Звіт по роботі менеджера з продажу. Приклади звітів про виконану роботу. Як скласти звіт

Така форма звіту дозволяє адекватно встановлювати план відділу. Маючи такий звіт та прогноз, можна зрозуміти потенційну суму, на яку план може бути недовиконаний. На підставі цього виду звіту приймаються рішення, які дозволять досягти встановленої планки виручки. План на тиждень складається наприкінці попереднього тижня. Потім щодня він актуалізується та надсилається керівнику відділу.

Слід звернути особливу увагу стовпець «Річний оборот». Він означає «великість» клієнта. Тут немає єдиного критерію, визначте його самі. Це може бути річний оборот, метраж магазину, кількість торгових точок у клієнта, кількість персоналу тощо.

Іноді виникає полеміка між керівником відділу та його співробітниками щодо стовпця «Коли оплатить». Останні стверджують, що неможливо запланувати дату сплати. Тим не менш, ми настійно рекомендуємо вимагати від своїх менеджерів проставляти дати оплат. Подібна вимога виробляє більш серйозне та відповідальне ставлення з боку ваших працівників та мобілізує їх. Звичайно, не йдеться про роздрібний бізнес. Тут можна планувати лише великі чеки.

Звіти про продаж: щоденний звіт «Факт оплат за сьогодні»

Це найпростіша форма звіту. Назва стовпців говорить сама за себе. У Статусі оплати (стовпець 4) вказуєте стан – оплачено, частково оплачено, рахунок на оплаті.

Протягом дня важливо контролювати 2 реперні точки на предмет продажу на поточний день та вказану годину. :

• 12-00,
• 16-00.

Такий частий контроль стимулює менеджерів працювати ефективніше. Цей звіт можна заповнювати шляхом простого листування у групі в будь-якому месенджері. Такий, коли всі менеджери бачать результати кожного, це стимулює їх не залишитися позаду, а все ж таки виконати денний план.

Звіти про продаж: щоденний звіт «План оплат на завтра»

До цього звіту вносяться назви юридичних осіб та суми, які вони сплатять завтра. Найзручніше його запитувати, складати та отримувати наприкінці дня, який передує плановому. Увечері можна встигнути суттєво скоригувати роботу менеджерів. Займатися аналізом цього виду звіту у плановий день (тобто завтра) просто безглуздо.

Звіти про продаж: «Дошка» на поточну дату

Заповнюємо стовпці:

1. Заповнюємо ПІБ менеджера

2. Відсоток виконаного плану на поточний день вважається за такою формулою:

Факт на поточний момент / (План на місяць / загальна кількість робочих днів на місяць * кількість відпрацьованих днів на місяць) * 100.

Тобто спочатку ви поділяєте абсолютну цифру плану кожного співробітника на загальну кількість робочих днів на місяць. Потім щодня множите кількість відпрацьованих днів. Після цього цифра поточного факту продажу кожного з менеджерів ділиться на отриману цифру і множиться на 100, щоб отримати результат у відсотках.

Цю формулу можна адаптувати з урахуванням сезонності, сфери бізнесу тощо. Розрахунок за такою формулою легко налаштувати в Excel.

3. Заповнюємо щодня у абсолютному значенні суму виручки конкретного менеджера.

4. Вважаємо та заповнюємо, виходячи з того, скільки залишилося виконати до кінця тижня (проміжні підсумки). Можна розрахувати скільки конкретному менеджеру потрібно закрити клієнтів до кінця тижня.

5. Заповнюємо встановлений на місяць план

6. Заповнюємо кількість робочих днів на місяць

7. Заповнюємо фактичну кількість минулих днів місяця.

8. План до кінця тижня є сумою цифр з 3 і 4 стовпців. Це число – результат складання закритої на поточну дату суми та плану до кінця поточного тижня.

9. Заповнюємо щодня кількість минулих робочих днів.

Останній рядок звіту «Дошка» є сумарними результатами по всьому відділу. Усім відоме – «Разом».

Керівник щоденно контролює роботу відділу за цією формою звіту. Вона дозволяє також перерозподіляти навантаження між тими, хто вже виконав план та тими, хто не дотягує.

