Когда выдавать данные сзм при увольнении сотрудника. Копия СЗВ-М сотрудникам и подрядчикам: выдавать или нет? Готовый образец СЗВ-М

Дата написания: 09.04.2024

Время на чтение: 21 минут

Форма отчета принята Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п.

Отчет состоит из 4-х блоков:

Данные организации: регистрационный номер в ПФР, наименование, ИНН, КПП.

Отчетный период, равный месяцу, за который подаются данные - январь (01), февраль (02), март (03), апрель (04), май (05), июнь (06), июль (07), август (08), сентябрь (09), октябрь (10), ноябрь (11), декабрь (12).

Тип формы, который зависит от того, какие сведения предоставляются. Первичный отчет — «исхд», исходная форма. Если вы забыли и не включили застрахованное лицо, либо необходимо дополнить сведения о ком-то, то подайте «доп», дополняющую форму. Если необходимо кого-то исключить, то сформируйте отменяющую форму — «отмн».

Сведения о застрахованных лицах (персонифицированные данные).

В документ также включаются:

сотрудники, работающие по трудовым договорам, в т.ч. и те, кому не начислялись выплаты;
физические лица, работающие по договорам ГПХ, когда по договорам начисляются взносы;
сотрудницы, находящиеся в декретном отпуске.

Страхователь предоставляет в ПФ РФ сведения о сотрудниках до 15 числа месяца, следующего за отчетным на основании ст.11 закона №27-ФЗ от 01.04.1996г.

Не стоит забывать, что когда крайний срок сдачи приходится на выходные или праздники, то дата сдачи СЗВ-М является следующий рабочий за выходным или праздничным.

Если организация сдает отчет позже указанного срока, то ПФР штрафует ее за каждое застрахованное лицо по 500 рублей.

Форма отчета

Как заполнить СЗВ-М, если сотрудник уволился

Частый вопрос — включаются ли в СЗВ-М уволенные сотрудники? В момент увольнения, организация прекращает трудовые отношения с работником. В месяце увольнения сотрудник включается в отчет, а в следующем — уже нет.

Рассмотрим более подробно случай заполнения формы, когда увольняется работник. Иванов И.И. увольняется 22 мая 2019 года. Бухгалтер сдает форму отчета за май месяц, включая Иванова И.И. Бухгалтер организации ГБОУ ДОД СДЮСШОР "АЛЛЮР" составляет СЗВ-М за май 2019 года. Заполним отчет по шагам.

Шаг 1. Заполняем данные организации: регистрационный номер в ПФР, наименование, ИНН, КПП.

Шаг 2. Указываем отчетный период.

Шаг 3. Отражаем тип.

Шаг 4. Подаем сведения о застрахованных лицах: персонифицированные данные, СНИЛС и ИНН.

За июнь 2019 года, бухгалтер данного работника уже включать не будет.

Готовый образец СЗВ-М

Предоставление отчета уволенному

Согласно абз. 2 п.4 ст. 11 закона № 27-ФЗ от 01.04.1996 года, необходимо предоставить СЗВ-М при увольнении сотрудника. Сделать это необходимо в день увольнения.
Заполните аналогично, как для сдачи в ПФР, но включите данные только уволившегося работника. Информация о других лицах является персонифицированной и предоставлять ее сторонним лицам и организациям запрещено, это устанавливается нормами об ответственности ст. 90 ТК РФ, ст. 13.11, 13.14 КоАП РФ, ст. 137 УК РФ и другими нормативно-правовыми актами.
Кроме того, получите от подтверждение, что документ выдан. Это можно сделать следующим способом:

взять письменное подтверждение в свободном виде;
сделать копию и на ней поставить подпись работника и дату предоставления;
завести журнал выдачи, где будет прописана причина выдачи и подпись о получении.

В ТК РФ и федеральных законах содержатся сведения о том, какие справки нужно подготовить и выдать сотруднику при увольнении. На основании 27-ФЗ в перечень обязательных к выдаче при расторжении трудового договора документов входит форма СЗВ-М.

В статье мы рассказываем, как заполнить отчет СЗВ-М, кого следует в него включить, публикуем образец оформления выписки для уволенного сотрудника.

Когда компания должна выдать СЗВ-М при увольнении сотрудника

С 1 января 2016 года Правительство РФ отменило индексацию пенсии работающим пенсионерам. Когда человек увольняется, ПФР пересчитывает ему размер пенсионной выплаты с учетом всех прошедших повышений. Возникла необходимость отслеживать моменты увольнения или, наоборот, трудоустройства пенсионеров, для этого введена форма СЗВ-М. В ст.11 27-ФЗ содержится требование о выдаче справки СЗВ-М при увольнении работника.

