Pošaljite običnu poštu. Podaci o kretanju slova. Što se može poslati u poštanskoj omotnici

Slanje dopisa poštom nekada je bilo najčešće: studenti koji su odlazili na studij dopisivali su se s rodbinom, djevojke momaka koji su otišli u vojsku slali su im očekivana pisma, dokumente i njihove kopije poštom, jer toga nije bilo. komunikacija kao elektronička pošta. Ali danas se mnogi pitaju kako poslati pismo poštom u Rusiju. A mi ćemo vas u to pokušati prosvijetliti.

Na sreću, moderna ruska pošta ne nalikuje onim poštanskim uredima u koje ste morali doći kurirskom službom, a pisma su isporučena tjednima i mjesecima.

Pravila današnje pošte su jednostavna

1. Potrebno je saznati točnu adresu primatelja (navodeći indeks).

2. Kupite omotnicu u pošti, a ako težina na kraju nije veća od dvadeset grama, onda vam markice ne trebaju, ako više, a pošiljka nije blizu, kupujete i lijepite marke. Više o detaljima reći će vam poštanski djelatnici.

3. Ako ste zainteresirani za slanje preporučenog ili vrijednog pisma, trebate kupiti posebnu omotnicu, izvagati artikl, zalijepiti potreban broj maraka, možda popuniti inventar, a takvo pismo će stići nešto kasnije nego inače. S takvim pismom možete poslati dokumente i ono što vam je posebno drago. Težina predmeta ne smije biti veća od 100 grama. Plaćanje ove usluge ovisi o težini i udaljenosti primatelja.

4. Ako pismo nije “vrijedno” i nije “preporučeno”, jednostavno ga treba baciti u plavi poštanski sandučić s bijelim natpisom “Ruska pošta” i nakon nekoliko dana raspitati se je li stiglo ili ne. Možete ga poslati uz potvrdu primitka.

U onim danima kada je sovjetska pošta napredovala, brojni kolekcionari uspješno su nadopunjavali svoje kolekcije prekrasnim markama koje su pažljivo ogulile omotnice uz pomoć pare, čak su skupljale poštanske žigove i omotnice!

Što uključiti u omotnicu?

Danas je sve manje slova, a time i mogućnosti za kolekcionare. Ispunjavanje adrese postalo je formalnije s pojavom poštanskih brojeva. Prilikom popunjavanja omotnice obično naznače

• prezime, ime patronim primatelja
• nazivi ulica, brojevi kuća i stanova
• naziv regije
• Grad
• naziv zemlje (u slučaju međunarodne korespondencije)
• indeks

Registrirani polazak

Za njega ispunite papirologiju i uzmite broj zapisa za praćenje. Takav se odlazak prima samo uz putovnicu. Dodatne opcije su "okačene" na preporučene pošiljke.

• Potvrda o primitku je pravno obvezujuća potvrda da ste primili pismo. Vole ga sve državne organizacije i privatne tvrtke. Neki vojni ured ili sud će vam poslati pismo s potvrdom o primitku.
• Opis priloga je dokaz da pismo sadrži točno
  što je sadržano. Na primjer, šaljete zahtjev na ugovor. Napraviš inventuru, a poštanski djelatnik pečatira - to znači da je postao tvoj svjedok. Sada primatelj neće lagati da je dobio čestitku za svoju godišnjicu.

• Deklarirana vrijednost je u biti osiguranje. Ako pošta izgubi ili ošteti paket, bit će vam vraćena vrijednost deklarirane vrijednosti. Također, dio troška će biti vraćen zbog kršenja roka isporuke. Što je deklarirana vrijednost veća, to je pošiljka skuplja.
• Pouzećem je iznos koji primatelj paketa plaća. Pošiljatelju će biti vraćen uplatnicom. Stare internetske trgovine često rade s pouzećem (normalne prihvaćaju kartice na stranici ili ih šalju kurirskom službom). Pouzećem ne smije biti veća od deklarirane vrijednosti.

Parcela

Paket je nešto između pisma i paketa, ali samo za tiskovine. Knjige, novine, časopisi, snopovi dokumenata šalju se u paketima.
Jeftinije je, za to ne morate ispunjavati formulare. Samo stavite knjigu u paket, napišite adresu i dajte je operateru. Glavna stvar je da vaš paket ne teži više od dva kilograma (inače samo paket).

Polasci 1. razreda

To su svaka preporučena pisma, paketi i paketi koji koštaju više, ali stižu dvostruko brže. Za pošiljke klase 1 također ne trebate ispunjavati obrasce - samo napišite adresu na omotnici ili paketu.

1. Kupujte kuverte, marke i šaljite dokumente sami, bez pošte.

2. Šaljite knjige i časopise u paketima.

3. Šaljite pakete u 1. razredu ako želite brzo i imate mogućnost doplatiti par stotina.

4. Koristite novu web stranicu i mobilnu aplikaciju Mail.

Datum objave: 18.02.2018

Ruska pošta svake godine šalje nekoliko stotina milijuna različitih poštanskih pošiljaka. Više od polovice svih pošiljaka je pisana korespondencija. Na primjer, samo jedna podružnica ruske pošte u Voronježu poslala je više od 20 milijuna pisama u 2017. Slažem se, brojka je više nego impresivna.

Istina, posljednjih godina epistolarni žanr kao sredstvo komunikacije gotovo je potpuno izgubio na važnosti. Komunikacija među ljudima danas se odvija zahvaljujući modernim tehnologijama kao što su Internet i mobilne komunikacije. S obzirom na to, u posljednjih 15 godina broj poslanih običnih pisama i razglednica naglo se smanjio, ali se povećao broj preporučenih pisama s tzv. poslovnom korespondencijom.

Kako poslati pismo ruskom poštom tako da definitivno padne u ruke primatelja? Koje vrste slova postoje? Koji uvjeti i ograničenja vrijede pri slanju pisane korespondencije, kako ispravno napisati adresu - o svemu će to biti riječi kasnije.

