Подходы к организации делопроизводства и документационного обеспечения управления в России и на Западе различаются. В России предполагается централизация обработки документов с целью осуществления единого контроля их прохождения и исполнения. Документы сначала докладываются руководству организации, и при этом формируется соответствующее управленческое решение. Затем решение постепенно спускается по инстанциям - до конкретных исполнителей, все более детализируясь.
При традиционном бумажном документообороте исполнение документа, включая вынесение по нему резолюции, связано с передачей оригинала документа (его копии) одним должностным лицом другому. При этом любое перемещение документа или действие над документом фиксируется соответствующими службами (сотрудниками-делопроизводителями) путем отметок в регистрационных формах1.
Таким образом, при исполнении документа возникает два информационных потока. Первый поток связан сдвижением самого документа:
1) документ поступает в канцелярию, где его регистрируют;
2) из канцелярии документ передается руководителю для вынесения по нему резолюции;
3) после вынесения резолюции и назначения исполнителей документ и его копии рассылаются исполнителям;
4) исполненный документ списывается в дело.
Второй информационный поток замкнут на регистрационную форму, в которой фиксируются данные:
1) в момент регистрации документа: регистрационный номер, присвоенный документу, информация о корреспондентах поступившего документа, краткое содержание документа, другие данные общего характера (к примеру, состав документа, примечания и т.п.);
2) факт вынесения резолюции фиксируется путем добавления в регистрационную карточку информации об авторе резолюции, текста резолюции, фамилий исполнителей документа, срока исполнения документа, назначенного автором резолюции;
3) по исполнении документа в регистрационную карточку добавляются тексты отчетов исполнителей, фактический срок исполнения документа;
4) списание документа в дело сопровождается добавлением в регистрационную карточку номеров (наименований) дел, в которых будут храниться оригинал и копии исполненного документа.
Наличие двух информационных потоков является особенностью российского делопроизводства и иллюстрирует сложившийся порядок, когда одни сотрудники работают с документами, а другие - контролируют ход исполнения документов по формальным признакам. Это порождает ряд проблем, главная из которых - противоречие между централизованным контролем работы с документами и, по сути, децентрализованным процессом собственно исполнения документов.
В результате практически невозможно централизованно отследить движение документов в реальном масштабе времени без применения средств автоматизации: ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение регистрационных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации в единые реестры предприятия. Отсутствие автоматизированной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.
В связи с этим М.В. Ларин отмечает «необходимость перехода к созданию высокоэффективных систем управления всем комплексом ин-формационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и оперативных целей управления в любых организациях, в особенности в государственном аппарате управления»1.
Западный подход к управлению характеризуется принципиально большей степенью децентрализации прав и ответственности. Это выражается в том, что должностные лица, отвечающие за решение тех или иных вопросов в организации, имеют все необходимые полномочия для работы с соответствующими документами.
К примеру, в отличие от приведенной выше схемы, документ после его получения без регистрации и занесения в картотеку будет отправлен исполнителю напрямую, и дальнейшая его судьба будет зависеть только от добросовестности сотрудника. Естественно, подобная децентрализация работы с документами существенно упрощает организацию документооборота.
Национальными службами стандартизации в рамках Международной организации по стандартизации - ИСО (International Organization for Standartization, ISO) выработаны Единые правила оформления и обработки международной документации. В настоящее время в этой организации представлены национальные органы 130 государств.
1акои подход базируется на международных стандартах - нормативных актах в сфере управления документацией, в том числе электронными документами. Прежде всего, это стандарт ISO 15489, который был принят как ISO 15489-1:2001 «Информация и документация. Оперативный учет. Часть 1: Общие принципы» и ISO 15489-2:2001 «Информация и документация. Оперативный учет. Часть 2: Отчет». Данные акты разработаны Международной организацией по стандартизации, соответствующими структурами Евросоюза, национальными комитетами по стандартизации и другими государственными организациями, а также объединениями специалистов в этой области.
Международные и зарубежные нормативные акты по управлению документацией существенно отличаются от отечественных тем, что это не предельно четкие и ясные инструкции, а описание обобщенных идей, требований и методик без определенных способов их практической реализации, которая возлагается на пользователя. Обычно для организаций они носят рекомендательный характер.
В отечественном делопроизводстве акцент традиционно делался на обработку реквизитов и форм документов. Системы документооборота реализовывали функции просто регистрации информации и формального контроля продвижения документов по исполнителям, по всей цепочке исполнения вопроса. При этом в настоящее время требования к автоматизированным системам ДОУ - это отражение содержательных этапов планирования, мотивации персонала к деятельности, учета экспертной информации, экспертных оценок и прогноза, которые все больше учитываются при принятии решений.
Стандарты ISO определяют документ как информацию, созданную, полученную и сохраняемую организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или управленческой деятельности. В отличие от устоявшейся терминологии российских стандартов, в ISO основная нагрузка в термине «документ» приходится на те функции, которые документы реализуют в деловых процессах организаций, а не на формальные признаки документа.
Под управлением документами понимают область управления, отвечающую за эффективный и систематический контроль за созданием, получением, сохранностью, использованием и определением судьбы документов, включая процессы сбора и сохранения свидетельств деятельности и информации о ней в виде документов.
К наиболее общим принципам управления документацией (создание, сбор и управление любыми документами на любых носителях) и информационными ресурсами в организации, отмеченным в ISO, относятся установление и документальное закрепление:
1) основных правил и стандартов работы с документацией в организации;
2) распределения ответственности и полномочий в области работы с документацией между сотрудниками организации;
3) делопроизводственных процессов и технологий.
В России ISO 15489 был утвержден 12.03.2007 как ГОСТ Р ИСО 15489 с целью его ускоренного внедрения в практику. Стандарт ISO:
1) регламентирует управление документами на любых носителях в любом формате и информационными ресурсами, создаваемыми, созданными или полученными организациями любой формы собственности в процессе их деятельности, а также лицами, профессиональными обязанностями которых является создание и (или) обработка документов;
2) облегчает разработку и внедрение в организациях систем управления документацией или их совершенствование;
3) требует выработки локальных (внутренних) нормативных документов организации;
4) требует от системы управления доступом к документации, чтобы надлежащее управление доступом обеспечивалось через установление статуса доступа как документам, так и пользователям;
5) указывает, что управление документами в организации должно включать создание, применение и администрирование систем управления документами, интегрированных с системами управления и управленческими процессами;
6) закрепляет наиболее важные виды работ в процессе создания автоматизированной системы документационного обеспечения управления организации: фиксация сведений о том, какие виды деловой деятельности требуют документирования; когда, как и где документы должны быть созданы;
7) определяет, что из политики управления и хранения документации должны приниматься руководством организации и распространяться на всех работников, в чьи функции входит создание документов; закрепляет ответственность за любой документ в организации на каждом уровне управления;
8) содержит рекомендации по управлению документами организации для соответствия требованиям международных стандартов управления качеством ISO;
9) не регулирует управление архивными документами в организациях (архивных учреждениях).
10) содержит рекомендации по разработке и внедрению системы документооборота в организации.
Многие положения ISO непосредственно связаны с защитой информации и ее носителей, с обеспечением безопасности самой организации, ее работников и ее внешней среды в связи с хранением и санкционированным уничтожением информации в соответствии с требованиями действующего национального законодательства. Такие положения применяются при выработке регламента системы безопасности информации в любых организациях.
Обобщая вышеизложенное, следует отметить, что разработка документационного обеспечения управления не должна быть самоцелью, а должна добавлять ценность. Цели документационного обеспечения управления как подсистемы системы управления должны соответствовать целям организации и ее управления. Документационное обеспечение управления должно отражать взаимодействие элементов системы управления и способствовать эффективности этого взаимодействия. Для этого само документационное обеспечение управления должно стать системой взаимосвязанных, взаимодействующих, взаимоподдерживающих компонентов.

Таковы основные подходы к организации документационного обеспечения управления

ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 2
Глава 1. ИСТОРИЯ СОЗДАНИЯ, СТРУКТУРА, ФУНКЦИИ ООО «ЭЛГА» 10
1.1. История создания и направление деятельности общества с ограниченной ответственностью «ЭлГа» 10
1.2 Структура ООО, место специалиста по документационному обеспечению управления в общей структуре организации 16
1.3 Нормативные документы, регламентирующие организацию делопроизводства ООО «ЭлГа» 20

Глава 2. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ООО «ЭЛГА» 24
2.1. Организация делопроизводства в ООО «ЭлГа» 25
2.1.1. Документирование управленческой деятельности в ООО «ЭлГа» 25
2.1.2. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 30
2.1.3 Анализ работы с документами в ООО «ЭлГа» 38

Глава 3. НАПРАВЛЕНИЕ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО «ЭЛГА» 52
3.1. Рекомендации по улучшению работы с электронной документацией 52
3.2. Совершенствование инструкции по делопроизводству в ООО «ЭлГа» 56
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 59
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 62
ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ
Любая современная организация, в независимости от формы собственности, масштабов и структуры, в условиях стремительного прогресса рыночных отношений и конкурентной экономики стремится к повышению эффективности своей деятельности. Одним из основных инструментов к достижению этой цели является оптимизация основных управленческих процедур, в том числе, создание современных систем делопроизводства и организации документооборота в организации.
В целях повышения эффективности управления следует уделять особое внимание совершенствованию работы с документами, поскольку любое управленческое решение основывается на информации, носителем которой является документ.
Следует отметить, что вся информация, которая содержится в документах, крайне важна для стабильной деятельности любой организации. В свою очередь, документ представляет собой средство связи и конечный результат крупных капиталовложений.
Вместе с тем, основную часть служебной информации сотрудники в компаниях получают с помощью документов. Также, на основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Стоит отметить, что руководители несут персональную ответственность за составление, сохранность и правильное оформление документов.
В случае отсутствия положенного порядка в хранении документов может возникнуть риск утраты ценной информации, что в свою очередь отрицательно скажется на деятельности компании. В связи с этим, при работе с документами важно руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по установленным правилам, ведение номенклатуры дел, наличие архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.
Далее следует заметить, что документированная информация составляет основу управления, вместе с тем ее эффективность в большой степени основывается на производстве и потреблении информации.
В связи с этим можем дать определение документированной информации, как зафиксированной на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Следует отметить, что в настоящее время информация является полноценным ресурсом производства, важным звеном социальной и политической жизни общества. Вместе с тем, от качества информации зависит качество управления. В наше время следует уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами в целях повышения качества управления.
Далее рассмотрим сам термин «документ», который характеризуется как результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается с помощью письма, фотографии, графики, звукозаписи, рисунка.
Документ - это средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
Стоит подчеркнуть, что к наиболее общей и основной функции документов можно отнести информационную функцию. Это обусловлено тем, что причиной появления любого документа является необходимость фиксировать информацию.
Также документы необходимы для передачи информации во времени и пространстве. Данный факт служит основанием для принятия управленческих решений, а также является доказательством их исполнения и источником для обобщений. Следует отметить, что документ может выступать и как предмет труда в управленческой деятельности.
Документы формируются и используются самого разнообразного характера, на это влияют размеры и направления деятельности организаций, их форм собственности, структурных особенностей, а также ряда других факторов.
Правильное оформление документов играет большую роль в любой сфере деятельности. Стоит отметить, что именно от качества оформления документов зависит четкость и быстрота документооборота, юридическая сила этих документов, а также эффективность применения документов в контрольной и оперативной работе.
Все документы должны отвечать определенным требованиям, несоблюдение которых, делает документы неполноценными, а иногда недействительными.
Влияние организации работы с документами оказывается на качество работы аппарата управления, а также организацию и культуру труда управленческих работников. Успех управленческой деятельности в целом зависит от того насколько профессионально ведется документация.
Немалое значение в настоящее время придается систематизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые влияют на рост производительность труда сотрудников, занятых в управлении. Это обусловлено тем, что посредством совершенной системы документационного обеспечения управления обеспечивается более быстрое движение и исполнение служебных документов, а также их хранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.
Все вышеизложенное подчеркивает актуальность выбранной темы, которая обуславливается недостаточной проработкой проблемы документирования основной деятельности в организациях.
Объектом исследования является общество с ограниченной ответственностью «ЭлГа».
Предмет исследования - организация делопроизводства в ООО «ЭлГа» (в дальнейшем именуемое ООО «ЭлГа»).
Цель дипломной работы заключается в анализе документационного обеспечения управления в ООО «ЭлГа» и в разработке направлений его совершенствования.
В соответствии с поставленными целями в дипломной работе были поставлены следующие задачи:
- изучить историю создания ООО «ЭлГа»;
- определить направление деятельности, цели и задачи ООО «ЭлГа»;
- изучить организационную структуру управления и функции ООО «ЭлГа»;
- проанализировать организацию делопроизводства в ООО «ЭлГа»;
- провести анализ инструкции по делопроизводству в ООО «ЭлГа»;
- разработать рекомендации по совершенствованию документирования управленческой деятельности;
- предложить мероприятия по совершенствованию делопроизводства организации в целом и инструкции по делопроизводству ООО «ЭлГа» в частности.
При написании данной дипломной работы была изучена и проанализирована научная литература. О значении документирования свидетельствует тот факт, что его проблемам посвящено немало публикаций современных специалистов. В своих работах В.И. Андреева, В.А. Спивак и А.В. Охотников дают определение понятию делопроизводства организации, основным ее функциям, указывают цели документирования управленческих ситуаций.
В изданиях Т.А. Акимовой, М.П. Бобылевой, О.В. Вовкотруб, В.Н. Митрофановой отражены вопросы программных продуктов для автоматизации движения документов.
В работах И.Ю. Байковой, М.И. Басакова, В.В. Галахова, Ю.А. Панасенко представлены материалы по делопроизводству, а также организация и технология работы с образцами, документами.
Также в работе рассмотрены основные положения таких правовых актов, как Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД).
Информационной базой исследования являются организационные документы, материалы наблюдения, профессиональные сайты для специалистов.
Информационная база исследования дополняет теоретическую использованием нормативных и законодательных актов РФ, интернет-ресурсов, годовых отчетов, учетной и отчетной документации ООО «ЭлГа».
Комплекс федеральных законодательных актов, регламентирующих работу с документами, составляют: Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью». Закон определяет порядок создания, реорганизации, ликвидации, правовое положение обществ с ограниченной ответственностью, права и обязанности их участников, а также обеспечивает защиту прав и интересов участников общества.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения.
Федеральный закон «Об электронной подписи». Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
При написании дипломной работы использовались различные методы: анализ, экономико-статистические методы, методы аналогии, а также метод экспертных оценок.
Структура работы включает введение, 3 главы, заключение, список использованной литературы и приложения.
В первой главе «История создания, структура, функции ООО «ЭлГа» рассматривается история создания организации, направление ее деятельности, основные цели и задачи компании, а также представлена организационная структура управления и функции ООО «ЭлГа».
Вторая глава «Анализ документирования деятельности ООО «ЭлГа»» содержит анализ организации документооборота компании, а также анализ движения входящих, исходящих и внутренних документов организации.
В третьей главе «Направления совершенствования деятельности ООО «ЭлГа»» предлагаются рекомендации по улучшению работы с электронной документацией, а также разработаны мероприятия по совершенствованию системы документооборота и ее защите.
В заключении дипломной работы сформированы выводы и рекомендации совершенствования деятельности ООО «ЭлГа».
Структурно работа состоит из введения, трех глав, заключения. Список литературы включает 45 источников. Работа содержит 5 таблиц, 2 рисунка, 6 приложений. Дипломная работа написана на 72 страницах печатного текста.

