ 1 ของแผนกวางแผน Petrov Yu.R.

แบบรายงานผลการใช้แรงงาน (15.02.16-19.02.16)

สำหรับสัปดาห์การรายงาน งานต่อไปนี้ถูกกำหนดไว้สำหรับฉัน:

งานทั้งหมดเสร็จสมบูรณ์ กล่าวคือ:

• มีการกำหนดเวลา 5 ครั้งและมีการร่างบรรทัดฐานใหม่จำนวนเท่ากันสำหรับการทำงานของเวิร์กช็อปการผลิต
• เข้าร่วมการประชุม ได้แนบบันทึกพร้อมข้อเสนอ

งานได้ดำเนินการพร้อมกับเอกสารขาเข้า ได้แก่ :

• รวบรวม 2 คำตอบต่อคำขอ IOT
• ตอบกลับจดหมายจากนาย Yurieva A. A. , Zhakova S. I. , Mileeva K. B.

มีการวางแผนการเดินทางเพื่อธุรกิจสำหรับช่วงเวลาตั้งแต่วันที่ 22 กุมภาพันธ์ 2559 ถึง 26 กุมภาพันธ์ 2559 เพื่อตรวจสอบงานของแผนกโครงสร้างของสาขา Pechersk

วันที่รวบรวม: 02/19/16

ลายเซ็น: Petrov Yu.R.”

ยอมรับว่ารายงานรุ่นนี้อ่านได้ดีขึ้น และฝ่ายบริหารสามารถเห็นได้ว่าพนักงานคนใดคนหนึ่งทำงานได้ดีเพียงใด

เขียนรายงานอย่างไรให้ยาวขึ้น?

แน่นอนว่าระยะเวลาหนึ่งสัปดาห์นั้นไม่ยากเลยที่จะวาดภาพบนกระดาษให้สวยงาม การทำรายงานเกี่ยวกับงานที่ทำมาเป็นเวลาครึ่งปีหรือหนึ่งปีนั้นยากกว่า อย่างไรก็ตาม การทำเช่นนี้ทำได้ง่ายกว่าที่เห็นในแวบแรก ตัวอย่างเช่น หากคุณมีรายงานรายสัปดาห์ในช่วงเวลาที่กำหนด คุณจะสามารถใช้งานได้อย่างปลอดภัย

ปริมาณสูงสุด - 1 A4 แผ่น

ในขณะเดียวกัน ควรพยายามขยายข้อมูลให้ใหญ่ขึ้นบ้างเพื่อให้ผลลัพธ์อยู่ใน 1-2 หน้า ในกรณีที่ไม่มีการจัดผลลัพธ์รายสัปดาห์ในองค์กร แต่คุณจำเป็นต้องสร้างรายงานเกี่ยวกับงานที่ทำสำหรับปี คุณไม่ควรตื่นตระหนกและต่อสู้อย่างบ้าคลั่ง

ข้อมูลทั้งหมดอยู่รอบตัวคุณ: ดูประวัติข้อความในบันทึกเอกสารหรือในอีเมล เปิดโฟลเดอร์ที่มีรายงานของคุณ ศึกษาเอกสารการเดินทาง ทั้งหมดนี้จะช่วยจดจำความสำเร็จที่คุณทำสำเร็จในระหว่างปีทำงาน

สรุป

ด้านบนเราได้ยกตัวอย่างวิธีการเขียนรายงานความคืบหน้า สิ่งสำคัญคือการระบุการดำเนินการที่ทำโดยระบุลักษณะเชิงปริมาณ (หลายครั้งหรือเช่นนี้และจำนวนชิ้น ฯลฯ ) ดังนั้น คุณจะแจ้งให้ฝ่ายจัดการทราบเกี่ยวกับจำนวนงานที่คุณจัดการให้สำเร็จ

เราต้องไม่ลืมที่จะระบุในตอนต้นของรายงานถึงรายการงานเฉพาะที่คุณถูกนำมาให้เสร็จสมบูรณ์ ส่วนสำคัญคือความสมบูรณ์ของรายงาน อย่าลืมเขียนสิ่งที่คุณต้องการนำไปใช้ในที่ทำงานในอนาคตอันใกล้นี้ โดยวิธีนี้ คุณจะแสดงให้เห็นว่าคุณดูกว้างกว่าแค่ขอบเขตหน้าที่และหน้าที่ในทันทีที่ต้องดำเนินการตามรายละเอียดงาน

คุณยังสามารถดูตัวอย่างด้านบน

เพื่อให้ง่ายต่อการรวบรวมรายงานดังกล่าว คุณสามารถจดงานที่ทำทุกวันในสมุดบันทึกหรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คุณจะใช้เวลาเพียง 3-5 นาทีต่อวันกับเรื่องเล็กนี้ มันไม่ได้มากขนาดนั้น อย่างไรก็ตาม เนื่องจากบันทึกดังกล่าว คุณสามารถสร้างรายงานเกี่ยวกับงานของคุณในช่วงเวลาใดก็ได้ในอนาคตโดยไม่มีปัญหาใดๆ