Для чего сотруднику нужен этот документ, непонятно. Он не содержит сведений ни о стаже, ни о сумме начисленных взносов. Даже уволенные пенсионеры не могут представить его в ПФР, чтобы им быстрее пересчитали пенсию. Фонд делает перерасчет после получения СЗВ-М от работодателя в строго определенное время. Но, если закон возлагает на страхователя обязанность по выдаче формы, его нужно выполнять. Сроки оговорены в ст.11 27-ФЗ:

для работающих по трудовому договору – день увольнения;
для выполняющих работы и услуги по гражданско-правовому контракту, предусматривающему начисление на вознаграждение взносов на ОПС, – день окончания действия договора.

В эти же даты сотрудник должен получить окончательный расчет, трудовую книжку, 2-НДФЛ, форму 182 для расчета пособий.

Как заполнить СЗВ-М, если сотрудник уволился

Справку СЗВ-М при увольнении работодатель может оформить только на одного сотрудника. В противном случае он нарушит ст.7 закона 152-ФЗ о персональных данных. Следует заполнить первые три раздела так, как в ежемесячном отчете в ПФР. В четвертом разделе в единственную строку вносятся данные уволенного сотрудника.

Мы более подробно разобрали порядок заполнения СЗВ-М в . Если сомневаетесь в правильности составления отчета, прочитайте статью и проверьте себя.

Обратите внимание! С 1 октября 2018 года действуют новые требования к СЗВ-М

Как выдать СЗВ-М сотруднику при увольнении

В учетной политике организации должен быть предусмотрен порядок регистрации и выдачи справок сотрудникам. СЗВ-М должна выдаваться с соблюдением этих утвержденных правил. Можно использовать несколько способов:

Вести журнал регистрации выданных документов, содержащий колонку для подписи получателя.
Заполнять СЗВ-М в двух экземплярах, один из которых с подписью сотрудника оставлять в организации.
Брать от работников стандартные расписки в получении с указанием названия справки и даты выдачи.

Если сотрудник обвинит работодателя в нарушении своих прав на получение СЗВ-М в день увольнения, отметки с подписью получателя и датой подтвердят выполнение требований 27-ФЗ.

За какой период выдать СЗВ-М при увольнении сотрудника в 2018 году

В законе не сказано, за какой период выдавать СЗВ-М при увольнении сотрудника в 2018 году. Многие эксперты считают, что безопаснее всего сделать формы за все время работы, но не ранее, чем с апреля 2016 года. Существует и другое мнение: если период не оговорен в законе, можно выдать форму только за последний месяц. Ведь за все предыдущие сведения уже поступили в ПФР и учтены на лицевом счете сотрудника. В любом случае нарушения не будет, ведь форму СЗВ-М в день увольнения застрахованное лицо получит.

Если уволенный работник обратится с запросом о выдаче СЗВ-М за все или отдельные предыдущие периоды, можно будет выполнить просьбу в течение 5 дней, как и предусмотрено 27-ФЗ. Решение остается за работодателем, потому что разъяснений ПФР нет. На сегодняшний день, если следовать первому совету, при увольнении придется выдавать 29 отчетов, содержащих сведения только об ИНН и СНИЛС сотрудника и отличающихся значением отчетного периода во 2 разделе.

Еще один часто возникающий вопрос о СЗВ-М при увольнении сотрудника в 2018 году: когда сдавать ее в ПФР. Заполненная на одного работника форма в фонд не сдается. Когда наступит срок отчета за тот месяц, в котором произошло увольнение, следует оформить и направить в ПФР исходную СЗВ-М по всей организации. Данные уволенного сотрудника должны быть включены в 4 раздел, потому что в отчетном месяце трудовой договор с ним еще действовал. Производились ли в этом периоде начисления заработной платы или страховых взносов, не имеет значения.

Образец выписки из СЗВ-М при увольнении

Ниже показан образец заполнения СЗВ-М при увольнении сотрудника в 2018 году. В первом разделе вносятся данные о работодателе:

сокращенное наименование;
регистрационный номер в ПФР;

Во втором разделе должен быть обозначен период, за который сделан отчет. Если увольнение произошло в сентябре, следует записать номер месяца 09, календарный год 2018. В третьем разделе выбирается тип формы, при увольнении сотруднику выдается исходная СЗВ-М. В четвертом разделе указывается ФИО застрахованного лица полностью и номера его ИНН и СНИЛС. Никаких отметок о том, что месяц отработан не полностью в связи с увольнением нет, потому что в утвержденной форме СЗВ-М это не предусмотрено. Датой формирования отчета и подписания его руководителем будет день расторжения трудового договора.