Što je pismo

Prije nego što razgovarate o tome kako poslati pismo ruskom poštom, trebali biste se odlučiti za sam koncept "pisma". Uostalom, osim nje, postoje još dvije vrste poštanskih pošiljaka: paket i.

Tako, pismo- vrsta poštanske pošiljke s kojom se dopisuju, šalju dokumente, papire, fotografije. Maksimalna težina ne smije prelaziti 100 grama. Poštanska pošiljka koja sadrži iste fotografije, dokumente ili druge papirnate proizvode, a prelazi propisanu težinu od 100 grama, automatski spada u kategoriju "paket". Tarife i pravila za slanje paketa već su nešto drugačije.

Često ljudi imaju pitanje je li moguće slati male predmete pomoću pisma? Na primjer, značke, kovanice, mali nakit, vrećice čaja ili magneti. Prema pravilima ruske pošte - ne! U praksi ljudi ponekad stavljaju male predmete u omotnicu i šalju ih na siguran način. Ima i neuspješnih pokušaja slanja, kada se ruska pošta vrati s napomenom da prilog ne odgovara vrsti poštanske pošiljke.

Vrste slova

Postoje tri vrste slova:

• jednostavan;
• prilagođen;
• vrijedan.

jednostavno pismo- u pravom smislu riječi, ovo je najčešće pismo koje se najčešće koristi za vođenje neke vrste osobne korespondencije ili slanje ne najvažnijih dokumenata i papira. Ona pisma koja su prije razmjenjivali rođaci ili prijatelji koji žive u različitim gradovima u većini slučajeva bila su jednostavno. Jednostavno pismo nije preporučena poštanska pošiljka, stoga mu nije dodijeljen identifikator s kojim se može pratiti.

Jednostavnu pisanu poštu poštar dostavlja na adresu primatelja i ubacuje je u poštanski sandučić. Zbog toga se ova vrsta pisma ne smatra najpouzdanijim, jer se, na primjer, može ukrasti iz poštanskog sandučića. Osim toga, budući da ova pošiljka nije registrirana, ako pismo nije dostavljeno primatelju, bit će nemoguće podnijeti zahtjev Ruskoj pošti, primiti naknadu ili napisati zahtjev za pretragu.

Naručeno pismo za razliku od običnog, upisuje se i predaje osobno u ruke primatelja (ili po punomoći njegovog zastupnika). Što to znači? Prvo, nakon slanja pisma putem blagajne-operatera, izdaje se ček, koji označava broj staze, pomoću kojeg možete pratiti kretanje poštanske pošiljke i saznati kada će biti uručena i predana primatelju. Drugo, šanse da se pismo negdje izgubi i da ne stigne do primatelja mnogo su manje nego u slučaju običnog pisma.

Vrijedan pismo - isto je kao registrirano, ali ima jednu razliku. Za vrijedno pismo dodatno je naznačena deklarirana vrijednost. U slučaju oštećenja ili gubitka vrijedne poštanske pošiljke, iznos deklarirane vrijednosti djelomično ili potpuno nadoknađuje Pošta Rusije pošiljatelju. Odnosno, u ovom slučaju, deklarirana vrijednost je vrsta osiguranja. Sukladno tome, ako šaljete važne dokumente koji imaju neku vrijednost, bolje je to učiniti ovom vrstom pošte. Na primjer, ako odlučite poslati putovnicu pismom ili neki dokument ovjeren kod bilježnika.

Dodatne usluge Ruske pošte (obavijest o dostavi, popis priloga, pouzećem)

Ruska pošta nudi nekoliko dodatnih usluga, što može biti potrebno ili korisno za pošiljatelja pisane korespondencije:

• obavijest o isporuci;
• opis priloga;
• BAKALAR;
• SMS obavijest;
• ubrzana dostava 1. klase.

Za jednostavno pismo -> dostupna je samo dostava 1. razreda.
Za izradu po narudžbi -> sve vrste usluga osim popisa priloga i pouzeća.
Za vrijedne -> sve vrste usluga.

Obavijest o dostavi- poseban dokument (obrazac) koji će obavijestiti pošiljatelja kada je (datum i vrijeme) i od koga (ime primatelja ili njegov punomoćnik) primljena pošta. Potvrdu mora potpisati primatelj. Ovaj obrazac je priložen pismu i poslan zajedno s njim. Nakon isporuke, šalje se natrag i također dostavlja poštom.

Opis priloga- ispravu (obrazac), koja označava sadržaj poštanske pošiljke. Za svaku stavku navedenu u inventaru, pošiljatelj mora navesti njezinu vrijednost. U trenutku dostave vrijednog pisma s popisom priloga, primatelj ima pravo otvoriti omotnicu pred djelatnikom i pregledati sadržaj s inventarom. Ako je neki predmet oštećen ili izgubljen, organizacija plaća naknadu. Popis priloga je od najveće važnosti kod slanja poštanskih pošiljaka pouzećem.

BAKALAR- iznos novca koji se naplaćuje u ime pošiljatelja od primatelja poštanske pošiljke. Pouzeće se često koristi za plaćanje robe kupljene putem interneta. U tom slučaju kupac plaća naručenu robu poštom samo u trenutku primitka. Primatelj ima pravo otvoriti omotnicu ili kutiju prije plaćanja samo ako postoji popis priloga.

SMS obavijest– usluga obavještavanja primatelja o prispijeću pisma u poštanski ured i obavještavanja pošiljatelja pošiljke. Dostupno samo u Rusiji.

1 razred- ubrzana vrsta dostave poštanskih pošiljaka, uključuje zračnu pošiljku. Uvjete dostave na uobičajeni način i 1. razred možete saznati na službenoj stranici Ruske pošte. Ovu vrstu dostave ne biste trebali koristiti unutar jednog mjesta, a također i ako nema zračne veze između vašeg grada i grada primatelja, jer će brzina dostave najvjerojatnije biti ista kao u uobičajenom slučaju. Međutim, dostava 1. klase bit će skuplja.

