Отчет за работата на мениджъра по продажбите. Примери за доклади за напредъка. Как да напиша доклад

Тази форма на отчет ви позволява да създадете адекватно план за отдела. Имайки такъв отчет и прогноза, човек може да разбере потенциалната сума, с която планът може да бъде недоизпълнен. Въз основа на този тип отчет се вземат решения, които ще позволят постигането на поставената цел за приходи. Седмичен план се съставя в края на предходната седмица. След това ежедневно се актуализира и изпраща на началника на отдела.

Обърнете специално внимание на графата "Годишен оборот". Той обозначава "размера" на клиента. Няма единен критерий, вие го определяте сами. Това може да бъде годишен оборот, кадри от магазина, брой търговски обекти, които клиентът има, брой персонал и т.н.

Понякога има полемика между началника на отдела и неговите служители за графата „Кога ще се плати“. Последните твърдят, че не е възможно да се насрочи дата за плащане. Въпреки това силно препоръчваме да изисквате от вашите мениджъри да посочат датите на плащане. Подобно изискване развива по-сериозно и отговорно отношение от страна на вашите служители и ги мобилизира. Разбира се, не говорим за търговия на дребно. Тук могат да се планират само големи проверки.

Отчети за продажбите: ежедневен отчет "Факт на плащанията за днес"

Това е най-простата форма на отчета. Имената на колоните говорят сами за себе си. В "Статус на плащане" (колона 4) посочете състоянието - "платено", "частично изплатено", "сметка при плащане".

През деня е важно да контролирате 2 референтни точки за продажби за текущия ден и посочения час. :

• 12-00,
• 16-00.

Такова често наблюдение насърчава мениджърите да работят по-ефективно. Този отчет може да се попълни чрез проста кореспонденция в група във всеки месинджър. Така, че когато всички мениджъри видят резултатите от всеки, това ги насърчава да не изостават, но все пак да изпълняват дневния план.

Отчети за продажбите: ежедневен отчет "План на плащане за утре"

Този отчет съдържа имената на юридическите лица и сумите, които те ще платят утре. Най-удобно е да го заявите, съставите и получите в края на деня, който предхожда планирания. Вечерта можете да имате време да коригирате значително работата на мениджърите. Просто е безсмислено да се анализира такъв тип отчет в планиран ден (тоест утре).

Отчети за продажбите: "Табло" за текущата дата

Попълнете колоните:

1. Попълнете пълното име на мениджъра

2. Процентът на изпълнения план за текущия ден се изчислява по следната формула:

Факт към момента / (План за месеца / общ брой работни дни в месеца * брой отработени дни в месеца) * 100.

Тоест, първо разделяте абсолютния брой на плана на всеки служител на общия брой работни дни в месеца. След това умножете всеки ден по броя на отработените дни. След това цифрата на текущия факт на продажбите за всеки от мениджърите се разделя на получената цифра и се умножава по 100, за да се получи резултатът като процент.

Тази формула може да се адаптира и към сезонността, бизнес областите и т.н. Тази формула е лесна за настройка в Excel.

3. Всеки ден попълваме абсолютната стойност на размера на приходите на конкретен мениджър.

4. Преброяваме и попълваме въз основа на това колко остава да завършим преди края на седмицата (междинни резултати). Можете да изчислите колко конкретни мениджъри трябва да „затворят“ клиенти преди края на седмицата.

5. Попълваме зададения за месеца план

6. Попълнете броя на работните дни в месеца

7. Попълнете действителния брой на изминалите дни от месеца.

8. Планът за края на седмицата е сбор от числата от 3 и 4 колони. Това число е резултат от добавяне на сумата, затворена за текущата дата и плана до края на текущата седмица.

9. Всеки ден попълваме броя на изминалите работни дни.

Последният ред от доклада на борда е обобщение на резултатите за целия отдел. Всички знаят - "Тотал".

Ръководителят ежедневно контролира работата на отдела по този отчетен формуляр. Освен това ви позволява да преразпределите натоварването между тези, които вече са изпълнили плана, и тези, които не го правят.

Също така би било полезно да го разпечатате или да го нарисувате на бяла дъска, за да могат мениджърите да попълнят сами. В същото време всеки служител може да сравни резултата си с резултата на колегите. По този начин "таблото" действа като допълнителна форма.