Також буде корисно роздрукувати чи намалювати її на дошці, щоб менеджери заповнювали її самостійно. При цьому будь-який співробітник може порівняти свій результат із результатом колег. Таким чином, "дошка" діє як додаткова форма.

Керівник повинен використовувати результати звіту для прийняття рішень щодо .

Звіти про продаж: зведений звіт

Ця форма є зведеною таблицею по всьому відділу. Стовпці 1-4 можуть вважатися автоматично в міру заповнення попередньої форми звіту про продаж кожного працівника відділу. у розрізах: нові клієнти, поточна база, менеджери, продукт, аудиторія, територія. І всередині кожної з отриманих вирв аналізуються: загальна, проміжна, довжина вирви, довжина кожного її етапу.

3. Розвиток купівельної бази. Навчіться заміряти частку клієнта, його цінність, індекс лояльності, показник утримання тощо.

4. Фінанси. Обов'язково складайте управлінський баланс, формуйте звіти про прибутки та збитки, а також рух грошових коштів.

Отже, перед вами форми основних звітів про продаж. Їх щоденне заповнення дозволить вам легко контролювати та керувати продажами у розрізах:

• місяця
• тижня

Пам'ятайте, що робота з ними дозволяє вам реалізувати не тільки функції контролю, але й мотивувати менеджерів покращувати свої результати щодня. Бачити всі дані вам допоможе правильна.

Перший звіт, який необхідно заповнювати, – «план оплат на тиждень». Оскільки тиждень є справді критичний термін у щомісячному прогнозі із закриття угод, необхідно відразу навчитися контролювати роботу саме в цьому розрізі.

1. Сформуйте в таку форму

2. Забезпечте регулярність процесу, коли менеджери щотижня заповнюють цей звіт у CRM. Найкраще, якщо вони робитимуть це наприкінці тижневого циклу, коли вже є певні напрацювання та «обіцянки» з боку клієнтів.

3. Вивантажуйте зображену вище форму із системи та обговорюйте її на щотижневій нараді, наприклад, у понеділок. Так ви «прилюдно» підтвердите плани кожного менеджера, чим багато разів підвищити шанси на їхнє виконання.

Найголовніший пункт у наведеній таблиці «Коли сплатить» є ключовим у формі. Його заповнення стимулює продавців бути відповідальними та робити все для того, щоб встигнути вчасно.

Важливо розуміти, один «поганий» тиждень роботи – і ось уже бізнес стикається з недоотриманим прибутком, касовими розривами та проблемами з кредиторами. «План оплат на тиждень», у тому числі, опосередковано впливає на запобігання подібним ситуаціям.

Звіт менеджера з продажу: факт оплат на сьогодні

Звіт "факт оплат за минулий день" здебільшого виконує інформаційну функцію. Завдяки йому керівник відслідковує ситуацію на щоденній основі.

Зверніть увагу, що в стовпці Статус оплати можна вказувати наступне:

• сплачено;
• частково оплачено;
• рахунок на оплаті.

Головна особливість цього звіту менеджера полягає в тому, що він заповнюється кілька разів на день. Керівник призначає реперні точки для внутрішньоденного контролю за виконанням плану. Відстеження оплати на основі заповнення «факту оплати на сьогодні» ви можете 2-3 рази на день. Наприклад, о 12:00, 16:00 та 18:00. Такий погодинний моніторинг не лише дає розуміння ситуації, а й стимулює продавців.

Звіт менеджера з продажу: план оплат на завтра

Звіт менеджера «план оплат на завтра» є деталізацією прогнозу на тиждень, але тільки з можливістю щоденного контролю.

Ця форма заповнюється один раз наприкінці робочого дня, що передує плановому. Наприкінці дня він досліджується з керівником і співвідноситься з «планом оплат на тиждень».

Такий аналіз дає змогу досягти необхідної оперативності у діях начальника відділу, який на його підставі може вчасно скоригувати стратегію продавця.

Звіт менеджера з продажу: зведена таблиця показників по відділу

Існує ще одна базова форма звіту - зведений звіт на кшталт «дошка», на якій динамічним чином змінюються та відображаються показники виконання плану по кожному співробітнику відділу. Її основне призначення – інформаційно-демонстраційне.