Kako poslati jednostavno, preporučeno ili vrijedno pismo ruskom poštom

Opće informacije.
Sva pisma šalju se u omotnicama, koje mogu biti različite veličine:

• minimalna veličina 110 x 220 mm (euro omotnica) ili 114 x 162 mm (format C6);
• maksimalna veličina 229 × 324 mm (format C4).

Koverte mogu biti:

• bez tragova i
• s tiskanom markom.

Otisnuti pečat može biti s drugim slovom (slovom): A, D, B.
Takve kuverte omogućuju slanje nekih vrsta pisama bez dodatnog lijepljenja maraka. Nemoguće je slati pisma u omotnici na kojoj uopće nema markica! Marka - je vrsta plaćanja za uslugu dostave.

Ako kupite omotnicu bez marke, tada ćete za nju morati kupiti dodatne marke, čija bi cijena trebala biti jednaka trošku slanja određene vrste pisma po tečaju Ruske pošte. Na primjer, ako pošaljete jednostavno pismo težine do 20 grama, tada podliježe tarifi od 23 rublje (za 2019.). Odnosno, na omotnicu bez marke za takvo pismo bit će potrebno zalijepiti marke za 23 rublje. Ako je ovo preporučeno pismo do 20 grama - 50 rubalja.

Marke u pošti prodaju se u različitim apoenima: 10, 15, 25, 30, 50 kopejki; 1, 1,5, 2, 2,5, 3, 4, 5, 6, 10, 25, 50 i 100 rubalja. Njihov izgled može varirati.

Kako poslati jednostavnu e-poštu

Za jednostavno pismo težine do 20 grama kupite ili omotnicu s već otisnutom markom (marka sa slovom A) ili omotnicu bez marke i dodatne marke za 23 rublje. Morate ih zalijepiti u gornji desni kut. Na kuverti navesti sve podatke (indeks, puno ime, adresu primatelja i pošiljatelja). Zapečatite pismo i nosite ga za slanje. Za slanje, pustite omotnicu ili u poštanski sandučić koji se nalazi unutar svake pošte, ili u ulični pretinac Ruske pošte, ili predajte pismo operateru Ruske pošte.

Da biste poslali jednostavno pismo teže od 20 grama, trebate se obratiti operateru ruske pošte za pomoć. Činjenica je da se za takva slova naplaćuje svakih sljedećih 20 grama. Operater će izvagati vaše pismo i sam zalijepiti potreban broj maraka.

Ako imate vagu, možete i sami izvagati slovo teže od 20 grama. Za svakih sljedećih 20 grama morat ćete zalijepiti marke za 3 rublje.

Kako poslati preporučeno pismo

Preporučeno pismo težine do 20 grama možete poslati u kuverti koju ste kupili s otisnutom markom (sa slovom D); ili u omotnici na koju ćete sami zalijepiti marke za 50 rubalja. Nemoguće je poslati pismo na isti način kao i jednostavno, ubacivši ga u poštanski sandučić. Štoviše, u ovom slučaju nećete dobiti ček. Prema pravilima, potrebno je poslati u pošti putem djelatnika.

Preko operatera se mora poslati i pisana korespondencija teža od 20 grama. Zaposlenik će samostalno izvagati pismo i izračunati iznos plaćanja za njega. Ako odlučite sami izvagati slovo, onda biste trebali znati da za sljedećih 20 grama trebate zalijepiti marke za 3 rublje (tarifa 2019.).

Ako želite poslati pismo u 1. razredu, odmah obavijestite operatera.

Ako odlučite poslati preporučeno pismo s potvrdom o primitku, uzmite besplatni obrazac i ispunite ga, a zatim ga zajedno s pismom dajte operateru.

Kako poslati vrijedan email

Vrijedno pismo mora se poslati preko zaposlenika Ruske pošte. Samo u tom slučaju dobit ćete ček na koji možete podnijeti zahtjev ako se nešto dogodi s pismom.

Na temelju težine pisma, deklarirane vrijednosti koju ste naveli i dodatnih usluga koje ste odabrali, blagajnik-operater će izračunati točan trošak vaše pošiljke.

Za vrijedno pismo na omotnici, uz podatke pošiljatelja i primatelja, najvjerojatnije će se tražiti da navedete deklariranu vrijednost.

Pismo s deklariranom vrijednošću do 20 grama po stopi iz 2019. košta 110 rubalja bez PDV-a i 132 s PDV-om. Svakih sljedećih 20 godina koštat će 3,00 bez PDV-a i 3,60 rubalja. s PDV-om, kao u slučaju jednostavne i preporučene pošte. Plaćanje za deklariranu vrijednost: za svaku punu ili nepotpunu 1 rublju procijenjene vrijednosti: 0,03 i 0,04 rubalja.

Ako želite poslati pismo od - zatražite od operatera obrazac za popis priloga f 107 i ispunite ga. Ako je pismo s inventarom, dostavite ga operateru u nezapečaćenom obliku. Poštanski djelatnik mora provjeriti usklađenost sadržaja omotnice s onim što navedete u inventaru.

Ako želite poslati pismo pouzećem - zatražite obrazac za poštansku uputnicu f 112 i ispunite ga.

Ako želite poslati pismo s potvrdom o primitku - ispunite.

Kako napisati adresu u pismu

Glavno pravilo pri pisanju adrese je da pišete što čitljivije! Samo u ovom slučaju možete računati na činjenicu da će vaša pošiljka sigurno pasti u ruke primatelja.

Adresa primatelja mora biti navedena u donjem desnom kutu omotnice. Adresa pošiljatelja nalazi se u gornjem lijevom kutu.

Adresa mora sadržavati:

1. puno ime primatelja (u formatu "Prezime Ime Patronim") ili naziv organizacije;
2. naziv ulice, kućni broj, broj stana;
3. naziv lokaliteta;
4. naziv okruga, regije, područja ili republike;
5. poštanski broj.

Indeks pišemo prema modelu:

Pisma na zahtjev - naziv ulice, kućni broj i broj stana primatelja nije potrebno navesti. Umjesto ovih podataka, trebate napisati "Na zahtjev".