Мениджърът трябва да използва резултатите от отчета, за да взема решения относно .

Доклади за продажбите: Обобщен отчет

Този формуляр е обобщена таблица за целия отдел. Колони 1-4 могат да бъдат изчислени автоматично, когато попълните предишния формуляр за отчет за продажбите за всеки служител в отдела. в раздели: нови клиенти, текуща база, мениджъри, продукт, аудитория, територии. И вътре във всяка от получените фунии се анализират: обща, междинна, дължина на фунията, дължината на всеки от нейните етапи.

3. Развитие на клиентската база. Научете се да измервате дела на клиентите, стойността, индекса на лоялност, процента на задържане и т.н.

4. Финанси. Не забравяйте да съставите баланс за управление, да генерирате отчети за печалбата и загубата, както и отчети за паричните потоци.

И така, пред вас са формите на основни отчети за продажбите. Ежедневното им пълнене ще ви позволи лесно да контролирате и управлявате продажбите в секции:

• месеци
• седмици

Не забравяйте, че работата с тях ви позволява да прилагате не само контролни функции, но и да мотивирате мениджърите да подобряват резултатите си ежедневно. Правилният ще ви помогне да видите всички данни.

Първият отчет, който трябва да се попълни, е „планът на плащане за седмицата“. Тъй като седмицата е наистина критичен период в месечната прогноза за сключване на сделки, трябва незабавно да се научите как да контролирате работата в този конкретен контекст.

1. Оформете в такава форма

2. Осигурете редовен процес, при който мениджърите попълват този CRM отчет на седмична база. Най-добре е да направят това в края на седмичния цикъл, когато вече има определени разработки и „обещания“ от клиенти.

3. Изтеглете горния формуляр от системата и го обсъдете на седмична среща, например в понеделник сутрин. Така вие "публично" потвърждавате плановете на всеки мениджър, което значително увеличава шансовете за тяхното изпълнение.

Най-важният елемент в горната таблица "Кога ще плати" е ключът във формуляра. Попълването му насърчава продавачите да бъдат отговорни и да направят всичко, за да спази крайния срок.

Важно е да се разбере, че една "лоша" седмица на работа - и сега бизнесът е изправен пред пропуснати печалби, пропуски в паричните средства и проблеми с кредиторите. Седмичният план за плащане, наред с други неща, косвено засяга предотвратяването на подобни ситуации.

Доклад на мениджъра по продажбите: факт на плащанията за днес

Докладът "фактът на плащанията за изминалия ден" в по-голямата си част изпълнява информационна функция. Благодарение на него мениджърът ежедневно следи ситуацията.

Моля, имайте предвид, че можете да въведете следното в колоната Статус на плащане:

• платено;
• частично платени;
• платежна сметка.

Основната характеристика на този мениджърски отчет е, че се попълва няколко пъти на ден. Ръководителят задава референтни точки за вътрешнодневен контрол на изпълнението на плана. Можете да проследявате плащанията въз основа на попълване на "факт на плащанията за днес" 2-3 пъти на ден. Например в 12:00, 16:00 и 18:00 часа. Такова почасово наблюдение не само дава разбиране на ситуацията, но и стимулира продавачите.

Отчет на мениджъра по продажбите: план за плащане за утре

Отчетът на управителя „разплащателен план за утре” е подробна прогноза за седмицата, но само с възможност за ежедневен контрол.

Този формуляр се попълва еднократно в края на работния ден, който предхожда планирания. В края на изминалия ден той се разглежда с мениджъра и се съпоставя със „седмичния план за плащане“.

Такъв анализ позволява да се постигне необходимата ефективност в действията на ръководителя на отдела, който въз основа на него може да коригира стратегията на продавача навреме.

Отчет на мениджъра по продажбите: обобщена таблица с показатели по отдели

Има и друга основна форма на отчет - обобщен отчет от типа "табло", който динамично се променя и показва показателите на плана за всеки служител на отдела. Основната му цел е информация и демонстрация.

В тази форма тя може да бъде представена на голям монитор или нарисувана на ръка върху обикновена дъска. "Табло" трябва да се попълни автоматично в CRM, което отразява всички необходими показатели за всеки продавач.