Отчет для сотрудника всегда заполняется на бумажном носителе вручную или в программе с последующей распечаткой.

Штрафы и ответственность за невыдачу СЗВ-М при увольнении

Требование 27-ФЗ о выдаче СЗВ-М при увольнении является одной из норм трудового права, регулирующей определенную область взаимоотношений работодателя и наемного работника. Наказание за нарушение таких норм предусмотрено в п.1 ст.5.27 КоАП:

для должностного лица – от 1.0 до 5.0 тыс. руб.;
для ИП – от 1.0 до 5.0 тыс. руб.;
для юрлиц – от 30.0 до 50.0 тыс. руб.

Еще более серьезные санкции положены за повторное нарушение. Судебной практики по штрафам за невыдачу СЗВ-М пока нет, как и разъяснений от ПФР о том, в каком виде и за какой период эта форма должна выдаваться.

С апреля 2016 года работодатели, помимо 2-НДФЛ и справки о заработной плате, обязаны выдавать на руки еще и справку СЗВ-М при увольнении. Такая обязанность установлена ч. 3 п.4 ст. 11 ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете», т.к. для подтверждения страхового стажа сотруднику понадобится данный документ. При этом не имеет значения форма его трудоустройства – по гражданско-правовому или трудовому договору: главное, чтобы во время его служебной деятельности в ПФР производились страховые взносы.

Согласно действующему законодательству, руководитель должен выдавать копии СЗВ-М своим работникам не только при увольнении, но и в процессе их работы на предприятии, т.е. каждый месяц не позднее 10 числа, следующего за отчетным периодом. При расторжении трудовых отношений СЗВ-М предоставляется в последний рабочий день или по окончании действия гражданско-правового договора.

Перед тем, как сдавать СЗВ-М при увольнении, необходимо правильно заполнить данный документ. Несмотря на то, что ежемесячно справка подается в ПФР в общем на всех сотрудников, при расторжении трудового договора делается отдельная выписка, в которой указывается информация только об увольняющемся работнике. Это связано с тем, что отчет содержит персональные данные, за разглашение которых предусмотрена административная и даже уголовная ответственность:

Разглашение информации с ограниченным доступом с использованием служебного положения влечет наказание в виде штрафа для граждан в размере от 500 до 1 000 руб., для должностных лиц – от 4 000 до 5 000 руб. (ст. 13.14 КоАП РФ).
Незаконное собирание или распространение сведений, представляющих личную тайну по УК РФ, наказывается куда более крупными штрафами, размеры которых достигают 300 000 руб. Также виновное лицо могут привлечь к принудительным работам, лишить права занимать определенные должности или лишить свободы на срок до четырех лет (п.2 ст. 137 УК РФ).

Уголовное наказание в данном случае применяется очень редко, но во избежание неприятностей лучше всего не пренебрегать правилами заполнения и выдачи СЗВ-М и других документов.

СЗВ-М для выдачи сотруднику при увольнении: основание, форма, сроки

Форма СЗВ-М установлена Постановлением Правительства РФ от 01.02.2016 №83п «Об утверждении формы «Сведения о застрахованных лицах», и в обязательном порядке должна содержать следующие данные:

Информацию о страхователе (компании работодателя), его реквизиты в ПФР.
Дату отчетного периода.
Код формы. Если страхователь отправляет отчет впервые, то он должен указать код «исхд». Также есть и другие коды, обозначающие тип представленной формы: «доп» – дополняющая, «отмн» – отменяющая.
Сведения о застрахованных лицах: страховой номер индивидуального лицевого счета, а также ИНН (если у страхователя есть его номер).
Дату заполнения формы.
Наименование должности руководителя, его Ф.И.О.
Подпись и печать организации.

Несмотря на то, что справка выдается строго до 10 числа каждого месяца за отчетный период, есть исключения, при которых ее копия может быть предоставлена сотруднику раньше:

Если работник выходит на пенсию, то справка должна быть выдана в течение 10 календарных дней после получения от него заявления о предоставлении документов для начисления пенсии.
Если сотрудник трудился по гражданско-правовому договору, то справка выдается в день его окончания.
При увольнении работнику нужно выдавать СЗВ-М непосредственно в его последний рабочий день вместе с трудовой книжкой и иными документами.

Каков порядок выдачи копии СЗВ-М:

Заполняется справка по установленному образцу. Она должна содержать сведения только об увольняемом, а не обо всех сотрудниках, как при передаче документа в Пенсионный фонд, т.к. за разглашение персональных данных законодательством предусмотрена ответственность – об этом не стоит забывать.
Увольняющийся работник получает копию и дает подтверждение о получении в виде расписки.

