Як відкрити бізнес з організації вечірок. Заробіток на організації вечірок

Дата написання: 16.04.2022

Час читання: 36 хвилин

Може здатися на перший погляд, що повести та організувати клубну вечірку дуже легко та просто. Що ще треба, крім натовпу людей, бажано одного віку, весела музика та різні напої? Однак не все так просто, як ви могли б подумати. Організація клубної вечірки є справжнім вмінням і проявом всіх лідерських та організаторських якостей людини, і якщо їх у вас немає, то, швидше за все, успішну вечірку ви не зможете організувати.

Важливі моменти в організації клубної вечірки

Дуже важливим моментом у проведенні будь-якої клубної вечірки є вміння організаторів усі компоненти та складові об'єднати у якесь єдине ціле. Тільки тоді ваша вечірка буде вважатися успішною, що запам'ятовується і воістину феєричною. До речі, досягти цього дуже складно.

Якою б тематикою не була ваша клубна вечірка, однозначно на ній має бути дискотека. Як ви розумієте, щоб запалити народ і спонукати його на танці, діджей повинен мати чималий досвід у проведенні таких заходів. Тобто професіоналом. Звичайно, кількість діджеїв безпосередньо залежить від того, скільки людей ви плануєте на вечірку запросити. Іноді одному діджею може важко самому справлятися. Тому найкраще запрошувати кількох діджеїв. До того ж вони зможуть надати людям абсолютно різні музичні напрямки.

Якщо діджей досвідчений, то він у будь-якій ситуації, навіть найскладнішій. Знайде те правильне рішення, яке зрештою вашу вечірку зробить справжньою грандіозною подією.

Також для проведення вечірки знадобиться сцена і найголовніше – сцена та зал з дуже якісним, потужним освітленням. Як ви самі розумієте, звук також має бути на найвищому рівні. Адже насамперед люди прийдуть на вашу нічну вечірку розважатися, а не слухати розмови за сусіднім столом.

В обов'язковому порядку ви маєте визначитися з тематикою вашої вечірки. Наприклад, сьогодні можна проводити піжамні вечірки, або ретро-вечірки, флірт-вечірки та інші – політ фантазії безмежний.

Про що ще потрібно подбати

Звичайно, на вашій вечірці має бути багато різних розваг, крім музики. Це можуть бути всілякі конкурси, наприклад, на найкращий танець, або еротичні рухи.

Але, крім того, про що ми написали вище, ваші гості також не повинні залишатися без напоїв та їжі. Звичайно, ми не говоримо про якесь ресторанне меню з безліччю різноманітних страв, але бутерброди та канапе повинні бути присутніми. Також зважайте на те, що не всі учасники вашої клубної вечірки вживають алкоголь, тому заздалегідь подбайте про них і додайте в меню безалкогольні коктейлі.

Схожі матеріали:

Найпрекраснішим проведенням часу в Росії багато хто щиро вважають відпочинок у нічному клубі. Позбутися негативних емоцій, що накопичилися, а натомість придбати веселий настрій, ...

Ідучи в нічний клуб, потрібно знати міру в алкоголі. Але, звичайно, в атмосфері нічного клубу, коли хочеться вселитися, контролювати себе дуже складно. Але, незважаючи на складність, це...

Любите курити кальян? А ви куштували кальян на фруктах? Його основна відмінність – використання будь-якого свіжого фрукта замість звичайної чаші. Так, так, просто складаємо вміст у...

Щовечора молодь шукає місце, де можна було відпочити та відволіктися від зовнішнього світу, таким місцем можна вважати нічний клуб. Але щоб завжди бути в клубній тусовці, як у...

Вам набридло завжди тільки милуватися прекрасними танцівницями в нічних клубах, набридло дивитися по телевізору, як цим красуням вдається так незвичайно рухатися і...

4 роки тому ми з другом вирішили організувати нічну вечірку в одному з найкращих закладів міста. Що з того вийшло? Читайте далі.

Ідея
Ідея великої нічної вечірки зародилася у мене навесні 2010 року. Тоді я займався Часто доводилося особисто бути присутнім на нічних вечірках. Як все відбувалося: я наводив дівчаток, а сам спостерігав за тим, що відбувається осторонь. Спілкувався із організаторами, діджеями, деякими відвідувачами. І ось, попрацювавши так кілька місяців, захотілося зробити свій власний захід. План був дуже простий: зробити якісну вечірку та заробити на цьому багато грошей.

Реалізація плану
Одному робити вечірку мені не хотілося. Та й грошей своїх у мене на той час було небагато. І я запропонував другу взяти участь у реалізації плану. Ми з ним швидко домовилися та розробили міні-концепцію (привезти іноземного діджея до респектабельного закладу).

Насамперед я зайнявся пошуком діджея. Шукав на сайті promodj.ru. Зупинив свій вибір на парочці московських хлопців і надіслав їм повідомлення з пропозицією попрацювати у Мінську. Обидва діджики відгукнулися та озвучили ціну, за яку вони були готові виступити (близько 1000-1300 доларів + проживання+переліт).

Визначившись із діджеями, потрібно було визначитися з місцем та датою проведення вечірки.

Завдяки своєму однокурснику я познайомився із власником одного з lounge-барів. Бар був відомий найбільшою терасою у місті. Ми розповіли власникові ідею вечірки, і він, не довго думаючи, погодився. Умови були такі: ми забираємо собі касу з вхідних квитків, а заклад забирає собі всю виручку з бару. Дата заходу: 23 травня (п'ятниця). До речі, наша вечірка мала стати офіційним відкриттям тераси в новому сезоні.

За кілька днів власник бару познайомив мене з дівчиною, яка працювала концертним директором МТВ у Білорусії. Вона також захотіла взяти участь у проекті вечірки, і ми домовилися, що її частка буде 20%. Вона взяла на себе обов'язки привезення діджея + залучала білоруського дизайнера для благодійного аукціону (який ми запланували провести на вечірці) + організувала безкоштовну рекламу на місцевому телеканалі МТВ.

Загалом ось приблизний кошторис вечірки:
1. Діджей із Москви – $1000
2. Переліт діджея – $500
3. Проживання (1 доба) – $50
4. Оренда сцени – $150
5. Діджейське обладнання (оренда) - $250
6. Додаткові колонки для звуку (оренда) – $200
7. Гармата-цукерки (оренда) - $100
8. 1 місний діджей – $100
9. 2 танцівниці гоу-гоу – $100
10. 1 стриптизерка - $50
11. 2 фотографи - $70
12. Рекламні буклети та плакати – $150
13. Реклама на радіо – $100
14. Реклама в інтернеті – $150
15. 3 охоронці - $100

Разом: $2870

Ціна вхідного квитка була $14 для чоловіків та $7 для дівчат. Місце за столиком коштувало $10-20 (точно не пам'ятаю). До 23:00 зробили для всіх вхід безкоштовним. Приблизна місткість бару – 800 осіб.

Вечірка
Найбільша непередбачуваність сталася за тиждень до початку вечірки. Московський діджей повідомив, що не зможе приїхати 23 числа. Довелося швидко шукати заміну. І вона знайшлася. Ми швидко домовилися з іншим діджеєм (за такі гроші). Афіші вирішили не змінювати, бо часу до початку заходу було обмаль. У день вечірки була не дуже гарна погода. Для тусовочки на терасі це був не дуже добрий знак. Вдень йшов невеликий дощ. О 23:00 почали збиратися відвідувачі. Під час вечірки жодних непередбачуваних моментів не було.

Результати
На вечірці було 100–150 відвідувачів. З них квитки купили 10 людей (усі чоловіки). Щодо місць за столиком я вже не пам'ятаю. Але їх також купували. + надійшло $100 з аукціону.

У результаті наш заробіток становив $350-400 (приблизно).

Якщо від витрат відібрати заробіток, виходить - $2495 (приблизно).

Причини фінансової невдачі та поради послідовникам:

1. Найголовніша – недостатньо реклами. Рекламувати захід бажано за 2-3 тижні. Рекламувати треба активно. Тобто. якщо ви привозите іноземного артиста – вкладайте у рекламу 2000-5000 доларів. Не менше.
2. Відкрита тераса – завжди великий ризик. Бо будь-якого дня може зіпсуватися погода, піти дощ, град чи щось. Але якщо вам пощастить, великий куш вам забезпечений.
3. Наша вечірка проходила у п'ятницю. Цього ж дня було кілька великих та цікавих вечірок у інших закладах. Стежте за конкурентами. Не варто їх недооцінювати.
4. Продавайте квитки! Це дуже важливо. Ми, наприклад, квитки аж ніяк активно не продавали. Покладалися лише на рекламу.