У такому вигляді вона може бути представлена ​​на великому моніторі або розкреслена вручну на звичайній дошці. Дошка повинна автоматично заповнюватися в CRM, в якій відображені всі необхідні показники по кожному продавцю.

Зверніть особливу увагу на другий стовпець зліва "% виконання плану на поточний день". Він потребує додаткових роз'яснень. Не фактичний відсоток, який відбиває наскільки виконаний місячний план. Насправді цей показник свідчить про «швидкість» його виконання. Тобто наскільки б був виконаний план кожним із співробітників, якщо він продовжить докладати тих самих зусиль, що й на даний момент.

Розраховується "% виконання плану на поточний день" за формулою:

Факт на даний момент: (План на місяць: загальна кількість робочих днів у місяці х кількість відпрацьованих днів за місяць) х 100

Таким чином, якщо результат по даному звіту менеджера продажів менший за 100%, то це означає, що він не встигає виконати план при наявній кількості здійснених зусиль та використовуваних ним стратегій.

«Дошка» в основному спрямована на те, щоб надавати психологічний вплив на продавців з метою підштовхнути їх до активніших, але водночас розумних кроків із виправлення ситуації.

Звіт менеджера з продажу: пайплайн

Пайплайн – термін, що прийшов до нас із західної практики продажу. Він характеризує та деталізує стан усіх угод, що знаходяться на різних стадіях у «портфелі» співробітника. Робота з пайплайн - це постійний процес взаємодії керівника з кожним із співробітників з приводу рішень, які призведуть до оплати.

Для ефективної взаємодії такого роду необхідні дві умови:

1. Усі роботи та звіти менеджерів з продажу здійснюються через CRM
2. Керівник ранжує угоди в CRM за допомогою фільтрів та вивантажує таку форму.

Ключові показники для закриття угоди в цій таблиці - "етап угоди" та "ймовірність". Причому вони корелюють один з одним.

Спочатку шкала ймовірності налаштовується в залежності від етапу, на якому зараз перебуває угода. Ступені цієї ймовірності підбираються на підставі індивідуальної практики бізнесу, що сформувалася. Вони також залежать від галузі та рівня особи, з якою взаємодіє продавець: менеджер середньої ланки, начальник відділу або директор. Наведемо реальний приклад такої шкали.

• Відправлено комерційну пропозицію - можливість оплати до 50%
• Відправили договір – 50-70%
• Договір підписано – 70-90%
• Виставлено рахунок - 90-100%

Пайплайн та результати у звітах кожного менеджера – речі цілком керовані. Потрібно лише керуватися 4 принципами.

1. Загальний стан портфеля кожного продавця відстежується на регулярній, іноді щоденній основі. Особливо важливо це робити з новачками та співробітниками, які перебувають у професійній «депресії». Щоб змінити стан пайплайн того чи іншого продавця, контролюйте його за згаданими реперними точками всередині дня.

2. Не можна допускати, щоб пайплайн засмічувався або навпаки був занадто порожнім. Контролюйте за звітами менеджерів процес закриття угод учасно. І вчасно поповнюйте персональну вирву співробітника завданнями щодо нових угод. В ідеалі «наповнення» має відбуватися автоматично з відпрацювання старих завдань з урахуванням показника середньої довжини угоди. Таким чином можна досягти необхідного балансу.

3. Робота з пайплайном має бути налаштована з можливістю контролю середнього чека. Якщо цей показник не досягає потрібного рівня, який встановлений у регламентах бізнес-процесів, то необхідно призначати додаткові зустрічі з персоналом і проводити тренінги з проблемних етапів.

4. Не слід забувати, що обсяг виручки залежить як від зусиль продавців, а й маркетингової підтримки. Кожен етап угоди повинен включати елемент, який буквально підштовхуватиме покупця до оплати. Так, разом із комерційною пропозицією може бути відправлений подарунок у вигляді навчальної електронної книги з корисною інформацією. Щоб оплата сталася швидшою, можна надати обмежену в часі можливість додаткових бонусів за договором.

Ми розглянули 5 складових ефективної роботи зі звітами менеджерів. Вона включає налаштування цілої системи, яка вчасно сигналізувати про стан кожної угоди окремо.