Глава 1. ИСТОРИЯ СОЗДАНИЯ, СТРУКТУРА, ФУНКЦИИ ООО «ЭЛГА»

1.1. История создания и направление деятельности общества с ограниченной ответственностью «ЭлГа»

B странах с развитой рыночной экономикой наличие высокой конкуренции, действенной законодательной и судебной систем и длительного опыта работы, подталкивает большинство предпринимателей и менеджеров к решению задач по улучшению следующих показателей:
- конкурентоспособность продукции;
- производительность труда;
- качество роста и развития.
Следует отметить, что в российских организациях несколько иная ситуация. В большинстве отраслей уровень конкуренции значительно ниже, чем в развитых странах, почти полностью отсутствует инновационное развитие. Небольшой опыт работы менеджеров в существующий российских условиях в большинстве случаев приводят к преобладанию в управлении краткосрочных, сиюминутных интересов и, как следствие, - простых управленческих решений, рассчитанных на один-два года.
ООО «ЭлГА» зарегистрирована в 2005 году. Компания предоставляет большой спектр услуг по ремонту зданий, квартир и офисов, в том числе электромонтажные и сантехнические работы, а также остекление, восстановление фасадов.
Так же ООО «ЭЛГА» производит реконструкцию производственных помещений, текущий и капитальный ремонт административных зданий и социальных объектов.
Компания появилась на свет в апреле 2005 г. Началом её создания стало желание будущих учредителей общества Куприяновой К.Н. и Приваловой Л.А. сформировать собственную организацию по ремонту зданий, квартир и офисов, в том числе электромонтажные и сантехнические работы, а также остекление, восстановление фасадов.
Первый год деятельности стал самым сложным. Для того, чтобы «завоевать» рынок, надо было привлечь в компанию высококвалифицированных специалистов, соответственно, обеспечить им достойную зарплату, а также грамотно организовать их труд. Заслугой руководителя является то, что ему удалось найти и объединить в дружный коллектив настоящих профессионалов.
Далее отметим, что ООО «Элга» является юридическим лицом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, а также выполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.
Также стоит отметить, что компания несет ответственность по своим обязательствам в пределах принадлежащего ей имущества.
ООО «Элга» имеет круглую печать, содержащую фирменное наименование, организационно - правовую форму, вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, зарегистрированный товарный и иные счета.
В 2007 г. компания «ЭлГА» начала собственное сертифицированное производство пластиковых окон КBЕ и REHAU, дверей, балконных ограждений. Впервые компания приняла участие в крупнейшей строительной выставке MosBuild, входящей в ТОП-5 строительных выставок мира. Участие в данном мероприятии подтвердило конкурентоспособность на строительном рынке г. Калуги.
В сложных экономических условиях кризиса 2008 года развитие компании не останавливалось. Что подтверждается открытием цеха по производству стеклопакетов, жалюзи, офисных перегородок.
Также свидетельством непрерывного роста компании в 2010 году стали новые продукты, которые добавились в ассортименте: раздвижные двери, противовзломные окна, уникальный брендовый продукт Quick-Block.
Система управления качеством организации сертифицирована в соответствии с Международным стандартом ISO 9001, также качество товара гарантируется сертификатом № РОСС RU.СЛО8.В00119 от 02.06.2010 г., выданным Органом Сертификации «НОВГОРОДСТРОЙСЕРТИФИКАЦИЯ».
Как уже было отмечено, ООО «ЭлГа» работает на рынке Калуги, Москвы и всей России с 2005 года. Компания обладает собственным сертифицированным производством пластиковых окон КBЕ и REHAU, дверей, жалюзи, офисных перегородок, балконных ограждений, что позволяет выпускать по доступным ценам высококачественную продукцию.
Вместе с частными заказами есть и специальное оптовое предложение по остеклению целых зданий. Накоплен богатый опыт и технический потенциал. Выполнено большое количество крупных объектов.
Далее рассмотрим миссию и цели ОО «ЭлГа». Отметим, что миссия компании следующая: работать для людей, создавая для них лучшее качество жизни.
В свою очередь, основной целью компании является приносить прибыль, следовательно, деятельность компании должна быть эффективной.
Необходимо наличие следующих факторов для обеспечения эффективности:
- оптимальное использование всех ресурсов;
- оперативность и точность исполнения поставленных задач.
- четкость и гибкость управления;
- постоянное увеличение объема и качества реализуемой продукции и оказываемых услуг.
Несомненно, одной из основных ценностей компании являются сотрудники.
Рассмотрим основные цели и задачи ООО «ЭлГа» и представим их в таблице 2.
Таблица 2
Цели и задачи ООО «ЭлГа»
Цели Задачи
Экономические: 1. Извлечение максимальной прибыли 2. Занятие максимального % строительного рынка г. Калуги 3. Выход на регио­нальный рынок в последующем, после этого - на Российский рынок. 4. Финансовая устойчивость организации. 5. Снижение срока окупаемости инвестиций. 6. Разработка и внедрение нововведе­ний. 1. Детальная разработка плана марке­тинга, определение и анализ основных конкурентов, проведение маркетингового исследования, формирование решений для разработки биз­нес-плана, swot-анализ ООО «ЭлГа». 2. Разработка бизнес-плана. 3. Получение инвестиций 4. Заключение различных договоров 5. Проведение широкой рекламной кампании, формирование миссии ор­ганизации, слогана, брэнда и т.п. 6. Разработка и внедрение рекламной кампании, далее, по мере роста продаж на региональном рынке и по мере занятия компании определенной доли этого рынка - выход на Рос­сийский рынок.
Политические: 1. Поддержание политической ста­бильности 2. Поддержание дальнейшего разви­тия рыночных отношений 1. Соблюдение и поддержание правил честной конкуренции. 2. Удовлетворение потребностей клиентов, вследствие чего у них формируется рыночная, т.е. демократическая форма мышления.
Социальные 1. Увеличение уровня занятости населения 2. Удовлетворение потребностей кли­ентов 1. Создание новых рабочих мест, 2. Рост уровня комфортабель­ности жизни.
Общество с ограниченной ответственностью «ЭлГа» учреждено в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации и осуществляет свою деятельность в соответствии с действующим законодательством Законом № 14-ФЗ от 8 февраля 1998 года «Об обществах с ограниченной ответственностью» и Уставом организации (Приложение 1).
Как уже было отмечено, общество является коммерческой организацией, преследующей в качестве основной цели получение прибыли. Общество является юридическим лицом, имеющим в собственности обособленное имущество и отвечающим по своим обязательствам этим имуществом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные права и нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.
Общество имеет фирменное наименование, самостоятельный баланс, круглую печать со своим фирменным наименованием, штампы, бланки и другие реквизиты.
Юридический адрес ООО «ЭлГа»: 248601, г. Калуга, ул. Пацаева, 3.
Следует отметить, что персонал ООО «ЭлГА» состоит в большинстве своем из опытных профессионалов, предоставляющих гарантию качества выполнения всех видов строительных и монтажных работ.
В ООО «ЭлГА» все выполняемые работы осуществляются на основании лицензии, к тому же все сотрудники имеют соответствующую квалификацию.
Для осуществления поставленной цели организация осуществляет следующие основные виды деятельности:
- ремонтно-строительные и строительно-монтажные работы;
- различные виды коммерческо-посреднической и торгово-закупочной деятельности, включая комиссионную, выездную и розничную торговлю;
- внешнеэкономическая деятельность;
- проектно-сметные и конструкторские работы;
- производство различных товаров народного потребления;
- оказание платных услуг предприятиям, учреждениям, организациям и гражданам и др.
Далее стоит подчеркнуть, что общество имеет право полной хозяйственной самостоятельности в вопросах принятия хозяйственных решений, распределения прибыли, установления цен, определения форм управления, сбыта, оплаты труда и т.д.
Вместе с тем, общество может совершать в отношении юридических лиц все действия, предусмотренные законодательством.
Также общество имеет право в установленном законном порядке создавать свои филиалы и представительства, выступать учредителем дочерних предприятий на территории Российской Федерации и за границей.
Общество осуществляет бухгалтерский, оперативный и статистический учет результатов своей деятельности в порядке, установленном действующим законодательством.
Ответственность за состояние учета и своевременность предоставления бухгалтерской и иной отчетности возлагается на директора общества. Директор общества назначает главного бухгалтера общества.
Общество........

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. ИСТОЧНИКИ
1.1. ИСТОЧНИКИ НЕОПУБЛИКОВАННЫЕ
1.1.1. Текущее делопроизводство ООО «ЭлГа»
1.1.2. Устав ООО «ЭлГа»
1.1.3. Бухгалтерский баланс ООО «ЭлГа» за 2011-2013 гг.
1.1.4. Должностная инструкция бухгалтера ООО «ЭлГа»
1.1.5. Должностная инструкция руководителя ООО «ЭлГа»
1.1.6. Инструкция по делопроизводству ООО «ЭлГа»

1.2. ИСТОЧНИКИ ОПУБЛИКОВАННЫЕ
1.2.1. Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 N 51-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.10.1994) (ред. от 09.02.2009) // Справочная - правовая система «Консультант Плюс»: [Электронный ресурс] - .
1.2.2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001) (в ред. от. 01.01.2014)//Справочная - правовая система «Консультант Плюс»: [Электронный ресурс] - Режим доступа: popular/tkrf.
1.2.3. Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (принят ГД ФС РФ 14.01.1998) (действующая редакция от 05.05.2014) // Справочно-правовая система КонсультантПлюс [Электронный ресурс] - Режим доступа: popular/ooo/.
1.2.4. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» // Система ГАРАНТ: [Электронный ресурс] - Режим доступа: 12146661.
1.2.5. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изменениями и дополнениями) // Система ГАРАНТ: [Электронный ресурс] - Режим доступа: 12148555/#ixzz3AFY7Bjm5
1.2.6. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (в ред.от 12.03.2014 N 33-ФЗ) // Система ГАРАНТ: [Электронный ресурс] - Режим доступа: 12184522/#ixzz3AFcT0HQs.
1.2.7. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007 г. N 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» // Справочно-правовая система КонсультантПлюс [Электронный ресурс] - Режим доступа: cons/cgi/online.cgi.
1.2.8. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»// Система ГАРАНТ: [Электронный ресурс] - Режим доступа: 185891/.
1.2.9. Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст)// Система ГАРАНТ: [Электронный ресурс] - Режим доступа: 70650732
1.2.10. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) (утв. и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299) (с изм. и доп. № 71/2013 ОКУД, утв. Приказом Росстандарта от 26.09.2013 N 1097-ст) // Система ГАРАНТ: [Электронный ресурс] - Режим доступа: 179139/.