Primjer ispravno popunjene adrese je u nastavku:

Prilikom popunjavanja adrese većina ljudi na početku napiše naziv regije (kraj, republika), zatim naziv naselja, a tek na kraju ulicu, kućni broj i stan. U ovome nema ništa loše.

Mnogi ljudi pišu ime i patronimiju osobe u skraćenom obliku (Ivanovu N.I.) - takav pravopis nije točan, ali za jednostavna slova je općenito prihvatljiv. Za vrijednu i registriranu pisanu korespondenciju uvijek napišite puno ime i prezime.

Neki ljudi pišu ime pošiljatelja i primatelja u nominativu, a ne u genitivu i dativu, kako bi po pravilima trebalo biti. Ovo nije sasvim točno, ali vrijedi za sve vrste slova.

Ako ste napravili gramatičku grešku ili ste propustili neko slovo u adresi (naziv četvrti, grada, ulice), to je loše, ali će vaša pošiljka najvjerojatnije ipak stići do primatelja. Glavna stvar je ne pogriješiti u indeksu, brojevima kuća i stanova.

Je li potrebno u pismu napisati povratnu adresu? Prema pravilima ruske pošte - obavezno. Ali ponekad mogu prihvatiti pismo bez podataka pošiljatelja. Neki ljudi posebno ne navode svoju adresu i ime.

Zapamtite, u pošti rade obični ljudi, a ne roboti. Stoga zaposlenik može jednostavno "zažmiriti" na neka dopuštena kršenja pravila.

Ako imate pitanja ili vam nije jasno kako poslati pismo ruskom poštom, napišite u komentarima.

Do danas postoji mnogo kurirskih službi koje će dostaviti vaše artikle na bilo koje mjesto. Ove usluge se razlikuju na različite načine i rokove isporuke, te pružaju razne dodatne usluge. Unatoč tome, najčešće organizacije moraju koristiti usluge državne pošte, odnosno ruske pošte. Prvo, jeftinije je. A ako se jedan dokument mjesečno može poslati brzom poštom, plaćajući nekoliko stotina rubalja za to, slanje nekoliko desetaka pisama dnevno u ovom slučaju bit će nerazumno skupo. Osim toga, ako morate potvrditi dostavu dokumenata poštom na sudu, tada će se obavijest Ruske pošte definitivno prihvatiti kao dokaz, a iz brze pošte - još uvijek je nepoznato.

Kako koristiti državnu poštu za slanje pisama organizaciji? U ovom članku ćemo vam detaljno reći kako to učiniti. Ovdje također možete preuzeti mailing log za svoju tvrtku. A - pogledajte webinar o tome kako organizirati slanje pisama.

Tko se bavi poštarinom? U organizaciji su to zaposlenici poput kurira, voditelja ureda, a takvim se pošiljkama može baviti i osoba koja radi u uredu. U rijetkim slučajevima pisma šalje osoba koja ih piše - izvođač. Ali to nije baš ispravna taktika, a ako se to dogodi u vašoj tvrtki, razmislite o promjeni ovih pravila. Sustav za slanje Vaših pisama poštom može se vrlo brzo postaviti i organizirati. Ono što je najvažnije, ovaj sustav će vam omogućiti da pratite svako pismo poslano iz organizacije, bez uključivanja izvršitelja u to. Zahvaljujući ovom sustavu, zaposlenici tvrtke neće biti zamoljeni da napuste poštu nekoliko puta dnevno, na čemu će vam nadležni biti zahvalni.

Ako ima puno pošiljki, onda možete sklopiti ugovor s ruskom poštom. Svaki dan dolazi poseban djelatnik i preuzima sve vaše pošiljke. Ali organizacije do toga u pravilu dolaze ne odmah, stoga je u nastavku kako samostalno organizirati slanje pošte tvrtkama.

Potrebni telefoni i regulatorni dokumenti

Kada počnete raditi s Ruskom poštom, svakako spremite sve potrebne telefonske brojeve. Prije svega, morate saznati broj telefonske linije za poštu u vašem području. Telefon koji se nalazi na web stranici Pošte Rusije neće vam biti dovoljan, potreban vam je regionalni.

Obavezno saznajte brojeve telefona pošte iz koje ćete slati. Ovo je obično najbliža poslovnica uredu. Usput, ako je organizacija, prema svojim sastavnim dokumentima, "vezana" za drugu podružnicu, u redu je: imate pravo koristiti usluge bilo kojeg ureda Ruske pošte.

Kako mogu saznati kojoj pošti pripada vaša tvrtka? Jako je lako. Pravna adresa tvrtke uključuje poštanski broj koji se sastoji od šest znamenki. Prve tri znamenke označavaju kojoj regiji pripadate, a preostale tri označavaju broj poštanskog ureda s kojim je vaša tvrtka "povezana".

Na primjer, poštanski broj je 458785, 458 je regija, 785 je broj podružnice kojoj tvrtka pripada. Da biste saznali adresu i telefonski broj podružnice, možete otići na službenu web stranicu Ruske pošte ili koristiti bilo koju referencu u svojoj regiji.

Ako organizacija ima i pravnu i poštansku adresu, ne zaboravite na pravnu!Čak i ako slučajno dobije jedno pismo godišnje, ovaj poštanski sandučić treba redovito provjeravati kako biste izbjegli probleme. Uostalom, ako je pošta poslana na pravnu adresu, a oni su je zaboravili primiti, što je za posljedicu imalo pravne posljedice, onda je za to kriva organizacija, a ne onaj koji je pismo poslao na pogrešnu adresu.

Također, ne zaboravite da ruska pošta ima tisuće poslovnica diljem zemlje, u kojima rade obični ljudi. Ljudski faktor je tu dosta jak... Ali pravila su ista za sve, pa je osobu koja će biti dodijeljena da se bavi poštom jako, jako poželjna pročitati i uvijek imati pri ruci:

• Pravila za pružanje poštanskih usluga (odobrena Naredbom Ministarstva telekomunikacija i masovnih komunikacija Ruske Federacije od 31. srpnja 2014. br. 234)

Ovaj dokument opisuje pravila za primanje i dostavu pisama, paketa i paketa do kako ispravno napisati poštansku adresu.