Керівництво проведення вечірок. Частина 1

Так, Москву нині нічим не здивуєш. Гейші, геї та ді-джеї – все це так побито і, одночасно, нікому не потрібно. Як робити тусові вечірки? Про це й йтиметься у нашій статті.

Ще п'ять років тому можна було заявити вечірку «для прогресивної молоді» та вказати, що вперше у клубі свій суперсет на ВІНІЛІ(!!!) виконає модний DJ Вася Помідороff, і у тебе на дансполі яблуку ніде буде впасти. А що зараз? Зажерлися! Навіть запрошені діджеї з Лондона чи Нью-Йорка не збирають на себе достатньої кількості народу. Не кажучи про наших доморощених майстрів голок та сліпматів. Свою тусовку вірних фанатів мають одиниці, та й то за своїм улюбленцем друзі їздять не до всіх клубів.

І якщо як і раніше з Вас творчість так і пре і ви готові взяти на себе відповідальність за проведення заходу - вперед!

Спершу необхідно придумати назву вечірки.

"Як ви party назвете, так вона і попливе". Але, не варто особливо морочитися і вигадувати щось на зразок: Хаус, шмаус, Міккі Маус та інші звірятка.

Назва має говорити людям, що буде і варто йти на вечірку чи ні. Наприклад, назвавши вечірку «Лаботомія» або «Анастезія» - чекайте у гості дівчаток у флуоресцентних маєчках та гриндерсах із десятисантиметровою платформою, що вийшли з моди ще 97-го року. Назва «Вологі фантазії» привабить натовп молоденьких хлопчиків із тематичних клубів. А «Віскі. Ритми Jazzy House» - лінивих моделей та торговців кокаїном.

За свою практику траплялися й перли. У місті Самара біля входу в клуб, що є кафе «Волошка», на щиті 5х5 метрів красувався напис: «ДИСКОТЕКА. ЧИСТО ПРОСТО ПОПЛЯСАТИ!!!»

У Москві на Водному стадіоні був клуб, який пропонував цілу серію вечірок: «1 вересня – Відкриття сезону полювання» та «8 вересня – Сезон полювання – відкритий».

А кого хотіли бачити організатори на вечірці «Barmalei feat Dr. Aibolit», взагалі незрозуміло.

Придумавши назву, переходимо до наступного пункту – програми заходу.

Як казав один мій друг: «Я бачив все! Тарзани та Кендимени - завагалися! Скрізь одне й теж. Ось якби на сцені дівчину трахнув собака – я б, мабуть, прийшов». До цього ще ніхто не опускався, але скажу вам: здивувати є чим. Наприклад, у Лондонському клубі «Minystry of Sound» грає дівчина DJ Rebbeka (за сумісництвом фотомодель). У найвідповідальніший момент свого сета вона оголює свої цицьки, тим самим, роблячи фурор на дансполі. На жаль, у нас дівчат ді-джеїв мало (тим більше модельної зовнішності), і мало хто з них погодиться показати за пультом «усі чудеса світу». Але можна й піти на хитрість. Запросити стриптзершу, оголосивши її як DJ Mari або Juanna (можна і разом), при цьому додати, що вона з Амстердама або Берліна (де ді-джеїв більше ніж простих людей), поставити її за вертушки, включити двогодинний мікс (будь-якого формату) і чекати на реакцію публіки.

DJ Boy George збирає на свої мережі немірну кількість народу не тому, що він DJ, а тому, що він Boy George. Але навіщо його запрошувати вкотре, коли у нас своїх «Боїв» вистачає? Уявіть, що буде, якщо заявити, що у вас на вечірці гратиме DJ Микола Басков або DJ Філіп Кіркоров. (Щодо самого ді-джейства, з ними можна вчинити, як із стриптизеркою). Єдина проблема - це чи вистачить грошей на подібну акцію.

Можна залучати публіку та тематичними вечірками. Наприклад, у стилі Military. Нарядити всіх у військову форму, найняти моделей, переодягнути їх у медсестер та змусити роздавати гостям аскорбінки, активоване вугілля та презервативи. І найголовніше: до стелі на канатах підвісити добровольця в костюмі льотчика-парашутиста, дати йому до рук стробоскоп і розгойдувати туди-сюди. Подібна тема хороша напередодні 23 лютого чи 9 травня.

Або зацікавити гостей спеціальним «Дрес-кодом». Я досі дивуюся, чому ніхто не організовував «Нудисткі Party». Це ж елементарно: зателефонувати до товариства нудистів та запросити їх до клубу з метою «популяризації руху» або кожному гостю в негліжі на халяву лити спиртне. (Єдиний мінус: DJ теж має працювати в костюмі Адама, щоб не виглядати посміховиськом). Успіх залежить від вашої фантазії. А якщо його не вистачає, то спробуйте знайти собаку (дівчину знайти допоможемо).

Отже, програму продумано. Настав час робити флаєри, афіші, запрошення.

Тут головне - дизайн та інформація, яку ви подаєте.

Щодо дизайну – все просто. Він має виглядати дорого. Ніяких яскравих фарб, жодних зірочок та сердечок. Просто помістіть картинку з якогось журналу, раджу Penthouse або Hustler (тільки не завантажуйте з Інтернету оголену Брітні Спірс), на крайняк відскануйте свою фотографію. Прикольно, коли флаєр нестандартної форми, наприклад, круглий або розкладний, як вітальна листівка. А якщо він ще й у конверті, та з восковою печаткою, то кількість тих, хто прийде по ньому, буде значно більшою.

Великим шрифтом впишіть назву вечірки та число. У жодному разі не пишіть абстрактні фрази типу: "Грають модні DJ московських радіостанцій" (на якому радіо грають модні DJ???) або "дискотека формату MTV" (це як? Децл, міксований з Limb Bizkit і Modjo на закуску?) Говоріть правду, яка б вона не була: якщо грає DJ Філін, то й пишіть DJ Філін (ну що поробиш, якщо я не такий відомий у широких колах, як Вася Помідороff). Намагайтеся уникати формулювань: «Убивчі конкурси та суперпризи» (не забувай, що робиш вечірку в клубі, а не на турбазі або в будинку для людей похилого віку, і ти – DJ, а не масовик-витівник) І головне, ніколи не пиши: «Приходьте Все, ми Вас чекаємо, ми Вам раді, Ви не пошкодуєте! Клубний бізнес – це «кіно не для всіх». Запевняю, фрази: "закрита, приватна вечірка", "Face Control, Dress Code" та "Після 23:00 вхід суворо обмежений" принесуть набагато більше користі.

Найголовніше – не забудьте вписати місце проведення вечірки (назва клубу, адреса, телефон та карту проїзду, якщо вона потрібна).

І коли Вам привезуть всю поліграфію, постарайтеся її грамотно розповсюдити, а не викидати в найближчу скриньку для сміття. Найскладніша фаза проведення party – це промоушн. Його треба проводити поетапно.

Хід перший - задовго до вечірки обійдіть всі улюблені місця (клуби, кав'ярні і т.д.) і поширюйте чутки про акцію, що готується. Наведіть ажіотаж у тусовці (можна трохи прибрехати, наприклад, сказавши, що бюджет вечірки 15 000 доларів, і що "вся Москва про це говорить, а Ви ще не знаєте"). Дуже здорово, якщо це робитимете не Ви один, а група промоутерів.

Хід другий - відкрийте записник і обдзвоніть всіх друзів та знайомих (вірна публіка Вас не підведе).

Хід третій – роздайте запрошення з рук у руки, з поясненнями: «Три дати не можу, тільки два – це останні».

Є четвертий, п'ятий та шостий хід, але вони залежать від ваших можливостей та фантазії. У принципі, вищезазначеними діями можна обмежитися.

Тепер залишається створити атмосферу у клубі та навести декор.

Для цього можна використовувати найпростіші засоби: свічки, тканини, ароматизатори і т.д. Але тільки не треба питати у бабусь у церкві ладану на Хелловін (як зробив один мій товариш) – анафемі можуть зрадити.

Головне - у клубі все має бути КРАСИВО! І, насамперед – багато гарних дівчат. Як їх затягнути - здогадайтеся самі, в цьому я Вам допомагати не збираюся (комерційна таємниця).

Зрештою, все готове. Ви стоїте біля входу і чекаєте на народ. І поки його немає, не засмучуйтесь. Не плачтеся фейсконтрольнику в жилетку. А краще візьміть та перечитайте цю статтю. Може, ви щось пропустили?

