Envoyez un courrier ordinaire. Informations sur le mouvement de la lettre. Que peut-on envoyer dans une enveloppe postale

L'envoi d'une lettre par la poste était autrefois la chose la plus courante : les étudiants qui partaient étudier correspondaient avec des parents, les copines des gars qui sont allés à l'armée leur envoyaient des lettres attendues, des documents et leurs copies étaient envoyées par la poste, car il n'existait pas un tel moyen de communication sous forme de courrier électronique. Mais aujourd'hui, beaucoup se demandent comment envoyer une lettre par la poste en Russie. Et nous allons essayer de vous éclairer à ce sujet.

Heureusement, la poste moderne de la Russie ne ressemble pas à ces bureaux de poste où il fallait monter sur le courrier, et les lettres étaient livrées en semaines et en mois.

Les règles des mailings d'aujourd'hui sont simples

1. Il est nécessaire de connaître l'adresse exacte du destinataire (en indiquant l'index).

2. Achetez une enveloppe au bureau de poste, et si le poids final ne dépasse pas vingt grammes, vous n'avez pas besoin de timbres, si plus, et l'envoi n'est pas proche, vous achetez et collez des timbres. Les postiers vous en diront plus sur les détails.

3. Si vous souhaitez envoyer une lettre recommandée ou de valeur, vous devez acheter une enveloppe spéciale, peser l'article, coller le nombre requis de timbres, peut-être remplir un inventaire, et une telle lettre arrivera un peu plus tard que d'habitude. Avec une telle lettre, vous pouvez envoyer des documents et ce qui vous est particulièrement cher. Le poids de l'article ne doit pas dépasser 100 grammes. Le paiement de ce service dépend du poids et de la distance du destinataire.

4. Si la lettre n'est pas «précieuse» et non «recommandée», elle doit simplement être déposée dans une boîte aux lettres bleue avec une inscription blanche «Russian Post» et, après quelques jours, demander si elle est arrivée ou non. Vous pouvez l'envoyer avec accusé de réception.

À l'époque où la poste soviétique prospérait, de nombreux collectionneurs reconstituaient avec succès leurs collections avec de beaux timbres soigneusement décollés des enveloppes à l'aide de la vapeur, ils collectionnaient même les cachets de la poste et les enveloppes !

Que mettre sur l'enveloppe ?

Aujourd'hui, il y a moins de lettres, et donc moins d'opportunités pour les collectionneurs. Remplir une adresse est devenu plus stéréotypé avec l'avènement des codes postaux. Lorsqu'ils remplissent l'enveloppe, ils indiquent généralement

• nom, prénom patronymique du destinataire
• noms de rue, numéros de maison et d'appartement
• nom de la région
• ville
• nom du pays (en cas de correspondance internationale)
• indice

Départ enregistré

Pour lui, remplissez les papiers et obtenez un numéro de piste pour le suivi. Un tel départ n'est reçu qu'avec un passeport. Des options supplémentaires sont "accrochées" sur les envois enregistrés.

• L'accusé de réception est la confirmation juridiquement contraignante que vous avez reçu la lettre. Il est aimé de toutes les organisations gouvernementales et des entreprises privées. Certains bureaux d'enrôlement ou tribunaux vous enverront une lettre avec accusé de réception.
• La description de la pièce jointe est la preuve que la lettre contient exactement
  ce qui est contenu. Par exemple, vous envoyez une réclamation au contrat. Vous faites un inventaire et le postier le tamponne - cela signifie qu'il est devenu votre témoin. Maintenant, le destinataire ne mentira pas qu'il a reçu une félicitation pour son anniversaire.

• La valeur déclarée est essentiellement une assurance. Si la poste perd ou endommage le colis, vous serez remboursé de la valeur de la valeur déclarée. En outre, une partie du coût sera retournée en cas de non-respect du délai de livraison. Plus la valeur déclarée est élevée, plus l'expédition est chère.
• Le paiement à la livraison est le montant que le destinataire du colis paiera. Il sera retourné à l'expéditeur par mandat postal. Les anciennes boutiques en ligne fonctionnent souvent avec le paiement à la livraison (les normales acceptent les cartes sur le site ou les envoient par coursier). Le paiement à la livraison ne peut pas dépasser la valeur déclarée.

Colis

Un colis est quelque chose entre une lettre et un colis, mais uniquement pour les imprimés. Livres, journaux, magazines, liasses de documents sont envoyés par colis.
C'est moins cher, vous n'avez pas besoin de remplir de formulaires pour cela. Il suffit de mettre le livre dans l'emballage, d'écrire l'adresse et de la donner à l'opérateur. L'essentiel est que votre colis ne pèse pas plus de deux kilogrammes (sinon, seulement un colis).

Départs en 1ère classe

Ce sont toutes les lettres recommandées, les colis et les colis qui coûtent plus cher mais arrivent deux fois plus vite. Pour les envois de classe 1, vous n'avez pas non plus besoin de remplir de formulaires - écrivez simplement l'adresse sur l'enveloppe ou le colis.

1. Achetez des enveloppes, des timbres et envoyez vous-même des documents, sans courrier.

2. Envoyez des livres et des magazines dans des colis.

3. Envoyez des colis en 1ère classe si vous le souhaitez rapidement et avez la possibilité de payer quelques centaines de plus.

4. Utilisez le nouveau site Web Mail et l'application mobile.

Date de parution : 18.02.2018

Chaque année, la poste russe envoie plusieurs centaines de millions d'envois postaux différents. Plus de la moitié de tous les envois sont de la correspondance écrite. Par exemple, une seule succursale de Voronej de la poste russe a envoyé plus de 20 millions de lettres en 2017. D'accord, le chiffre est plus qu'impressionnant.

Certes, ces dernières années, le genre épistolaire en tant que moyen de communication a presque complètement perdu de sa pertinence. La communication entre les personnes se produit aujourd'hui grâce à des technologies modernes telles que l'Internet et les communications mobiles. Dans cette optique, au cours des 15 dernières années, le nombre de lettres ordinaires et de cartes postales envoyées a fortement diminué, mais le nombre de lettres recommandées avec correspondance dite commerciale a augmenté.