Следует помнить, что если в оригинале СЗВ-М указаны сведения более чем о 25 сотрудниках, то документ предоставляется в Пенсионный фонд в электронном виде и подписывается электронной подписью. Если же справка содержит данные менее чем о 25 работниках, то ее можно отнести в ПФР в обычном бумажном виде.

С 1 ноября 2016 года работодатели обязаны предоставлять отчет СЗВ-М в электронном виде по установленному Распоряжением Правления ПФ РФ №432р образцу. Ознакомиться с примерами электронных документов можно в этом же законодательном акте, однако они содержат в себе лишь то, какую информацию необходимо подавать ежемесячно.

Ответственность за невыдачу СЗВ-М

Согласно ч.4 ст. 17 ФЗ №27-ФЗ, за предоставление неполных или недостоверных сведений, а также за отказ от предоставления установленных законодательством справок в ПФР работодатель может быть оштрафован на 500 руб. за каждого работника, информация о котором вовремя не была направлена. Это касается и СЗВ-М, ведь данный документ является одним из основных в ежемесячных отчетностях.

Таким образом, если руководитель или иное ответственное лицо не предоставили данные о 50 работниках, то размер штрафа для него будет составлять 25 000 руб., а денежная сумма будет взыскиваться сотрудниками Пенсионного фонда в соответствии с нормами ст. 19 и ст. 20 ФЗ №212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд…»:

Может быть описано личное имущество индивидуального предпринимателя или организации, но его стоимость не должна превышать общий размер штрафа. Также списанию подлежат и деньги, находящиеся на банковских счетах.
Взыскание производится на основании постановления руководителя органа, осуществляющего контроль за уплатой страховых взносов.

Как подтвердить выдачу СЗВ-М на руки работнику?

После получения сотрудником копии СЗВ-М на руки при увольнении необходимо запросить у него письменное подтверждение:

Написать расписку. В ней должна быть отображена информация, подтверждающая, что копия действительно была выдана в день увольнения.
Сделать две копии справки, и попросить на одной из них расписаться о получении.
Отобразить факт выдачи СЗВ-М в журнале учета документов, если таковой есть в организации. Форма ведения журнала может быть свободной, но желательно отразить в нем сведения об отчетном периоде (дату), Ф.И.О человека, получившего справку, а также дату ее выдачи и подпись.

В целом, письменное подтверждение о получении СЗВ-М должно содержать примерно такую информацию: «Настоящим подтверждаю, что на основании прекращения трудового договора (его дата и номер) я получил от ООО «Ромашка» (данные об ИНН и КПП организации) копию СЗВ-М за время работы на двух листах». Расписка подкрепляется подписью бухгалтера и печатью компании.

В каких случаях не требуется предоставление СЗВ-М на сотрудника в Пенсионный фонд:

Если работник был уволен до начала нового отчетного периода, но на это время не приходится выплата выходного пособия.
Если в штате организации числится один сотрудник – директор, но он не является работающим пенсионером.

Последнее вызывает немало споров среди работников самого Пенсионного фонда, ведь учредитель даже при отсутствии подчиненных в штате приравнивается к наемным сотрудникам – соответственно, у него с его компанией присутствуют трудовые отношения, попадающие под действие законодательства, устанавливающего обязанность по сдаче СЗВ-М.

Если компания не ведет никакой деятельности, не приносит прибыль и фактически является «замороженной», то допускается сдача «нулевой» отчетности, но документ в любом случае должен быть предоставлен в территориальное отделение Пенсионного фонда в установленные законодательством сроки.

Закона № 27-ФЗ не предусмотрено, за какой период страхователь обязан передать застрахованному лицу сведения по форме СЗВ-М. Целью введения СЗВ-М было определить, осуществляет ли пенсионер трудовую деятельность (информация ПФР «О введении новой формы отчетности в ПФР по персонифицированному учету»). Данная форма содержит лишь информацию о Ф.И.О., СНИЛС и ИНН работника и, по сути, не подтверждает ни стаж, ни уплаченные суммы страховых взносов. Следовательно, организация может выдать увольняющемуся работнику СЗВ-М только за месяц, в котором он увольняется, в которую включаются сведения только о данном конкретном сотруднике.