Керівництво проведення вечірок. Частина 2

Відвідавши в клубі вдалу вечірку, яка залишила масу позитивних емоцій, багато хто, напевно, ставив питання: що треба знати і як потрібно робити, щоб захід у клубі виділився з потоку щотижневих вечірок і залишився в пам'яті людей, які прийшли на неї, надовго? У багатьох великих містах, як і в Москві, і в Пітері, клубний бізнес вже має досить тверді позиції з точки зору грамотного вкладення грошей і отримання прибутку, так і вираження творчого потенціалу людей, що працюють у клубній сфері. Тому буквально щосезонно у багатьох містах з'являються десятки незалежних промоутерів, промоутерських груп та компаній, основною роботою яких є організація заходів, розрахованих на нічні клуби. Але, на жаль, не всі з них можуть похвалитися кожним своїм заходом, який вдало пройшов у всіх відносинах. Чому? Відповідь на це питання криє в собі безліч нюансів, від яких залежить якість вечірки за всіма складовими і, відповідно, думка людей про неї. Я наведу основні правила, які обов'язкові для організації вечірки в клубі, щоб максимально наблизити результат до поставленої мети. Також ми дізнаємося про думки кількох промоутерів, діяльність яких відбувається в клубному житті вже не один рік.

1. Концепція.

Щоб вечірка не була клоном інших заходів та виділялася, викликаючи бажання у тих, хто побачить флаєр, прочитає чи почує анонс, піти саме до вас, у неї має бути своя, неповторна концепція, іншим словом – ідея. Ідеї можуть бути різні, так само, як і концепцію можна піднести, виходячи з різних міркувань та можливостей, у різний спосіб. В останні роки наші промоутери, в буквальному сенсі слова, змагаються в найбільш неординарній подачі концепцій своїх заходів, вдаючись, часом, до немислимих способів і хитрощів для втілення ідей і, фантазія тих, хто напружує її щосили, здебільшого виправдовує очікування. Необхідно пам'ятати, що нормальні люди в клуби ходять відпочивати, тому, продумуючи концепцію заходу, потрібно врахувати максимально можливі складові, які подарують заряд гарного настрою, відчуття свята і бажання тусуватися на вашій вечірці до ранку і наступного разу теж.

Знайшовши вдалу ідею, намагайтеся уважно поставитися до вироблення концепції для її втілення (вже мало кому цікаві заходи, де грають діджеї і на сцені працюють танцюристи, і тільки). Люди, які прийшли в клуб відпочити, оцінять щось неординарне, яке є тільки сьогодні вночі, і тільки на вашій вечірці (згадайте легендарних фриків клубу "XIII", танцпол, що рухається, зі сценою в центрі, які крутилися в протилежні один одному сторони, на рейві "Найбільше кохання" Богдана Тітоміра). Якщо є можливість влаштувати показ авангардної моди від якогось модельєра, продумайте концепцію цього показу в рамках вашої вечірки так, щоб це не було нудним ходінням моделей туди й назад (досить того, що у багатьох клубах на екранах ми спостерігаємо Fashion TV із подібною картиною - якщо це буде присутнім ще й живцем - люди нудьгують у цей відрізок часу). І, що немало важливо, чим неординарніші моделі будуть представлені, тим більший ажіотаж вони можуть викликати - а це на руку не тільки автору колекції, але й вам, як організатору заходу, на якому вони були показані. Дуже позитивний настрій створюють люди у своєрідних костюмах, (зауважте, персонал клубу - офіціанти, бармени, хостес на вході і т.д. - це вже побитий у багатьох випадках варіант, хоча теж привносить певний настрій), які просто переміщуються клубом разом з публікою, танцюють, при цьому вони повинні заряджати людей відмінним настроєм своїми усмішками, запальними емоціями, можливо, навіть якимись фразами, з якими вони можуть звертатися до відвідувачів (можна також включити в їхні обов'язки роздачу чогось, але при цьому не роблячи з цього основну їхню функцію). Тобто, концепція вечірки – це те, як ви зможете найяскравіше висловити закладену ідею, щоб залишити відвідування вашого заходу надовго у пам'яті у людей.

2. План заходу.

Після того, як розроблено концепцію, і ви вже маєте уявлення про те, що буде "родзинкою" вечірки, слід скласти план всього заходу від початку до кінця.

План заходу – це фактично бізнес-план, куди входить усі – від опису концепції до передбачуваної кількості людей, які відвідають вашу вечірку.

У плані заходу обов'язково повинні бути присутніми:

1. Назва заходу.

2. Передбачувана дата проведення.

3. Повний склад учасників.

4. Погодинний розклад програми.

5. Інформаційна підтримка.

6. Бюджет заходу.

7. Фінансові умови прибутку.

А також, якщо є необхідність або входить у процес організації:

Назва торгової марки спонсора, спонсорський пакет пропозицій (цей пункт складається для пропозиції спонсорам), умови організації на долі з клубом та передбачуваний дохід з продажу квитків (або кількість очікуваних відвідувачів).

Взагалі, у практиці деякі з вищезгаданих пунктів не вказуються в планах, але це привілей промоутерів, які вже зарекомендували себе як успішні організатори і які мають можливість обумовлювати деякі з умов на словах (до стратегічно важливих складових організації, типу інформаційної підтримки або спонсорського пакету при наявності спонсора, це не стосується). Тому, якщо ви не маєте досвіду проведення заходів у клубах або у вас немає хороших стосунків із представниками закладу, в якому ви збираєтеся проводити вечірку, краще конструктивно підготувати план, щоб при його прочитанні було зрозуміло, що ви повністю уявляєте собі картину того, за якою схемі буде йти робота з організації, які можливості ви маєте, і які результати це може принести.

Назва заходу має повністю відображати його концепцію, привертати до себе увагу, тому що назва - це обличчя вечірки, який пропонується спочатку, як у самому плані, так і потенційним споживачам у рекламі для їх залучення (тут цілком доречно перефразувати епітет - як паті назвеш, стільки народу і звернуть увагу на новини). Чим оригінальніша буде назва, тим більше шансів, що люди захочуть дізнатися, який зміст вечірки за нею криється.

Керівництво проведення вечірок. Частина 3

Якщо з диск-жокеями та музикантами (якщо ви вирішите внести живий виступ у програму) при відповіді на ці питання все стає більш-менш ясно (при тому, що ви особисто самі знаєте, хто що грає з обраних вами учасників, а не за розповідями) малорозбірливих у музиці людей), то до підбору танцюристів, модельєра з колекцією, якихось спеціальних шоу тощо. необхідно підійти більш детально, оскільки зазвичай вони привносять чимало різноманітність у програму і завдяки цьому у багатьох випадках залишаються яскравим спогадом про вечірку у людей.

Склад учасників необхідно визначати з таких питань:

2. Яке потенційне місце (краще якщо кілька варіантів, щоб була можливість вибору) проведення вечірки?

3. Який формат музики домінуватиме протягом усієї ночі?

Розклад програми краще продумати так, щоб найбільш яскраві номери припадали на пік ночі - з півночі до четвертої ранку. Не варто ставити одного диск-жокея слідом за іншим, почуття руху заходу має відбуватися у людей постійно, тому між цим одного диск-жокея, під якого працюватимуть танцюристи зі своїми номерами, і цим наступного, який озвучуватиме, наприклад, показ колекції модельєра , можна зробити виступ музикантів А після показу може йти наступний номер тощо. Причому слід звернути увагу на те, що якщо в програмі заходу присутній виступ якогось хедлайнера (що більше відноситься до заходів гастрольного характеру), він має носити "цвяховий" характер не з того погляду, що він просто грає, тому що запрошений, як хедлайнер, а бути складовою ланкою концепції та програми, тобто. якщо це сет диск-жокея, паралельно його виступ може супроводжуватися якимось яскравим шоу, яке підкреслювало б і одночасно виділяло цей відрізок часу програми (погодьтеся, що неодноразово хедлайнери багатьох заходів не залишали у нас саме яскравих спогадів, і зовсім не тому , що їх виступ був нижчим за середній рівень, а тому що він просто зливався з монотонністю програми всієї ночі).

Інформаційну підтримку необхідно вказувати у плані таким чином, щоб було ясно, ким вона виявляється, на яких умовах, у якому обсязі та у якому вигляді.

Бюджет заходу в більшості випадків - це підсумкова цифра всіх витрат, пов'язаних з організацією та проведенням, але може виникнути ситуація, коли цю цифру вас можуть попросити проконкретизувати по кожному пункту витрат окремо, тому про всяк випадок майте в запасі бюджет, розписаний за всіма статтями видатків.

Бюджет.