Comment envoyer une lettre par la poste russe pour qu'elle tombe définitivement entre les mains du destinataire? Quels types de lettres existe-t-il ? Quelles conditions et restrictions s'appliquent lors de l'envoi de correspondance écrite, comment écrire correctement l'adresse - tout cela sera discuté plus tard.

Qu'est-ce qu'une lettre

Avant de parler de la façon d'envoyer une lettre par la poste russe, vous devez décider du concept même de "lettre". Après tout, en plus de cela, il existe deux autres types d'envois postaux: colis et.

Alors, lettre- un type d'envoi postal avec lequel ils correspondent, envoient des documents, papiers, photographies. Le poids maximum ne peut pas dépasser 100 grammes. Un envoi postal qui contient les mêmes photographies, documents ou autres produits en papier, mais qui dépasse le poids prescrit de 100 grammes, tombe automatiquement dans la catégorie "colis". Les tarifs et les règles d'envoi de colis sont déjà quelque peu différents.

Souvent, les gens ont une question, est-il possible d'envoyer de petits objets en utilisant une lettre ? Par exemple, des badges, des pièces de monnaie, des petits bijoux, des sachets de thé ou des aimants. Selon les règles de la poste russe - non! En pratique, les gens mettent parfois de petits objets dans une enveloppe et les envoient en toute sécurité. Il y a aussi des tentatives d'envoi infructueuses, lorsque la poste russe revient avec une note indiquant que la pièce jointe ne correspond pas au type d'envoi postal.

Types de lettres

Il existe trois types de lettres :

• Facile;
• Douane;
• de valeur.

lettre simple- dans le vrai sens du terme, il s'agit de la lettre la plus courante, qui est le plus souvent utilisée pour mener une sorte de correspondance personnelle ou envoyer les documents et papiers les plus importants. Ces lettres qui étaient auparavant échangées entre parents ou amis vivant dans des villes différentes étaient dans la plupart des cas simplement simples. Une simple lettre n'est pas un envoi postal recommandé, il ne se voit donc pas attribuer d'identifiant permettant de la suivre.

Le courrier écrit simple est livré par le facteur à l'adresse du destinataire et déposé dans la boîte aux lettres. Pour cette raison, ce type de lettre n'est pas considéré comme le plus fiable, car, par exemple, il peut être volé dans une boîte aux lettres. De plus, cet article n'étant pas enregistré, si la lettre n'est pas remise au destinataire, il sera impossible de déposer une réclamation auprès de la poste russe, de recevoir une indemnisation ou de rédiger une demande de recherche.

Lettre commandée contrairement à un simple, il est nominatif et remis personnellement entre les mains du destinataire (ou par procuration à son mandataire). Qu'est-ce que ça veut dire? Tout d'abord, après avoir envoyé la lettre via le caissier-opérateur, un chèque est émis, qui indique le numéro de piste, avec lequel vous pouvez suivre le mouvement de l'envoi postal et savoir quand il sera livré et remis au destinataire. Deuxièmement, les chances que la lettre se perde quelque part et ne parvienne pas au destinataire sont bien moindres que dans le cas d'une simple lettre.

De valeur lettre - est le même que celui enregistré, mais a une différence. Pour une lettre de valeur, la valeur déclarée est en outre indiquée. En cas de dommage ou de perte d'un envoi postal de valeur, le montant de la valeur déclarée sera partiellement ou totalement indemnisé par la poste russe à l'expéditeur. Autrement dit, dans ce cas, la valeur déclarée est une sorte d'assurance. Par conséquent, si vous envoyez des documents importants qui ont une certaine valeur, il est préférable de le faire en utilisant ce type de courrier. Par exemple, si vous décidez d'envoyer un passeport par lettre ou un document certifié par un notaire.

Services supplémentaires de la poste russe (avis de livraison, inventaire des pièces jointes, paiement à la livraison)

La poste russe propose plusieurs services supplémentaires, qui peuvent être nécessaires ou utiles pour l'expéditeur de la correspondance écrite :

• avis de livraison ;
• description de la pièce jointe ;
• LA MORUE;
• notification par SMS ;
• expédition accélérée 1ère classe.

Pour une lettre simple -> seule la livraison en 1ère classe est disponible.
Pour le sur-mesure -> tous types de prestations, à l'exception de l'état des lieux des pièces jointes et du contre-remboursement.
Pour précieux -> toutes sortes de services.

Avis de livraison- un document spécial (formulaire) qui informera l'expéditeur quand (date et heure) et par qui (nom du destinataire ou de son mandataire) le courrier a été reçu. Le reçu doit être signé par le destinataire. Ce formulaire est joint à la lettre et envoyé avec celle-ci. Après livraison, il est renvoyé et également livré par la poste.

Description de la pièce jointe- un document (formulaire), qui indique le contenu de l'envoi postal. Pour chaque article inscrit à l'inventaire, l'expéditeur doit indiquer sa valeur. Au moment de la remise d'une lettre de valeur avec un inventaire de la pièce jointe, le destinataire a le droit d'ouvrir l'enveloppe devant l'employé et de vérifier le contenu avec l'inventaire. Si un article est endommagé ou perdu, l'organisation verse une indemnisation. L'inventaire des pièces jointes est d'une importance maximale lors de l'envoi d'envois postaux contre remboursement.

LA MORUE- le montant d'argent qui est collecté pour le compte de l'expéditeur auprès du destinataire de l'envoi postal. Le paiement à la livraison est souvent utilisé pour payer les biens achetés en ligne. Dans ce cas, l'acheteur ne paie les marchandises commandées par courrier qu'au moment de la réception. Le destinataire n'a le droit d'ouvrir l'enveloppe ou la boîte avant le paiement que s'il existe un inventaire de la pièce jointe.

Notification par SMS– un service d'information du destinataire de l'arrivée d'une lettre au bureau de poste et d'avis de livraison à l'expéditeur. Disponible uniquement en Russie.

1 cours- un type de livraison accélérée d'envois postaux, implique un transport aérien. Vous pouvez vous renseigner sur les conditions de livraison de la manière habituelle et en 1ère classe sur le site officiel de la poste russe. Vous ne devez pas utiliser ce type de livraison dans une localité, et aussi s'il n'y a pas de liaison aérienne entre votre ville et la ville du destinataire, car la vitesse de livraison sera très probablement la même que dans le cas habituel. Cependant, l'expédition en 1ère classe sera plus chère.