2. ЛИТЕРАТУРА
2.1. Акимова Т.А. Теория организации: учебное пособие. - М.: Юнити, 2013. - 367 c.
2.2. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: Учебно-практическое пособие. - 2-е изд., перераб. и доп. - М: КНОРУС, 2010. - 256с.
2.3. Байкова И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами. Издательство: ЭКСМО, 2010. - 288 с.
2.4. Басаков М.И. Делопроизводство. Конспект лекций - Ростов н/Д.: Феникс, 2012. - 192 с.
2.5. Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Издательство: Термика, 2010. - 144 с.
2.6. Бобылева М.П. Корпоративная компьютерная программа движения документов и корпоративная культура: аспекты взаимовлияния / М.П. Бобылева // Делопроизводство. - 2013. - №2. - С.41-43.
2.7. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. - М.: Издательство МЭИ, 2013-49 с.
2.8. Бобылева М.П. Вопросы использования элементов электронного движения документов внутри организации / М.П. Бобылева // Секретарское дело. - 2013. - №2. - С.15-17.
2.9. Бобылева М.П. Выбор программного продукта для автоматизации движения документов / М.П. Бобылева // Делопроизводство. - 2012. - №2. - С.27-33.
2.10. Витин Ю.Г. От движения документов классического - к электронному! / Ю.Г. Витин // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2013. - № 4. - С.50-55.
2.11. Вовкотруб О.В. Документ и сведения в век компьютеров и множительной техники / О.В. Вовкотруб // Сборник материалов II Междунар. Научно-практической конференции «Современные технологии движения документов в бизнесе, производстве и управлении». - Пенза, - 2012. - С.3-10.
2.12. Гайдукова Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова // - Секретарское дело. - 2012. - №10 - С.17-22.
2.13. Галахов В.В., Корнеев И.К. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. - M.: ТК Велби, 2013. - 448 c.
2.14. Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления: Учебник. -Юнити-Дана, 2011. - 390 с.
2.15. Кузнецов И.Н. Делопроизводство. -5-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2012. - 520с.
2.16. Куняев Н.Н. (ред.) Документоведение Учебник. - Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабричнов; под ред. проф. Н.Н. Куняева. - М.: Логос, 2012. - 352 с.
2.17. Ленкевич Л.А. Делопроизводство. - М.: Академия, 2011. - 256 с.
2.18. Митрофанова В.Н. «Внутренняя переписка на предприятии»//Кадровик. - 2012.- №2. С.2-3.
2.19. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: - Ростов-н/Д.: Март, 2011. - 304 с.
2.20. Панасенко Ю.А. Делопроизводство: Документационное обеспечение управления. - Учеб. пособие, - М.: Издательство РИОР, 2013. - 93 с.
2.21. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности. Издательство: «Питер», 2010. - 287 с.
2.22. Юсипова Е. Документооборот договоров. // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - №02, 2011. - 97 с.
3. ИНТЕРНЕТ-РЕСУРСЫ
3.1. Официальный сайт Общества с ограниченной ответственностью «ЭлГа» [Электронный ресурс] - Режим доступа: 3.2. Официальный сайт Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций [Электронный ресурс] - Режим доступа:

Федеральное агентство по образованию

Белгородский государственный университет

КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ

Дипломная работа

Современные проблемы документационного обеспечения управления и пути их решения в Управлении Федеральной регистрационной службы по Белгородской области

студента дневного отделения 5 курса группы 070404

Гордиенко Евгения Александровича

Научный руководитель:

к.и.н., доцент

Шаповалова С.П.

Рецензент:

доктор исторических наук, профессор

Мошкин А.Н.

БЕЛГОРОД 2009

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ

§1. Организация документационного обеспечения управления

§2. Современные проблемы документационного обеспечения управления

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ В УПРАВЛЕНИИ ФЕДЕРАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИОННОЙ СЛУЖБЫ ПО БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

§1. Организация документационного обеспечения в УФРС по Белгородской области

§3. Существующие проблемы документационного обеспечения в УФРС по Белгородской области и пути их решения

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность дипломного исследования заключается в том, что наше время, насыщенное информационными технологиями, предъявляет новые требования к документам и службам, ответственным за их создание, обращение и хранение. Современные компьютерные системы позволяют не только быстро и качественно оформить документ, но и предоставляют разнообразные возможности по учету, контролю за исполнением документов, их передаче по каналам телекоммуникаций, оперативному хранению и поиску нужной информации. Многие функции бумажного документооборота могут быть полностью автоматизированы, что позволяет повысить скорость принятия решений и, соответственно, эффективность управления.

Нужно учитывать, что переход на новые технологии требует надлежащей правовой и нормативной базы, продуманной системы архивного хранения, квалифицированных исполнителей и руководителей, способных охватить весь круг сопутствующих проблем. Самые совершенные технологии без этих условий не принесут ожидаемого результата.

Кроме того, устраняя одни проблемы, процесс информатизации общества ставит перед нами новые - появляются неизвестные ранее возможности для несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, а также вероятность утраты больших массивов ценной информации из-за отказа оборудования, вирусной атаки или неквалифицированных действий пользователя. Именно в связи с этим новые требования предъявляются сегодня в равной мере и к руководителям, и к персоналу, ответственному за подготовку и прохождение документов, а анализ всех возможных проблем и выработка путей их преодоления представляется очень важным и актуальным.

Целью дипломной работы является выявление основных проблем современного делопроизводства и выработка путей их решения.

Задачи перед дипломной работой были поставлены следующие:

Дать характеристику документационному обеспечению управления на современном этапе;

Проанализировать функции и задачи служб документационного обеспечения управления;

Выявить современные проблемы документационного обеспечения управления;

Проанализировать организацию документационного обеспечения управления в Управлении Федеральной Регистрационной Службе по Белгородской области;

Объектом дипломного исследования является организация документационного обеспечения управления.

Предметом дипломной работы стало рассмотрение проблем документационного обеспечения управления на примере Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области.

Источниковая база. Источниковая база дипломной работы состоит из нормативных актов, регулирующих организацию современного документационного обеспечения управления. Федеральное законодательство в данной работе представлено такими законодательными актами, как: «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» , «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» , «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» , Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» , ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» , ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» Термины и определения» ; Приказ Роструда от 10.12.2004 № 47 «Об утверждении форм документов» и т.д.

Для второй главы в ходе пройденной мною производственной практики была собрана справочная и регламентирующая документация по УФРС по Белгородской области, проведен анализ документационного обеспечения этой организации и ее документов.

В рамках обследования документационного обеспечения управления УФРС по Белгородской области нами было проведено анкетирование сотрудников учреждения на предмет выявления существующих проблем документационного обеспечения и путей их решения. По окончании анкетирования было получено обратно 43 заполненных анкеты с соответствующими пометками и записями. Анализ полученных ответов позволяет определить состояние документационного обеспечения в организации на текущий момент и рассматривается во втором параграфе второй главы.

Историография исследования. Среди опубликованных работ отечественных специалистов по делопроизводству можно отметить труды В.Э. Баласаняна, М.П. Бобылевой, М.В. Ларина, Г.Ю. Максимовича и ряда других . В большинстве своем они рассматривают современное состояние отечественного делопроизводства и пути его развития в век информационных технологий. Часть авторов принадлежит к советскому периоду (К.Г. Митяев, например) и касается исключительно вопросов документационного обеспечения работы учреждений, другая часть авторов напротив, сконцентрирована на вопросах современных технологий и внедрения систем электронного документооборота (Л.А. Доронина, В.К. Саблин и др.) . В целом эти и другие авторы позволяют дать характеристику как состоянию современного традиционного делопроизводства, так и его трансформациям в условиях всеобщей информатизации и автоматизации рабочих процессов. В работе Т.В. Кузнецовой «Делопроизводство. Документационное обеспечение управления» изложены требования к составлению, оформлению документов и работе с ними на основе последних законодательных правовых и нормативно-методических актов, в том числе ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» от 02.05.2006 и ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006, Типовых регламентов работы федеральных органов исполнительной власти (2005 года) и «Типовой инструкции по делопроизводству...» (2006 года). В специальную главу выделены особенности работы с кадровыми документами с учетом изменений и дополнений к Трудовому кодексу, внесенных Федеральным законом 30.06.2006 и ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006. Источник предназначен работникам делопроизводственных и кадровых служб, руководителям учреждений, фирм и предприятий и всем обучающимся по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» . Работа Ю.М. Михайлова «Делопроизводство для негосударственных организаций» - одно из первых отечественных изданий, подробно освещающих организацию корпоративного делопроизводства в контексте Национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами». Материал пособия излагается с опорой на актуальную практику документационного обеспечения управления. Помимо развернутого практического комментария к Национальному стандарту «Управление документами» пособие содержит примерный текст инструкции по делопроизводству для негосударственных компаний и индивидуальных предпринимателей. Вместе с текстом публикуется более 50 приложений к инструкции: усовершенствованные формы наиболее важных управленческих документов, рекомендации по подготовке их содержания - словом, все для правильной и быстрой организации делопроизводства небольшой компании или у индивидуального предпринимателя. При подготовке пособия были также учтены предписания, содержащиеся в Методических рекомендациях ВНИИДАД (2007 г.) .

При подготовке дипломной работы использовались источники и публикации, размещенные в сети Internet и посвященные роли электронного документооборота в процессе документационного обеспечения управления. Тут можно отметить сайты «Консалтинговая группа «ТЕРМИКА» (http://www.termika.ru), «DOConline: независимый портал о СЭД «(http://www.doc-online.ru/analytics/) и «ЭОС: электронные офисные системы» (http://www.eos.ru/).

Практическая значимость данной дипломной работы состоит в том, что путем анализа всех известных к настоящему времени проблем и угроз, связанных с документационным обеспечением управления, можно разработать меры по их преодолению или недопущению и тем самым повысить эффективность работы отечественных предприятий и учреждений. В отношении УФРС по Белгородской области практическая значимость дипломной работы проявилась в обследовании делопроизводства организации и выработки практических рекомендаций совершенствования ее документационного обеспечения с учетом пожеланий специалистов самого УФРС по Белгородской области.

Структура работы состоит из введения, двух глав, заключения, библиографического списка и приложения.

ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ

§1. Организация документационного обеспечения управления

Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия .

В соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) документационное обеспечение управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой - службой документационного обеспечения управления (далее - службой ДОУ). Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия. На предприятиях с численностью персонала до 100 сотрудников и относительно небольшим объемом документооборота допускается возложение обязанностей по ДОУ на одного из штатных сотрудников .

Назначение службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершенствовании системы документационного обеспечения управления предприятия на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами . При этом основными задачами службы ДОУ являются:

Внедрение на предприятии единого порядка работы с документами в соответствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;

Осуществление методического руководства организацией работы с документами в структурных подразделениях предприятия;

Обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами;

Совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами .

Различают следующие службы ДОУ:

1. В министерствах и ведомствах - управление делами. В него включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министерстве (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;

2. На государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, ВУЗах и других организациях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив;

3. В Ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации;

4. В совместных предприятиях (организациях) - правлением; в акционерных обществах - учредительной конференцией; в кооперативах - общим собранием членов кооператива;

5. В организациях, не имеющих службы ДОУ, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другие специально назначенные лица, секретарь-референт .

Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления . Служба ДОУ решает следующие задачи:

Совершенствование форм и методов работы с документами.

Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный (центральный) архив в соответствии с действующими нормативами.

Сокращение документооборота, количества форм документов.

Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации (министерстве) и подведомственной системе .

Разработка и внедрение прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники. Службы ДОУ должны быть укомплектованы специалистами с соответствующим высшим и средним образованием.

Служба ДОУ осуществляет следующие функции:

Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

Экспедиционная обработка, регистрация документов и учетно-справочная работа;

Организация рассмотрения и подготовки документов, контроль за правильностью оформления документов на подпись руководству;

Регулирование, обобщение и информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов;

Разработка номенклатуры дел организации, хранение и оперативное использование номенклатуры дел;

Организация машинописного изготовления, копирования; проектирование бланков документов;

Организация работы по заявлениям граждан;

Контроль за работой с документами в структурных подразделениях, совершенствование форм и методов работы с документами;

Контроль сдачи дел, организация работы архива;

Проведение совещаний и консультирований, повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов;

Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы ДОУ .

Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые разрабатываются с учетом требований ГСДОУ и утверждаются руководителем организации .

Деятельность службы ДОУ регламентируют и обеспечивают нормативно-методические документы, государственные и отраслевые стандарты.

Итак, организация труда работников служб документации включает в себя решение следующих вопросов - четкое организационное построение службы документации (канцелярий), выбор наиболее рациональной формы организации работы с документами .

Основным фактором, определяющим структуру численности службы документации, является нормативная численность занятых в ней работников. Учреждения можно делить в зависимости от документооборота на три основные формы (централизованную, децентрализованную и смешанную) и на категории по ЕГСД:

Понятие ДОУ охватывает не только организационно-распорядительные документы (с которыми в основном имеет дело традиционное делопроизводство), но всю документацию, которая так или иначе используется в организации - научно-техническую, проектную, конструкторскую и т.п. Распространяется оно и на принципиально новые виды документации, определяемые как «информационные ресурсы» - реестры, регистры, базы и банки данных, интернет-сайты и т.п. В современных условиях порядок обращения со всеми этими видами документации и условия доступа к ним должны быть едиными. Управленческое решение принимается не только на основании распорядительного документа, оно предполагает анализ всей возможной информации, относящейся к существу вопроса. Чем шире круг такой информации, доступный руководителю в реальном режиме времени, тем выше вероятность успешного решения проблемы .