Для того, щоб визначити, який бюджет планується, необхідно з'ясувати суми гонорарів передбачуваних учасників, суму витрат на рекламу, виробництво поліграфії (флаєрів, афіш), оплату додатково задіяних в організації та проведенні людей (наприклад, тих же флаєрників, людини на face control і т.д.).

Звідки береться бюджет для проведення вечірки? Є три варіанти отримання грошей на організацію та проведення заходу:

1.Спонсори.

2. Бюджет, виділений клубом.

3.Власні кошти.

З першим варіантом, думаю, все зрозуміло - умови роботи зі спонсорами практично ідентичні один одному в більшості випадків - за фінансування заходу спонсор отримує рекламу свого бренду в тому обсязі, який він вибирає із пропозицій у спонсорському пакеті (складання пакета пропозицій для спонсорів – це заняття , що вимагає певних знань рекламного ринку та в більшості випадків - добрих відносин з певними людьми високих посад, від яких залежить згода компанії на спонсорування, тому цього питання я стосуватися не буду).

Можна використовувати варіант, коли клуб, у якому проводитиметься захід, виділяє частково чи повністю (залежно від умов організації та можливостей самого клубу) бюджет на організацію та проведення вечірки, виходячи з представленого вами плану заходу. При цьому будьте готові до того, що у випадку, якщо у вас це єдиний варіант отримання бюджету, може виникнути ситуація перегляду окремих пунктів організації у плані через відсутність можливості (або бажання) клубу виділяти представлений бюджет повністю. У цьому випадку є кілька варіантів виходу з цієї ситуації: або програма підбивається під бюджет, який клуб готовий виділити на захід, або ви ділите бюджет з клубом, вкладаючи частину своїх коштів, або якісь витрати, які ви можете покрити після закінчення. заходи, не пов'язані з організацією, (наприклад, оплату сета диск-жокею або виступ музикантів), ви залишаєте на час отримання доходу. Якщо ви маєте намір до кінця йти у проведенні заздалегідь спланованого заходу з певною програмою і обране вами місце проведення не в змозі піти на ваші фінансові умови, при тому, що цей варіант ви бачите для себе єдиним - шукайте інший клуб.

Ну і, нарешті, останній варіант, коли особисті можливості організаторів дозволяють і два попередні з якихось причин стають неможливими – це вкладення власних коштів в організацію та проведення заходу. Майте при цьому на увазі, що якщо в двох попередніх випадках при збігу обставин, що спричинили невдало минулий захід, збитки доведеться вважати іншим людям, то в останньому випадку результат цілком і повністю позначиться на вашому добробуті - або пан, або зник. На жаль, іноді події, на організацію яких витрачено великі суми грошей та людиноресурсів, не виправдовують себе, і на те буває безліч різних причин. Але вовків боятися - у ліс не ходити, тому при ухваленні рішення здолати бюджет власними силами, у вас, принаймні, може з'явитися додатковий стимул докласти максимум зусиль щодо організації та проведення вечірки, щоб витрачені гроші якщо й не примножити, то хоча б повернути . Саме на цій стадії підготовки та реалізації творчий процес перетинається з бізнес-процесом, що в сукупності та робить клубну культуру клубним бізнесом, поєднуючи відпочинок одних людей та заробляння на ньому грошей інших. При цьому в жодному разі не ставте перед собою первинним завданням заробити грошей, відсуваючи на другий план реалізацію якихось творчих ідей - це може згубно позначитися як на заході, так і на ставленні до вас, як до організатора. Промоутер - це творча робота, яку ви отримуєте винагороду у разі, якщо зуміли втілити свою ідею можливими засобами.

Керівництво проведення вечірок. Частина 4

Для того, щоб привернути увагу найбільшої кількості потенційної публіки на захід, необхідно задіяти всі можливості реклами та промоції. Це засоби масової інформації, що розповсюджується серед людей поліграфічна продукція, анонси в мережі Інтернет, засоби зовнішньої реклами (розтяжки, щити і т.д.) та будь-які інші способи сповіщення про майбутню вечірку.

4. Інформаційна підтримка (промоушн).

Є два варіанти розміщення інформації рекламного характеру: комерційний та бартерний. Комерційна основа має на увазі розміщення реклами за гроші за розцінками, які встановлені в тому засобі масової інформації, де ви хочете розмістити рекламу. При цьому майте на увазі, що якщо ви плануєте задіяти більше одного засобу масової інформації одного виду (наприклад, дві радіостанції або два журнали), це зовсім не означає, що скрізь один і той же прайс на розміщення реклами. Розташовуючи рекламним бюджетом, ви можете розмістити пряму рекламу в будь-яких засобах масової інформації - на радіо, телебаченні, у виданнях, задіяти зовнішню рекламу і т.д. Майте на увазі, що при великому обсязі рекламного пакету, який ви купуєте у ЗМІ, у вас є можливість отримати знижки.

Бартерний варіант розміщення інформації передбачає взаємовигідні умови між вами і засобом розміщення реклами, тобто. по суті, ви стаєте взаємними рекламодавцями разом. Наприклад, за розміщення вашої реклами в журналі ви повинні запропонувати виданню розміщення будь-якої інформації про нього (логотип, вказати його інформаційну підтримку тощо), у максимально можливому обсязі, яким ви маєте. Майте при цьому на увазі, що для бартерних умов розміщення реклами ваша рекламна кампанія повинна бути максимально широкою і розрахованою на велику кількість аудиторії, щоб засобу масової інформації, якому ви запропонуєте бартерні умови, було цікаво і вигідно замість грошей за розміщення вашої реклами отримати рекламу про себе інших ЗМІ, з якими ви співпрацюєте. Розміщення реклами таким чином на радіо або телебаченні можливе лише у випадку, якщо у вас є хороші стосунки з керівництвом каналу або станції. Також існує напівкомерційний або напівбартерний варіант розміщення реклами - він включає якусь частину оплати за розміщення рекламного обсягу і частковий взаємовигідний обмін рекламними ресурсами. Для повноти картини складіть собі список усіх доступних рекламних ресурсів, відомих на сьогодні:

Радіо

Телебачення

Видання

Інтернет

Поліграфія.

З усіх цих ресурсів виділіть ті, використання яких для вас є можливим і вирішите, які рекламні обсяги вам потрібні і наскільки ви можете їх потягнути за наявними можливостями.

У цьому існує інформаційна підтримка заходу post-factum, тобто. вже після його проходження. Це освітлення різноманітними засобами масової інформації вашої вечірки. Для цього необхідно зв'язатися з журналістами видань, які ведуть радіостанції та телеканали, зацікавити їх майбутнім заходом, щоб у них з'явилося бажання його відвідати та зробити матеріал про те, як воно пройшло.

Маючи уявлення, на яку аудиторію розраховано ваш захід, яку максимальну кількість народу ви розраховуєте зібрати, якого рекламного обсягу ви попередньо досягли шляхом переговорів із засобами масової інформації та, нарешті, маючи попереднє рішення про проведення заходу в конкретному клубі, який відповідає всім вимогам для вашої вечірки Ви можете розпочинати процес проведення переговорів з керівництвом клубу.

5. Переговори із клубом.

Клуб - це місце, зацікавлене у максимальній віддачі тих вкладень, які робляться для того, щоб заклад функціонував, при цьому завжди розраховується на якусь кількість постійних відвідувачів. При виборі місця для свого заходу майте точне уявлення, яка аудиторія у клубу, які заходи там відбуваються, як ставляться люди до цього місця і який музичний формат домінує на звичайних вечірках закладу. Немає сенсу проводити захід, де основним музичним напрямком буде house, у місці, де формат europop або робити trance – вечірку в клубі, де грає lounge – основний формат закладів виробляється для певної публіки, яка складає постійних клієнтів місця, і вам спасли дозволять разовим заходом відлякати цю аудиторію, яка напрацьовувалась якийсь час зусиллями клубу. Будь-який клуб має репутацію, яку він отримує в очах тусовщиків після певного часу роботи.

Якщо думка, про яку ви обов'язково повинні знати, не найкраща (причому слід дослухатися до конструктивних відгуків, а ще краще - до думки людей, які мали досвід співпраці із закладом), то постарайтеся оцінити, наскільки вона відповідає дійсності, якщо ви не були там жодного разу під час вечірок, оцініть свої можливості змінити думку, що склалася в аудиторії, щоб публіка пішла в цей клуб, і якщо, проаналізувавши ситуацію, ви впевнені, що обране вами місце - саме те, що вам потрібно, починайте діяти. План заходу, підготовлений вами заздалегідь, - це перше, що ви представляєте адміністрації клубу, роблячи пропозицію про проведення вечірки. При грамотно складеному плані після його прочитання, адміністрація має ухвалити рішення, чи бачить вона необхідність у проведенні вашого заходу у себе в клубі чи ні.