Comment envoyer une lettre simple, recommandée ou précieuse par la poste russe

Informations générales.
Toutes les lettres sont envoyées dans des enveloppes dont la taille peut varier :

• format minimum 110 x 220 mm (enveloppe Euro) ou 114 x 162 mm (format C6) ;
• taille maximale 229 × 324 mm (format C4).

Les enveloppes peuvent être :

• aucune marque et
• avec marque imprimée.

Le timbre imprimé peut être avec une lettre différente (lettre): A, D, B.
De telles enveloppes vous permettent d'envoyer certains types de lettres sans collage supplémentaire de timbres. Il est impossible d'envoyer des lettres dans une enveloppe non timbrée ! Marque - est une sorte de paiement pour le service de livraison.

Si vous achetez une enveloppe sans timbre, vous devrez acheter des timbres supplémentaires, dont le coût devrait être égal au coût d'envoi d'un type particulier de lettre au tarif de la poste russe. Par exemple, si vous envoyez lettre simple pesant jusqu'à 20 grammes, il est alors soumis à un tarif de 23 roubles (pour 2019). C'est-à-dire que sur une enveloppe sans timbre pour une telle lettre, il faudra coller des timbres pour 23 roubles. S'il s'agit d'une lettre recommandée jusqu'à 20 grammes - 50 roubles.

Les timbres à la poste sont vendus en différentes coupures : 10, 15, 25, 30, 50 kopecks ; 1, 1,5, 2, 2,5, 3, 4, 5, 6, 10, 25, 50 et 100 roubles. Leur apparence peut varier.

Comment envoyer un email simple

Pour une lettre simple pesant jusqu'à 20 grammes, achetez soit une enveloppe avec un timbre déjà imprimé (un timbre avec la lettre A), soit une enveloppe sans timbre et un timbre supplémentaire pour 23 roubles. Vous devez les coller dans le coin supérieur droit. Indiquez toutes les données sur l'enveloppe (index, nom complet, adresse du destinataire et de l'expéditeur). Scellez la lettre et apportez-la pour l'envoyer. Pour envoyer, déposez l'enveloppe soit dans la boîte aux lettres située à l'intérieur de chaque bureau de poste, soit dans la boîte de rue de la poste russe, ou remettez la lettre à l'opérateur de la poste russe.

Pour envoyer une lettre simple pesant plus de 20 grammes, vous devez contacter l'opérateur de la poste russe pour obtenir de l'aide. Le fait est que pour de telles lettres, tous les 20 grammes suivants sont facturés. L'opérateur pèsera votre lettre et collera lui-même le nombre de timbres requis.

Si vous avez une balance, vous pouvez peser vous-même une lettre de plus de 20 grammes. Pour chaque 20 grammes suivants, vous devrez coller des timbres pour 3 roubles.

Comment envoyer une lettre recommandée

Vous pouvez envoyer une lettre recommandée pesant jusqu'à 20 grammes dans une enveloppe que vous avez achetée avec un timbre imprimé (avec la lettre D) ; ou dans une enveloppe sur laquelle vous collerez vous-même des timbres pour 50 roubles. Il est impossible d'envoyer une lettre de la même manière qu'une simple, en la déposant dans une boîte aux lettres. De plus, dans ce cas, vous ne recevrez pas de chèque. Selon les règles, il est nécessaire d'envoyer au bureau de poste par l'intermédiaire d'un employé.

La correspondance écrite pesant plus de 20 grammes doit également être envoyée par l'intermédiaire de l'opérateur. L'employé pèsera indépendamment la lettre et calculera le montant du paiement correspondant. Si vous décidez de peser la lettre vous-même, sachez que pour les 20 prochains grammes, vous devez coller des timbres pour 3 roubles (tarif 2019).

Si vous souhaitez envoyer une lettre en 1ère classe, informez-en immédiatement l'opérateur.

Si vous décidez d'envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception, prenez un formulaire gratuit et remplissez-le, puis remettez-le avec la lettre à l'opérateur.

Comment envoyer un e-mail précieux

Une lettre de valeur doit être envoyée par l'intermédiaire d'un employé de la poste russe. Ce n'est que dans ce cas que vous recevrez un chèque contre lequel vous pourrez faire une réclamation si quelque chose arrive à la lettre.

En fonction du poids de la lettre, de la valeur déclarée que vous avez indiquée et des services supplémentaires que vous avez choisis, le caissier-opérateur calculera le coût exact de votre envoi.

Pour une lettre de valeur sur une enveloppe, en plus des données de l'expéditeur et du destinataire, il vous sera très probablement demandé d'indiquer la valeur déclarée.

Une lettre d'une valeur déclarée allant jusqu'à 20 grammes au taux de 2019 coûte 110 roubles sans TVA et 132 avec TVA. Chaque 20 années suivantes coûtera 3,00 sans TVA et 3,60 roubles. avec TVA, comme dans le cas de la poste aux lettres simple et recommandée. Paiement de la valeur déclarée : pour chaque 1 rouble complet ou incomplet de la valeur estimée : 0,03 et 0,04 roubles.

Si vous souhaitez envoyer une lettre de -, demandez à l'opérateur le formulaire d'inventaire des pièces jointes f 107 et remplissez-le. Si la lettre est accompagnée d'un inventaire, remettez-la à l'opérateur sous une forme non scellée. Le facteur doit vérifier la conformité du contenu de l'enveloppe avec ce que vous indiquez à l'état des lieux.

Si vous souhaitez envoyer une lettre contre remboursement - demandez un formulaire de mandat postal f 112 et remplissez-le.

Si vous souhaitez envoyer une lettre avec accusé de réception - remplissez.

Comment écrire une adresse dans une lettre

La règle principale lors de l'écriture d'une adresse est d'écrire le plus lisiblement possible ! Seulement dans ce cas, vous pouvez compter sur le fait que votre envoi tombera définitivement entre les mains du destinataire.

L'adresse du destinataire doit être indiquée dans le coin inférieur droit de l'enveloppe. L'adresse de l'expéditeur se trouve dans le coin supérieur gauche.