Обърнете специално внимание на втората колона отляво „% от плана за текущия ден“. Изисква допълнително уточнение. Това не е действителен процент, отразяващ колко добре е изпълнен месечният план. Всъщност този индикатор показва "скоростта" на неговото изпълнение. Тоест до каква степен планът би бил изпълнен от всеки един от служителите, ако продължи да полага същите усилия, както в настоящия момент.

"% от плана за текущия ден" се изчислява по формулата:

Факт към момента: (План за месеца: общ брой работни дни в месеца x брой отработени дни на месец) x 100

По този начин, ако резултатът на този отчет на мениджъра по продажбите е по-малък от 100%, това означава, че той няма време да изпълни плана с положените усилия и стратегиите, които използва.

Бордът е насочен основно към оказване на психологическо влияние върху продавачите, за да ги подтикне да предприемат по-активни, но в същото време разумни стъпки за коригиране на ситуацията.

Доклад на мениджъра по продажбите: конвейер

Тръбопроводът е термин, който дойде при нас от западната търговска практика. Той характеризира и детайлизира състоянието на всички транзакции, които са на различни етапи в „портфолиото“ на служителя. Работата с конвейер е постоянен процес на взаимодействие между мениджъра и всеки от служителите относно решения, които в крайна сметка ще доведат до плащане.

За ефективно взаимодействие от този вид са необходими 2 условия:

1. Цялата работа и отчети на мениджърите по продажбите се извършват чрез CRM
2. Мениджърът класира сделките в CRM с помощта на филтри и качва следния формуляр.

Ключовите показатели за сключване на сделка в тази таблица са „етап на сделка“ и „вероятност“. И те корелират един с друг.

Първоначално скалата на вероятността се коригира в зависимост от етапа, на който се намира сделката в момента. Степените на тази вероятност се избират въз основа на установената индивидуална бизнес практика. Те също зависят от индустрията и нивото на лицето, с което продавачът взаимодейства: мениджър на средно ниво, ръководител на отдел или директор. Нека дадем реален пример за такъв мащаб.

• Изпратена е търговска оферта - вероятността за плащане е до 50%
• Изпратете договора - 50−70%
• Договорът е подписан - 70−90%
• Фактурирано - 90−100%

Консумацията и резултатите в отчетите на всеки мениджър са доста управляеми неща. Просто трябва да се ръководите от 4 принципа.

1. Цялостното състояние на портфолиото на всеки продавач се следи редовно, понякога ежедневно. Особено важно е това да се прави с новодошлите и служителите, които са в професионална "депресия". За да промените състоянието на тръбопровода на конкретен продавач, контролирайте го чрез споменатите референтни точки в рамките на един ден.

2. Не трябва да допускаме тръбопровода да бъде "запушен" или, напротив, да бъде твърде "празен". Контролирайте процеса на приключване на сделките навреме според отчетите на мениджърите. И своевременно попълвайте личната фуния на служителя със задачи за нови сделки. В идеалния случай „попълването“ трябва да се извършва автоматично, когато се изработят старите задачи, като се вземе предвид индикаторът за средната продължителност на сделката. По този начин може да се постигне необходимия баланс.

3. Работата с тръбопровода трябва да бъде конфигурирана с възможност за контрол на средната проверка. Ако този показател не достигне необходимото ниво, което е заложено в регламентите на бизнес процесите, тогава е необходимо да се планират допълнителни срещи с персонала и да се провеждат обучения на проблемни етапи.

4. Не бива да забравяме, че размерът на приходите зависи не само от усилията на продавачите, но и от маркетинговата подкрепа. Всеки етап от сделката трябва да включва елемент, който буквално ще накара купувача да плати. Така, заедно с търговско предложение, може да бъде изпратен подарък под формата на образователна електронна книга с полезна информация. За да извършите плащането по-бързо, можете да предоставите ограничена във времето възможност за допълнителни бонуси по договора.

Разгледахме 5 компонента на ефективната работа с отчетите на мениджърите. Включва настройка на цялата система, която да сигнализира за състоянието на всяка транзакция поотделно във времето.