У своїй бізнес-практиці я періодично стикаюся з поверхневим ставленням деяких керівників (зазвичай підприємств малого та середнього бізнесу) до оперативного контролю менеджерів з продажу або навіть повною відсутністю такого контролю. Існує переконання: «Ось тобі завдання та ресурси, і щоб було зроблено!».

З одного боку, психологічна мотивація управлінців «працювати на довірі» з персоналом зрозуміла: мало кому дійсно приносить задоволення рутина на кшталт перевірки звітів та «розбору польотів». З іншого боку, слід забувати, що, по-перше, контроль – це з базових управлінських функцій. По-друге, співробітник працює сумлінно і справді прагне виконувати поставлені перед ним завдання лише у тому випадку, коли його робота є прозорою, регулярно і своєчасно контролюється. Адже навіть найвідданіші та «ідейніші» співробітники рано чи пізно за відсутності контролю починають розслаблятися і «псуватися» (аж до повного ігнорування своїх прямих посадових обов'язків).

Практично в кожній другій організації (якщо не частіше), з якою я співпрацюю, є «пересічною» ситуація, коли керівник «загалом не в курсі», чим займаються його продавці протягом робочого дня. При цьому при найближчому розгляді виявляється, що кількість дзвінків новим клієнтам становить не більше 5-10 (а це лише півгодини робочого часу), особисті зустрічі з клієнтами проводяться дуже рідко. На що витрачається решта часу – залишається загадкою... Чи варто дивуватися, що за такого розкладу плани продажів стабільно не виконуються, а виробничі потужності простоюють?

Як бачимо, ціна легковажного ставлення до контролю продавців є дуже високою. Причому – зверніть увагу – тут має значення не лише контроль досягнення (або не досягнення) кінцевого результату (наприклад, виконання місячного плану продажу). Із цим, як правило, у більшості керівників гаразд. Як показує досвід, дуже важливо для бізнесу діяти на випередження і робити попередні (проміжні) зрізи.

Адже коли ви стикаєтеся з фактом невиконання «головного завдання», зробити нічого не можете. Те, що ви не продали сьогодні (цього місяця), ви вже ніколи не зможете продати, і компанія втратила заробіток, який вона вже ніколи не надолужить. Крім того, це може ускладнити і продаж у майбутньому: ваші клієнти могли за цей час перейти на альтернативні товари / послуги ваших активних конкурентів, а заразом зміцнити з ними і дружні зв'язки (які, як відомо, не так легко подолати).

Профілактика завжди обходиться дешевше, ніж розбір наслідків, адже попередній (оперативний) контроль допомагає виявити відхилення поточних результатів від плану ще в зародку, що, в свою чергу, дає можливість своєчасно скоригувати ситуацію (усунути причини, надати додаткові інструменти, необхідну співробітнику допомогу та і т.п.) і таким чином мінімізувати ризики та збитки.

Нижче наведу кілька базових принципів, яких слід дотримуватися, щоб налагодити оперативний контроль продавців і поставити його на службу стратегічним бізнес-завданням.

Визначте проміжні результати

Одна з основних причин, через яку керівники ухиляються від оперативного контролю, полягає у відсутності чітких критеріїв того, що потрібно повіряти. Тому:

Визначте, що конкретно мають робити продавці(дзвонити клієнтам, зустрічатися із замовниками тощо), щоб наприкінці місяця вони могли порадувати вас відмінними фінансовими результатами (як правило, це виконання планів продажу).

Встановіть нормативи(вимірні показники) для цих дій/результатів, спираючись на наявну у вашій компанії статистику, здоровий глузд і, власне, самі плани продажів. Такими нормативами можуть бути: кількість дзвінків, призначених та проведених зустрічей, заявок, підписаних договорів, середня сума заявки тощо.

Розбийте ці нормативи по тижнях/днях(Наприклад, не менше 20 дзвінків / 10 відвідувань торгових точок на день, 3 нових договори на тиждень і т.д.). Корисно і самі плани продажу розбити по тижнях і днях, щоб тримати руку на пульсі. Це і буде ваш орієнтир для оперативного (щоденного/тижневого) контролю. Зрозуміло, ці показники слід довести до відома персоналу.