Заполняем сзв-м при увольнении сотрудника

В избранноеОтправить на почту СЗВ-М при увольнении сотрудника выдается ему на руки в соответствии с п. 4 ст. 11 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Мы расскажем, как при этом соблюсти все требования законодательства. Необходима ли выдача СЗВ-М, если работник уволился Когда и в каком виде работнику нужно выдать справку СЗВ-М на уволенных Итоги Необходима ли выдача СЗВ-М, если работник уволился Все работодатели (организации и ИП) обязаны ежемесячно сдавать в региональный пенсионный фонд отчет по форме СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах».

В этом отчете фиксируются все граждане, с которыми заключены официальные трудовые договоры либо договоры ГПХ. Нюансы заполнения СЗВ-М при заключении договора ГПХ см. в этой публикации. По мнению чиновников, этот отчет помогает отследить работающих пенсионеров.

Как оформить сзв-м при увольнении до момента сдачи отчета

Как правило, заполнение отчета в различных учетных программах позволяет сформировать СЗВ-М уволенным сотрудникам на одно застрахованное лицо. Подробнее о том, как формируется отчет в 1С, например, читайте в статье «Как сформировать отчет СЗВ-М в 1С (нюансы)». Кроме того, необходимо получить от работника подтверждение о получении отчета на руки.
Есть несколько способов сделать это.

Можно брать с сотрудников письменное подтверждение. Примерное содержание такое: «Я, Иванов Иван Иванович, подтверждаю, что в соответствии с ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ при расторжении трудового договора получил копии СЗВ-М на 15 листах за все время работы».
Можно распечатать все СЗВ-М по сотруднику в двух экземплярах и при выдаче попросить сотрудника расписаться на втором экземпляре.

Копии СЗВ-М при увольнении и подрядчикам Положения пункта 4 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, действующие в 2018 год, предусматривают, что страхователь обязан выдавать копии СЗВ-М:

в день увольнения работника;
в день прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому начисляются страховые взносы.

Заметим, что в 2018 году в пункте 4 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ нет положенийе о том, что копию СЗВ-М работодатели обязаны выдавать работникам, выходящим на пенсию. В 2018 году выдавать копии СЗВ-М нужно в день увольнения или прекращения договора гражданско-правового характера. Никаких обращений от работников или подрядчиков для этого не требуется.

Внимание

Форма отчета Скачать Как заполнить СЗВ-М, если сотрудник уволился Частый вопрос - включаются ли в СЗВ-М уволенные сотрудники? В момент увольнения, организация прекращает трудовые отношения с работником. В месяце увольнения сотрудник включается в отчет, а в следующем - уже нет. Рассмотрим более подробно случай заполнения формы, когда увольняется работник.

Иванов И.И. увольняется 22 мая 2018 года. Бухгалтер сдает форму отчета за май месяц, включая Иванова И.И. Бухгалтер организации ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» составляет СЗВ-М за май 2018 года. Заполним отчет по шагам. Шаг 1. Заполняем данные организации: регистрационный номер в ПФР, наименование, ИНН, КПП.
Шаг 2. Указываем отчетный период. Шаг 3. Отражаем тип. Шаг 4. Подаем сведения о застрахованных лицах: персонифицированные данные, СНИЛС и ИНН. За июнь 2018 года, бухгалтер данного работника уже включать не будет.

Нужно ли выдавать сзв-м сотруднику при увольнении
Заполнение сзв-м при увольнении сотрудника
Сзв-м при увольнении сотрудника в 2018 году
Нужно ли выдавать сзв-м при увольнении сотрудника?
Заполнение формы сзв-м при увольнении сотрудника

Нужно ли выдавать сзв-м сотруднику при увольнении Справка СЗВ-М при увольнении: пример заполнения и образец Выдавая копию СЗВ-М, необходимо проверить правильность ее заполнения. При составлении справки отчета СЗВ-М обязательно указываются следующие данные:

Данные страхователя, его реквизиты в ПФР;
Дата отчетного периода;
Тип формы (исходящая);
ФИО, СНИЛС и ИНН работника;
Дата выдачи справки.

В нижней части – ФИО руководителя, его подпись, дата и печать (если имеется).

Справки сзв м при увольнении за какой период выдаются

Сзв-м при увольнении сотрудника в 2018 году Помимо сдачи СЗВ-М в ПФР, его необходимо выдавать сотруднику на руки. ВАЖНО! В законе № 27-ФЗ указано, что справку СЗВ-М нужно выдавать при увольнении сотрудников, при подаче заявления застрахованными лицами при выходе на пенсию, а также ежемесячно вместе со сдачей отчета в контролирующий орган. Важно При этом нужно получать письменное подтверждение от застрахованного лица, что документ ему действительно передан.
Когда и в каком виде работнику нужно выдать справку СЗВ-М на уволенных В копии СЗВ-М при увольнении сотрудника следует указать только его фамилию и его данные. Информацию по другим сотрудникам указывать нельзя, так как она относится к персональным данным и не подлежит разглашению. В графе 3 вы в обычном порядке укажете тип «исхд», а в графе 4 - информацию по работнику.