В моята бизнес практика периодично се сблъсквам с повърхностно отношение на някои мениджъри (обикновено малък и среден бизнес) към оперативния контрол на мениджърите по продажбите или дори пълна липса на такъв контрол. Има поверие: „Ето задачите и ресурсите за вас и го свършете!”.

От една страна, психологическата мотивация на мениджърите да „работят на доверие“ с персонала е разбираема: малко хора наистина се радват на рутина като проверка на отчети и „разбиране“. От друга страна, не бива да забравяме, че на първо място контролът е една от основните управленски функции. Второ, служителят работи добросъвестно и наистина се стреми да изпълнява възложените му задачи само ако работата му е прозрачна, редовно и навременно следена. В края на краищата, дори най-отдадените и „идеологически“ служители рано или късно, при липса на контрол, започват да се отпускат и „развалят“ (до пълното пренебрегване на преките си служебни задължения).

В почти всяка втора организация (ако не и по-често), с която си сътруднича, има „обикновена“ ситуация, когато мениджърът „изобщо не знае“ какво правят продавачите му през работния ден. В същото време при по-внимателно разглеждане се оказва, че броят на обажданията към нови клиенти е не повече от 5-10 (и това е само половин час работно време), личните срещи с клиенти се провеждат много рядко. За какво се отделя останалото време остава загадка... Чудно ли е, че в тази ситуация плановете за продажби не се изпълняват последователно, а производствените мощности не работят?

Както можете да видите, цената на несериозното отношение към контрола на продавачите е много висока. И – обърнете внимание – тук е важен не само контролът върху постигането (или непостигането) на крайния резултат (например изпълнението на месечния план за продажби). С това, като правило, повечето лидери са добре. Както показва опитът, за бизнеса е изключително важно да бъде проактивен и да прави предварителни (междинни) съкращения.

В крайна сметка, когато сте изправени пред факта на неизпълнение на „основната задача“, тогава не можете да направите нищо. Това, което не сте продали днес (този месец), никога не можете да продадете отново и компанията е загубила приходи, които никога няма да компенсира. В допълнение, това може да затрудни бъдещите продажби: вашите клиенти могат да преминат към алтернативни продукти/услуги на вашите активни конкуренти през това време и в същото време да укрепят приятелските връзки с тях (които, както знаете, не са толкова лесни за преодоля).

Превенцията, от друга страна, винаги е по-евтина от анализирането на последствията, тъй като предварителният (оперативен) контрол помага да се идентифицират отклоненията на текущите резултати от плана в зародиш, което от своя страна дава възможност за своевременно коригиране на ситуацията. начин (отстраняване на причините, предоставяне на допълнителни инструменти, необходима помощ на служителя и др.) и по този начин минимизиране на рисковете и загубите.

Ето няколко основни принципа, които трябва да се спазват, за да се установи оперативен контрол на продавачите и да се постави в услуга на стратегическите бизнес цели.

Определете междинни резултати

Една от основните причини мениджърите да избягват оперативния контрол е липсата на ясни критерии какво точно трябва да бъде проверено. Така:

Определете, Какво точно трябва да направят продавачите?(обаждане на клиенти, среща с клиенти и др.), за да могат в края на месеца да ви зарадват с отлични финансови резултати (по правило това е изпълнението на плановете за продажби).

Задайте своите стандарти(измерими показатели) за тези действия/резултати, базирани на наличната статистика във вашата компания, здравия разум и всъщност самите планове за продажби. Такива стандарти могат да бъдат: брой разговори, насрочени и проведени срещи, заявления, подписани договори, среден размер на заявлението и др.

Разбийте ги по седмица/ден(например поне 20 обаждания / 10 посещения на магазин на ден, 3 нови договора на седмица и т.н.). Също така е полезно да разбиете самите планове за продажби на седмици и дни, за да сте в крак. Това ще бъде вашият еталон за оперативен (ежедневен / седмичен) контрол. Разбира се, тези показатели трябва да бъдат запознати с персонала.

Разработете ежедневни формуляри за отчети

Въз основа на критериите, разработени в предишния параграф, можете да разработите ежедневни формуляри за отчети за търговския персонал на хартиен или електронен носител. Пример за ежедневен отчет за мениджър "по телефона" е показан в таблица 1, фрагмент от дневен отчет (маршрутен лист) на търговски представител е в таблица 2.