L'adresse doit comprendre :

1. le nom complet du destinataire (au format « Nom Prénom Patronyme ») ou le nom de l'organisme ;
2. nom de rue, numéro de maison, numéro d'appartement ;
3. nom de la localité;
4. le nom du district, de la région, du territoire ou de la république ;
5. code postal.

On écrit l'indice selon le modèle :

Lettres à la demande - le nom de la rue, le numéro de maison et le numéro d'appartement du destinataire n'ont pas besoin d'être indiqués. Au lieu de ces données, vous devez écrire "Sur demande".

Un exemple d'adresse correctement remplie est ci-dessous :

Lorsque vous remplissez une adresse, la plupart des gens écrivent le nom de la région (krai, république) au début, puis le nom de la colonie, et seulement à la fin la rue, le numéro de maison et l'appartement. Il n'y a rien de mal à cela.

Beaucoup de gens écrivent le nom et le patronyme d'une personne sous une forme abrégée (To Ivanov N.I.) - une telle orthographe n'est pas correcte, mais pour les lettres simples, elle est généralement acceptable. Pour la correspondance écrite précieuse et enregistrée, écrivez toujours le nom complet et le patronyme.

Certaines personnes écrivent le nom de l'expéditeur et du destinataire au nominatif, et non au génitif et au datif, comme il se doit selon les règles. Ce n'est pas tout à fait correct, mais valable pour tous les types de lettres.

Si vous avez fait une erreur grammaticale ou manqué une lettre dans l'adresse (nom du quartier, de la ville, de la rue), c'est mauvais, mais votre envoi parviendra très probablement au destinataire de toute façon. L'essentiel est de ne pas faire d'erreurs dans les numéros d'index, de maison et d'appartement.

Est-il nécessaire d'écrire une adresse de retour dans la lettre? Selon les règles de la poste russe - obligatoire. Mais parfois, ils peuvent accepter une lettre sans les données de l'expéditeur. Certaines personnes n'incluent pas spécifiquement leur adresse et leur nom.

N'oubliez pas que des gens ordinaires travaillent à la poste, pas des robots. Par conséquent, un employé peut simplement «fermer les yeux» sur certaines violations autorisées des règles.

Si vous avez des questions ou si vous ne savez pas comment envoyer une lettre par la poste russe, écrivez dans les commentaires.

À ce jour, il existe de nombreux services de messagerie qui livreront vos articles à n'importe quel endroit. Ces services diffèrent de différentes manières et délais de livraison, et fournissent divers services supplémentaires. Malgré cela, le plus souvent, les organisations doivent utiliser les services du courrier de l'État, à savoir la poste russe. D'abord, c'est moins cher. Et si un document par mois peut être envoyé par courrier express, en payant plusieurs centaines de roubles, l'envoi de plusieurs dizaines de lettres par jour dans ce cas coûtera déraisonnablement cher. De plus, si vous devez confirmer la livraison de documents par courrier au tribunal, une notification de la poste russe sera certainement acceptée comme preuve, mais du courrier express, elle est encore inconnue.

Comment utiliser le courrier de l'État pour envoyer des lettres à l'organisation? Dans cet article, nous vous expliquerons en détail comment procéder. Vous pouvez également télécharger ici le journal des envois de votre entreprise. A - regardez un webinaire sur la façon d'organiser l'envoi de lettres.

Qui s'occupe de l'affranchissement ? Dans une organisation, il s'agit d'employés tels qu'un coursier, un chef de bureau et une personne qui travaille au bureau peut également gérer de tels envois. Dans de rares cas, les lettres sont envoyées par la personne qui les écrit - l'interprète. Mais ce n'est pas tout à fait la bonne tactique, et si cela se produit dans votre entreprise, pensez à changer ces règles. Le système d'envoi de vos courriers par la poste peut être mis en place et organisé très rapidement. Plus important encore, ce système vous permettra de suivre chaque lettre envoyée par l'organisation, sans impliquer un exécuteur testamentaire. Grâce à ce système, les salariés de l'entreprise ne seront pas invités à quitter le bureau de poste plusieurs fois par jour, ce dont les autorités vous remercieront.

S'il y a beaucoup d'envois, vous pouvez conclure un accord avec la poste russe. Chaque jour, un employé spécial viendra récupérer toutes vos expéditions. Mais les organisations y viennent, en règle générale, pas immédiatement, par conséquent, voici comment organiser elles-mêmes l'envoi de courrier aux entreprises.

Téléphones et documents réglementaires requis

Lorsque vous commencez à travailler avec la poste russe, veillez à enregistrer tous les numéros de téléphone nécessaires. Tout d'abord, vous devez connaître le numéro d'assistance téléphonique de votre région. Le téléphone qui se trouve sur le site Web de la poste russe ne vous suffira pas, vous avez besoin d'un téléphone régional.

Assurez-vous de connaître les numéros de téléphone du bureau de poste à partir duquel vous expédiez. Il s'agit généralement de la succursale la plus proche du bureau. Soit dit en passant, si l'organisation, selon ses documents constitutifs, est "liée" à une autre succursale, ça va: vous avez le droit d'utiliser les services de n'importe quel bureau de la poste russe.

Comment puis-je savoir à quel bureau de poste appartient votre entreprise ? C'est très facile. L'adresse légale de l'entreprise comprend un code postal composé de six chiffres. Les trois premiers chiffres indiquent à quelle région vous appartenez et les trois autres indiquent le numéro du bureau de poste auquel votre entreprise est «liée».

Par exemple, le code postal est 458785, 458 est la région, 785 est le numéro de la succursale à laquelle appartient l'entreprise. Afin de connaître l'adresse et le numéro de téléphone de la succursale, vous pouvez vous rendre sur le site officiel de la poste russe ou utiliser n'importe quelle référence dans votre région.

Si une organisation possède à la fois une adresse légale et une adresse postale, n'oubliez pas l'adresse légale ! Même si elle reçoit accidentellement une lettre par an, cette boîte aux lettres doit être vérifiée régulièrement pour éviter les ennuis. Après tout, si le courrier a été envoyé à une adresse légale, mais qu'ils ont oublié de le recevoir, ce qui a entraîné des conséquences juridiques, alors c'est la faute de l'organisation, et non celle qui a envoyé la lettre à une adresse non postale.