• Postupak za primanje i predaju interne preporučene pošte (odobren Naredbom Federalnog državnog jedinstvenog poduzeća "Pošta Rusije" od 17. svibnja 2012. br. 114-p)

Ovdje je napisano kako raditi (pripremati, predati, primati) s pismima i paketima čije se slanje i uručenje primatelju, uključujući popis sadržaja, moraju potvrditi.

Što su poštarine?

jednostavno pismo

S njim je najlakše raditi. Uzmite dokument, stavite ga u omotnicu, zapečatite. Na kuverti naznačite adresu, zalijepite marku i spustite pismo u poštanski sandučić. Loša strana je što nećete moći pratiti slanje vašeg pisma. U većini slučajeva dolazi do adresata, ali to ne možete sa sigurnošću znati niti dokazati. Zbog toga se jednostavnim pismima šalju dokumenti koji nisu važni i po potrebi se mogu vratiti. Još jedan nedostatak: sva pisma u pošti su izvagana, jer njezin trošak ovisi o težini artikla. U običnu omotnicu s običnim žigom možete staviti samo dva lista papira i bez problema poslati. Ako više, onda ćete dobiti prednost i pismo će se vratiti u ured. Morat ćete otići u poštu i stati u red da pošaljete jednostavno pismo uz nadoplatu od nekoliko rubalja. Imajte to na umu prilikom podnošenja dokumenata.

Naručeno pismo

Preporučeno pismo s potvrdom o primitku

Šalje se na isti način kako je naručeno. Razlika je u tome što se na omotnicu prilaže poseban kupon. S jedne strane kupona je adresa pošiljatelja, s druge strane - adresa i ime primatelja te (po želji, ali preporučljivo) kratki opis onoga što se nalazi u omotnici. Nakon određenog broja dana, kupon se vraća primatelju pisma uz potpis primatelja, a to je pisani dokaz da je pismo uručeno primatelju.

Preporučeno pismo s opisom priloga

Može biti samo prilagođeno, i uz obavijest. Ne možete samo poslati pismo s opisom. U poštanskom uredu u javnom su vlasništvu posebni obrasci za popis priloga. Moraju se ispuniti u dva primjerka. Jedan obrazac, zajedno s pismom u nezapečaćenoj omotnici, dobivate operateru, drugi ostaje kod vas. Dokumenti se s popisom šalju najproblematičnijim adresatima.

Prilikom primanja pisama operater ih važe, pa ako šaljete puno dokumenata, imajte na umu da se pismo lako može pretvoriti u paket. Sve pošiljke su registrirane kod operatera. Inače, nema razlike od pisama: paket može biti s obavijesti i s popisom priloga. Razlika je samo u cijeni.

Državna pošta također obavlja i druge vrste pošiljaka, o tome možete saznati na službenoj web stranici Ruske pošte ili u bilo kojoj poslovnici.

Adresa mora biti napisana čitko.

Adresa primatelja mora biti upisana u donjem desnom kutu artikla. Adresa pošiljatelja nalazi se u gornjem lijevom kutu.

Adresa označava:

• Puno ime primatelja (u formatu "Prezime Ime Srednje ime") ili naziv organizacije (kratko ili puno)
• Naziv ulice, kućni broj, broj stana
• Naziv lokaliteta
• Naziv okruga, regije, teritorija ili republike
• Ime zemlje
• Broj poštanskog pretinca, ako postoji (u formatu "poštanski pretinac 15")
• Poštanski broj prema uzorku:

Marke zalijepiti u gornji desni kut adresne strane omotnice, razglednice, paketa. Ako je ovaj kut zauzet, zalijepite marke malo niže.

Ponekad se marka može otisnuti izravno na omotnicu ili razglednicu.

Nakon što zalijepite marke za potrebnu količinu, možete slati razglednice i kuverte sa slovima A, B i D iu inozemstvo.

Tradicionalno se velika pozornost posvećuje procesima pripreme i evidentiranja dokumenata, ali se njihova dostava primatelju, posebice poštanskim uslugama, praktički ne razmatra. U međuvremenu, ovdje ima dosta poteškoća. Što više pisama tvrtka šalje, to je hitnije pitanje kako pojednostaviti proceduru slanja i učiniti je što učinkovitijom uz minimalne troškove.

U ovom članku razmotrit ćemo vrste pošte, redoslijed njihovog računovodstva i pretraživanja, kao i načine automatizacije procesa slanja korespondencije poštom.

Tko je odgovoran za slanje pošte?

Ako je obujam korespondencije u organizaciji dovoljno velik, proces slanja pošte potrebno je centralizirati. Obično su te dužnosti dodijeljene tajniku ili kuriru. Njihov je zadatak organizirati ovaj proces na način da na njega utroše što manje vremena.

Doista, takav pristup slanju pisama, kada sami izvođači idu u poštu, neracionalan je i prikladan je samo za one organizacije u kojima se količina pošiljaka izračunava u jedinicama. Nedostaci ovog pristupa su očiti:

• teško je pratiti je li izvođač doista otišao u poštu;
• što izvođač češće piše pisma, češće je prisiljen posjećivati ​​poštu, trošeći radno vrijeme, a time i novac poslodavca, na cesti;
• uz veliki obim posla, izvođači su prisiljeni ići u poštu nakon radnog dana, koji se zbog toga u skladu s tim povećava.

Radimo s ruskom poštom

Većina organizacija danas surađuje s ruskom poštom uglavnom zato što nudi najpovoljnije cijene dostave, dostavlja pošiljke bilo gdje u zemlji i može dokumentirati primitak korespondencije od strane primatelja, što je vrlo važno u slučaju sudskog spora.

Za usporedbu: nedržavne ekspresne poštanske službe rade samo s onim naseljima u kojima imaju podružnice; ponekad o dostavi mogu obavijestiti samo SMS porukom i njihove usluge su skuplje.