Ежедневен контрол

Определете час в края на работния ден (например от 17.30 до 18.00 часа), когато търговският персонал трябва да ви предостави отчет за работата на деня. Съответно, отделете време в ежедневния си график, за да прегледате отчетите и да отговорите на тях.

Важно! Реакцията на предоставените документи от персонала трябва да бъде задължителна и редовна. В противен случай вашите служители ще започнат да мислят, че никой не проверява отчетите им, следователно не можете да ги пишете или да измисляте данни. Това може да бъде или личен разговор с продавача в момента на приемане на доклада, или телефонен разговор след кратко време (например, ако в момента, в който служителят е изпратил доклада, вие сте били заети да говорите с друг служител и не можете отделете време на него).

Алгоритъм за вечерна обратна връзкаможе да бъде нещо подобно.

1. Намерете в дневния отчет (или друг ежедневен отчет за продажбите, генериран с помощта на компютърна счетоводна програма) и сравнете планираните стандарти с обема на работа / продажби, действително извършени от служителяза текущия ден.

2. Извършете извадково проучванедокладвайте служител, задайте уточняващи въпроси за клиенти, с които не са постигнати целите за текущия ден, и поискайте разяснения, например:

В колко контакта сте преговаряли директно с вземащия решения?
Какво ви попречи да изпълните стандартите за брой обаждания?
Защо клиентът отказа да се срещне/купи продукта?
Какви аргументи бяха дадени?
Какви продукти на конкурентите купува този клиент? На какви цени?
Какво не харесва клиентът в сътрудничество с други компании, какво бихме могли да използваме в своя полза?

Такива обяснения не са непременно необходими за всеки клиент. Достатъчно е да се изяснят 5-6 клиенти от отчета и това ще поддържа подчинения в добра форма и ще стане ясно, че се контролира.

3. Въз основа на получените отговори помогнете на служителя да формулира цели за следващите контакти с тези клиенти, вземете убедителни аргументи за възникналите възражения и се уверете, че всички препоръки са записани (не напразно казват: това, което не е записано, не съществува).

Също записва препоръките, дадени на подчинения и датата на тяхното изпълнениев дневника си и не забравяйте да попитате за постигнатите резултати в определения ден (или ви напомнете за задачите, поставени в навечерието на деня на изпълнение). Запомнете: ако поне веднъж си позволите да „забравите“, „пропуснете“ или закъснеете с контрола, следващия път подчинения ще възприеме поръчката ви като желание.

4. Оценете пълнотата и коректността на попълването на отчета. Не допускайте официални и „фалшиви“ отговори. Ако се открие непълна или невярна информация, информирайте служителя за прилагането на дисциплинарните мерки, предприети от компанията (забележка, порицание, глоба, уволнение) към него.

5. Обобщете работния ден на служителя, похвалете го или, ако е необходимо, изразете градивна критика (без да ставате лични, обсъждайте само действията и резултатите).

В зависимост от текущото изпълнение на личните стандарти от служителя, както и общото ниво на изпълнение на плановете от отдела по продажбите, коригирайте личните задачи на служителя за следващия работен ден. Например, ако някой от служителите не се е явил на работа поради уволнение/заболяване, аргументирайте се, че трябва да запълните празнината в продажбите, „затегнете се малко“ и се опитайте да продадете малко повече от обикновено, така че компанията като цяло може да изпълни месечната цел за продажби. Обсъдете как може да се постигне това.

6. Завършете разговора с положителна мотивация на служителитеследващия работен ден („Съберете се, ще успеете“, „Браво, продължавайте в същия дух!“ и т.н.).

Анализът на продажбите и печалбите на компанията е едно от основните качества на маркетинг специалист. Имайки под ръка правилно съставен отчет за продажбите, ще ви бъде много по-лесно да разработите рекламна стратегия за развитие на компанията, а отговорът на управленския въпрос "Кои са основните предпоставки за намаляване на продажбите?" няма да отнеме много време.