Сзв-м при увольнении сотрудника в 2017 году

За незаконный сбор или передачу информации, являющейся личной тайной по УК РФ, могут применить крупные штрафы до 300 000 руб. Также виновным могут приписать принудительные работы, сместить с определенных должностей или наказать заключением под стражу сроком до 4-х лет (п.2 ст. 137 УК РФ);
Уголовное наказание в такой ситуации почти не применяется, но во избежание различного рода наказаний стоит соблюдать правила составления СЗВ-М и других отчетов.

Выдача СЗВ-М работнику при увольнении В таком случае документ формируется на одного человека. Бухгалтер может это сделать в своей программе, с помощью которой он сдает отчетность.

Законодательством не прописана ответственность работодателя за несвоевременную выдачу копии СЗВ-М или за отказ от выдачи.

Онлайн журнал для бухгалтера

СЗВ-М: основные положения Форма отчета принята Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п. Отчет состоит из 4-х блоков:

Данные организации: регистрационный номер в ПФР, наименование, ИНН, КПП.
Отчетный период, равный месяцу, за который подаются данные — январь (01), февраль (02), март (03), апрель (04), май (05), июнь (06), июль (07), август (08), сентябрь (09), октябрь (10), ноябрь (11), декабрь (12).
Тип формы, который зависит от того, какие сведения предоставляются. Первичный отчет - «исхд», исходная форма. Если вы забыли и не включили застрахованное лицо, либо необходимо дополнить сведения о ком-то, то подайте «доп», дополняющую форму. Если необходимо кого-то исключить, то сформируйте отменяющую форму - «отмн».
Сведения о застрахованных лицах (персонифицированные данные).

Тем не менее, стоит регламентировать порядок предоставления этих копий, чтобы подстраховаться от нежелательных разногласий с работниками. Вот несколько вариантов для этого:

Журнал регистрации выдачи копий.
2-й экземпляр справки с подписью работника.
Расписка о получении копии справки СЗВ-М.

Один из оптимальных вариантов – это журнал учета. Занимает мало места, практичен, там же можно указывать и причину выдачи справки.

Примерный образец: Распечатывать 2-й экземпляр – это конечно выход из положения, но довольно трудоемкий. К тому же, со временем их будет немало – опять же дополнительные бумажные кипы. Расписка составляется в любой свободной форме. Примерный образец: Сотруднику справка выдается в течение 5 дней с даты написания заявления на выдачу копии СЗВ-М.

За какой период давать сзвм при увольнении

Помимо сдачи СЗВ-М в ПФР, его необходимо выдавать сотруднику на руки. ВАЖНО! В законе № 27-ФЗ указано, что справку СЗВ-М нужно выдавать при увольнении сотрудников, при подаче заявления застрахованными лицами при выходе на пенсию, а также ежемесячно вместе со сдачей отчета в контролирующий орган. При этом нужно получать письменное подтверждение от застрахованного лица, что документ ему действительно передан.

Когда и в каком виде работнику нужно выдать справку СЗВ-М на уволенных В копии СЗВ-М при увольнении сотрудника следует указать только его фамилию и его данные. Информацию по другим сотрудникам указывать нельзя, так как она относится к персональным данным и не подлежит разглашению. В графе 3 вы в обычном порядке укажете тип «исхд», а в графе 4 - информацию по работнику.

Штатные сотрудники и лица, заключившие с работодателем гражданско-правовой договор, согласно положениям ст. 11, 15 ФЗ №27, получают на руки копии отчета СЗВ-М. Данная обязанность возникает при осуществлении организацией платежей в счет уплаты страховых взносов по сотруднику.

Документ можно получить в случае увольнения и во время осуществления трудовой деятельности ежемесячно, до 10 числа месяца после отчетного. Для подачи документов в Пенсионный фонд, необходимо проверить на корректность заполненной и соблюдения принятого формата.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Помимо регулярной сдачи документа в виде единой справки обо всех работниках, при увольнении каждого из них формируется дополнительная отдельная выписка с отражением конкретной персональной информации об уволившемся. Бланк содержит сведения личного характера, при разглашении которых работодателю может грозить административное наказание и несение уголовной ответственности.