Rad ruske pošte strogo je reguliran. Preporučljivo je da se zaposlenik odgovoran za slanje korespondencije upozna sa sljedećim regulatornim dokumentima:

• Savezni zakon br. 176-FZ od 17. srpnja 1999. „O poštanskim komunikacijama” (izmijenjen i dopunjen 6. prosinca 2011.);
• Pravila za pružanje poštanskih usluga, odobrena Uredbom Vlade Ruske Federacije od 15. travnja 2005. br. 221;
• Postupak za primanje i predaju interne preporučene pošte, odobren naredbom Federalnog državnog jedinstvenog poduzeća "Ruska pošta" od 17. svibnja 2012. br. 114-p;
• Postupak za primanje, isporuku i predaju interne paketne pošte, odobren naredbom Federalnog državnog jedinstvenog poduzeća Ruske pošte od 24. siječnja 2007. br. 28-p;
• Smjernice za prihvaćanje međunarodne pošte (izmijenjene 17. 10. 2013. u vrijeme pisanja ovog teksta).

Ako obim pisama ne dopušta njihovu predaju na općoj osnovi, stojeći u redu, moguće je zaključiti poštom korporativni ugovor o uslugama. U tom slučaju u zadane dane u organizaciju dolazi djelatnik pošte i preuzima pisma koje priprema tajnik ili kurir. Prilikom sljedećeg posjeta poštanski službenik će donijeti popunjenu otpremnu dokumentaciju. Detaljne informacije o ovoj usluzi dostupne su na web stranici pošte. www.russianpost.ru, a također voljno pružaju operateri dežurne linije.

Koja su slova?

Sve poštanske pošiljke podijeljene su u dvije kategorije: registrirano i neregistriran. Razlika između njih je temeljna: na zahtjev pošiljatelja pošta je dužna pronaći preporučenu pošiljku ili dati podatke o njezinoj lokaciji. Neregistriranoj pošiljki gubi se trag u trenutku kada je pošiljatelj spusti u poštanski sandučić. Zauzvrat, pismo registrirano u poštanskom uredu bit će predano primatelju uz potpis, nepreporučeno pismo će biti bačeno u kutiju ili jednostavno predano tajnici, a nitko neće dokazati da je pismo primljeno.

Stoga je bolje slati dokumente neregistriranim ili jednostavnim pismom, čiji gubitak neće imati nikakve posljedice pravne ili financijske prirode, na primjer čestitke za blagdane. A sve što, barem teoretski, može postati predmetom spora, preporuča se prijaviti poštom.

Glavna vrsta registrirane korespondencije - preporučena pisma i parcele. Za razliku od jednostavnih potvrda o primitku registriranog primatelja, primatelj će biti obaviješten posebnom potvrdom o primitku te će dobiti omotnicu iz ruku poštanskog djelatnika, kao što je već spomenuto, uz potpis.

Možete dodati preporučenu poštu investicijski inventar. Ovo je dokument koji opisuje kvantitativne i troškovne karakteristike poštanske pošiljke. Jedan primjerak inventara prilaže se u omotnicu preko priloga uz poštansku pošiljku, a drugi se izdaje pošiljatelju uz potvrdu. Nakon što je primio pismo s inventarom, primatelj neće moći tvrditi da mu nisu poslani nikakvi dokumenti.

Bilješka!

Omotnicu s popisnim listom prije slanja nije potrebno zapečatiti: operater pošte dužan je provjeriti jesu li svi dokumenti navedeni u inventaru stvarno u omotnici.

Na kraju, posebnu pažnju treba posvetiti jednostavne obavijesti o primanju preporučene pošte. Obavijest je kartica koja je zalijepljena na omotnicu. Po primitku pisma, primatelj se potpisuje na kartici, nakon čega se šalje pošiljatelju. Vraćena obavijest je dokument koji službeno potvrđuje primitak pisma. Otkazni rok je 5 godina.

Nakon što je obavijest vraćena, podaci o njenoj prisutnosti mogu se zabilježiti u Dnevnik registracije pošte (vidi dolje). Jedva da je potrebno pomno prepisivati ​​s kartice tko je i na koji datum primio pismo. Ako izvođač treba ove podatke, uvijek se može obratiti tajnici. Najčešće dovoljno informacija da je pismo primljeno. Obavijesti ima smisla skenirati samo ako je tvrtka implementirala elektronički sustav upravljanja dokumentima (EDMS). EDMS ima mogućnost "vezati" datoteku obavijesti s informacijama o odlaznom dokumentu. To je vrlo zgodno: izvođač može u bilo kojem trenutku provjeriti je li pismo dostavljeno primatelju.

Polaganje na police

Umjetnici koji donose pisma za slanje tajnici, uz navođenje pune adrese s indeksom, moraju na dopisu zabilježiti vrstu polaska. Opcionalno, u uredu se mogu postaviti pladnjevi s natpisima: "Obična pisma", "Preporučena pisma", "Preporučena pisma s obavijesti", "Preporučena pisma s obavijesti i inventarom" itd. Tada će izvođači moći ostaviti pisma za slanje u bilo kojem trenutku bez ometanja uredskih radnika.

Naš savjet

U pravilniku za slanje korespondencije preporuča se naznačiti da će se netočno izvedena korespondencija, kao i pisma bez adrese ili indeksa, vraćati izvođaču, unatoč njihovoj hitnosti.

Priprema pošte za slanje

Ako postoji prilika za automatizaciju bilo kojeg procesa, nemojte je zanemariti. Dakle, ako tajnik i dalje ručno označava poštanske omotnice, treba obratiti pažnju na skup funkcija uređivača teksta Microsoft Word za označavanje omotnica, dajući im korporativni identitet, kao i ispis omotnica na mailing listu. Drugim riječima, umjesto da svaku kuvertu pišete ručno, možete odrediti jednom u programu:

• povratna adresa pošiljatelja;
• omotnica korporativni identitet.