Розробте бланки щоденної звітності

На основі розроблених у попередньому пункті критеріїв ви можете розробити для торгового персоналу бланки щоденних звітів у паперовому чи електронному вигляді. Приклад щоденного звіту менеджера «на телефоні» наведено у таблиці 1, фрагмент щоденного звіту (маршрутного листа) торгового представника – у таблиці 2.

Щоденний контроль

Виділіть час наприкінці робочого дня (наприклад, з 17.30 до 18.00), коли торговельний персонал повинен надати звіт про роботу за день. Відповідно, виділіть у вашому щоденному графіку час для перевірки звітів та реакції на них.

Важливо! Реакція на надані персоналом документи має бути обов'язковою та регулярною. Інакше ваші співробітники почнуть думати, що їхні звіти ніхто не перевіряє, отже, їх можна не писати або вигадувати дані. Це може бути як персональна бесіда з продавцем у момент прийняття звіту, так і телефонна бесіда через нетривалий час (наприклад, якщо в момент надання співробітником звіту ви були зайняті бесідою з іншим працівником та не змогли приділити йому час).

Алгоритм вечірнього зворотного зв'язкуможе бути приблизно такою.

1. Знайдіть у щоденному звіті (або в іншому звіті з продажу за день, сформованому за допомогою комп'ютерної програми обліку) та порівняйте планові нормативи з фактично виконаним працівником обсягом робіт/продажівза цей день.

2. Проведіть вибіркове опитуванняспівробітника зі звіту, поставте уточнюючі питання щодо клієнтів, з якими цілі на поточний день були не досягнуті, та вимагайте пояснень, наприклад:

У скільки з контактів, що відбулися, переговори велися безпосередньо з особою, яка приймає рішення?
Що завадило виконати нормативи щодо кількості дзвінків?
Чому клієнт відмовився від зустрічі/купити товар?
Які аргументи було наведено?
Яку продукцію конкурентів купує цей клієнт? За якими цінами?
Що клієнта не влаштовує у співпраці з іншими компаніями, що ми могли б використати на свою користь?

Такі пояснення не обов'язково вимагати кожного клієнта. Достатньо уточнити по 5-6 клієнтам зі звіту, і це триматиме підлеглого в тонусі і дасть зрозуміти, що його контролюють.

3. На підставі отриманих відповідей допоможіть співробітнику сформулювати цілі для наступних контактів із даними клієнтами, підберіть переконливі аргументи на виниклі заперечення і простежте, щоб усі рекомендації були їм записані (адже не дарма кажуть: що не записано – того не існує).

Також зафіксуйте дані підлеглому рекомендації та дату їх виконанняу своєму щоденнику та обов'язково запитайте про досягнуті результати у призначений день (або нагадайте про поставлені завдання напередодні дня виконання). Пам'ятайте: якщо ви хоча б один раз дозволите собі "забути", "прогуляти" або запізнитися з контролем, наступного разу підлеглий сприйме ваше розпорядження як побажання.

4. Оцініть повноту та коректність заповнення звіту. Не допускайте формальних та «липових» відписок. У разі виявлення неповної або некоректної інформації повідомте співробітника про застосування до нього вжитих у компанії заходів дисциплінарного впливу (зауваження, догану, штраф, звільнення).

5. Підсумуйте загальний підсумок роботи співробітника за день, похваліть його або, при необхідності, висловити конструктивну критику (без переходу на особистість, обговорюйте лише дії та результати).

Залежно від поточного виконання працівником персональних нормативів, а також у цілому рівня виконання планів торговим відділом скоригуйте персональні завдання працівника на наступний робочий день. Наприклад, якщо один із співробітників не вийшов на роботу у зв'язку зі звільненням/хворобою, аргументовано доведіть, що потрібно заповнити прогалину у продажах, «трохи напружитися» і постаратися продати трохи більше звичайного, щоб у цілому компанія могла виконати місячний план продажів. Обговоріть, за рахунок чого цього можна досягти.

6. Завершіть бесіду позитивною мотивацією працівниканаступного робочого дня («Зберись, у тебе вийде», «Молодець, так тримати!» тощо).

Аналіз продажів і прибутку фірми одна із важливих аспектів діяльності фахівця з маркетингу. Маючи під рукою чітко складений звіт з продажу, вам набагато простіше буде розробляти рекламну стратегію розвитку компанії, а відповідь на питання управління «Які основні причини зниження продажів?» не займатиме багато часу.