N'oubliez pas non plus que la poste russe compte des milliers de succursales dans tout le pays, où travaillent des gens ordinaires. Le facteur humain est assez fort ici... Mais les règles sont les mêmes pour tout le monde, donc la personne qui sera chargée de traiter le courrier est très, très désirable à lire et à toujours garder à portée de main :

• Règles pour la fourniture de services postaux (approuvées par arrêté du Ministère des télécommunications et des communications de masse de la Fédération de Russie du 31 juillet 2014 n ° 234)

Ce document décrit les règles de réception et de livraison des lettres, colis et colis jusqu'à la manière d'écrire correctement l'adresse postale.

• La procédure de réception et de remise du courrier recommandé interne (approuvée par arrêté de l'entreprise unitaire d'État fédérale "Poste de Russie" du 17 mai 2012 n ° 114-p)

Il est écrit ici comment travailler (préparer, remettre, recevoir) avec des lettres et des colis dont le fait d'envoyer et de remettre au destinataire, y compris un inventaire du contenu, doit être confirmé.

Quels sont les frais de port?

lettre simple

C'est le plus facile à travailler. Prenez le document, mettez-le dans une enveloppe, cachetez-le. Sur l'enveloppe, indiquez l'adresse, collez le timbre et abaissez la lettre dans la boîte aux lettres. L'inconvénient est que vous ne pourrez pas suivre l'envoi de votre lettre. Dans la plupart des cas, il parvient au destinataire, mais vous ne pouvez pas le savoir avec certitude ou le prouver. Pour cette raison, de simples courriers envoient des documents qui ne sont pas importants et, si nécessaire, ils peuvent être restaurés. Autre inconvénient : toutes les lettres du courrier sont pesées, puisque son coût dépend du poids de l'envoi. Vous ne pouvez mettre que deux feuilles de papier dans une enveloppe ordinaire avec un timbre ordinaire et l'envoyer sans aucun problème. Si plus, vous obtenez un avantage et la lettre reviendra au bureau. Vous devrez vous rendre à la poste et faire la queue pour envoyer une simple lettre moyennant un supplément de quelques roubles. Gardez cela à l'esprit lorsque vous soumettez vos documents.

Lettre commandée

Lettre recommandée avec accusé de réception

Il est envoyé de la même manière que commandé. La différence est qu'un coupon spécial est joint à l'enveloppe. D'un côté du coupon se trouve l'adresse de l'expéditeur, de l'autre côté - l'adresse et le nom du destinataire et (facultatif, mais recommandé) une brève description de ce qui est inclus dans l'enveloppe. Après un certain nombre de jours, le coupon est retourné au destinataire de la lettre avec la signature du destinataire, et c'est une preuve écrite que la lettre a été remise au destinataire.

Lettre recommandée avec description en pièce jointe

Cela peut être juste personnalisé et avec une notification. Vous ne pouvez pas simplement envoyer une lettre avec une description. Dans le bureau de poste dans le domaine public sont des formulaires spéciaux pour l'inventaire des pièces jointes. Ils doivent être remplis en double exemplaire. Un formulaire, accompagné d'une lettre sous enveloppe non scellée, est remis à l'opérateur, l'autre reste avec vous. Les documents sont envoyés avec l'état des lieux aux destinataires les plus « problématiques ».

Lors de la réception des lettres, l'opérateur les pèse, donc si vous envoyez beaucoup de documents, gardez à l'esprit qu'une lettre peut facilement se transformer en colis. Tous les colis sont enregistrés auprès de l'opérateur. Sinon, il n'y a pas de différences avec les lettres : un colis peut être accompagné d'une notification et d'un état des lieux de la pièce jointe. La différence n'est que dans le prix.

La poste d'État effectue également d'autres types d'envois, vous pouvez vous renseigner à ce sujet sur le site officiel de la poste russe ou dans n'importe quelle succursale.

L'adresse doit être écrite lisiblement.

L'adresse du destinataire doit être écrite dans le coin inférieur droit de l'article. L'adresse de l'expéditeur est en haut à gauche.

L'adresse indique :

• Nom complet du destinataire (au format "Last Name First Name Middle Name") ou nom de l'organisation (abrégé ou complet)
• Nom de rue, numéro de maison, numéro d'appartement
• Nom de la localité
• Nom du district, de la région, du territoire ou de la république
• Le nom du pays
• Numéro de boîte postale, le cas échéant (au format "PO Box 15")
• Code postal selon l'échantillon :

Les timbres doivent être collés dans le coin supérieur droit du côté adresse de l'enveloppe, de la carte postale ou du colis. Si ce coin est occupé, collez les tampons un peu plus bas.

Parfois, le timbre peut être imprimé directement sur l'enveloppe ou la carte postale.

Après avoir collé des timbres pour le montant requis, vous pouvez envoyer des cartes postales et des enveloppes avec les lettres A, B et D et à l'étranger.

Une grande attention est traditionnellement portée aux processus de préparation et d'enregistrement des documents, mais leur remise au destinataire, notamment par les services postaux, n'est pratiquement pas envisagée. En attendant, il y a beaucoup de difficultés ici. Plus une entreprise envoie de lettres, plus pressante est la question de savoir comment rationaliser le processus d'envoi et le rendre aussi efficace que possible à un coût minimum.

Dans cet article, nous examinerons les types de courrier, l'ordre de leur comptabilité et de leur recherche, ainsi que les moyens d'automatiser le processus d'envoi de correspondance par courrier.

Qui est responsable de l'envoi du courrier ?

Si le volume de correspondance dans l'organisation est suffisamment important, le processus d'envoi du courrier doit être centralisé. Habituellement, ces tâches sont confiées au secrétaire ou au courrier. Leur tâche est d'organiser ce processus de manière à y consacrer le moins de temps possible.

En effet, une telle approche de l'envoi de lettres, lorsque les artistes-interprètes eux-mêmes se rendent au bureau de poste, est irrationnelle et ne convient qu'aux organisations où le volume d'envois est calculé en unités. Les inconvénients de cette approche sont évidents :

• il est difficile de savoir si l'artiste s'est réellement rendu au bureau de poste ;
• plus l'interprète écrit souvent des lettres, plus il est obligé de se rendre à la poste, passant son temps de travail, et donc l'argent de l'employeur, sur la route ;
• avec une grande quantité de travail, les artistes interprètes sont obligés de se rendre au bureau de poste après la journée de travail, ce qui, de ce fait, augmente en conséquence.