С этим связана и вторая, главная особенность ДОУ по сравнению с делопроизводством - оно предполагает использование более эффективных технологий обработки информации. В системе ДОУ, как правило, задействованы локальные и корпоративные вычислительные сети, документы создаются, учитываются и обрабатываются с помощью компьютера. По мнению известного российского специалиста, директора ВНИИДАД М. В. Ларина, термин ДОУ характеризует «переходную стадию от традиционного делопроизводства к управлению документацией», которое он понимает как «полноценную управленческую функцию организации». Другими словами, вырисовывается перспектива слияния функций документационного обеспечения и управления как такового .

В такой ситуации очень важно различать две стороны перехода к новым технологиям ДОУ - техническую и организационную . Первая из них охватывает разработку или приобретение компьютерных программ, закупку и установку компьютеров, монтаж сетевых коммуникаций и т. п. Сегодня информационные технологии достигли такого уровня развития, при котором эта сторона дела не вызывает принципиальных проблем. Конкретное решение определяется лишь финансовыми возможностями организации. Не составляет труда найти фирму, которая предоставит необходимый инструментарий в соответствии с пожеланиями заказчика и в пределах имеющейся суммы .

Переход на новые технологии требует надлежащей правовой и нормативной базы, продуманной системы архивного хранения, квалифицированных исполнителей и (это, пожалуй, главное) руководителей, способных охватить весь круг сопутствующих проблем. Самые совершенные технологии без этих условий не принесут ожидаемого результата. Рассмотрим обе стороны проблемы более детально .

Существующие сейчас автоматизированные системы ДОУ можно условно разделить на три класса или уровня. Системы первого уровня (их можно определить как автоматизированные системы управления бумажным документооборотом) обращаются не с документами как таковыми, а с сопроводительной документацией, представляя собой электронный аналог журналов входящей и исходящей документации, регистрационных карточек и т. п. На сегодняшний день этот уровень автоматизации ДОУ в государственных учреждениях можно считать пройденным. Системы управления бумажным документооборотом действуют в ряде ведомств, но их ограничения уже отчетливо осознаются и ставится вопрос об их модернизации. Организации, в свое время не внедрившие у себя такие системы, в сегодняшних условиях стремятся миновать их и начинать сразу со второго уровня .

Ключевым признаком второго уровня является наличие в системе полной электронной версии каждого документа, что позволяет вести полнотекстовый поиск по его содержанию, передавать документ по локальной вычислительной сети организации, а также обмениваться документами с внешними (вышестоящими или подведомственными) организациями посредством корпоративной сети или обычной электронной почты. Такие системы имеют богатые возможности поиска и средства разграничения доступа к информации, часто включают в себя подсистемы сканирования и распознавания текста (для создания электронных версий бумажных документов). На этом уровне появляется возможность интегрировать в систему справочные базы данных, информация которых используется в управленческой деятельности. Возможности управлять документооборотом с их помощью резко возрастают, но и стоимость их довольно высока - порядка сотен, а то и тысяч долларов на каждое рабочее место .

Придание электронным документам юридической силы дает возможность отказаться от бумажных «двойников» и перейти к полностью электронному документообороту, при котором распечатка если и сохраняется, то лишь в качестве бумажной копии электронного оригинала, имеющей ограниченную область применения . Из этого прямо вытекает еще одно требование: раз уж оригинальный документ существует исключительно в электронной форме, необходимо уделять равное внимание всем стадиям его жизненного цикла, включая не только создание и обращение, но и последующее архивное хранение .

Несмотря на богатый набор возможностей, все подобные системы имеют несколько существенных ограничений, которые и позволяют объединять их в один класс. Прежде всего, они оперируют не с электронными документами в полном смысле этого слова, а с электронными копиями бумажных документов. Параллельно в организациях все равно существуют бумажные оригиналы, юридическую силу которым придают имеющиеся на них подписи и печати. Именно эти традиционные документы подлежат обязательному архивному хранению, в то время как их электронные версии используются и сохраняются лишь из соображений практического удобства . По этой причине и программно-технические решения, используемые в таких системах, слабо ориентированы на удостоверение подлинности информации и ее долгосрочного архивного хранения .

Нередко в аннотациях систем можно встретить фразы типа «система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в дело». Между тем, как известно, «списанием в дело» полный жизненный цикл отнюдь не ограничивается. Игнорируя это обстоятельство, многие системы позволяют на стадии архивного хранения сохранять доступ только к содержанию документа, но не к его контексту - сопроводительной информации, позволяющей установить обстоятельства создания документа или его поступления в систему извне, путь его прохождения по инстанциям и т. п. Строго говоря, то, что на языке разработчиков называется «электронным архивом», не является архивом с профессиональной точки зрения. Нормативные требования по организации архивного дела при его создании, как правило, не учитываются .

Как на российском, так и на рынке СНГ сейчас предлагается большой выбор программных средств для создания систем ДОУ второго уровня. Некоторые из них разработаны известными российскими или совместными фирмами относительно самостоятельно. Наиболее известны и популярны среди них системы «Дело» (разработчик - ЗАО «Электронные офисные системы») и «Евфрат» (разработка фирмы «Cognitive Technologies Ltd») .

Однако в процессе эксплуатации таких систем многие пользователи приходят к выводу, что их оригинальность является скорее минусом, чем плюсом: внедрив у себя продукт какой-то фирмы, организация превращается в ее заложника. Любые исправления, доработки и модернизацию такой системы никто, кроме специалистов этой фирмы, осуществить не в состоянии. В случае, если фирма по каким-то причинам прекратит существование или потеряет ведущих авторов-разработчиков, все внедренные ею системы останутся без технической поддержки, а их совершенствование и приведение в соответствие с требованиями завтрашнего дня станет невозможным .

Исходя из этих соображений, многие организации предпочитают иметь дело с системами, созданными на базе коммерческих продуктов западных фирм, которые ориентированы на широкий круг пользователей и потому вынуждены быть гораздо более открытыми. Такие продукты представляют собой настраиваемые программные комплексы - мощный инструментарий для быстрого создания конкретных приложений под запросы определенного заказчика. Для этого, разумеется, тоже требуются специальные знания, но специалистов по таким системам найти значительно проще. Как правило, услуги такого плана оказывают фирмы, именующие себя «системными интеграторами». Возможность выбирать между несколькими интеграторами (и даже, при наличии соответствующих кадров, создавать или дорабатывать приложения собственными силами) перевешивают в глазах пользователей даже такое очевидное преимущество отечественных разработок, как возможность полнотекстового поиска с учетом морфологии русского языка, которой, естественно, не обладают коммерческие продукты западного производства .

В России явное предпочтение отдается программному комплексу «Lotus Notes / Domino». Любопытно, что на западном рынке этот комплекс отнюдь не доминирует. В докладе специалиста-эксперта Аппарата Правительства Российской Федерации В. Н. Чернова приводятся данные о том, что на комплекс «Lotus Notes / Domino» приходится около 4 % продаж, тогда как аналогичному комплексу «Documentation-4» (в нашей стране малоизвестному) принадлежит 11 % западного рынка .

Доля перехода на третий уровень ДОУ вышеупомянутые системы необходимо оснастить сертифицированными средствами ЭЦП, а также решить комплекс проблем, связанных с архивным хранением электронных документов. Между тем в России работы по созданию аналогичного архива не начаты до сих пор, и в этом отношении ее отставание составляет примерно пять лет. Отсутствие такого архива после появления законодательной базы может стать основным сдерживающим фактором при переходе к системам ДОУ третьего уровня .

Очевидно, что в идеале ведомственные системы электронного документооборота и государственная система архивного хранения должны стать компонентами единой, более общей системы ДОУ, охватывающей весь аппарат управления. Но в сегодняшних условиях представляется нереальным создание такой системы по единому плану. Слишком различаются финансовые и кадровые возможности разных ведомств, да и традиции документооборота в них бывают достаточно специфичными. В тех случаях, когда руководство «созревает» для решения о создании собственной системы ДОУ, это решение обычно принимается без учета аналогичных систем, уже существующих или внедряемых в других ведомствах .

На практике это приводит к довольно любопытным результатам. Например, в Москве системы ДОУ внедрены как на уровне мэрии, так и во всех районных префектурах. Но при этом каждая из них разрабатывалась отдельно и, как правило, другим системным интегратором. Электронная версия документа, поступающая из мэрии в префектуру, не может быть автоматически переадресована в низовые звенья этой префектуры - их автоматизированные системы несовместимы. По этой же причине разные префектуры не могут обмениваться электронными версиями документов между собой. Притом в случае внедрения разными ведомствами разных средств ЭЦП взаимная несовместимость может быть унаследована и даже усугублена при переходе к системам третьего уровня .

Таким образом, главное развитие современных служб документационного обеспечения управления проходит в направлении дальнейшей информатизации и автоматизации делопроизводственных процессов, внедрения систем электронного документооборота и перестройки делопроизводства организаций сообразно требованиям данных систем.

§2. Современные проблемы документационного обеспечения управления

Существует несколько основных проблем документационного обеспечения управления. Рассмотрим их по порядку.

Проблема информированности. Чтобы руководство организации пришло к выводу о необходимости внедрения автоматизированной системы делопроизводства (АСД), оно должно как минимум знать о существовании таких систем, для чего они предназначены и как осуществить их внедрение. Кроме того, руководство организации отчетливо должно представлять пользу от внедрения подобных систем .

Дефицит информации о АСД приводит к тому, что они ассоциируются с разновидностью АСУ ТП, АСУП и т.п. У многих еще на памяти печальный опыт неграмотного подхода к внедрению таких систем в 80-х годах, что привело к ошибочному суждению о АСД как о дорогостоящей игрушке, не привносящей ничего нового и хорошего в деятельность предприятия. Польза от внедрения автоматизированных систем делопроизводства не всегда очевидна, так как очень тяжело оценить экономический эффект от улучшения управляемости организации. По данным, представленным «Ernst & Young» и «Nortan Nolan Institute», у предприятий, внедривших системы электронного документооборота, улучшаются показатели: производительность труда в офисе увеличивается на 25-50%, время обработки документа сокращается на 75%, расходы на оплату площади хранения документов уменьшаются на 80% .

Эти оценки делались для западного рынка, и в России эти цифры могут быть иными. В частности, выигрыш от сокращения площади хранения документов может быть значительно меньшим, так как в нашей стране по-прежнему юридическую силу имеют только бумажные документы или их микрокопии (микропленки и микрофиши). В то же время уменьшение времени обработки документов и точное соблюдение регламента обработки документа во многих сферах являются критическими показателями, которые могут принести большой экономический эффект от внедрения АСД .

Эффективность от внедрения подобных систем в значительной степени зависит от того, как успешно руководство организации справится с решением организационных проблем при внедрении АСД.

Организационные проблемы. На каждом предприятии с течением времени складывается определенная организационная структура (причем не всегда оптимальная), формируются свои, характерные только для нее, стили работы, методы управления и контроля. Внедряемая АСД в большинстве случаев на первых порах оказывается как бы «чужеродным телом» для коллектива предприятия. Это происходит потому, что хорошо построенная АСД является своего рода «лакмусовой бумажкой» и многие недостатки в функционально-структурном построении предприятия проявляются уже на первых этапах процесса внедрения АСД .

Возникает дилемма: что лучше и легче - строить АСД по образу и подобию того, как дело обстоит у заказчика, или проводить у него реорганизацию с целью достижения максимальной эффективности АСД? При решении данной проблемы можно применить два пути решения: технический, который больше зависит от поставщика системы, и организационный, который целиком и полностью зависит от заказчика .

Все хорошие АСД обладают определенной возможностью адаптации к конкретному заказчику, но у всего есть свои границы. Кроме того, для проведения адаптации системы делопроизводства к конкретному заказчику нужна четкая постановка задачи, желательно зафиксированная в письменной форме. При этом заказчик получит систему, максимально настроенную на него, и, самое главное, у него будут четкие критерии оценки результатов работы исполнителя. К сожалению, разработка таких документов достаточно трудоемка. Нередко разработка технического задания на АСД занимает время значительно большее, чем сама реализация системы .

Это легко объяснить - на данном этапе необходимо согласовать точки зрения всех подразделений организации-заказчика, что само по себе непростая задача. Очень часто этап стараются сократить (зачем платить лишние деньги), это приводит к тому, что заказчик получает нечто такое, что удовлетворяет пожеланиям его сотрудников, но: почему-то с этой системой всем неудобно работать. Далее в период опытной эксплуатации начинаются непрерывные доделки и переделки. Если после этого система остается жива, то она становится совсем непохожей на первоначальное творение. Через год вновь пришедшие сотрудники будут задавать справедливый вопрос: а почему здесь все так нелогично? Ответ один и всем известен: так исторически сложилось .

Но все же только техническими мерами обойтись невозможно. Если предприятие в значительной степени организационно не готово к внедрению АСД, то такое внедрение либо весьма затруднено, либо совсем невозможно. Хорошей аналогией может послужить попытка установить более мощный двигатель на автомобиль со слабой ходовой частью. Результат известен заранее. Даже если удастся поместить современную АСД в предприятие, не готовое к ее внедрению, то никакого выигрыша от такого внедрения заказчик не получит .

Зачастую для того, чтобы получить реальный экономический эффект от внедрения АСД, приходится менять некоторые принципы работы. В частности, внедрение любой автоматизированной системы делопроизводства должно быть поддержано изменением организационно-распорядительных документов в организации-заказчике (необходимо изменить хотя бы инструкцию по делопроизводству). Таким образом, значительный экономический эффект АСД может принести только в том случае, когда руководство рассматривает процесс ее внедрения не как простой акт закупки нового программного обеспечения (и, возможно, новой аппаратуры), а как комплексный организационно-технический проект .