Nakon što se u program unese popis adresa primatelja (mailing lista), ostaje samo da se paket kuverti stavi u printer i postavi naredba "Ispis". Opisane funkcije nalaze se na kartici Bilteni (Kreiraj ® Omotnice,naljepnice).

Usput

Osim adrese, na omotnicu možete ispisati i indeks primatelja, te ga sastaviti prema pravilima za pisanje indeksa. Da biste to učinili, morate instalirati poseban font na svoje računalo. Lako ga je pronaći na Internetu - samo u tražilicu unesite upit "Font za indeks". Datoteka fonta ima ekstenziju .ttf. Nakon što ga preuzmete, trebate otići u mapu "Moje računalo", zatim u mapi "Upravljačka ploča" pronaći mapu "Fonti" i u nju smjestiti datoteku fonta.

Na sl. 1 možete vidjeti kako izgleda omotnica stvorena u MS Wordu spremna za ispis.

Riža. jedan

Kada je skup pisama za slanje spreman, morate ispuniti prva dva stupca Obrazac 103 "Popis za slanje stranačkih dopisa". Ovaj zahtjev za slanje pošte odnosi se na sve organizacije ako pošalju 5 ili više pisama. Pošiljatelj mora navesti svu poslanu preporučenu poštu. Preostale stupce popunjava poštanski operater. Popis je tiskan u dva primjerka, potpisan od strane osobe odgovorne za slanje, nakon čega se njegov potpis ovjerava pečatom. Jedan primjerak popunjenog registra ostaje u pošti, drugi će se vratiti organizaciji. Sadržavat će identifikacijski kod pošiljke za praćenje.

Ovaj obrazac je dostupan na web stranici Pošte Rusije. Jedina mana: datoteka se može preuzeti samo u .jpg formatu, t.j. kao sliku, pa će obrazac morati ručno reproducirati i spremiti kao predložak.

Praćenje e-pošte

Preporučene poštanske pošiljke mogu se pratiti na web stranici Pošte Rusije. Na lijevoj strani glavne stranice nalazi se poveznica "Praćenje poštanskih pošiljaka" (slika 2). Prolazimo ga klikom na "Detalji", i nalazimo se na željenoj stranici.

Riža. 2

Sada trebate unijeti jedinstveni kod (poštanski identifikator) koji svakoj pošiljci dodjeljuje operater. Ovu šifru možete pronaći ili na potvrdi ili na popisu u obrascu 103 (stupac 3). Šifra se sastoji od 14 znamenki. Unesite ga u polje "Poštanski broj", zatim unesite peteroznamenkasti sigurnosni kod u polje ispod i kliknite "Pronađi" (slika 3).

Otvorit će se tablica koja vam omogućuje praćenje putanje našeg slova (Primjer 1).

Primjer 1

Podaci o kretanju slova

Usput

Pitanje pravne snage informacija o kretanju pisma prilično je kontroverzno. Čini se da je iscrpan za organizaciju koja prati svoja pisma, ali možda neće biti prihvaćen kao dokaz na sudu.
Korespondencija s ruskom poštom imat će zajamčenu pravnu snagu. Morate poslati službeni zahtjev pošti, priložiti kopiju potvrde ili obrazac 103. Kao odgovor, primit ćete pismo na zaglavlju ruske pošte s potrebnim informacijama, koje neće postavljati nikakva pitanja kao dokaz na sudu.

Obračun poslanih e-poruka

Svaki izlazak dokumenata iz organizacije mora se evidentirati, bez obzira na to o kakvom se dokumentu radi i koji je put njihovog izlaska. Pisma nisu iznimka. Preporučamo da zaposlenik odgovoran za slanje pošte svaki dopis uzme u obzir u posebnom dnevniku (Primjer 2). Budući da obveza vođenja takvog časopisa nije propisana regulatornim dokumentima i radi se samo o pogodnostima i kontroli, svako poduzeće može samostalno izraditi obrazac časopisa.

Naš savjet

Kako ne biste svaki put unosili isti tekst u zapisnik, možete koristiti kratice, na primjer: "Poštanski ured" - ITD , Brza pošta - EP , jednostavno pismo - P , prilagođen - W , obavijest - Na , inventar - O itd.
Također možete skratiti nazive odjela.

Primjer 2

Poštanski registar

Popunite stupce tablice

1. Serijski broj. Kolona je važna za generiranje izvješća o radu ureda: odmah se vidi koliko je dopisa poslano putem pošte.
2. Pošta. Važno je ako organizacija koristi usluge ne samo ruske pošte, već i brze pošte.
3. Vrsta slova. Kolumna je korisna u kontroverznim slučajevima ili kada je potrebno dokazati da je adresat primio pismo.
4. Odredište. U stupcu se navodi prezime i inicijali pojedinca ili naziv organizacije primateljice. Radi praktičnosti filtriranja, preporučujemo popunjavanje stupca, počevši od prezimena ili naziva organizacije, na primjer Ivanov K.A.. ili Soba za čaj plantaža, doo.
5. Indeks. Premješteno u zaseban stupac radi lakšeg kopiranja i lijepljenja na pravo mjesto prilikom izrade omotnice (pogledajte ranije). Ako tajnica radije piše kuverte rukom, možete napisati indeks zajedno s adresom.
6. Adresa. Navedena je poštanska adresa primatelja.
7. Opis sadržaja. U ovaj stupac upisuju se podaci, što je posebno potrebno u slučajevima kada postoji aktivna korespondencija s drugom stranom. Omogućuje vam da se ne zbunite u pošiljkama i da točno znate koji je dokument poslan određenog dana. Nema potrebe previše detaljno popunjavati stupac – dovoljni su npr. samo registracijski podaci dokumenta Ref. broj 4543 od 23.05.2014.
8. Izvršitelj. Navodi se naziv odjela čiji je djelatnik donio pismo na slanje, odnosno prezime ovog djelatnika. Preporučujemo da naznačite odjel, jer to je trajnija jedinica u organizaciji nego zaposlenik.
9. Datum polaska. Označava se dan kada je pismo predano poštanskom operateru ili ubačeno u poštanski sandučić.
10. Broj za pračenje. Stupac za označavanje koda pomoću kojeg možete pratiti sudbinu pisma na web stranici Ruske pošte.
11. Obavijest. Kolona za označavanje da je vraćena obavijest o primitku pisma.
12. Bilješka. Tradicionalni okvir za navođenje dodatnih informacija (na primjer, o vraćanju slova, kao u primjeru 2).