В тази статия ще разгледаме пример за поддържане и анализиране на статистика за продажбите в производствено предприятие. Примерът, описан в статията, е подходящ и за търговия на дребно и едро, за анализиране на продажбите на един магазин. Изготвеният от нас шаблон за анализ на продажбите в Excel е с много мащабен характер, съдържа различни нюанси на анализиране на динамиката на продажбите, които не винаги са необходими за всяка компания. Преди да приложите шаблон, уверете се, че сте го приспособили към спецификите на вашия бизнес, оставяйки само информацията, която ви е необходима, за да наблюдавате колебанията в продажбите и да оценявате свойствата на растеж.

Въведение в анализа на продажбите

Преди да анализирате продажбите, трябва да съберете статистически данни. Затова определете основните характеристики, които бихте искали да вземете предвид, и честотата на събиране на тези характеристики. Ето списък с най-необходимите характеристики на анализа на продажбите:

Основните моменти, на които трябва да обърнете внимание, когато извършвате анализ на продажбите:

• Динамика на продажбите по стоки и фронтове, които съставляват 80% от продажбите на компанията
• Динамика на продажбите и печалбата спрямо същия период на предходната година
• Промяна в цената, себестойността и рентабилността на продажбите за отделни артикули, продуктови групи
• Качество на растежа: динамика на продажбите на 1 RT, на 1 клиент

Събиране на статистически данни за продажбите и печалбата

Нека да разгледаме конкретно, например, ясно показвайки как се прави анализ на продажбите.

Като първа стъпка събираме статистически данни за продажбите за всеки жизненоважен артикул на компанията. Събираме статистика за продажбите за 2 периода: предходната и текущата година. Разделихме всички статии на продуктови категории, за които сме любопитни да разгледаме динамиката.

Фиг.1 Пример за събиране на статистически данни за продажбите по стокови артикули

Попълваме представената по-горе таблица според следните показатели: бройки, рубли, средна цена на продажба, цена, печалба и рентабилност. Тези таблици ще бъдат основният източник за предстоящия анализ на продажбите.

Позиционните статистически данни за продажбите за предходната година на текущия период са необходими, за да се сравнят текущите отчетни характеристики с предходната година и да се оценят свойствата на растежа на продажбите.

След това събираме статистически данни за пратките на основните фронтове на търговския отдел. Разбиваме общите приходи (в рубли) по фронтове на продажби и по основни продуктови категории. Статистиката е необходима изключително в рубли, защото помага да се поддържа цялостната ситуация в продажбите под контрол. По-подробен анализ е необходим само в този случай, ако има рязка промяна в динамиката на продажбите в една от посоките.

Фиг.2 Пример за събиране на статистически данни за продажбите по фронтове и региони на продажбите

Процес на анализ на продажбите

След като бъдат събрани всички необходими статистически данни за продажбите, можете да продължите към анализа на продажбите.

Анализ на изпълнението на плана за продажби

Ако компанията планира и е зададен план за продажби, тогава първата стъпка е да се оцени изпълнението на плана за продажби по продуктови групи и да се анализира качеството на растежа на продажбите (динамиката на доставките спрямо същия период на миналата година).

Фиг. 3 Пример за анализиране на изпълнението на план за продажби по продуктови групи

Анализираме изпълнението на плана за продажби по три показателя: пратки в физическо изражение, приходи и печалба. Във всяка таблица изчисляваме % от плана и динамиката спрямо предходната година. Всички планове са разделени на продуктови категории, което ви позволява да разберете по-подробно източниците на по-ниски продажби и преизпълнение на плана. Анализът се извършва на месечна и тримесечна база.

В таблицата по-горе използваме и допълнителното поле „прогноза“, което ни позволява да прогнозираме изпълнението на плана за продажби предвид динамиката на доставките.

Анализ на динамиката на продажбите по фронтове

Такъв анализ на продажбите е необходим, за да се разбере кои области на търговския отдел са основните източници на продажби. Докладът ви позволява да оцените динамиката на продажбите във всяка област и навреме да идентифицирате важни разлики в продажбите за тяхното коригиране. Разбиваме общите реализации на фронтове на ОС, за всяка посока анализираме имплементациите по продуктови категории.