К сожалению, в настоящее время очень небольшое число заказчиков проводят анализ своей системы управления перед внедрением АСД. При таком силовом внедрении может возникнуть отторжение системы делопроизводства, обусловленное психологическими факторами .

Психологические проблемы. Как видится АСД большинству сотрудников предприятия-заказчика? Если они обладают поверхностной информацией, то руководству предприятия АСД представляется как панацея от всех неурядиц, то и дело возникающих из-за небрежного отношения к документам, а исполнители считают, что АСД - это что-то среднее между электронной почтой и привычным редактором.

Если сотрудники обладают какой-то информацией по этим системам, то ситуация в значительной степени меняется. Исполнители твердо уверены в том, что после внедрения АСД руководству будет известно о всех их промашках (отчасти это справедливо). В связи с этим нередко внедрение полновесной системы АСД встречает значительное сопротивление со стороны исполнителей - они точно знают, что им после этого будет хуже. В результате внедряется некоторый компромиссный вариант без «фискальных» функций, т.е. та самая электронная почта вместе с системой управления документами .

По мнению руководства, все, что можно ждать от этой системы, - это объективный контроль за их распоряжениями, ускорение подготовки отчетной информации, повышение качества и снижение времени поиска документов. После же внедрения системы ее оценка может сильно измениться. И только потом, по мере более детального ознакомления с системой, руководители вдруг с удивлением обнаруживают, что и им придется работать на компьютере, который долго лишь пылился на рабочем столе. Для немалого числа руководителей старой закалки это оказывается психологическим барьером. Им гораздо проще работать непосредственно с людьми, привычными методами: вызвал «на ковер», «дал накачку», увидел страх в глазах подчиненного - приходишь к мысли, что не зря занимаешь кресло. Кроме того, руководство зачастую обнаруживает, что обещанные западными экспертами преимущества куда-то исчезли. Хотя решение этой проблемы простое - предлагалось внедрить АСД на столы всех исполнителей и руководителей, а заказчик сэкономил: поставил систему только делопроизводителям структурных подразделений. В результате между подразделениями работа выполняется быстро и четко, а внутри них - все как и раньше .

У исполнителей же часто возникает ощущение, что с внедрением СУД появился еще один начальник, который постоянно стоит за спиной. Действительно, теперь при желании можно узнать: кто, что, когда и сколько делает. Раньше можно было ввести начальство в заблуждение: мол, полдня искал по всем этажам (хотя на самом деле играл на компьютере). При этом забывается очень важный момент - эта же система не позволит загрузить исполнителя чрезмерно большим объемом работ. Правда, это зависит от настроек конкретной системы, но всегда останется возможность объяснить, почему данный объем работ не был выполнен в срок. Так что здесь еще надо хорошо подумать - в проигрыше или в выигрыше остаются исполнители. С моей точки зрения, квалифицированные исполнители получают мощный инструмент организации своей деятельности и достаточно весомые аргументы для мотивации своих действий перед руководством .

А вот у плохого руководства и у нерадивых работников возникает психологический дискомфорт и полное неприятие АСД. Хорошо, если это выражается только в заявлении на увольнение. Чаще мы получаем стойких и умелых скрытых врагов, всячески сопротивляющихся такому нововведению, как АСД, которая наглядно покажет их несостоятельность и бесполезность для предприятия. Отсюда исходит ряд кадровых вопросов, которые так или иначе приходится решать при внедрении АСД .

Проблема кадров. Внедрение АСД подразумевает, что все основные участники бизнес-процессов на предприятии должны уметь работать на компьютере. На самом деле в молодых, относительно недавно созданных организациях и фирмах так и есть. Но что делать, если основной костяк руководства предприятия получил образование 15-20 лет назад? По своему опыту и профессиональным навыкам они могут полностью соответствовать занимаемым должностям, но никогда не обучались и не работали на ПК. Отправлять их на учебу?

Но, как правило, если на предприятии пришли к мысли о необходимости внедрения АСД, то интенсивность труда на этом предприятии весьма высока. Значит, обучение сотрудников с отрывом от производства практически невозможно, а факультативное обучение может оказаться неэффективным и привести лишь к повышенной раздражительности работников предприятия .

В свое время при внедрении САПР (по крайне мере, в электронной промышленности) считалось, что дешевле уволить старых конструкторов и набрать молодых сотрудников (выпускников университета), чем переучивать «старую гвардию». К сожалению, такой подход при внедрении АСД неприменим, поскольку основные пользователи данной системы - высшее и среднее руководящее звено руководства организаций .

Единственный выход из этой ситуации, найденный экспериментальным путем, предполагает: обучение администраторов системы с отрывом от производства; обучение пользователей на территории заказчика, но не на рабочих местах; длительный период опытной эксплуатации с постоянным присутствием персонала исполнителя в организации-заказчике.

Таким образом, существует несколько основных проблем документационного обеспечения управления: проблема информированности, организационные проблемы, психологические проблемы и проблема кадров. С этими проблемами сталкивается любое учреждение, какого бы профиля оно ни было. Принимая решение о необходимости совершенствования работы своей организации (в том числе за счет автоматизации документационного обеспечения), любое руководство должно обратить внимание на решение указанных проблем.

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ В УПРАВЛЕНИИ ФЕДЕРАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИОННОЙ СЛУЖБЫ ПО БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

§1. Организация документационного обеспечения в УФРС по Белгородской области

Управление Федеральной регистрационной службы по Белгородской области носит свое название с 1 января 2005 года (ранее Управление юстиции администрации Белгородской области, после - Управление Минюста России по Белгородской области) и является территориальным органом Федеральной регистрационной службы. В своей деятельности оно руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента РФ и Правительства РФ. Международными договорами РФ, нормативными правовыми актами Министерства юстиции РФ, актами Федеральной регистрационной службы. Управление является юридическим лицом, имеет печати с изображением Государственного герба РФ, штампы, бланки со своим наименованием и изображением Государственного герба РФ, счета в банке .

Основными задачами Управления Федеральной Регистрационной службы по Белгородской области являются:

1. Обеспечение реализации в Белгородской области государственной политики в сфере юстиции в пределах, установленной компетенции;

2. Обеспечение единства правового пространства;

3. Обеспечение в пределах своих полномочий защиты прав и свобод человека и гражданина.

Функции Управления:

Ведение федерального регистра нормативных правовых актов Белгородской области в установленном порядке;

Проведение юридической экспертизы нормативных правовых актов Белгородской области на предмет их соответствия Конституции Российской Федерации и федеральному законодательству;

Государственный учет нормативных правовых актов, принимаемых органами государственной власти Белгородской области, в установленном Минюстом России порядке;

Представление информации из федерального регистра органам государственной власти и местного самоуправления, юридическим и физическим лицам в порядке, определяемом Минюстом России

Государственная регистрация уставов муниципальных образований и муниципальных нормативных правовых актов о внесении изменений и дополнений в уставы муниципальных образований в соответствии с федеральным законодательством

Обеспечение в установленном Минюстом России, Управлением порядке разрешения обращений граждан об истребовании документов в соответствии с международными договорами и законодательством Российской Федерации .

Территориальные органы Федеральной регистрационной службы принимают решение о государственной регистрации некоммерческих организаций всех организационно-правовых форм, за исключением потребительских кооперативов, органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, а также государственных и муниципальных учреждений. Государственная регистрация некоторых организационно-правовых форм некоммерческих организаций (товариществ собственников жилья, садоводческих, огороднических и дачных некоммерческих объединений) налоговыми органами противоречит действующему законодательству. Соответствующее письмо о прекращении подобной регистрации направлено в Федеральную налоговую службу .

В Федеральную регистрационную службу по Белгородской области входят следующие отделы:

1. Административно – управленческий персонал;

2. Отдел приема – выдачи документов;

3. Отдел ведения ЕГРП и регистрации адресатов;

4. Отдел регистрации прав на жилые помещения и договоров долевого участия;

5. Отдел регистрации ипотеки, прав на нежилые помещения и по взаимодействию с крупными правообладателями;

6. Отдел регистрации прав на земельные участки;

7. Отдел выдачи информации о зарегистрированных правах;

8. Отдел делопроизводства;

9. Отдел организационного обеспечения, планирования и контроля деятельности;

10. Отдел государственной службы и кадров;

11. Отдел материально – технического обеспечения;

12. Отдел защиты государственной тайны, специальной и мобилизационной работы;

13. Отдел информационных технологий и связи;

14. Отдел по делам общественных и религиозных объединений;

15. Отдел по контролю в сфере адвокатуры и нотариата;

16. Отдел по контролю и надзору в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния;

17. Отдел по контролю за деятельностью саморегулируемых организаций, арбитражных управляющих;

18. Отдел правового обеспечения и судебной защиты.

В Управлении Федеральной регистрационной службы по Белгородской области для регламентации делопроизводственных задач, создана Инструкция по делопроизводству, регламентирующая порядок создания и движения документов. Она определяет систему делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами несекретного характера и письмами граждан .

Правовой основой положений Инструкции является действующее законодательство Российской Федерации, нормативные требования Государственных стандартов Российской Федерации на организационно-распорядительную документацию, Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), а также основные правила работы ведомственных архивов, Положение о Федеральной регистрационной службе, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 13 октября 2004 года, №1315, Общее положение о территориальном органе Федеральной регистрационной службы по субъекту (субъектам) Российской Федерации, утвержденное приказом Минюста России от 03 декабря 2004 года № 183, Временная инструкция по делопроизводству в Федеральной регистрационной службе, утвержденная приказом Росрегистрации от 14 июня 2005 года №77, иные нормативные документы по вопросам делопроизводства .

Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляются организационно-контрольным отделом Управления. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников Управления. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников Управления.

Государственные гражданские служащие Управления (далее также - работники) несут ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность служебных документов и содержащейся в них информации. Об утрате документов работники немедленно сообщают руководителю соответствующего структурного подразделения. Руководитель структурного подразделения информирует об этом организационно-контрольный отдел Управления. Руководитель организационно-контрольного отдела докладывает об утрате документов курирующему заместителю руководителя Управления, который назначает служебное расследование и о результатах расследования информирует руководителя Управления. В случае установления вины государственного гражданского служащего в утрате документов он привлекается к дисциплинарной, материальной и иной ответственности в установленном законодательством порядке .

При уходе в отпуск, в случае болезни или выезда в командировку, государственный гражданский служащий по указанию руководителя структурного подразделения передает находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, при увольнении – сдает числящиеся за ним документы .

За организацию делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами и письмами граждан в структурных подразделениях Управления отвечают их руководители. Делопроизводство в структурных подразделениях осуществляется работниками, назначенными руководителями этих подразделений .

С целью перехода на безбумажную технологию работы с документами применяются электронные информационные системы. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Управлении должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

Инструкция по делопроизводству в Управлении Федеральной регистрационной службы по Белгородской области содержит следующие разделы:

Общие положения.

Документирование (создание документов).

Документооборот (движение документов в Управлении).

Контроль исполнения документов.

Порядок работы с обращениями граждан.

Порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения.

Копировально-множительные работы.

Печати и бланки.

Формирование дел, передачи их в архив, использование архивных документов .

В соответствии с Общим положением о территориальном органе Федеральной регистрационной службы по субъекту (субъектам) Российской Федерации, утвержденным приказом Минюста России от 03 декабря 2004 года № 183, руководитель Управления издает в пределах своей компетенции приказы и распоряжения, организует и контролирует их исполнение .

Приказы (распоряжения) издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, приказов и распоряжений Министерства юстиции Российской Федерации, Федеральной регистрационной службы, а также на инициативной основе и должны соответствовать:

Законодательству Российской Федерации;

Нормативным актам Министерства юстиции Российской Федерации;

Актам Федеральной регистрационной службы;

Ранее принятым актам Управления, если документ не предусматривает их отмену или изменение .

Проекты приказов (распоряжений) готовятся соответствующими структурными подразделениями Управления по поручению его руководства или по собственной инициативе подразделений в пределах их компетенции.

Руководитель структурного подразделения, поручающий непосредственному исполнителю подготовку проекта приказа (распоряжения), обязан дать конкретные и четкие задания по подготовке документа и определить сроки.

Срок подготовки проекта приказа (распоряжения) во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, актов Министерства юстиции Российской Федерации, Федеральной регистрационной службы, как правило, не должен превышать десяти календарных дней, если не установлен другой срок .

Для подготовки наиболее важных и сложных проектов приказов (распоряжений), а также актов, издаваемых совместно с другими территориальными органами федеральных структур, могут создаваться рабочие группы.

Проекты уведомлений и сообщений об отказе в государственной регистрации готовятся соответствующими структурными подразделениями Управления.

Текст уведомлений должен содержать достоверную и аргументированную информацию, соответствовать действующим законодательным и другим нормативным актам, не допускать различных толкований, быть тщательно отредактированным, конкретным и реальным.

При подготовке проектов организационно-распорядительных документов необходимо увязывать содержащиеся в них поручения с ранее изданными по данному вопросу документами.