Основные понятия

Расшифровка аббревиатуры

Название формы отчетности состоит из комбинации букв, значение которых трактуется следующим образом:

буква «В» подразумевает «входящие данные», подаваемые в Пенсионный фонд;
буква «М» предполагает установленную периодичность подачи, т.е. один раз в месяц;
для кодировки исходящих документов в адрес ПФР может быть использована буква «И».

Тем не менее, данная аббревиатура не имеет точной, установленной по закону, расшифровки и представляет собой обычное условное обозначение определенного вида отчета, представленного сведениями о застрахованных лицах.

Фактически название «СЗВ-М» относится к утвержденному Пенсионным фондом коду документа.

Зачем он нужен

Отчет по форме СЗВ-М предполагает выдачу копии работнику, по которому работодателем осуществлялись отчисления страховых взносов. Основанием получения копии является факт расторжения трудовых отношений.

Назначением отчета является подтверждение факта работы сотрудника и уплаты на него установленных взносов вне зависимости от длительности рабочего периода. Даже если срок работы составил всего 1 рабочий день, организация обязана подготовить подобный отчет и передать справку любому из трудоустроенных лиц. Выписка оформляется сугубо на одного сотрудника с отражением конфиденциальной информации, недопустимой к распространению среди посторонних.

Так как не все юридические лица знают об обязанности выдачи СЗВ-М, работники могут не получить ее при увольнении. Несмотря на отсутствие каких-либо санкций со стороны государства по причине непредоставления документа, сотрудник вправе обратиться в суд или трудовую инспекцию с заявлением о компенсации морального ущерба в связи с невыполнением работодателя своих обязанностей.

Чтобы исключить данный риск, предприятие должно предпринять меры по подготовке выписки, так как эти сведения помогут работнику урегулировать вопросы назначения пенсии.

Таким образом, при увольнении, от работодателя работнику должны быть предоставлены следующим документы: трудовая книжка, НДФЛ-2 и выписка по форме СЗВ-М. Данный пакет является обязательным стандартным набором документации, передаваемой при увольнении.

В 2019 году крайний срок выдачи справки совпадает по времени с датой отчетных документов, сдаваемых ежемесячно в ПФР.

При увольнении работника действует иной порядок – документ подлежит выдаче на руки в день прекращения трудовых отношений т.е. в момент увольнения. Например, если увольнение состоялось в сентябре, справка должна быть предоставлена страхователем в последний день работы, т.е. также в сентябре.

Последние нововведения по закону

В 2019 году порядок подготовки и передачи отчета по форме СЗВ-М согласуется с положениями ст.11 (в частности с вступившими в силу с апреля 2019 года пунктами 2.2 и 4) закона №27-ФЗ. Вышеуказанный закон содержит информацию о порядке предоставления персонифицированных сведений о застрахованном лице и обязанностях работодателя.

Закон распространяет свое действие на обычных работников, заключивших трудовые договора в рамках утвержденного на предприятии , так и на работников, выполняющих свои обязанности согласно условий гражданско-правового договора.

Нормой закона установлена необходимость передачи информации обо всех застрахованных работниках организации, включая сведения по:

страховому номеру индивидуального лицевого счета или СНИЛС;
ФИО работника;

Подача документа без указания не допускается. В отношении сведений о номере налогоплательщика, предприятие вправе его не указывать, если не располагается нужной информацией по данному параметру.

Бланк позволяет производить корректировку данных, указанных ранее в предыдущей отчетности. Если сведения подаются в рамках уточнения сведений, страхователь указывает в поле о типе формы (коде) соответствующую отметку «доп».

С помощью отметки «отмн» работодатель отменяет сведения предыдущего отчета. Подача документа в первый раз по установленному отчетному периоду требует отображения отметки «исхд».

Порядок составления образца копии СЗВ-М

Законом установлено требование выдачи справки из СЗВ-М сотруднику одновременно с ежемесячной передачей сведений в Пенсионный фонд.

Обязательность выдачи документа установлена для следующих ситуаций:

при уходе на пенсию, получение выписки СЗВ-М производится в порядке передачи сотруднику общего пакета документов, необходимого к передаче в Пенсионный фонд при назначении пенсионных выплат;
при расторжении трудовых отношений в рамках действующего договора выписку включают в комплект документов, получаемых при уходе сотрудника (согласно ст. 62 трудового законодательства).

Для наемного сотрудника дата выдачи документа соответствует последнему дню работу, а при расторжении гражданско-правового соглашения форму СЗВ-М передают в последний день действующего договора.

Особенностью выдачи документа сотруднику является сугубо индивидуальный порядок отраженных сведений, исключая любую другую информацию об остальных работниках компании. Защита конфиденциальной информации предопределена действующим законодательством.