Всі питання, що плавають (наприклад, дата проведення, поділ організаційних функцій, поправки до бюджету, якщо передбачається його виділення клубом) вирішуються, виходячи з взаємовигідних умов. Ви повинні мати максимально можливі гарантії до складеного плану, який, за великим рахунком, для адміністрації клубу - просто папір, де все написано (написати можна, як ви розумієте, все, що завгодно, а от зробити - не завжди). Тому в процесі переговорів ви ризикуєте виявитися голослівними, якщо не підкріпите свою пропозицію якимись гарантіями – вони потрібні саме вам, щоб переговори закінчилися із позитивним для вас результатом. Що може бути гарантією для клубу?

Підписаний договір про співпрацю із спонсорами (якщо вони є).

Підтверджуючі фактори домовленості про розміщення рекламної інформації в ЗМІ (немає сенсу підписувати договір про розміщення реклами, поки немає домовленості з клубом, в якому відбуватиметься захід, що рекламується).

Список попереднього розповсюдження поліграфічної продукції.

За наявності хоча б одного з вищезгаданих пунктів ви маєте шанс провести вдалі переговори та досягти позитивних результатів.

Якщо організацію заходу планується поділити між вами та клубом, умови необхідно обумовлювати, виходячи з можливостей клубу (це полегшить роботу і вам, і клубу). Наприклад, якщо клуб має свій постійний канал виробництва поліграфії або розміщення інформації в якомусь виданні клубного профілю, то ви можете спокійно обумовити ці умови, щоб не витрачати сили на те, що в роботі клубу по власному промоушну вже складає налагоджену систему, зайнявшись обсягом роботи з вашого боку. За позитивних результатів проведення переговорів з клубом, щоб уникнути невиконання будь-яких умов з його боку (на жаль, на сьогоднішній день - це не рідкість), підпишіть договір "Про надання послуг шоу-програм" між вами з точним переліком усіх умов, підписавши його у директора клубу (не арт-менеджера!) та поставивши друк закладу. У разі недотримання гарантій однієї зі сторін, інша може діяти за умовами, які будуть зазначені в цьому договорі.

Найбільш складний та відповідальний період організації заходу. Краще, якщо цей процес ви почнете за місяць до встановленої дати, щоб не метушитися і в квапи нічого не упустити. Краще, коли обов'язки розподілені між кількома людьми, кожен із яких займається окремо взятою роботою - від цього підвищиться і продуктивність, і швидкість підготовки.

6. Процес підготовки

Розпишіть для себе поетапно всі дії, які вам необхідно зробити, прорахуйте терміни виконання кожного необхідного пункту і починайте роботу з найбільш тривалих за часом (наприклад, виробництво та розміщення рекламних роликів на радіо та телебаченні) і терміни, що підтискають (наприклад, розміщення анонсів у найближчих номерах видань) дій. Про дату сповістіть всіх учасників заходу заздалегідь, щоб уникнути ситуацій неможливості їх виступів з будь-яких причин цього дня. Якщо складається ситуація, що в обумовлену дату хтось із учасників не може взяти участь з якихось причин (наприклад, заздалегідь заплановані гастролі на цю дату), можна або переглянути дату з клубом, якщо цей учасник стратегічно важливий для вашого заходу, або знайти йому заміну. Але краще заздалегідь, домовляючись про згоду взяти участь у вечірці, уточнюйте зайняті дати в учасників. Майте на увазі, що в силу різного ставлення до своєї роботи і рис характерів деякі диск-жокеї, музиканти і танцюристи потребують постійного нагадування про участь у заході в такий-то день, тому не лінуйтеся, і раз на тиждень дзвоніть під видом підтримки в курсі процесу підготовки до заходу та нагадуйте. Якщо на вас лежить виробництво дизайну, друк та розповсюдження поліграфії заходу, прослідкуйте за наявністю всіх необхідних логотипів, правильності написання всіх назв, і лише після цього віддавайте макет у виробництво.

Поширення поліграфії має розпочатися за 2 тижні до заходу, а ролики на радіо та телебаченні щонайменше за 1 тиждень, залежно від обсягу. Проконтролюйте, у яких костюмах працюватимуть танцюристи, якщо вони готують спеціальні номери на вашу вечірку, попросіть їх продемонструвати вам на репетиції. Також контролюйте процес підготовки показу колекції модельєра, якихось запланованих шоу. Уточніть у музикантів, які технічні вимоги у них для виступу та погодьте це питання із клубом. При декоруванні приміщення клубу простежте, щоб декорації були виготовлені вчасно та встановлені безпечно, якщо вони мають громіздкі розміри. Покладіть на когось з тих, хто організовує з вами людей обов'язок проконтролювати кількість роликів на радіо та телебаченні, наявність інформації у всіх виданнях, анонсів в Інтернеті тощо. (краще, якщо цим займатиметься людина, яка організовує розміщення рекламного обсягу у ЗМІ).

Простежте, щоб розповсюдження поліграфії було в заздалегідь вирішених місцях (краще, якщо після відправлення флаєрників на місця та отримання від них інформації про розповсюдження, ви проїдетеся по цих місцях і перевірите - робити це необхідно гарячим слідом). Не соромтеся контролювати роботу людей, на яких ви покладаєте обов'язки – ви платите їм за це гроші, тому вони мають відчувати свою відповідальність. Якщо ж ви працюєте на самоті, намагайтеся максимально послідовно розподілити свій час на пророблення всієї необхідної роботи, щоб не було авралу, упущень якихось моментів і все встигнути вчасно. Також постійно будьте на зв'язку з людиною, відповідальною за виконання зобов'язань клубу, цікавтеся, як просувається робота, яку клуб взяв на себе і тримайте в курсі того, як йде підготовка з вашого боку, щоб в останній момент не з'ясувалося, що за час підготовки когось залишилися невирішені питання. Заздалегідь підготуйте список запрошених гостей на ваш захід, попередивши їх.

7. Контроль за проведенням

День заходу – остання напруга. Цього дня вам необхідно зібрати у себе підсумки всієї виконаної роботи з організації, а саме: кількість роликів, що прозвучали на радіо і телебаченні, кількість анонсів, надрукованих у виданнях, кількість інформації, розміщеної в Інтернеті, кількість і місця поширеної поліграфії тощо. , і звірити це все з планом заходу - результати мають бути ідентичними. Якщо це так - то ви добре постаралися на рекламу та промоції свого заходу! Вдень відвідайте клуб і дізнайтеся, як йдуть підготовчі роботи на танцполі та інших приміщеннях, якщо вони є (наприклад, ресторан або chill-out), у якому стані технічна база та чи все необхідне, що було заявлено для виступів, є.

Зателефонуйте всім учасникам і уточніть час їх прибуття в клуб, а також, якщо ви ставите свою людину, яка відповідає за face control на вході, вона повинна бути в клубі мінімум за півгодини до початку заходу. Саунд-чек повинен пройти в спокійній обстановці, щоб все необхідне обладнання було налагоджено якісно і не трапилося жодних технічних збоїв під час заходу, тому краще почати робити за кілька годин перед початком. Прослідкуйте, щоб гримерна кімната для учасників була у належному стані та в ній було все необхідне, гардероб функціонував та був касовий апарат.

Обговоріть з менеджером з бару або ресторану кількість та найменування free bar для учасників та людини, яка його забезпечуватиме. Обмовте розташування охорони біля гримерної кімнати, якщо вона знаходиться не за сценою, біля проходу в ді-джейську та біля сцени. Краще, якщо всі учасники заздалегідь приїдуть до клубу, щоб уникнути зайвого напруження, але якщо це неможливо з будь-яких причин, тримайте постійний зв'язок із тими, хто з'явиться після початку вечірки на свій виступ. Але перший диск-жокей має приїхати до клубу як мінімум за 15-20 хвилин до початку заходу, щоб встигнути підготуватися до початку роботи. За 5 хвилин до початку запуску в клуб відвідувачів у всіх без винятку має бути повна готовність. Під час заходу контролюйте дотримання розкладу виступів за 10 хвилин до кожного перевіряючи готовність.