В Управлении различается три основных потока документации:

1. документы, поступающие из сторонних организаций и отделов в муниципальных образованиях (входящие);

2. документы, отправляемые в другие организации и отделы в муниципальных образованиях (исходящие);

3. документы, создаваемые в структурных подразделениях и используемые работниками центрального аппарата Управления в управленческом процессе (внутренние) .

Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей в Управление корреспонденции осуществляется работниками организационно- контрольного отдела Управления.

Документы, полученные работниками структурных подразделений Управления от должностных лиц других организаций, подлежат обязательной передаче для регистрации в организационно-контрольном отделе Управления .

Перед вскрытием почтовых отправлений проверяется сохранность их упаковки и правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению или пересылается по принадлежности. Заказная корреспонденция сверяется с записями в почтовых реестрах .

В организационно-контрольном отделе вскрываются все конверты (за исключением конвертов с пометкой «лично» и «на конкурс»). При отсутствии документа, номер которого обозначен на пакете, или приложений к нему, а также в случаях несоответствия номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, либо при повреждении документа составляется акт в трех экземплярах. Акт подписывается сотрудником, вскрывшим пакет и начальником или заместителем начальника организационно-контрольного отдела. Один экземпляр акта остается в организационно-контрольном отделе, другой приобщается к поступившему документу, третий посылается отправителю .

Конверты поступивших документов уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, номер вложения, дату отправки и доставки, а также в случаях поступления обращений и заявлений граждан и заграничной корреспонденции .

Вся входящая корреспонденция (кроме обращений граждан, личной переписки) подлежит обязательной централизованной регистрации в организационно - контрольном отделе Управления. Учет документов в Управлении при отсутствии электронной базы ведется в регистрационных журналах. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно .

На лицевой стороне полученного документа в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, содержащий информацию о дате поступления документа и регистрационном номере по книге учета входящей корреспонденции. Регистрационный номер, присваиваемый Управлением исходящей корреспонденции, состоит из индекса структурного подразделения, порядкового номера документа и инициалов фамилии подписавшего документ должностного лица, например: 8/226-А, 12/342-Б, 4/123-С, 13/112-Ш .

Основные сведения о поступающих документах заносятся в регистрационные формы электронной базы данных Управления. Для достижения информационной совместимости устанавливается следующий состав реквизитов для учета документов в регистрационных журналах:

Регистрационный номер Управления;

Корреспондент;

Наименование документа;

Дата документа;

Исходящий номер документа;

Резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата простановки резолюции);

Перечень документов, не подлежащих регистрации в Управлении:

Копии документов, присланные для сведения;

Поздравительные письма;

Пригласительные билеты;

Бухгалтерские документы (счета, платежные поручения и т.д.);

Печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

Формы статистической отчетности .

Предварительное рассмотрение документов проводится организационно-контрольным отделом Управления с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководителем Управления и его заместителями по линии курируемых служб, исходя из оценки содержания документа.

Федеральные законы, указы, распоряжения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации, Губернатора Белгородской области, поручения, содержащиеся в протоколах заседаний Правительства Белгородской области, приказы, распоряжения, поручения Министерства юстиции Российской Федерации, Росрегистрации, парламентские и депутатские запросы и обращения рассматриваются организационно – контрольным отделом с целью необходимости их постановки на контроль. Документы данного вида докладываются руководителю Управления и его заместителям в соответствии с существующим распределением обязанностей .

К документам, направляемым на доклад руководителю Управления или его заместителям, прилагаются электронные карточки ранее зарегистрированных документов, распечатанные на бумажных носителях, на которые имеются ссылки и имеющие отношение к рассмотрению данного вопроса.

Документы с резолюциями руководителя Управления или его заместителей возвращаются в организационно-контрольный отдел для внесения соответствующей резолюции в электронную карточку документа и передачи документа исполнителям. Если исполнителей несколько, то ответственному исполнителю передается оригинал документа, а остальным исполнителям – копии документа .

Организационно–контрольным отделом для внесения резолюции в электронную карточку принимаются только от первого исполнителя, назначенного руководителем Управления. Резолюция налагается на свободном от текста месте первой страницы документа. Для наложения резолюций могут использоваться бланки установленного образца.

Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях Управления возлагается на государственных гражданских служащих данных подразделений в чьи должностные обязанности (в соответствии с должностными регламентами) это входит.

Учет документов в структурных подразделениях Управления при отсутствии электронной базы ведется в регистрационных журналах. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.

Исходящие документы за подписью руководителя Управления или его заместителей, подлежат единой регистрации в организационно– контрольном отделе. Эти документы представляются в отдел в трех экземплярах:

Первый экземпляр (оригинал) и приложения к нему направляются адресату;

Второй экземпляр (копия) с визами остается в организационно–контрольном отделе;

Третий экземпляр (заверенная копия) возвращается в структурное подразделение Управления .

Исходящим документам за подписью руководителя Управления и его заместителей присваивается исходящий регистрационный номер в организационно – контрольном отделе.

Документы, создаваемые в Управлении и используемые работниками в управленческом процессе, являются внутренними. Регистрация внутренних документов производится в регистрационных журналах непосредственно в структурных подразделениях и регистрации в организационно – контрольном отделе не подлежит .

Исходящий регистрационный номер внутреннего документа состоит из двух частей:

2. порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, присваиваемого структурным подразделением Управления .

После регистрации указанные документы в 1-ом экземпляре направляются для отправки в организационно – контрольный отдел, или государственному гражданскому служащему структурного подразделения, в чьи должностные обязанности (в соответствии с должностными регламентами) входит ведение делопроизводства.

Исходящая корреспонденция за подписью руководителя Управления и его заместителей, адресованная в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Аппараты Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, полномочным представителям Президента Российской Федерации в федеральных округах, Министерство юстиции Российской Федерации и Федеральную регистрационную службу отправляется фельдсвязью, если нет другого указания руководства .

Документы, направляемые в территориальные органы федеральных органов исполнительной власти на территории Белгородской области, органы государственной власти Белгородской области и органы местного самоуправления города Белгорода и Белгородского района, отправляются с нарочным. Данная корреспонденция оформляется по реестру .

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется организационно–контрольным отделом в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221.

Документы отправляются заказными письмами в конвертах. На конвертах указываются адресат, его почтовый индекс и адрес, а также в нижнем левом углу - номер отправляемого документа. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Заказные письма сдаются на почту по описи, которая составляется в трех экземплярах. В ней указываются номера документов, дата отправки, адрес и род отправлений. Два экземпляра описи передаются в почтовое отделение, третий – остается в организационно–контрольном отделе. Возвращенный из почтового отделения экземпляр описи, подтверждающий отправление заказной корреспонденции, подшивается в соответствующее дело организационно–контрольного отдела .

На копиях исходящих документов организационно-контрольным отделом Управления ставится штамп с указанием даты отправки.

Дела правоустанавливающих документов проходят следующие стадии:

1. Стадия приема. На этой стадии сотрудник-исполнитель производит прием документов от физических и юридических лиц, а также проводит правовую экспертизу принятых документов. После выполнения своей работы сотрудник, принимавший документы закрывает выполненную им стадию приема документов. Затем добавляет стадию регистрации правообладания с назначением ответственного исполнителя. После того как введена стадия регистрации, данная папка попадет в список необработанных папок назначенного ответственного регистратора.

2. Стадия регистрации. Ответственный регистратор распределяет полученные со стадии приема дела между регистраторами. При распределении дел в стадии регистрации данной папки назначается новый исполнитель. После того как стадия регистрации завершена, сотрудник-исполнитель закрывает соответствующую стадию регистрации. И назначает стадию выдачи документов, с указанием исполнителя данной стадии.

3. Стадия возврата. Если в процессе регистрации обнаружены какие-либо ошибки, требующие возврат дела на юридическую доработку, то, в этом случае, необходимо добавить дополнительную стадию прохождения дела – возврат дела на доработку. Исполнителем этой стадии назначить сотрудника, принимавшего документы по данной папке. После завершения повторного правового анализа документов сотрудник, выполнявший стадию приема документов должен закрыть стадию возврата.

4. Ведение архива. По завершении стадии регистрации папки передаются на выдачу. После того как документы по конкретной папке выданы, дело сдается в архив. Для отображения этого этапа на компьютере, следует добавить новую стадию ведения архива и назначить ответственного исполнителя .

В УФРС по Белгородской области применяется Автоматизированная информационная система (АИС) «Юстиция», которая предназначена для автоматизированного учета объектов недвижимого имущества, создания физических и юридических лиц и для создания документов. Регистрация в АИС «Юстиция» при преобразовании объектов происходит в случае слияния, разделения или выделения объектов недвижимого имущества (ОНИ). При этом о вновь образованных объектах записи вносятся в новые разделы ЕГРП и открываются новые дела правоустанавливающих документов с новыми кадастровыми номерами. Если объект недвижимости, для которого сформирован раздел ЕГРП, образован в результате деления, слияния ранее существовавших объектов или выделения из таких объектов, либо возникли иные причины, приведшие к изменению кадастрового номера, в графе «Предыдущий кадастровый номер» указываются кадастровые номера предшествовавших объектов .

Если ОНИ, для которого сформирован раздел ЕГРП, прекращает свое существование, являясь источником для нового объекта (объектов), кадастровый номер нового объекта (объектов) отражается в графе «Последующий кадастровый номер».

При преобразовании ОНИ преобразованный объект(ы) прекращает свое существование. С прекращением существования объекта недвижимого имущества связанный с ним раздел ЕГРП закрывается. В графу «Запись о ликвидации (преобразовании) объекта» заносятся реквизиты документов, на основании которых происходит закрытие раздела. Записи подраздела II погашаются и распечатывается лист записи о прекращении права .

В графу «Документы-основания» вносятся документы, на основании которых происходит преобразование ОНИ. Например, заявление о преобразовании – при слиянии объектов, решение суда – при разделении объектов и т.п. Во вкладку ОНИ вносится в случае разделения – разделяемый объект, в случае слияния – объект, образующийся после объединения. Правовой эксперт осуществляет проверку правильности формирования записи о преобразовании в КУВД. В случае слияния объектов используется «Мастер преобразования объектов» в режиме « Слияние». В случае разделения объектов используется «Мастер преобразования объектов» в режиме «Разделение». Если необходимо присвоить разделам предыдущие или последующие кадастровые (условные номера) не производя при этом преобразование необходимо использовать мастер преобразования в режиме «Установление исторической связи (слияние)» или «Установление исторической связи (разделение)». Преобразование объектов может происходит в результате совершения сделки .

Возможны два варианта:

а)Договор, выражающий содержание сделки, подлежит государственной регистрации. Если договор один (следовательно и сделка одна), то на этапе ввода задание о регистрации сделки создается на каждый из объектов, но с указанием одного номера регистрации сделки (т.е. в одном из заданий делается привязка номера регистрации). На этапе правовой экспертизы в другом объекте также указывается запись о сделке с тем же номером и датой регистрации. Если договоров несколько, регистрируется столько сделок, сколько договоров. Соответственно, на этапе ввода, задания о регистрации сделок создаются на каждый из объектов, с которым совершается сделка. На этапе правовой экспертизы сделка также регистрируется пообъектно .

б) Договор, выражающий содержание сделки, не подлежит государственной регистрации. На этапе ввода выбираются задания о регистрации права. На этапе правовой экспертизы регистрируется право и переход права .

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Управлении ФРС по Белгородской области создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Функции и права экспертной комиссии Управления, а также организация ее работы определяются положением об ЭК, которое утверждается приказом Управления .

Экспертиза ценности документов в Управлении проводится при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению и т.д. При ежегодном проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Управления, а также отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих уничтожению, сроки которых истекли .

Отбор документов постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел структурного подразделения (выписки из сводной номенклатуры) путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения .

Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Управления в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как «до минования надобности (ДМН)», «при условии проведения (завершения) ревизии» и т.п.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению проводится после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседаниях ЭК одновременно. Одобренные ЭК акты утверждаются руководством Управления только после согласования в установленном порядке описей дел постоянного хранения. После этого Управление имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты .

Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2005 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2009 года, с пятилетним сроком хранения – не ранее 1 января 2011 года.

В архив Управления передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче не подлежат, хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке .

При подготовке структурным подразделением дел к передаче в архив Управления работником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел Управления. При этом выявленные недостатки в формировании и оформлении дел устраняются работниками структурного подразделения Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области .

Прием каждого дела производится работником архива Управления в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема – передачи дел, а также подписи начальника организационно-контрольного отдела и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив Управления передаются регистрационные картотеки на документы или электронные базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись .

В случае исключения из структуры Управления структурного подразделения либо изменения его структуры, работник, ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Управления независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному организационно-контрольным отделом, согласованному с начальниками структурных подразделений и утвержденному распоряжением Управления.

Таким образом, УФРС по Белгородской области осуществляет регистрацию, юридическую экспертизу и учет нормативных правовых актов муниципальных образований в определенном федеральными законами и локальными нормативно-правовыми актами порядке. В своей работе УФРС по Белгородской области применяет Автоматизированную информационную система (АИС) «Юстиция», которая предназначена для автоматизированного учета объектов недвижимого имущества, создания физических и юридических лиц и для создания документов. Весь спектр осуществляемых Управлением делопроизводственных процессов соответствует существующим нормативно-правовым актам.

§2. Служебный распорядок Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области

Для государственных служащих и работников устанавливается пятидневная служебная (рабочая) неделя с двумя выходными днями - субботой и воскресеньем.