Фиг.4 Пример за анализ на продажбите по фронтове

За оценка на свойствата на растежа се използва показателят „динамика на растежа на продажбите спрямо предходната година”. За оценка на значимостта на посоката в продажбите на конкретна продуктова група се използват параметрите "дял в продажбите,%" и "продажби на 1 клиент". Динамиката се проследява по тримесечия, за да се премахнат колебанията в пратките.

Анализ на структурата на продажбите

Анализът на структурата на продажбите помага да се направи общ поглед върху ефективността и важността на продуктовите групи в чантата на компанията. Анализът ви позволява да разберете кои продуктови групи са по-изгодни за бизнеса, дали делът на основните продуктови групи се променя, дали увеличението на цените покрива увеличението на разходите. Анализът се извършва на тримесечна база.

Фиг. 5 Пример за анализиране на структурата на продажбите на фирмения асортимент

По показателите „пратки в физическо изражение”, „приходи” и „печалба” се оценява делът на всяка група в раницата на компанията и промяната в дела. Според показателите "рентабилност", "разходи" и "разходи" се оценява динамиката на стойностите спрямо предходното тримесечие.

Фиг.6 Пример за анализ на себестойността и рентабилността на продажбите

ABC анализ

Една от крайните стъпки в анализа на продажбите е стандартният анализ на асортимента ABC, който помага за провеждането на компетентна асортиментна политика и разработването на ефективни търговски маркетингови дейности.

Фиг. 7 Пример за анализ на асортимента ABC

ABC анализът се извършва в контекста на продажбите и печалбата веднъж на тримесечие.

Контрол на остатъците

Последната стъпка в анализа на продажбите е да се следи наличността на продуктите на компанията. Анализът на балансите ви позволява да идентифицирате критични позиции, за които има голям излишък или се прогнозира недостиг на продукта.

Фиг.8 Пример за анализ на остатъци от продукти

Доклад за продажбите

Често в компаниите маркетинговият отдел е отговорен за постигането на целите за продажби. За седмичен отчет е достатъчно да се проследи нивото на изпълнение на плана за продажби с кумулативна сума и да се посочи прогнозата за изпълнение на плана за продажби за текущото ниво на доставки. Такъв отчет ви позволява да откриете навреме опасностите от неизпълнение на плана за продажби и да създадете коригиращи мерки.

Фиг.9 Седмичен отчет за продажбите

Към такъв отчет прикачете малка табела, описваща основните заплахи за изпълнението на плана за продажби и предложените решения, които ще намалят негативното въздействие от идентифицираните обстоятелства на неизпълнение на плана. Опишете какви други източници могат да се използват за увеличаване на продажбите.

Във всеки месечен отчет за продажбите е важно да се отрази реалното изпълнение на плана за продажби, качеството на растеж спрямо същия период на предходната година, анализ на динамиката на средната цена на доставка и рентабилността на продукта .

Фиг.10 Месечен отчет за продажбите

Трудовият процес се състои от поставяне на задачи от ръководителя и тяхното изпълнение от служителя на фирмата. От време на време всеки служител прави отчет за свършената работа. Честотата зависи от вътрешните правила на предприятието, както и от формата. Значението на този документ за ръководството не трябва да се подценява.

В тази статия ще разгледаме как правилно да форматирате отчет за извършената работа, извадка за попълване на документ и някои съвети за съставянето му.

Защо трябва да можете правилно да отчитате работата си

Работният процес може да бъде представен като сложен механизъм, в който всеки служител на компанията е предавка. В този пример ръководителят на организацията действа като инженер, който е длъжен да гарантира, че всички механизми работят гладко и възможно най-бързо.

В реалния живот е доста трудно за шефовете да преценят колко добре служителите си вършат работата, ако не виждат резултатите от работата си. Следователно в почти всички предприятия ръководството задължава всеки служител редовно да изготвя отчет за извършената работа. Често този документ се създава с честота от 1 седмица. Така властите могат да видят какво са правили служителите, както и колко полезни са били на предприятието.

Грешен пример

Документът е в свободна форма. Може би затова има голям брой доклади, които не казват нищо на ръководството или ги карат да мислят, че работникът не се справя с възложените му функции. В същото време даден служител може да бъде истински трудолюбив и да преизпълни плана си. Причината за това е неправилно съставен протокол за извършената работа. По-долу е даден пример за такъв документ.