Стежте за ситуацією, що відбувається на вході в клуб, перевіряйте час від часу стан гостьового списку на наявність у клубі запрошених людей і по можливості приділіть хоча б кілька хвилин кожному з них – вони ваші гості! Якщо заздалегідь зарезервували столики в ресторані для гостей, проконтролюйте, щоб вони були зайняті тими, ким або для кого зарезервовані. Приділяйте увагу представникам преси, яких ви запросили для висвітлення заходу, час від часу спілкуючись із кожним із них. Намагайтеся стежити, щоб охорона в клубі поводилася ввічливо по відношенню до відвідувачів (на жаль, у багатьох клубах охорона цим не відрізняється), і при натяку неналежної поведінки охорони повідомте про це керівництво клубу для подальшого припинення подібних ситуацій. Будьте пильні щодо вживання алкоголю учасниками навіть після їх виступу - не дуже приємно бачити нетверезого диск-жокея, тим більше за вертушками, або п'яного танцюриста, що тиняється по клубу, в костюмі, в якому він щойно виступав.

Одним словом, намагайтеся контролювати роботу всіх учасників, задіяних у заході. При виникненні якихось несподіваних обставин не панікуйте, а намагайтеся вирішити проблему конструктивно, не загострюючи на ній загальної уваги - люди, які прийшли відпочити, повинні відпочивати і веселитися, а не спостерігати за тим, як організатори справляються з непорозуміннями. Прослідкуйте за тим, щоб усі фінансові умови щодо оплати роботи учасників були виконані після їх виступу (виняток становить варіант, коли гонорари розподіляються з доходу заходу). При знятті доходу з каси, знаходитесь в цей момент на місці, щоб уникнути несанкціонованого попадання якоїсь частини грошей комусь у кишеню (і таке буває). Для точного визначення, скільки людей пройшло знижковими флаєрами, їх краще залишати в касі.

8. Підбиття підсумків.

Після закінчення заходу та вирішення останніх супутніх питань, не поспішайте їхати з клубу. Прослідкуйте, щоб ніким з учасників не було нічого залишено з особистих речей, клуб не мав жодних претензій щодо його майна, дізнайтесь думку адміністрації з приводу проведеного заходу. Якщо ви в результаті отримали те, на що сподівалися - значить, вечірка вдалася і у вас є шанс стати промоутером!

Для себе ж відзначте всі помічені протягом проведення вечірки мінуси і постарайтеся надалі, по можливості, не допустити їхньої присутності, а відзначені плюси взяти на озброєння.

Ну і не забувайте про те, що атмосферу свята на будь-якій вечірці створюють приємні, усміхнені та танцюючі люди.

Що таке Public Relations (PR)? Це донесення до громадськості тих чи інших подій засобами масової інформації. Засобами масової інформації називають телебачення, радіомовлення, друковані видання, інтернет-ресурси, поліграфічна продукція тощо.

Спробуємо визначити, як правильно використовувати різні можливості донесення вашої інформації до аудиторії, при організації вечірок, що для цього необхідно знати та як правильно діяти, щоб PR мав ефективний результат.

Слід пам'ятати, що при неправильному використанні PR-ресурсів і неправильному визначенні методів досягнення необхідної суспільної думки, навіть найкращі починання можуть закінчитися плачевним результатом, оскільки в наш час розвиненої масової інформації, аудиторія здебільшого досить розбірлива у тому, про що їй говорять та пишуть.

У чому полягає робота PR-менеджера? Це, насамперед, налагодження ділових відносин із людьми, здатними сприяти реалізації поставлених завдань з PR-у заходи. Як правило, це журналісти, редактори, арт-директори, дизайнери, адміністратори, менеджери – загалом, всі ті, хто займається впровадженням у виробничі процеси своїх компаній необхідних та вигідних з будь-якої точки зору дій (будь то стаття, інтерв'ю, програма вечірки чи банер на сайті).

Завдання PR-менеджера – використовувати всі наявні ресурси для поширення інформації про майбутній події максимальним чином, без обмежень.

При цьому повторюся, що PR – це насамперед взаємодія із засобами масової інформації для створення громадської думки. Найчастіше, умови цієї взаємодії, носять взаємовигідний характер, тобто. не стільки комерційний, скільки партнерський чи бартерний.

Поширення інформації на комерційних умовах це реклама. Але і в тому, і в іншому випадку є винятки, які залежать від багатьох складових - вимог, вигідності, умов на момент пропозиції, взаємин, зрештою. Людський фактор у цій сфері відіграє одну з головних ролей, оскільки відносини між людьми, які домовляються про інформаційну або іншу підтримку, необхідну одній стороні і, можливо, не дуже вигідною з будь-яких міркувань іншою, як мінімум, повинні симпатизувати один одному, і наявність цієї симпатії також може бути плодом суспільної думки, якщо сторони стикаються на переговорах вперше. Загалом, громадська думка створюється завдяки інформації, а створення та просування цієї інформації є робота PR-менеджера – зробити так, щоб при анонсі в аудиторії виникло бажання якщо не цілеспрямовано піти на пропоновану вечірку, то хоча б з інтересу.

Тепер спробуємо детальніше розглянути ресурси, які використовуються для цілеспрямованого PR-а вечірки. На перший погляд, їх не так багато, але з урахуванням того, що кожен ресурс включає величезну різноманітність і можливість вибору, все це в сукупності може вплинути на поширення інформації і створення суспільної думки.

1. Інтернет

Всесвітня глобальна мережа – найпоширеніший ресурс у використанні. Численна кількість сайтів, сторінок, порталів, які розміщують масою інформаційних інструментів – від банерів та новинних стрічок до розсилок та конференцій. Найбільшою популярністю з метою PR-а користуються сайти, спеціально створені під певну інформацію (сайти промо-груп, діджей-лейблів, артистів тощо). На цих сайтах благополучно можуть функціонувати одночасно:

Банерообмінна система, завдяки якій можна розмістити свій інформаційний банер про вечірку на партнерському сайті, замість розмістивши банер з їхньою інформацією на своєму.

Стрічка новин, в якій можна розміщувати новини про майбутній захід.

Конференції, в яких відвідувачі сайту, після реєстрації, можуть обговорювати як минулі клубні події, інформацію, отриману про вас та вашу діяльність з будь-яких інших джерел, так і брати активну участь у створенні інформації, і, як наслідок, громадської думки.

Гостьова книга для відвідувачів, де кожен бажаючий може залишити своє повідомлення без реєстрації на сайті.

Система обміну адресами сайтів, за допомогою якої можна розмістити адресу свого сайту в аналогічному розділі на партнерському сайті, замість розмістивши його адресу у себе (також активно використовується в цьому випадку система обміну так званими кнопками-мінібаннерами).

При цьому розраховувати на бартерні умови, які ви пропонуєте сайтам-потенційним інформаційним партнерам, необхідно виходячи з обсягу та серйозності ресурсу. Наприклад, вам малоймовірно вдасться розмістити банер з анонсом заходу на великому порталі з великою відвідуваністю замість розміщення його логотипу на поліграфічній продукції, оскільки співвідношення умов у цьому випадку не є рівнопропорційним. Тому, обумовлюючи умови розміщення інформації у певному обсязі на взаємовигідних умовах, потрібно мати на увазі специфіку ресурсу та знати умови, на яких сайти розміщують певні інформаційні обсяги.

Плюси Інтернету, як PR-ресурсу:

Розміщену інформацію може знайти будь-хто, як цілеспрямовано, так і спонтанно, з будь-якої точки світу, у будь-який час доби. Шанси донесення інформації до максимальної кількості аудиторії збільшуються з кількістю сайтів, на яких розміщена ця інформація, при цьому вид розміщення інформації може бути будь-яким із перелічених вище, не виключаючи все відразу.

Мінуси Інтернету, як PR-ресурсу:

Інформацією, розміщеною з метою донесення до громадськості, можуть скористатися в антиPR-цілях конкуренти, супротивники і просто віртуальні хулігани, наприклад: створити дискусії в конференціях, які спростовують розміщену інформацію, що провокують негативну громадську думку, що носять оскверняючий або, того гірше, образливий характер. Також часто з метою антиPR-а у відповідь на появу інформації про конкретну людину, у конференціях реєструють ім'я користувача нібито цієї людини і поширюють свідомо неправдиву або неадекватну інформацію. Боротися з такими діями можливо лише за допомогою системних адміністраторів сайтів та модераторів конференцій, які мають доступ до електронних даних зареєстрованих користувачів (IP-адрес та координат інтернет-провайдерів). Пильність ніколи нікому не заважала.

2. Друковані видання

Різноманітність друкованих видань – журналів та газет – дозволяє розміщувати інформацію певного характеру та певних розмірів. На відміну від інтернет-ресурсів, де зона розповсюдження та розміри інформації практично не обмежені, у випадку з друкованими виданнями є певні рамки, які необхідно враховувати, а саме: аудиторія, на яку розраховане видання та його профіль, рубрики видання, в яких може або не може бути розміщена інформація, кількість смуг (обсяг), своєчасність публікації. Однією з найважливіших складових у взаємодії з друкованими виданнями є періодичність виходу номерів журналів або газет, тому що від цього залежать терміни подання інформації, особливо якщо мета ексклюзивності і новини. При анонсуванні або висвітленні заходу в друкованих виданнях важливо мати на увазі наступні характеристики:

1. Бажано вибирати профільне видання, орієнтоване на висвітлення культурного та нічного життя, яке читають люди з метою отримання інформації про минулі та майбутні події.