3. Для государственных служащих и работников Управления устанавливается следующее время службы (работы):

Время начала службы (работы) - 9 часов 00 минут;

Время окончания службы (работы) - 18 часов 00 минут;

Время окончания службы (работы) по пятницам - 16 часов 45 минут .

Продолжительность служебного (рабочего) дня, непосредственно предшествующего нерабочему праздничному дню уменьшается на один час.

Для гражданских служащих (работников) обеспечивающих прием, выдачу документов и информации из ЕГРП, осуществляющих прием граждан в соответствии с требованиями административных регламентов исполнения государственных функций в определенной сфере деятельности приказом руководителя Управления может быть установлено иное время начала и окончания службы (работы).

Привлечение государственных служащих и работников к службе (работе) в выходные и нерабочие праздничные дни производится по распоряжению руководителя Управления с их письменного согласия в случаях, установленных законодательством Российской Федерации.

Время перерыва для отдыха и питания специалистов, обеспечивающих прием, выдачу документов и информации из ЕГРП, а так же прием граждан в соответствии с требованиями административных регламентов исполнения государственных функций в определенной сфере деятельности, определяется в промежутке времени с 12 часов 00 минут до 15 часов 00 минут. Конкретное время для отдыха и питания устанавливается начальником отдела.

Для государственных служащих, замещающих должности гражданской службы иных групп и работников, замещающих должности, не являющиеся должностями федеральной гражданской службы, ненормированный служебный (рабочий) день может устанавливаться в соответствии со служебным контрактом (трудовым договором).

6. Государственным служащим предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, который состоит из основного оплачиваемого отпуска и дополнительных оплачиваемых отпусков (ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за выслугу лет и ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за ненормированный служебный день) .

Государственным служащим, замещающим главные должности гражданской службы, предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 35 календарных дней, иных групп - 30 календарных дней, работникам, замещающим должности, не являющиеся должностями федеральной гражданской службы, - 28 календарных дней.

Продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за выслугу лет исчисляется из расчета один календарный день за каждый год гражданской службы.

Продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за ненормированный служебный (рабочий) день составляет:

Для государственных служащих, замещающих главные должности федеральной государственной гражданской службы - 10 календарных дней;

Для государственных служащих, замещающих ведущие должности федеральной государственной гражданской службы - 8 календарных дней;

Для государственных служащих, замещающих старшие должности федеральной государственной гражданской службы - 6 календарных дней;

Для государственных служащих, замещающих младшие должности федеральной государственной гражданской службы - 4 календарных дня;

работникам, замещающим должности, не являющиеся должностями федеральной гражданской службы - 3 календарных дня .

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска ежегодный основной оплачиваемый отпуск суммируется с ежегодным дополнительным оплачиваемым отпуском за выслугу лет. Общая продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за выслугу лет для государственных служащих, замещающих главные должности гражданской службы, не может превышать 45 календарных дней, для государственных служащих, замещающих должности гражданской службы иных групп - 40 календарных дней.

Дополнительный отпуск за ненормированный служебный (рабочий) день предоставляется сверх ежегодного оплачиваемого отпуска, предусмотренного настоящим пунктом.

График отпусков составляется на каждый календарный год на основании предложений структурных и обособленных подразделений Управления и доводится до сведения всех государственных служащих и работников .

Таким образом, служебный распорядок Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области устанавливает и регулирует порядок работы персонала Управления, длительность рабочего времени, предусматривает режим отдыха и определяет величину и порядок предоставления отпусков сотрудникам Управления. В целом данный документ регулирует рабочую активность организации и служит обеспечению эффективности выполнения ею своих производственных задач.

§3. Существующие проблемы документационного обеспечения в УФРС по Белгородской области и пути их решения

В рамках обследования документационного обеспечения управления УФРС по Белгородской области 19 марта 2009 года было проведено анкетирование сотрудников учреждения на предмет выявления существующих проблем документационного обеспечения и путей их решения. Сотрудникам были розданы анкеты, содержащие в себе следующие вопросы:

1. Занимаемая Вами должность;

2. С какими документами Вы работаете? (приказ-распоряжение, договор, служебная-докладная записка, входящее письмо, исходящее письмо нужное подчеркнуть), другое;

3. Принимаете ли Вы участие в согласовании документов?

4. Какие компьютерные программы Вы используете при работе с документами?

5. Что, на Ваш взгляд, необходимо сделать для более оперативной и качественной работы Вашего подразделения и учреждения в целом:

а) улучшить нормативно-правовую базу работы с документами;

б) скорректировать должностные обязанности сотрудников;

в) повысить степень владения компьютером сотрудниками;

г) установить систему электронной регистрации документов;

д) установить систему электронного документооборота;

е) назначить лицо по контролю за исполнением поручений;

ж) организовать курсы повышения квалификации сотрудников;

з) ввести новую штатную единицу для работы с документами.

По окончании анкетирования было получено обратно 43 заполненных анкеты с соответствующими пометками и записями. Анализ полученных ответов позволяет определить состояние документационного обеспечения в организации, выявить проблемы с которыми чаще всего сталкиваются сотрудники разных отделов при работе с документацией.

Практически все сотрудники в своей работе используют программу «Юстиция» и некоторые пользуется дополнительно «Регистратором». Упоминаний о каких-либо системах электронного документооборота или их подобия в анкетах не встречается. Тем ни менее, больше половины сотрудников указывают на необходимость внедрить в УФРС по Белгородской области систему электронного документооборота, что тем самым облегчило бы работу с различного рода документацией, а так же при регистрации документов по регистрации документов..

Половина сотрудников неудовлетворенна уровнем нормативно-правового обеспечения своей работы, недостаточной степенью ее регламентации и определением точных границ своих должностных обязанностей. Такими сотрудниками указывается необходимость изменить данное положение вещей путем уточнения должностных обязанностей персонала учреждения и разработки подробных инструкций на этот счет.

При анкетировании те сотрудники УФРС по Белгородской области, которые были неудовлетворены нормативно-правовым обеспечением своей деятельности, а так же уровнем ее регламентации, указывали на необходимость организации повышения квалификации персонала учреждения путем проведения соответствующих мероприятий, в том числе – организация семинаров, курсов повышения квалификации и т.п.

Максимальное количество голосов при анкетировании сотрудников УФРС по Белгородской области было отдано за назначение лица по контролю за исполнением поручений, а так же за назначение новой штатной единицы курьера, для доставки документации в соответствующие органы. Но хотя некоторое число сотрудников УФРС считают нецелесообразным вводить новую штатную единицу работы с документами. Соответственно, специалист, ответственный за контроль исполнения поручений, должен работать как совместитель и наниматься из числа уже работающих сотрудников УФРС по Белгородской области.

Наименьшую заинтересованность анкетируемые проявили в повышении уровня владения компьютером, и прочей оргтехникой, а так же в рассмотрении вероятности ввода новой штатной единицы для работы с документами. Это позволяет сделать вывод, что, на взгляд персонала УФРС по Белгородской области, штат сотрудников организации укомплектован достаточно плотно и в дополнительных кадрах не нуждается. Уровень же его технических навыков вполне соответствует выполняемым обязанностям, а повышение квалификации сотрудников должно быть связано не с их компьютерной грамотностью, а с владением основных профессиональных знаний, умений и навыков согласно занимаемой должности.

Анализ результатов анкетирования позволяет выявить основные проблемы в документационном обеспечении управления, ДОУ в УФРС по Белгородской области и главными тут можно выделить следующие проблемы:

Низкий уровень исполнительной дисциплины среди сотрудников;

Отсутствие программ по автоматизации делопроизводства учреждения.

Таким образом, на основании проделанного обследования с целью выявления проблем, с которыми сталкиваются сотрудники УФРС по Белгородской области в ходе выполнения своей работы, можно сделать вывод о недостаточно эффективной работе подразделений с точки зрения их персонала и предложить сотрудникам УФРС по Белгородской области поставить перед своим руководством вопрос о принятии мер к изменению сложившейся ситуации, а именно:

Предложить начальникам отделов учреждения усовершенствовать положения об отделах и должностные инструкции их сотрудников;

Обеспечить каждый отдел нормативно-правовыми документами, относящимися к роду деятельности данного подразделения и всех сотрудников в целом;

Поднять вопрос о внедрении в организации системы электронного документооборота с учетом отраслевой специфики учреждения;

Предложить ввести новую штатную единицу курьера.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В настоящее время под документационным обеспечением управления понимается деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия. Это понятие охватывает не только организационно-распорядительные документы (с которыми в основном имеет дело традиционное делопроизводство), но всю документацию, которая так или иначе используется в организации - научно-техническую, проектную, конструкторскую и т.п. Распространяется оно и на принципиально новые виды документации, определяемые как «информационные ресурсы» - реестры, регистры, базы и банки данных, интернет-сайты и т.п. В современных условиях порядок обращения со всеми этими видами документации и условия доступа к ним должны быть едиными.

Развитие современных служб документационного обеспечения управления проходит в направлении дальнейшей информатизации и автоматизации делопроизводственных процессов, внедрения систем электронного документооборота и перестройки делопроизводства организаций сообразно требованиям данных систем.

Существует несколько основных проблем документационного обеспечения управления: проблема информированности, организационные проблемы, психологические проблемы и проблема кадров. С этими проблемами сталкивается любое учреждение, какого бы профиля оно ни было. Принимая решение о необходимости совершенствования работы своей организации (в том числе за счет автоматизации документационного обеспечения), любое руководство должно обратить внимание на решение указанных проблем.

Практическая часть дипломной работы проводилась на базе Управления федеральной регистрационной службы по Белгородской области и включала в себя обследование документационного обеспечения в учреждении, организации его работы, а также анкетирование персонала учреждения с целью выявления имеющихся недостатков в работе.

Управление федеральной регистрационной службы по Белгородской области осуществляет регистрацию, юридическую экспертизу и учет нормативных правовых актов муниципальных образований в определенном федеральными законами и локальными нормативно-правовыми актами порядке. В своей работе УФРС по Белгородской области применяет Автоматизированную информационную система (АИС) «Юстиция», которая предназначена для автоматизированного учета объектов недвижимого имущества, создания физических и юридических лиц и для создания документов. Весь спектр осуществляемых Управлением делопроизводственных процессов соответствует существующим нормативно-правовым актам.

Служебный распорядок Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области устанавливает и регулирует порядок работы персонала Управления, длительность рабочего времени, предусматривает режим отдыха и определяет величину и порядок предоставления отпусков сотрудникам Управления. В целом данный документ регулирует рабочую активность организации и служит обеспечению эффективности выполнения ею своих производственных задач.

В рамках обследования документационного обеспечения управления УФРС по Белгородской области было проведено анкетирование сотрудников учреждения на предмет выявления существующих проблем документационного обеспечения и путей их решения. По окончании анкетирования было получено обратно 43 заполненных анкеты с соответствующими пометками и записями. Анализ полученных ответов позволяет определить состояние документационного обеспечения управления в организации, выявить существующие проблемы и рассмотреть варианты решения этих проблем на текущий момент.

Можно выделить следующие проблемы в документационном обеспечении УФРС по Белгородской области:

Недостаточно точная и подробная регламентация должностных обязанностей каждого сотрудника;

Не высокий уровень исполнительной дисциплины среди сотрудников;

Отсутствие программ по автоматизации делопроизводства учреждения;

Слабый уровень владения компьютерными программами.

На основании сделанных выводов можно предложить сотрудникам УФРС по Белгородской области поставить перед своим руководством вопрос о принятии мер к изменению сложившейся ситуации, а именно:

Предложить начальникам соответствующих отделов учреждения разработать и усовершенствовать положения об отделах и должностные инструкции их сотрудников;

Каждый отдел обеспечить нормативно-правовыми документами, относящимися к роду деятельности данного подразделения;

Поднять вопрос о внедрении в организации системы электронного документооборота с учетом отраслевой специфики учреждения и попытаться усовершенствовать те системы электронного документооборота, которыми уже пользуются сотрудники УФРС по Белгородской области;

Назначить инспектора по контролю за исполнением поручений;

Предложить ввести новую штатную единицу курьера для более надежной и упрощенной доставки различного рода документации в соответствующие органы с которыми сотрудничает УФРС по Белгородской области.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

Источники

1. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информациионных технологиях и защите информации» [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - Режим доступа: http://www.akdi.ru/GD/proekt/097699GD.SHTM.

2. Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Российская газета. - 2002. - 14 января.

3. ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: ИПК Издательство стандартов, 1998. - 89 с.

4. ГОСТ Р 6.30–2003. УСД. Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: ИПК Изд–во стандартов, 2003. - 20 с.

5. Государственная Система Документационного Обеспечения Управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (Одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.88; Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 г. № 33) [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - Режим доступа: http://www.directum.ru/gsdou.htm.

6. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536) [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - Режим доступа: http://www.directum.ru/348539.aspx.

7. Инструкция по делопроизводству Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. - Белгород, 2005. - 22 с.

8. Положение об Управлении Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. - Белгород, 2004. - 27 с.

9. Служебный распорядок Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. - Белгород, 2005. - 14 с.

Литература

1. Андреева, В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ): Настольная Книга для секретарей, бухгалтеров, юристов, руководителей / В.И. Андреева. - М.: АО «Бизнес–школа «Интел–Синтез», 1994. - 191 с.