Pretraga časopisa

Budući da u časopisu nisu potrebni svojeručni potpisi, on se vodi u elektroničkom obliku (npr. u MS Excelu). Svrha stvaranja ovog časopisa je brzo pronaći bilo koje pismo koje je poslala tvrtka. Za ovo vam je potrebno:

• popravite gornji redak s nazivom grafikona tako da ga uvijek možete vidjeti;
• dajte mu filter.

Sve će to značajno ubrzati pretragu slova u tablici.

Kako biste osigurali da je gornji red tablice uvijek vidljiv pri pomicanju kroz zapisnik, morate otići na karticu Pogled. Ovdje na alatnoj traci Prozor izabrati tim Za popravljanje područja, a u padajućem izborniku - Pričvrstite gornju liniju(slika 4). Sada, čak i ako u registru ima mnogo pozicija, nazivi stupaca bit će fiksirani na vrhu tablice.

Riža. 4

Ostaje samo omogućiti opciju filtriranja sadržaja stupaca. Da biste to učinili, na alatnoj traci Uređivanje kliknite na ikonu Sortiraj i filtriraj, zatim u padajućem okviru - filtar(slika 5).

Riža. 5

U donjem desnom kutu naziva stupca pojavit će se gumb sa strelicom - ovo je filtar. Klikom na strelicu određenog stupca možete sortirati bilo koju njegovu vrijednost. Na primjer, moramo vidjeti sva pisma poslana OAO Promregiongaz. Kliknite na strelicu - i pogledajte cijeli popis primatelja upisanih u registar. Poništimo vrijednost "Odaberi sve" i stavimo je u potvrdni okvir nasuprot Promregiongaz OJSC. Klikom na gumb u redu i pogledajte sva pisma poslana ovoj organizaciji (slika 6).

Riža. 6

Ako je pismo nekome poslano samo jednom, bit će lakše pritisnuti tipkovnički prečac ctrl + F za prikaz trake za pretraživanje unesite podatke u nju (prezime, ime, grad itd.) i pritisnite Pronađi sljedeće(slika 7). Program će pronaći i označiti željenu ćeliju.

Riža. 7

Uredba o slanju dokumenata poštom

Pravila za slanje dokumenata poštom mogu biti i dio uredskih uputa za rad i samostalan dokument. Prema vlastitom nahođenju, organizacija ih može dopuniti postupkom slanja dokumenata brzom poštom. Ovdje je dio upute o uredskom radu, koji opisuje postupak slanja pisama poštom (Primjer 3).

Primjer 3

Ulomak priručnika s uputama

"Pravila za slanje dokumenata brzom poštom"

7. SLANJE IZLAZNIH DOKUMENTA POŠTOM

7.1. Slanje dokumenata poštom (uključujući i brzu poštu) obavlja Ured.

7.2. Pisma za slanje primaju se svakodnevno, osim vikendom i praznicima, od 9:00 do 13:00 i od 14:00 do 18:00 sati (skraćenim i predblagdanskim danima - do 17:00 sati).

7.3. Prije slanja dokumenata, izvođač je dužan provjeriti dostupnost svih stranica dokumenta te ispravnost njihovog položaja, dizajna i adresiranja, prisutnost potpisa, viza, priloga, podataka o registraciji, upućivanje na broj i datum dokumenta. zahtjev (ako je na zahtjev dat odgovor). Uz dokument se prilaže adresa za slanje, uključujući poštanski broj, a o vrsti poštanske pošiljke upisuje se napomena: jednostavno pismo, preporučeno pismo, preporučeno pismo s jednostavnom obavijesti, preporučeno pismo s popisom priloga, brza pošta itd. Ako navedeni podaci nedostaju, korespondencija se vraća izvođaču. Neispravno izvedena korespondencija i neslužbena korespondencija neće se prihvaćati za slanje i vraćati izvođaču.

7.4. Slanje dokumenata poštom vrši se dva puta tjedno: ponedjeljkom i četvrtkom u 15:00 sati. Izvođač može sam poslati hitnu korespondenciju. Korespondencija zaprimljena u Uredu nakon 15:00 sati u ponedjeljak i četvrtak šalje se na dan sljedeće otpreme.

7.5. Slanje dokumenata brzom poštom vrši se na dan zaprimanja pošiljke u Uredu ili sljedeći radni dan ako je pošiljka zaprimljena nakon 15:00 sati (poslije 14:00 sati skraćenim radnim danima).

7.6. Po primitku dokumenata za slanje, stručnjak Ureda provjerava prisutnost potpisa, izlaznih brojeva, kao i priloga navedenih u glavnom ili popratnom dokumentu.

7.7. Korespondencija prihvaćena za otpremu upisuje se u Dnevnik poštanskih pošiljaka (Prilog 5.), nakon čega se pretvara.

7.8. Umotana korespondencija upisuje se u Popis za slanje paketnih poštanskih pošiljaka (Prilog 6.). Popis je tiskan u dva primjerka i potpisan od strane djelatnika Ureda zaduženog za slanje korespondencije. Potpis je ovjeren pečatom "Za dokumente". Kolone popunjava poštanski operater. Jedan primjerak popisa vraća se Uredu i stavlja u spis.

7.9. Nakon primitka obavijesti o uručenju korespondencije, djelatnik Zavoda stavlja oznaku u stupac 11. Upisnika poštanskih pošiljaka i upisuje obavijest u spis.

Ispitali smo glavne komponente procesa slanja dokumenata poštom. Nadamo se da će vam ove informacije pomoći da bolje organizirate svoj rad.