2. Мати на увазі кілька запропонованих видів анонсування та освітлення вечірки, щоб був вибір між рубриками (не попадає в одну – є варіант розміщення в іншій).

4. Контролювати терміни своєчасного подання інформації до відправки номера до друку.

Для більшого ефекту публікацій буде добре, якщо можливості умов та обсяги будуть поділені на анонсування заходу та його висвітлення.

Як використовуються друковані видання з метою PR-а?

Смуги новин, в яких у розмірі від декількох рядків може бути розміщена інформація.

Матеріали у вигляді статей, що висвітлюють події чи персонажів заходу, журналістом.

Інтерв'ю, яке містить у собі необхідну інформацію, що супроводжується фотографіями та зображеннями.

Фоторепортаж із місця події (також з можливістю опису).

При цьому необхідно враховувати, що періодичні видання часто проводять свої PR-акції, в яких можна взяти участь, тим самим визначивши умови взаємодії за обсягом, тривалістю, тематикою та видом розміщення інформації.

Російські періодичні друковані видання для ефективної реклами клубних подій: Афіша, Не спати!, Флаєр, Ваше Дозвілля, You, Де, Go!, Комерсант Week-end

Плюси друкованих видань, як PR-ресурсу:

Як правило, інформація, що публікується в друкованих виданнях, сприймається читачами як більш достовірна та перевірена, якщо порівнювати з інформацією в Інтернеті, оскільки перед публікацією вона проходить неодноразову перевірку редакційною колегією та затверджується до друку головним редактором видання. На думку деяких психологів, інформація, прочитана на папері і яка викликала певний інтерес у читача, осідає у його пам'яті більш тривалий відрізок часу. При публікації інформації в кількох виданнях кількість тих, хто її прочитав, збільшується, що посилює і ефективність PR-а вечірки. І, нарешті, публікації у друкованих виданнях відіграють одну з головних ролей у створенні громадської думки, оскільки у сфері масової інформації журнали та газети є одними з головних інформаційних джерел.

Мінуси друкованих видань, як PR-ресурсу:

Розміщення інформації про клубні події можливе лише в тих виданнях, які орієнтовані саме на неї, у яких аудиторія читачів розраховує отримувати інформацію, що її цікавить, на цю тему. Також розміщення інформації залежить від наявності рубрики у виданні, під якою ця інформація може бути подана у певному вами вигляді. Переодичність видання видань і розмір інформації, що публікується в них, часом знижують ефективність результату, оскільки, наприклад, невелика новина в кілька рядків, яка розміщена в щоденному або щотижневому виданні, може залишитися просто непоміченою серед інших опублікованих матеріалів, тому обсяг і переодичність публікацій мають значення.

3. Радіо

Одним із найбільш споживаних засобів масової інформації на сьогоднішній день є радіомовлення. Радіостанції приймаються не лише за допомогою радіоприймачів, а й через Інтернет, що значно розширює зону мовлення та кількість аудиторії. Як PR-ресурс, радіо може відігравати найчастіше найбільшу роль, залежно від того, які можливості донесення інформації з його допомогою використовуються, а саме:

Новинні блоки, в яких озвучується інформація про майбутні або минулі вечірки.

Програми, в яких можливе розміщення інформації у вигляді анонсу, інтерв'ю чи розповіді про минулий захід, озвучений радіоведучим.

Використання певного часу ефіру, протягом якого радіоведучий інформує слухачів про щось (розіграші запрошень, згадка про інформаційне партнерство заходу тощо).

У сукупності, використовуючи всі ці можливості радіомовлення при проведенні багатьох PR-кампаній великих заходів, у більшості випадків досягається максимальний ефект донесення інформації до аудиторії та створення суспільної думки, ніж залучення лише Інтернет-ресурсів і друкованих видань. Але з урахуванням дорогої основи радіомовлення, який завжди й далеко не завжди вдається досягти некомерційних умов розміщення інформації в ефірі, хоч би якими взаємовигідними вони, і це треба враховувати під час планування використання радіомовлення в PR-целях.

Плюси радіо, як PR-ресурсу:

Радіостанції слухає величезну кількість людей по всьому світу, що дає змогу донести інформацію якнайбільшої аудиторії. Саме з радіоефіру інформацію можна почути тими, хто не користується Інтернетом або не читає періодичні друковані видання (а таких дуже багато).

Мінуси радіо, як PR-ресурсу:

Радіо – в першу чергу, інформаційний (а не музичний, як багато хто помилково вважає) ресурс, саме тому він відноситься до засобів масової інформації. Протягом часу прослуховування радіомовлення багато слухачів перемикаються з однієї хвилі на іншу, у пошуках цікавішого для них ефіру, і це несе в собі ризик, що, у разі розміщення інформації в ефірі однієї радіостанції, вона може бути пропущена цією категорією слухачів, які цілком можуть бути потенційними споживачами цієї інформації. Також варто відзначити, що вид і обсяг відіграють велику роль, так як невеликий анонс або згадка в ефірі можуть просто потонути в потоці інформації, що становить різноманітне інформаційне наповнення радіоефіру.

4. Телебачення

Ще один значний PR-ресурс, за допомогою якого досягнення результату, як правило, не змушує довго чекати. Але при цьому телемовлення, як і у випадку з радіомовленням, також має дорогу основу, що не дозволяє цьому засобу масової інформації в більшості випадків використовувати взаємовигідні бартерні умови. Виняток, в окремих випадках, становлять лише тематичні програми, в яких можливе розміщення інформації, що відповідає формату передач (новина, інтерв'ю, відеоогляд тощо).

На жаль, у випадку з телебаченням - це єдиний шлях розміщення інформації в ефірі, оскільки часом навіть ця умова ставиться на комерційну основу. Про плюси та мінуси телебачення, як PR-ресурсу, думаю, говорити не варто, з урахуванням такої мізерної можливості його використання на взаємовигідних умовах – у разі максимального застосування методів домовленості зі спеціалізованими програмами – плюси на особу.

5. Поліграфічна продукція

Цей ресурс Public Relations може грати як допоміжну до вищеописаних засобів, так і основну роль у поширенні інформації (приклад: каталог меблів Ikea). Взагалі, цей ресурс більше прийнято називати рекламою, ніж PR-ом, тому що для його виробництва та розповсюдження потрібні фінансові вкладення, але він також відноситься до PR-ресурсів з точки зору завдання поширення інформації. Які можливості поліграфічної продукції можна використовувати у PR-цілях вечірки? Це може бути виробництво спеціальної поліграфії з конкретною інформацією, а саме:

Запрошення на захід, на яких можна розмістити всю необхідну інформацію.

Стікери (наклейки), за допомогою яких можна розраховувати на тривалий інформаційний простір про захід, що відвідав його аудиторією.

Афіші та плакати, де також можливе розміщення інформації у повному обсязі.

Плюси поліграфічної продукції, як PR-ресурсу:

Залежно від вибраного виду поліграфії обсяг інформації може мати ефект збільшення інтересу у споживача, і час сприйняття інформації також збільшується, при тому, якщо цей ресурс використовується, як допоміжний до інших засобів поширення інформації.

Мінуси поліграфічної продукції, як PR-ресурсу:

Так як паперова продукція має властивість швидкого зносу і, при виборі тимчасових видів поліграфії (таких, як запрошення або афіші), нетривалої актуальності, інформація матиме короткостроковий характер і є ризик недонесення її до споживача з урахуванням того, що більша частина поліграфічної продукції, що розповсюджується, використовуваної, переважно, в рекламних цілях, який завжди серйозно сприймається, як донесення інформації, через свою разномассовости.

З урахуванням анонсування акції кількість його відвідувачів згодом може бути набагато меншою, ніж проінформованих про його проведення. Причиною цього можуть бути як місткість приміщення, де проводиться захід, так і час і місце його проведення. Але, у будь-якому випадку, - використання всіх можливих ресурсів - це хороший привід для донесення інформації до максимальної кількості аудиторії та створення суспільної думки, що виливається в один великий плюс, і надалі дасть можливість бути сприйнятими у більш серйозній формі, згодом розширивши коло потенційних споживачів вашої інформації

Додому;)

Пишіть нам і Ми допоможемо Вам здійснити Ця електронна адреса захищена від спам-ботів, Вам потрібно включити JavaScript для перегляду >>

Як організувати успішну вечірку?