Nous travaillons avec la poste russe

La plupart des organisations travaillent aujourd'hui avec la poste russe principalement parce qu'elle offre les tarifs d'expédition les plus avantageux, livre des articles partout dans le pays et peut documenter la réception de la correspondance par le destinataire, ce qui est très important en cas de litige.

À titre de comparaison : les services postaux express non étatiques ne fonctionnent qu'avec les localités où ils ont des succursales ; parfois, ils peuvent notifier la livraison uniquement par SMS et leurs services sont plus chers.

Le travail de la poste russe est strictement réglementé. Il est conseillé au préposé chargé de l'envoi de la correspondance de prendre connaissance des documents réglementaires suivants :

• Loi fédérale n° 176-FZ du 17 juillet 1999 « sur les communications postales » (telle que modifiée le 6 décembre 2011) ;
• Règles pour la fourniture de services postaux, approuvées par décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 15 avril 2005 n° 221 ;
• La procédure de réception et de remise du courrier recommandé interne, approuvée par arrêté de l'entreprise unitaire d'État fédérale "La poste russe" du 17 mai 2012 n ° 114-p;
• La procédure de réception, de livraison et de remise du courrier interne des colis, approuvée par arrêté de l'entreprise unitaire fédérale Poste russe du 24 janvier 2007 n ° 28-p ;
• Lignes directrices pour l'acceptation du courrier international (telles que modifiées le 17/10/2013 au moment de la rédaction de cet article).

Si le volume des courriers ne permet pas de les remettre de manière générale, en file d'attente, il est possible de conclure par courrier contrat de prestation de services aux entreprises. Dans ce cas, aux jours fixés, un employé du bureau de poste se présentera à l'organisation et récupérera les lettres préparées par le secrétaire ou le coursier. Lors de la prochaine visite, le facteur apportera les documents d'expédition remplis. Des informations détaillées sur ce service sont disponibles sur le site Internet de la poste. www.russianpost.ru, et également fournis volontairement par les opérateurs de hotline.

Quelles sont les lettres ?

Tous les envois postaux sont divisés en deux catégories : inscrit et non enregistré. La différence entre eux est fondamentale : à la demande de l'expéditeur, la poste est tenue de retrouver l'envoi recommandé ou de fournir des informations sur sa localisation. La trace d'un envoi non enregistré est perdue au moment où l'expéditeur le dépose dans la boîte aux lettres. A son tour, une lettre recommandée à la poste sera remise au destinataire contre signature, une lettre non recommandée sera déposée dans une boîte ou simplement remise au secrétaire, et personne ne prouvera que la lettre a bien été reçue.

Par conséquent, il est préférable d'envoyer des documents par lettre non recommandée ou simple, dont la perte n'entraînera aucune conséquence d'ordre juridique ou financier, par exemple des cartes de vœux pour les vacances. Et tout ce qui, au moins théoriquement, peut faire l'objet d'un litige, est fortement recommandé d'être enregistré par courrier.

Le principal type de correspondance recommandée - lettres recommandées et colis. Contrairement aux simples lettres d'accusé de réception d'un destinataire inscrit, le destinataire sera avisé par un récépissé spécial et recevra une enveloppe des mains d'un facteur, comme déjà mentionné, contre signature.

Vous pouvez ajouter un courrier recommandé inventaire des investissements. Il s'agit d'un document décrivant les caractéristiques quantitatives et de coût d'un envoi postal. Un exemplaire de l'inventaire est enfermé dans une enveloppe au-dessus de la pièce jointe à l'envoi postal, l'autre est remis à l'expéditeur accompagné d'un récépissé. Ayant reçu une lettre avec inventaire, le destinataire ne pourra prétendre qu'aucun document ne lui a été envoyé.

Noter!

Il n'est pas nécessaire de sceller l'enveloppe avec la liste d'inventaire avant l'envoi : l'opérateur postal est tenu de s'assurer que tous les documents indiqués dans l'inventaire se trouvent bien dans l'enveloppe.

Enfin, une attention particulière doit être portée notifications simples sur la réception de courrier recommandé. La notice est une carte qui est collée sur l'enveloppe. Dès réception de la lettre, le destinataire signe sur la carte, après quoi elle est envoyée à l'expéditeur. La notification retournée est un document qui confirme officiellement la réception de la lettre. Le délai de préavis est de 5 ans.

Une fois la notification renvoyée, les informations sur sa présence peuvent être enregistrées dans le journal d'enregistrement des envois (voir ci-dessous). Il est à peine nécessaire de recopier scrupuleusement de la carte qui a reçu la lettre et à quelle date. Si l'interprète a besoin de ces informations, il peut toujours contacter le secrétariat. Le plus souvent, suffisamment d'informations pour que la lettre ait été reçue. Il est logique de scanner les notifications uniquement si l'entreprise a mis en place un système de gestion électronique des documents (EDMS). L'EDMS a la capacité de "lier" le fichier de notification aux informations sur le document sortant. C'est très pratique : l'exécutant peut vérifier à tout moment si la lettre a été livrée au destinataire.

Disposition sur étagères

Les artistes qui apportent des lettres à envoyer au secrétariat, en plus d'indiquer l'adresse complète avec un index, doivent noter sur la lettre le type de départ. En option, des bacs avec inscriptions peuvent être placés dans le bureau : « Lettres ordinaires », « Lettres recommandées », « Lettres recommandées avec notification », « Lettres recommandées avec notification et inventaire », etc. Ensuite, les artistes pourront laisser des lettres à envoyer à tout moment sans distraire les employés de bureau.

Nos conseils

Dans le règlement d'envoi de la correspondance, il est recommandé d'indiquer que la correspondance mal exécutée, ainsi que les lettres sans adresse ni index, seront retournées au contractant, malgré leur urgence.

Préparation du courrier pour l'envoi

S'il existe une opportunité d'automatiser un processus, ne le négligez pas. Ainsi, si le secrétaire étiquette toujours les enveloppes de courrier à la main, il doit faire attention à l'ensemble des fonctions de l'éditeur de texte Microsoft Word pour étiqueter les enveloppes, leur donner une identité d'entreprise, ainsi que l'impression des enveloppes sur une liste de diffusion. Autrement dit, au lieu d'écrire chaque enveloppe à la main, vous pouvez spécifier une fois dans le programme :

• adresse de retour de l'expéditeur ;
• enveloppe identité d'entreprise.