У цій статті ми розглянемо приклад ведення та аналізу статистики продажів на виробничому підприємстві. Приклад, описаний у статті, також підійде для роздрібної та оптової торгівлі, для аналізу продажів окремого магазину. Приготовлений нами шаблон з аналізу продажів в Excel носить дуже масштабний характер, він містить у собі різні аспекти аналізу динаміки продажів, які завжди необхідні кожної компанії. Перед використанням шаблону обов'язково адаптуйте його до специфіки вашого бізнесу, залишивши лише ту інформацію, яка необхідна моніторингу коливань продажів та оцінки якості зростання.

Вступні моменти щодо аналізу продажів

Перш ніж проводити аналіз продажів, вам необхідно зробити збір статистики. Тому зумовіть основні параметри, які ви хотіли б розглядати і періодичність збору цих параметрів. Ось список найнеобхідніших характеристик аналізу продажів:

Головні моменти, на які потрібно приділяти увагу при проведенні аналізі продажів:

• Динаміка продажів за товарами та фронтами, що становлять 80% продажів компанії
• Динаміка продажів та прибутку по відношенню до аналогічного періоду минулого року
• Зміна ціни, собівартості та рентабельності продажів за окремими позиціями, групами продуктів
• Якість зростання: динаміка продажів у розрахунку на 1 РТ, у розрахунку на 1 клієнта

Збір статистики з продажу та прибутку

Перебігаємо саме наприклад, що наочно показує як зробити аналіз продажів.

Першим кроком ми збираємо статистику продажів по кожній актуальній товарній позиції компанії. Статистику продажів ми збираємо за 2 періоди: попередній та поточний рік. Всі статті ми розділили на товарні категорії, за якими нам цікаво подивитися динаміку.

Рис.1 Приклад збору статистики продажів за товарними позиціями

Подану вище таблицю ми заповнюємо за наступними показниками: штуки, рублі, середня вартість реалізації, собівартість, прибуток та рентабельність. Дані таблиці будуть першоджерелом для майбутнього аналізу продажів.

Попозиційна статистика продажів за попередній поточному періоду рік необхідна для зіставлення поточних показників звітності з минулим роком та оцінки якості зростання продажів.

Далі ми збираємо статистику відвантажень по основних напрямках відділу збуту. Загальну виручку (у рублях) ми розбиваємо за напрямами збуту та за основними товарними категоріями. Статистика потрібна виключно в рублевому значенні, тому що допомагає контролювати загальну ситуацію у продажах. Більш детальний аналіз необхідний лише тому випадку, якщо у одному з напрямів відзначається різке зміна динаміки продажів.

Рис.2 Приклад збору статистики продажів за напрямками та регіонами продажів

Процес аналізу продажу

Коли вся необхідна статистика продажів зібрана, можна переходити до аналізу продажів.

Аналіз виконання плану продажу

Якщо в компанії ведеться планування та встановлений план продажів, то першим кроком радимо оцінити виконання плану продажів по товарних групах та проаналізувати якість зростання продажів (динаміку відвантажень по відношенню до аналогічного періоду минулого року).

Рис.3 Приклад аналізу виконання плану продажу за товарними групами

Аналіз виконання плану продажів ми проводимо за трьома показниками: відвантаження у натуральному вираженні, виручка та прибуток. У кожній таблиці ми розраховуємо % виконання плану та динаміку по відношенню до минулого року. Усі плани розбиті за товарними категоріями, що дозволяє детальніше усвідомлювати джерела недопродаж і перевиконання плану. Аналіз проводиться на щомісячній та щоквартальній базі.

У наведеній вище таблиці ми також використовуємо додаткове поле «прогноз», яке дозволяє складати прогноз виконання плану продажу за наявної динаміки відвантажень.

Аналіз динаміки продажів по фронтах

Такий аналіз продажів необхідний усвідомлення, які напрями відділу збуту є основними джерелами продажів. Звіт дозволяє оцінити динаміку продажів кожного напряму та вчасно виявити важливі відмінності у продажах для їх коригування. Загальні реалізації ми розбиваємо по напрямах ОС, у кожному напрямку аналізуємо реалізації за товарними категоріями.