Вид на документа: отчет за извършената работа за периода от 15 февруари 2016 г. до 19 февруари 2016 г.

е направено следното:

• беше извършено синхронизиране на работното време на производствения цех;
• резултатите от отчитането на времето бяха включени в работната програма;
• изчисляват се нови норми за време;
• отговори на заявки от инспекциите по труда, както и няколко клиенти;
• взе участие в конференция за повишаване ефективността на труда в предприятието.

Дата на съставяне: 19.02.16г

Подпис: Ю. Р. Петров.”

Ако служител напише отчет за извършената работа по този начин, тогава ръководството ще счита, че е недостатъчно натоварен.

Какви са грешките?

Горният пример ясно показва стандартните грешки при изготвянето на такива документи.

Основните са:

Горните изисквания трябва да се използват както при съставяне на седмични формуляри, така и при генериране на отчет за извършената работа за годината.

Подходящ вариант

Вероятно първият път да направите качествен отчет няма да работи. За да ви улесним да направите това, ето пример за това как е било необходимо да напишете отчет до мениджъра за извършената работа, посочена в първия пример:

„На кого: началникът на плановия отдел Иванов П.М.

От кого: икономист 1-ва категория на планов отдел Петров Ю.Р.

Отчет за резултатите от труда за (15.02.16-19.02.16)

За отчетната седмица ми бяха поставени следните задачи:

Всички задачи бяха изпълнени, а именно:

• Извършени са 5 тайминга и са изготвени същия брой нови норми за работа на производствения цех;
• участвали в конференцията, приложена е бележка с предложения.

Извършена е работа и с входящата документация, а именно:

• Съставих 2 отговора на заявки за IOT.
• Отговори на писма от Mr. Юриева А. А., Жакова С. И., Милеева К. Б.

Предвидено е командировка за периода от 22 февруари 2016 г. до 26 февруари 2016 г. с цел проверка на работата на структурното поделение на клон Печерск.

Дата на съставяне: 19.02.16г

Подпис: Петров Ю.Р.”

Съгласете се, че тази версия на отчета се чете по-добре и ръководството може да види колко добре работи един от служителите.

Как да пиша отчети за по-дълги периоди?

Разбира се, период от една седмица не е трудно да се нарисува красиво върху хартия. По-трудно е да се направи отчет за свършената работа за половин година или дори година. Това обаче е по-лесно да се направи, отколкото може да изглежда на пръв поглед. Например, ако имате седмични отчети за необходимия период, тогава можете безопасно да ги използвате.

Максимален обем - 1 лист А4

В същото време си струва да се опитате да разширите малко информацията, така че резултатът да се побере на 1-2 страници. В случай, че в организацията не се провеждат седмични резултати, но сте длъжни да генерирате отчет за извършената работа за годината, не трябва да се паникьосвате и да се карате в истерия.

Цялата информация е около вас: прегледайте историята на съобщенията в регистрите на документите или в електронната поща, отворете папката с вашите отчети, проучете пътни листи. Всичко това ще ви помогне да запомните подвизите, които сте постигнали през работната година.

Обобщаване

По-горе сме дали някои примери за това как да напишете отчет за напредъка. Основното нещо е да се посочат извършените операции, като се посочат количествени характеристики (толкова пъти или такъв и такъв брой парчета и т.н.). Така ще информирате ръководството за това колко работа сте успели да свършите.

Не трябва да забравяме да посочим в началото на отчета списък с конкретни задачи, които сте били доведени да изпълните. Важна част е попълването на доклада. Не забравяйте да напишете какво искате да приложите на работа в близко бъдеще. С това ще покажете, че изглеждате по-широко от просто сферата на вашите непосредствени задължения и функции, които трябва да се изпълняват според длъжностната характеристика.

Можете също да разгледате примера по-горе.

За да улесните съставянето на подобни отчети, можете да записвате ежедневно извършената работа в тетрадка или електронен документ. Ще отделите само 3-5 минути на ден за тази дреболия. Не е толкова много. Въпреки това, благодарение на такива записи, можете лесно да създадете отчет за работата си за всеки период в бъдеще без никакви проблеми.