Une fois la liste des adresses des destinataires (liste de diffusion) entrée dans le programme, il ne reste plus qu'à mettre un paquet d'enveloppes dans l'imprimante et à définir la commande «Imprimer». Les fonctions décrites se trouvent dans l'onglet Bulletins (Créer ® Enveloppes,autocollants).

D'ailleurs

En plus de l'adresse, vous pouvez également imprimer l'index du destinataire sur l'enveloppe, et le rédiger selon les règles d'écriture des index. Pour ce faire, vous devez installer une police spéciale sur votre ordinateur. Il est facile à trouver sur Internet - il suffit d'entrer la requête "Police pour l'index" dans le moteur de recherche. Le fichier de police a l'extension .ttf. Après l'avoir téléchargé, vous devez vous rendre dans le dossier "Poste de travail", puis dans le dossier "Panneau de configuration", trouver le dossier "Polices" et y placer le fichier de police.

Sur la fig. 1, vous pouvez voir à quoi ressemble l'enveloppe créée dans MS Word prête pour l'impression.

Riz. une

Lorsque le jeu de lettres à envoyer est prêt, vous devez remplir deux premières colonnes Formulaire 103 "Liste pour l'envoi des courriers des partis". Cette exigence de courrier s'applique à toutes les organisations si elles envoient 5 lettres ou plus. L'expéditeur doit répertorier tous les courriers recommandés envoyés. Les colonnes restantes sont remplies par l'opérateur postal. La liste est imprimée en deux exemplaires, signés par le responsable de l'envoi, après quoi sa signature est certifiée par un cachet. Un exemplaire du registre complété restera à la poste, le second reviendra à l'organisation. Il contiendra le code d'identification des envois pour le suivi.

Ce formulaire est disponible sur le site Web de la poste russe. Seul bémol : le fichier ne peut être téléchargé qu'au format .jpg, c'est-à-dire sous forme d'image, le formulaire devra donc être reproduit manuellement et enregistré en tant que modèle.

Suivi des e-mails

Les envois postaux enregistrés peuvent être suivis sur le site Web de la poste russe. Sur le côté gauche de la page principale, il y a un lien "Suivi des envois postaux" (Fig. 2). On le parcourt en cliquant sur "Détails", et on se retrouve sur la page souhaitée.

Riz. 2

Vous devez maintenant entrer un code unique (identifiant postal), qui est attribué à chaque envoi par l'opérateur. Vous trouverez ce code soit sur le récépissé, soit sur la liste du formulaire 103 (colonne 3). Le code est composé de 14 chiffres. Entrez-le dans le champ "Identifiant postal", puis entrez un code de sécurité à cinq chiffres dans le champ ci-dessous et cliquez sur "Rechercher" (Fig. 3).

Un tableau s'ouvrira qui vous permettra de tracer le chemin de notre lettre (Exemple 1).

Exemple 1

Informations sur le mouvement de la lettre

D'ailleurs

La question de la valeur juridique des informations sur le mouvement de la lettre est plutôt controversée. Il semble être exhaustif pour une organisation qui surveille ses lettres, mais il peut ne pas être accepté comme preuve devant un tribunal.
La correspondance avec la poste russe aura force de loi garantie. Vous devez envoyer une lettre de demande officielle au bureau de poste, en joignant une copie du reçu ou du formulaire 103. En réponse, vous recevrez une lettre sur le papier à en-tête de la poste russe avec les informations nécessaires, qui ne soulèvera aucune question comme preuve. en cour.

Comptabilisation des e-mails envoyés

Toute sortie de documents de l'organisation doit être enregistrée, quels que soient le type de documents et leur chemin de sortie. Les lettres ne font pas exception. Nous recommandons à l'employé responsable de l'envoi du courrier de prendre en compte chaque lettre dans un journal spécial (exemple 2). L'obligation de tenir un tel journal n'étant pas inscrite dans les documents réglementaires et n'étant qu'une question de commodité et de contrôle, chaque entreprise peut développer elle-même la forme du journal.

Nos conseils

Afin de ne pas saisir à chaque fois le même texte dans le journal, vous pouvez utiliser des abréviations, par exemple : "Bureau de poste" - ETC , Courrier express - PE , simple lettre - P , Douane - Z , notification - À , inventaire - O etc.
Vous pouvez également abréger les noms des départements.

Exemple 2

Registre postal

Remplir les colonnes du tableau

1. Numéro de série. La colonne est importante pour générer un rapport sur le travail du bureau : vous pouvez immédiatement voir combien de lettres ont été envoyées par les canaux postaux.
2. Service postal. Il est pertinent que l'organisation utilise les services non seulement de la poste russe, mais également du courrier express.
3. Type de lettre. La colonne est utile dans les cas controversés ou lorsqu'il est nécessaire de prouver que le destinataire a reçu la lettre.
4. Destination. La colonne indique le nom et les initiales de la personne ou le nom de l'organisation destinataire. Pour faciliter le filtrage, nous vous recommandons de remplir la colonne en commençant par le nom ou le nom de l'organisation, par exemple Ivanov K.A.. ou alors Salon de thé Plantation, Ltd..
5. Indice. Déplacé dans une colonne séparée pour faciliter le copier-coller au bon endroit lors de la création d'une enveloppe (voir plus haut). Si le secrétaire préfère écrire les enveloppes à la main, vous pouvez écrire l'index avec l'adresse.
6. L'adresse. L'adresse postale du destinataire est précisée.
7. Description du contenu. Les informations sont saisies dans cette colonne, ce qui est particulièrement nécessaire dans les cas où il existe une correspondance active avec la contrepartie. Permet de ne pas se perdre dans les envois et de savoir exactement quel document a été envoyé un jour donné. Il n'est pas nécessaire de remplir la colonne de manière trop détaillée - seules les données d'enregistrement du document suffisent, par exemple Réf. N° 4543 du 23/05/2014.
8. Exécuteur. Le nom du service dont l'employé a apporté la lettre à envoyer ou le nom de famille de cet employé est indiqué. Nous vous recommandons d'indiquer le département, car c'est une unité plus permanente dans une organisation qu'un employé.
9. Date de départ. Le jour est indiqué où la lettre a été remise à l'opérateur postal ou déposée dans la boîte aux lettres.
10. Numéro de suivi. Une colonne pour indiquer le code par lequel vous pouvez retracer le sort de la lettre sur le site Web de la poste russe.
11. Notification. Colonne pour marquer qu'un avis de réception d'une lettre est revenu.
12. Noter. Une zone traditionnelle pour spécifier des informations supplémentaires (par exemple, sur le retour d'une lettre, comme dans l'exemple 2).