Як організувати клубну вечірку зараз, коли публіка переситілася пафосом та гламурною обгорткою, різноформатною музикою від резидентів найкращих клубів Москви? «Що робити» та «як бути»?! Працюючи в івент-індустрії близько 10 років ми давно переконалися, незважаючи на досвід абсолютно універсального рішення чи секрету успіху клубної вечірки дати неможливо. Але є кілька перевірених способів, які все ще працюють на благо клубної індустрії.

Основне завдання проведення будь-якої вечірки це отримання прибутку, який тією чи іншою мірою маскується під різними поняттями «збільшення лояльності гостей», «залучення гостей» тощо. Будь-який клуб або ресторан зацікавлений у максимальному заповненні клубу (ресторану) гостями - продані депозити (квитки) і, звісно, створення «привабливого образу» закладу.

Важливий нюанс- Залучення в клуб (ресторан) гостей, але яких саме? «Портрет аудиторії» клубу (ресторану) Категорію публіки за віком, соціальним статусом тощо диктує майданчик, концепт вечірки та Ви. Чи буде це якісна платоспроможна, молодіжна, демократична чи пафосна гламурна тусовка залежить від вас та обраних способів промоції.
Якщо клубний проект є довгостроковим і складається з серії вечірок, варто більше уваги приділити не тільки промоції основної ідеї вечірки, але й проведенню вечірки.

1. Перша вечірка стане вашим «обличчям», так що друзі» щоб не вдарити в бруд обличчям доведеться докласти зусиль.

2.Закрита вечірка - старий добрий перевірений спосіб «забороненого плоду» як не дивно і досі працює.

3. Що стосується промоції. Один з найефективніших засобів просування залишається «сарафанним радіо». Варто подружитися з «guest резидентами», що задають тон клубного життя.

4.Використання «зоряних персоналій» також надає ореол одіозності вечірки, що проводиться. Але не варто забувати про дозвілля та лайф-стайл видання, банери на клубних порталах, зовнішню рекламу (перетяжки) - все залежить від бюджету передбачуваного заходу.

5. Зараз левову частку просування та залучення тусовки взяли він соціальні мережі. Промоутерам варто приділити пильну увагу на пул друзів та позиціонування вечірки на Facebook, Vkontakte, twitter, мій світ, look at me та ін.

6.І не забудьте про адресну смс-розсилку з анонсом вечірки (за базою клієнтів клубу + додатково під ЦА клубу).

7. Face-control – має бути. Навіть якщо клуб абсолютно не заповнений, штучне створення ажіотажу перед входом та відчуття обраності також працює.

8. Необхідно подбати також про супорт партнерів зі схожою цільовою аудиторією і не розбіжні за іміджевою складовою або, інакше кажучи, «спонсорами» вашого майбутнього заходу. Це так званий крос-промоушн у рамках одного заходу. Подібне партнерство допомагає Вечірці у питанні окупності, у разі коли йдеться про алкогольних партнерів, а також стає дуже ефективним, коли партнерами є великі міжнародні бренди – що сприяє підтримці "статусу" самого заходу. І нарешті, партнерство допомагає залучити до заходу селебрітіс. Це забезпечить вам додаткову аудиторію, новий майданчик для розміщення промо-матеріалів, а також free-product від спонсора для гостей вечірки – завжди приємні подарунки та сюрпризи та їх ніхто не скасовував.

Що ще потрібно врахувати перед написанням сценарію заходу:
- захід на відкритому повітрі або у приміщенні (необхідність враховувати погодні умови);
- цільова аудиторія клубу (вік, стать, соціальний статус та по можливості, психотип основного "гостя" клубу; музичні нахили "основного гостя";
- location або місцезнаходження клубу (як дістатися до нього; паркування; трафік);
- інтер'єр та технічні можливості майданчика (від цього залежатиме можливість запрошення до клубу тих чи інших музикантів, реалізація сміливих ідей з усілякими перфомансами та декораціями;
- дата заходу - не полінуйтеся та промоніторуйте чи плануються великі чи значущі для міста події цього дня і не завадять зібрати в клубі (ресторані) необхідних гостей.

Наскільки "креативним" та сміливим може бути сценарій Вечірки, звичайно, залежить від аудиторії, на яку ви розраховуєте. Найскладніше, при всій креативності та оригінальності ідей дотримати ту саму грань, щоб не перейти в розряд вульгарності та недоречності. Хоча, враховуючи тенденції московських вечірок, можна відзначити, що "в тренді", як і раніше, епатаж і відсутність будь-яких заборон та обмежень. Резюмуючи все вищесказане, процес розробки та реалізації успішної яскравої та окупної вечірки можна порівняти, мабуть, із вибором вдалого "костюму" на прийом до Англійської Королеви. Однак, не зважаючи на деталі його складності, процес цей дуже чарівний і захоплюючий, а при використанні вищевикладених секретів неодмінно увінчається успіхом вашої вечірки.

Текст підготовлений: Олена Фабіані, Олена Корякова (99 Francs - Communication Group)

Складно: Складно

1 крок

Для початку потрібно визначитись із темою для вечірки. Це буде свято, презентація, тематика чи просто запальний захід? Визначились? Чудово. Для прикладу описуватиму свято 14 лютого або як його звикли називати День Святого Валентина.

2 крок

Щоб усе не зірвалося у найвідповідальніший момент, потрібно заздалегідь домовитись із клубом. Ціна на оренду варіюватиметься в залежності від рейтингу, пори року і, власне, на який день ви плануєте саму оренду. У вихідні буде значно дорожчим, тим більше влітку. Осінь (жовтень-листопад) це мертвий сезон і будь-який заклад будуть раді вас прийняти. Телефонуйте, наполягайте, але не в жодному разі не просіть! Нехай адміністратор думає, що ви – Посланець Ангелів, який спустився, щоб підняти фінансове становище клубу. Він сам має йти вам на поступки.

3 крок

Щоб привернути увагу людей, потрібна ємна назва та помітна реклама. Розвісьте по всьому місту афіші, плакати, роздавайте перехожим флаєри, залишайте рекламки в магазинах (за згодою менеджера, звичайно). Зробіть так, щоб про вашу вечірку говорили усі! У соціальних мережах створіть зустріч, запросіть усіх друзів, далі піде сарафанне радіо.

4 крок

Щоб зацікавити людей, потрібно викласти програму вечора: які діджеї гратимуть, хто ведучий, натякніть, що будуть конкурси з призами, організуйте шоу (танці, брейк, гоу гоу, стриптиз, фаєр шоу, та що завгодно!) Головне, щоб людям було цікаво . Запросіть діджеїв (набагато дешевше буде, якщо у вас є знайомі діджеї, нехай вони навіть невідомі, буде така фішка). Ведучим можна зробити якогось балакучого однокурсника, який веде квн або просто вміє штовхати промови. Він сам буде радий несподіваному подарунку долі і постарається привести на концерт якнайбільше людей, щоб на нього, гарного, подивилися. Це, до речі, стосується і виступаючих, яких ви поставите до списку. Це може бути група, що починає рок\реп\брейк\бітбокс. На свою прем'єру новачки намагаються привести купу народу, що вигідно позначиться на вашій окупності.

5 крок

А тепер головне. Де взяти на це все гроші? Дуже просто: спонсори. Не лякайтеся, я говорю не про "папики", які спонсорують дівчаток, а про звичайних партнерів)) Робиться це так: роздрукуйте бланк договору (бажано скласти його самому, вказати всі пункти, угоди і т.д.) і вперед - по магазинам! Вибирайте магазини, які можуть собі дозволити виділити 10-15 тисяч (залежно від міста. в Астрахані, наприклад, організувати вечірку можна за 30 тис, а у Волгодонську в 15 вкластися) натомість пропонуйте рекламу. Банери над сценою, афіші по місту (внизу примітка "за підтримки магазину Болтік"), згадка на флаєрах, реклама зі сцени... Буде краще, якщо у вас будуть інформаційні спонсори, наприклад, місцеве телебачення або місцева радіо хвиля. Тоді потрібно буде виділити 3-4 квитки на розіграш у прямому ефірі. І рейтинги підвищуються і додаткова реклама у вас буде!

Якщо ви відповідально підійшли до цього питання і слідували інструкції, то ваша вечірка має пройти на ура! Будьте уважні з квитками, продавайте їх заздалегідь, щоб не було невдоволення та натовпу біля каси. Також помічайте їх печаткою або будь-яким іншим способом, щоб їх не змогли підробити! Бажаю удачі)