Чтобы в дальнейшем не столкнуться с фактом выставления сотрудником претензий относительно неполучения данного вида отчета, работодатель должен озаботиться о ведении документальной фиксации сведений о выдаче справки на руки при условии соблюдения требований заполнения по образцу копии СЗВ-М.

Этот вопрос решается с помощью оформления выписки СЗВ-м в двух экземплярах, один из которых остается в организации с отметкой работника о получении и его подписью. Для контроля ситуации за выдачей справок, возможно ведение специального журнала регистрации с обязательной росписью сотрудника в соответствующей графе.

В некоторых организациях для подтверждения факта от увольняющегося сотрудника требуют написания отдельной расписки в получении документа. Любой из вариантов является допустимым и избирается работодателем по своему усмотрению.

Предусмотрена возможность формирования отчета с помощью компьютера в автоматическом режиме. А при отсутствии такой возможности, предприятие использует для оформления образец копии СЗВ-М на действующем бланке.

Прочие формальности

Как выдать сотрудникам

Так как в большинстве случаев работникам не требуется данная выписка, о своем праве на предоставление подобного отчета знают немногие. Если же работник обратился в бухгалтерию с просьбой о предоставлении данной выписки, отказать ему предприятие не вправе.

Правила выдачи документа включают следующие положения:

с помощью учетной программы формируется отчет на конкретного сотрудника;
сведения о работника следует распечатать в индивидуальном порядке;
выдача возможна только отдельной выписки, без передачи остальных сведений о сотрудниках предприятия;
документ получают с обязательным подтверждением факт передачи с помощью любого из установленных на предприятии способа.

Варианты подтверждения

Для исключения ситуаций обращения сотрудника в надзорные органы или судебные инстанции, бухгалтерии работодателя необходимо проследить, чтобы документ был своевременно подготовлен и передан при расторжении трудовых отношений.

В качестве меры контроля и подтверждения факта передачи, страхователь выдает копии СЗВ-М со следующими вариантами подтверждения:

Работник получает документ в день своего увольнения с обязательным визированием подписью второго бланка. Первый экземпляр остается у работника, второй – хранится работодателем. В качестве визирования, может быть принята следующая надпись на втором экземпляре: «копию получил…» с датой и подписью.
Более простой и упорядоченный вариант – ведение журнала выдачи. В нем заносят каждый случай обращения за формированием подобного отчета, а при передаче выписки на руки, сотрудник расписывается в получении в установленной графе журнала. Журнал может содержать несколько граф, отражающих сведения о ФИО сотрудника, его номер СНИЛС, ИНН и фактически отработанный срок.
При написании расписки в получении документа, работник должен отразить все сведения о факте передачи справки, которые позволили бы идентифицировать событие: в тексте расписки должна быть подтверждена информация получения, указан вид полученного документа, отображено название организации-страхователя, форма собственности юрлица, его ИНН, КПП. На расписке ставится дата, подпись сотрудника с расшифровкой, виза бухгалтера и печать предприятия.

Выписка СЗВ-М формируется и передается работнику независимо от времени его работы, а также наличия в течение данного периода каких-либо страховых выплат. Основанием для подготовки формы служит факт наличия страховых отчислений работодателем.

В отдельных ситуациях формирование СЗВ-М не производится и не передается в ПФР:

при увольнении сотрудника раньше, чем начнется следующий отчетный период, без выплаты выходного пособия;
при наличии в штате всего одной единицы, директора, при условии, если он не относится к категории «работающих пенсионеров»;
при отсутствии какой-либо хозяйственной деятельности в организации, без приобретения прибыли, с отнесением юрлица к категории «замороженных» организаций, допускается подача «нулевого» отчета;
отсутствие прибыли и ведения активной деятельности не освобождает от подачи документа в ПФР.

Сроки выдачи

На уровне федерального законодательства (закон №27 ФЗ от 01.04.1996г.) установлен единый срок подачи сведений в Пенсионный фонд (местное подразделение фонда) и выдачи индивидуальной справки СЗВ-М застрахованному работнику. Согласно положениям статьи 11, страхователь должен выдать справку до 10 числа месяца, следующего за отчетным.

Пунктом 4 статьи 11 установлено требование ежемесячного порядка выдачи подобных справок в индивидуальном порядке по каждому случаю обращения. Индивидуальная выписка будет содержать часть сведений, касающихся конкретного работника, указанных в сводном документе, переданном в ПФР.

Помимо данного ограничения, существуют следующие указания по срокам:

Ввиду того, что справка о предшествовавших периодах должна быть у сотрудника, зачастую работодатель формирует выписки только по последнему месяцу работы на предприятии.