Рис.4 Приклад аналізу продажів на фронтах

Для оцінки якості зростання використовується показник «динаміка зростання продажів минулого року». Для оцінки важливості напрями у продажу тієї чи іншої товарної групи використовується параметр «частка у продажах, %» та «продажу на 1 клієнта». Динаміка відстежується по кварталах, щоб унеможливити коливання у відвантаженнях.

Аналіз структури продажу

Аналіз структури продажів допомагає узагальнено подивитися на ефективність та значущість товарних груп у портфелі компанії. Аналіз дозволяє усвідомити, які товарні групи є вигіднішими для бізнесу, чи змінюється частка основних товарних груп, чи перекриває збільшення цін зростання собівартості. Аналіз проводиться на щоквартальній базі.

Рис.5 Приклад аналізу структури продажу асортименту компанії

За показниками «відвантаження в натуральному вираженні», «виручка» та «прибуток» оцінюється частка кожної групи в ранці компанії та зміна частки. За показниками «рентабельність», «собівартість» та «вартість» оцінюється динаміка значень по відношенню до попереднього кварталу.

Рис.6 Приклад аналізу собівартості та рентабельності продажів

АВС аналіз

Одним із кроків аналізу продажів, що закінчують, є стандартний АВС аналіз асортименту, який допомагає проводити грамотну асортиментну політику та розробляти дієві трейд-маркетингові заходи.

Рис.7 Приклад АВС аналізу асортименту

АВС аналіз проводиться в розрізі продажу та прибутку 1 раз на квартал.

Контроль залишків

Завершальним кроком аналізу продаж є моніторинг залишків продукції компанії. Аналіз залишків дозволяє виявити критичні позиції, якими є великий профіцит чи прогнозується нестача товару.

Рис.8 Приклад аналізу залишків продукції

Звіт з продажу

Нерідко у компаніях готель маркетингу звітує за виконання планів з продажу. Для щотижневого звіту досить простежувати рівень виконання плану продажів накопичувальним результатом і вказувати прогноз виконання плану продажу за поточним рівнем відвантажень. Такий звіт дозволяє вчасно визначити ризики невиконання плану продажу та створити коригувальні заходи.

Рис.9 Щотижневий звіт про продаж

До такого звіту прикладіть маленьку табличку з описом головних загроз виконання плану продажу та запропонованими рішеннями, які дозволять знизити негативний вплив виявлених обставин невиконання плану. Опишіть, з допомогою яких інших джерел можна збільшити рівень продажів.

У щомісячному звіті про продажі важливо відобразити фактичне виконання плану продажів, якість зростання по відношенню до аналогічного періоду минулого року, аналіз динаміки середньої ціни відвантаження та рентабельності товару.

Рис.10 Щомісячний звіт про продаж

Трудовий процес складається із постановки завдань керівником та їх виконання співробітником компанії. Іноді кожен працівник складає звіт про виконану роботу. Періодичність залежить від внутрішніх правил підприємства, як і форма. Не слід недооцінювати важливість цього документа для керівництва.

У цій статті ми розглянемо те, як правильно оформити звіт про виконану роботу, зразок заповнення документа та деякі поради щодо його складання.

Чому потрібно вміти правильно звітувати про роботу

Робочий процес можна як складного механізму, у якому кожен співробітник компанії є шестернею. У цьому прикладі керівник організації виступає інженером, який повинен стежити, щоб усі механізми працювали злагоджено і якнайшвидше.

У реальному житті начальникам досить складно оцінити, наскільки добре співробітники справляються зі своєю роботою, якщо вони не бачать результатів праці. Тому майже на всіх підприємствах керівництво зобов'язує кожного співробітника регулярно складати звіт про виконану роботу. Найчастіше цей документ створюється з періодичністю 1 тиждень. Таким чином, начальство може побачити, чим займалися працівники, а також наскільки вони були корисні для підприємства.

Неправильний приклад

Складається документ у вільній формі. Можливо, саме тому і зустрічається велика кількість звітів, які ні про що не говорять керівництву або змушують думати, що робітник не справляється з покладеними на нього функціями. При цьому конкретний співробітник може бути реальним трудягою та перевиконувати свій план. Виною всьому - неправильно складений звіт про виконану роботу. Зразок такого документа наведемо нижче.