Recherche de journaux

Étant donné qu'aucune signature manuscrite n'est requise dans le journal, celui-ci est conservé sous forme électronique (par exemple, dans MS Excel). Le but de la création de ce magazine est de pouvoir retrouver rapidement toute lettre envoyée par l'entreprise. Pour cela, vous avez besoin de :

• fixez la ligne supérieure avec le nom du graphique afin que vous puissiez toujours le voir ;
• munissez-le d'un filtre.

Tout cela accélérera considérablement la recherche de lettres dans le tableau.

Pour vous assurer que la première ligne du tableau est toujours visible lors du défilement du journal, vous devez vous rendre dans l'onglet Voir. Ici dans la barre d'outils Fenêtre choisir une équipe Pour fixer des zones, et dans le menu déroulant - Épinglez la ligne du haut(Fig. 4). Maintenant, même s'il y a beaucoup de positions dans le registre, les noms des colonnes seront fixés en haut du tableau.

Riz. 4

Il ne reste plus qu'à activer l'option pour filtrer le contenu des colonnes. Pour cela, dans la barre d'outils Édition cliquez sur l'icône Trier et filtrer, puis dans la liste déroulante - Filtre(Fig. 5).

Riz. 5

Un bouton avec une flèche apparaîtra dans le coin inférieur droit du nom de la colonne - c'est le filtre. En cliquant sur la flèche d'une certaine colonne, vous pouvez trier n'importe laquelle de ses valeurs. Par exemple, nous devons afficher toutes les lettres envoyées à OAO Promregiongaz. Cliquez sur la flèche - et consultez la liste complète des destinataires inscrits dans le registre. Nous décochons la valeur "Sélectionner tout" et la mettons dans la case à cocher en face de Promregiongaz OJSC. En cliquant sur le bouton D'ACCORD et voir toutes les lettres envoyées à cette organisation (Fig. 6).

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Si la lettre n'a été envoyée qu'une seule fois à quelqu'un, il sera plus facile d'appuyer sur le raccourci clavier ctrl + F pour afficher la barre de recherche, saisissez-y les informations (nom, prénom, ville, etc.) et appuyez sur Rechercher suivant(Fig. 7). Le programme trouvera et mettra en surbrillance la cellule souhaitée.

Riz. 7

Règlement d'envoi de documents par courrier

Les règles d'envoi de documents par courrier peuvent faire partie à la fois des instructions de travail du bureau et d'un document indépendant. A sa discrétion, l'organisation peut les compléter par la procédure d'envoi de documents par courrier express. Voici un fragment de l'instruction sur le travail de bureau, qui décrit la procédure d'envoi de lettres par la poste (exemple 3).

Exemple 3

Fragment du manuel d'instructions

"Règles d'envoi de documents par courrier express"

7. ENVOI DES DOCUMENTS SORTANTS PAR LA POSTE

7.1. L'envoi des documents par la poste (y compris le courrier express) est effectué par l'Office.

7.2. Les lettres à envoyer sont acceptées tous les jours, sauf les week-ends et les jours fériés, de 9h00 à 13h00 et de 14h00 à 18h00 (jours abrégés et pré-vacances - jusqu'à 17h00).

7.3. Avant d'envoyer les documents, le contractant est tenu de vérifier la disponibilité de toutes les pages du document et l'exactitude de leur emplacement, de leur conception et de leur adressage, la présence de signatures, de visas, de pièces jointes, de données d'enregistrement, la référence au numéro et à la date du demande (si une réponse est donnée à la demande). L'adresse d'envoi est jointe au document, y compris le code postal, et une mention est faite sur le type d'envoi postal : une lettre simple, une lettre recommandée, une lettre recommandée avec simple notification, une lettre recommandée avec une liste de pièces jointes, courrier express, etc. Si les informations spécifiées sont manquantes, la correspondance est retournée au contractant. La correspondance mal exécutée et la correspondance non officielle ne seront pas acceptées pour envoi et renvoyées au contractant.

7.4. L'envoi des documents par courrier est effectué deux fois par semaine : le lundi et le jeudi à 15h00. L'entrepreneur peut envoyer lui-même la correspondance urgente. La correspondance reçue par l'Office après 15 heures le lundi et le jeudi est expédiée le jour de l'envoi suivant.

7.5. L'envoi de documents par courrier express est effectué le jour de la réception de l'envoi par l'Office ou le jour ouvrable suivant si l'envoi a été reçu après 15h00 (après 14h00 les jours ouvrables raccourcis).

7.6. Dès réception des documents à envoyer, un spécialiste de l'Office vérifie la présence des signatures, des numéros sortants, ainsi que des pièces jointes indiquées dans le document principal ou d'accompagnement.

7.7. Les correspondances acceptées à l'expédition sont inscrites au Journal des envois postaux (annexe 5), après quoi elles sont converties.

7.8. La correspondance sous enveloppe est inscrite dans la Liste d'envoi d'envois postaux groupés (Annexe 6). La liste est imprimée en deux exemplaires et signée par l'employé de Chancellerie chargé de l'envoi de la correspondance. La signature est certifiée par le sceau "Pour documents". Les colonnes sont remplies par l'opérateur postal. Une copie de la liste est retournée à l'Office et versée au dossier.

7.9. Après avoir reçu notification de la remise de la correspondance, un employé de l'Office appose une marque dans la colonne 11 du registre des envois postaux et classe la notification au dossier.

Nous avons examiné les principales composantes du processus d'envoi de documents par la poste. Nous espérons que ces informations vous aideront à mieux organiser votre travail.