Вид документа: звіт про виконану роботу за період з 15.02.16 до 19.02.16 р.

Було виконано таке:

• здійснено хронометраж робочого часу виробничого цеху;
• внесені до робочої програми результати хронометражів;
• розраховані нові норми часу;
• складено відповіді на запити інспекцій з охорони праці, а також кількох клієнтів;
• взято участь у конференції з питань підвищення ефективності праці на підприємстві.

Дата складання: 19.02.16 р.

Підпис: Петров Ю. Р.”

Якщо працівник складе звіт про виконану роботу подібним чином, то керівництво вважатиме, що він недостатньо завантажений.

Які помилки бувають?

Зазначений вище приклад чітко показує стандартні помилки при складанні таких документів.

Основними з них є:

Зазначені вище вимоги слід використовувати як із складанні тижневих форм, і тоді, коли формується звіт про виконану роботу протягом року.

Підходящий варіант

Імовірно, що з першого разу скласти якісний звіт не вдасться. Для того, щоб вам було легше це зробити, наводимо приклад того, як потрібно було написати звіт керівнику про виконану роботу, зазначений у першому прикладі:

“Кому: начальнику планового відділу Іванову П. М.

Від кого: економіста 1 категорії планового відділу Петрова Ю.Р.

Звіт про результати праці (15.02.16-19.02.16 рр.)

На звітний тиждень переді мною були поставлені такі завдання:

Усі поставлені завдання були виконані, а саме:

• проведено 5 хронометражів та складено таку ж кількість нових норм по роботах виробничого цеху;
• було взято участь у конференції, службова записка з пропозиціями додається.

Також проводилася робота із вхідною документацією, а саме:

• Складено 2 відповіді на запити ІПТ.
• Дано відповіді на листи гр. Юр'єва А. А., Жакова С. І., Мільєва К. Б.

На період з 22.02.16 до 26.02.16 р. заплановано відрядження з метою перевірки роботи структурного підрозділу Печерської філії.

Дата складання: 19.02.16 р.

Підпис: Петров Ю.Р.

Погодьтеся, що цей варіант звіту і читається краще, і керівництву видно, наскільки добре працює один із співробітників.

Як писати звіти на більш тривалі періоди?

Звичайно, період одного тижня красиво розписати на папері не важко. Складніше скласти звіт про виконану роботу за півріччя або навіть рік. Однак зробити це легше, ніж може здатися на перший погляд. Наприклад, якщо у вас за необхідний період є тижневі звіти, то їх можна благополучно використати.

Максимальний об'єм – 1 аркуш формату А4

При цьому варто постаратися укрупнити інформацію, щоб результат помістився на 1-2 сторінки. У тому випадку, якщо тижневі підсумки в організації не проводяться, але вас зобов'язали сформувати звіт про виконану роботу за рік, не варто панікувати та битися в істериці.

Вся інформація є навколо вас: перегляньте історію повідомлень у журналах реєстрації документів або в електронній пошті, відкрийте папку з вашими звітами, вивчіть листи відрядження. Все це допоможе пригадати ті подвиги, які були вами здійснені протягом робочого року.

Підведемо підсумки

Вище ми навели деякі приклади того, як написати звіт про виконану роботу. Головне – це викласти виконані операції із зазначенням кількісних характеристик (стілько раз або таке число штук тощо). Таким чином, ви поінформуєте про те, скільки саме роботи вам вдалося виконати.

Не можна забувати на початку звіту вказати перелік конкретних завдань, які довели до виконання. Важливою частиною є завершення звіту. Обов'язково напишіть, що хочете реалізувати на роботі найближчим часом. Цим ви покажете, що дивіться ширше, ніж тільки на область своїх безпосередніх обов'язків та функцій, які необхідно виконувати згідно з посадовою інструкцією.

Можете також розглянути приклад, наведений вище.

Для того, щоб було легше складати такі звіти, можете в блокнотику або електронному документі щодня записувати виконану роботу. На цю дрібницю ви витратите лише 3-5 хвилин на день. Це не так багато. Проте за рахунок таких записів ви надалі без проблем зможете створити звіт про свою роботу за будь-який період.