2. Астахова, Л.В. Документационное обеспечение управления как отрасль деятельности / Л.В. Астахова // Делопроизводство. - 2005. - № 2. - С. 3-9.

3. Баласанян, В.Э. Электронный документооборот – основа эффективного управления современным предприятием / В.Э. Баласанян // Секретарское дело. – 2002.– №2. – С. 46–48.

4. Баласанян, В.Э. Какой должна быть современная автоматизированная система документационного обеспечения управления / В.Э. Баласанян // X Междунар. научно–практическая конференция «Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.». - М., 2003. - С. 22–25.

5. Балибардина, Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления / Г.И. Балибардина. - Волгоград, 2002. - 178 с.

6. Бобылева, М.П. Корпоративная система документооборота и корпоративная культура: аспекты взаимовлияния / М.П. Бобылева // Делопроизводство. - 2001. - №2. - С. 41-43.

7. Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. – М.: Издательство МЭИ, 2004. - 149 с.

8. Бобылева, М.П. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации / М.П. Бобылева // Секретарское дело. – 2003. – №2. – С. 15–17.

9. Бобылева, М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота / М.П. Бобылева // Делопроизводство. – 2002. – №2. – С. 27–33.

10. Витин, Ю.Г. От документооборота классического – к электронному! / Ю.Г. Витин // Справочник секретаря и офис–менеджера. – 2004. – № 4. – С. 50–55.

11. Вовкотруб, О.В. Документ и информация в век компьютеров и множительной техники / О.В. Вовкотруб // Сборник материалов II Междунар. Научно–практической конференции «Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении». – Пенза, 2000. – С. 3–10.

12. Гайдукова, Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова // Секретарское дело. – 2006. – №10 – С. 17–22.

13. Гельман–Виноградов, К.Б. Некоторые вопросы научной трактовки понятия «документ» / К.Б. Гельман–Виноградов // XI Междунар. научно–практическая конференция «Документация в информационном обществе: административная реформа и управление документацией» – М., 2005. – С. 84–87.

14. Гельман–Виноградов, К.Б. О сложностях трактовки понятия «документ» и способах их преодоления / К.Б. Гельман–Виноградов // Делопроизводство. – 2005. – № 2. – С. 16–24.

15. Глик, Д.И. Национальные стандарты в области электронного документооборота / Д.И. Глик // Секретарское дело. – 2006. – № 9 – С. 45–75.

16. Домарев, В.В. Защита информации и безопасность компьютерных систем/ В.В. Домарев. – К.: «Диа–Софт», 1999. – 38 с.

17. Доронина, Л.А. Новые информационные технологии хранения документов организации (к постановке проблемы) / Л.А. Доронина, Б.В. Черников // Управление персоналом. – 2002. – №2. – С. 39–43.

18. Живаева, О.В. Управление информационными потоками промышленных предприятий на основе оптимизации документооборота: Дис. … канд. эконом. наук: 03.00.02 / О.В. Живаева. – Воронеж, 2002. – 148 с.

19. Инструкция пользователя автоматизированной информационной системы «Юстиция». - СПб, 2002. - 220 с.

20. Кочеткова, П. Система автоматизации делопроизводства «СompanyMedia-Делопроизводство/ П. Кочеткова // Секретарское дело. – 2006. – №8. – С. 20–24.

21. Кудряев, В.А. Организация работы с документами / В.А. Кудряев. – М.: Инфа–М, 2001. – 356 с.

22. Кузнецов, С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами в офисе / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. – 2005. – №10. – С. 32–35.

23. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления. - М.: «Управление персоналом», 2007. - 520 с.

24. Куциняк, Д.Л. От автоматизированного делопроизводства к электронному документообороту / Д.Л. Куциняк // X Междунар. Научно–практическая конференция «Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.». – М., 2003. – С. 18– 23.

25. Ларин, М.В. Управление документацией в организации / М.В. Ларин. - М.: «Научная книга», 2002. – 110 с.

26. Ларин, М.В. Управление документацией: теория и практика (тезисы доклада) / М.В. Ларин // Делопроизводство. – 2001. – № 1. – С. 5–9.

27. Ларин, М.В. Электронный документооборот: что мешает его внедрению / М.В. Ларин // Справочник секретаря и офис–менеджера. – 2003. – №12. – С. 30–38.

28. Лысенко, Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция / Н.А. Лысенко // Учеб.–метод. Пособие/ - Р–на–Д: МарТ, 2002. – 272 с.

29. Максимович, Г.Ю. Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы ДОУ / Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. – 2005. – № 11. – С. 51–56.

30. Максимович, Г.Ю. Современные универсальные информационные технологии - основа совершенствования ДОУ / Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. – 2005. – № 2. – С. 23–27.

31. Максимович, Г.Ю. Современные информационные технологии хранения информации и организация доступа к ней / Г.Ю Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. – 2005. – №1 (53) – С. 34.

32. Митяев, К.Г. Документы и их назначение / К.Г. Митяев // Вопросы архивоведения. – 1990. – № 5. – С. 88–102.

33. Митяев, К.Г. Классификация документов в делопроизводстве советских учреждений / К.Г. Митяев // Вестник архивиста. – 1991. – № 1. – С. 59–61.

34. Митяев, К.Г. Классификационные схемы (классификаторы) документов в делопроизводстве / К.Г. Митяев // Вестник архивоведения. – 1993. – № 4. – С. 81–83.

35. Михайлов Ю.М. Делопроизводство для негосударственных организаций. - М.: «Альфа-Пресс», 2008. - 288 с.

36. Московая, П.М. На пути к электронному документообороту / П.М. Московая // Делопроизводство. – 2004. – №2. – С. 36–41.

37. Печникова, Т.В. Документационное обеспечение деятельности организации / Т.В. Печникова // Учеб. Пособие / М.: Ассоц. авторов и издателей «Тандем»: «Экмос», 1998. – 208 с.

38. Привалов, В.Ф. Вопросы сохранности принтерных текстов// Документация в информационном обществе: электронный документооборот и электронный архив. / В.Ф. Привалов // Доклады и сообщения на шестой Международной научно–практической конференции 24–25 ноября 1999г. – М., 2000. – С. 120–124.

39. Румынина, Л.А. Делопроизводство / Л.А. Румынина. – М.: «Издательство Мастерство», 2002. – 220 с.

40. Саблин, В.К. О внедрении электронного документооборота / В.К. Саблин // Аудит. – 2004. – №5. – С.6.

41. Сборец, М.В. О внедрении системы электронного документооборота в ОАО АИБ «Академхимбанк» / М.В. Сборец // Справочник секретаря и офис–менеджера. – 2004. – №9. – С. 48–56.

42. Стенюков, М.Ю. Составление документов на компьютере / М.Ю. Стенюков // Учеб.–метод. Пособие. – М.: «Экмос», 1998. – 238 с.

43. Сысоева, Л.В. Разработка концепции общекорпоративной системы управления документами / Л.В. Сысоева // Секретарское дело. – 2006. – № 7 – С. 30–35.

44. Сысоева, Л.А. Системы электронного управления документами / Л.А. Сысоева // Секретарское дело. – 2003. – №3. – С.29–33.

45. Тихонов, В.И. Электронные архивы и электронный документооборот / В.И. Тихонов, И.Ф. Юшин // Отеч. Архивы. – 1999. – №2. – С.17–26.

46. Ткачев, А.В. Правовой статус компьютерных документов: основные характеристики / А.В. Ткачев. – М.: ООО «Городец–издат», 2000. – С.62.

47. Филенко, Е.Н. Развитие понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий / Е.Н. Филенко // Делопроизводство. – 2006. – № 3 – С. 64–65.

48. Храмцовская, Н. Нормативные документы электронного документооборота / Н. Храмцовская // Экономика и жизнь. – 2006. – № 14. – С. 33.

49. Хургин, В.М. Еще раз об электронном документе / В.М. Хургин // Информационные ресурсы России. – 2008. – № 3. – С.13–21.

50. Чуковенков, А.Ю. Инструкция по делопроизводству в организации / А.Ю. Чуковенков // Секретарь–референт. – 2003. – №1. – С. 47–51.

Интернет-ресурсы

1. Консалтинговая группа «ТЕРМИКА» [Электронный ресурс]. - Электрон. Дан. - Режим доступа: http://www.termika.ru/

2. Федеральная служба по надзору в сфере массовых коммуникаций, связи и охраны культурного наследия [Электронный ресурс]. - Электрон. Дан. - Режим доступа: http://62.rsoc.ru/

3. DIRECTUM [Электронный ресурс]. - Электрон. Дан. - Режим доступа: http://www.directum.ru/348539.aspx/

4. DOConline: независимый портал о системах электронного документооборота [Электронный ресурс]. - Электрон. Дан. - Режим доступа: http://www.doc-online.ru/analytics/

5. ЭОС: электронные офисные системы [Электронный ресурс]. - Электрон. Дан. - Режим доступа: http://www.eos.ru/

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1

Схема организационной структуры УФРС по Белгородской области

Приложение 2

Блок-схема общей структуры последовательности действий при государственной регистрации прав

Блок-схема последовательности действий при выдаче документов

Приложение 4

по Белгородской области

Заявление

Я,___________________

(полностью фамилия, имя, отчество заявителя)

«___»________________ __________ года рождения, паспорт серии_______________________

№_________ выдан «____»___________ _______ года____________________________________

_______________________

проживающий (ая) по адресу:___________________________________

(адрес фактического проживания)

контактный телефон___________________________________________________________

действующий на основании доверенности от «_____» _______________ ______________г.

как законный представитель несовершеннолетнего (нужное подчеркнуть) от имени

(полностью фамилия, имя и отчество заявителя)

«____» ________________________ года _______________________________________________________________

(наименование органа выдавшего документ)

_________________

сообщаю, что в результате замены паспорта:

серии _____________ № ____________ выданного «___» _________________________________

__________________________________________________________________________________

(наименование выдавшего документ органа)

__________________________________________________________________________________

«____» ___________ ________________ г. ______________________________________________

гражданином _______________________________________________ (полностью фамилия, имя, отчество доверителя)

получен новый паспорт со следующими данными:

паспорт серии _______________ №_________ выданный «____»____________года _____________________________________________________________________________

(наименование органа выдавшего документ)

«___» __________________200___г.

(дата подачи заявления)

______________________________________

«___» __________ 200_____г.

Приложение 5

В Управление Федеральной регистрационной службы

по Белгородской области

Заявление

Я,___________________________________________________________

«___»________________ __________ года рождения, паспорт серии_______________

№______________ выдан «____»___________ _________ года_________________________

_____________________________________________________________,

проживающий (ая) по адресу:__________________________________

_____________________________________________________________

действующий на основании доверенности от «_____» _______________г.

сообщаю, что на момент приобретения ____________________________________________

по адресу__________________________________________________

_____________________________________________________________

гр.___________________________________________________________

«____» __________ __________ года рождения, паспорт серии________________________

№____________ выдан «____»_____________ _______________и года

_____________________________________________________________

проживающий (ая) по адресу: _________________________________

_____________________________________________________________

в законном браке не состоял.

«____» ___________ ________________ г. ______________________

Написано в присутствии специалиста приема

______________________________________

Служебный распорядок Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. - Белгород, 2005. - С. 2-3.

Служебный распорядок Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. - Белгород, 2005. - С. 3.

Служебный распорядок Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. - Белгород, 2005. - С. 5.

Подобные документы

Понятие человеческих ресурсов. Основные направления совершенствования кадрового и документационного обеспечения управления. Содержание системы управления человеческими ресурсами организации. Анализ кадрового и документационного обеспечения управления.

дипломная работа , добавлен 08.02.2015


Организационная структура, система управления и история развития ОАО "Газпром нефть". Анализ организации делопроизводства на предприятии. Рассмотрение деятельности службы документационного обеспечения управления. Основные пути его совершенствования.

курсовая работа , добавлен 18.04.2011


Система документационного обеспечения управления, её место в системе управления персоналом. Анализ документооборота ОАО ЦТД "Диаскан". План организационно-управленческой результативности совершенствования системы документационного обеспечения управления.

дипломная работа , добавлен 13.02.2015


Определение роли системы кадрового делопроизводства в системе управления персоналом. Понятие, структура, методика оценки состояния документационного обеспечения менеджмента персонала на примере ООО "Лолита", разработка программы ее совершенствования.

дипломная работа , добавлен 20.10.2010


Описание, анализ деятельности, структуры и функций ГТРК "Дальневосточная". Характеристика службы документационного обеспечения данной организации. Выбор наиболее подходящей по требованиям системы автоматизации документационного обеспечения управления.

дипломная работа , добавлен 04.02.2011


Характеристика, функции и организационная структура службы документационного обеспечения управления и подразделения. Управления социальной защиты населения. Нормативная регламентация работы делопроизводственной службы. Организация работы с документами.

отчет по практике , добавлен 18.09.2013


Конфиденциальное делопроизводство: сущность и содержание, основные закономерности и принципы реализации, нормативно-правовое обоснование и значение. Методика и нормы автоматизации процессов документационного обеспечения управления на предприятии.

контрольная работа , добавлен 06.04.2014


Документы, определяющие организацию делопроизводства в организации. Основные цели, задачи и функции службы документационного обеспечения управления, ее права и ответственность. Анализ порядка организации делопроизводства на примере ООО "МТК "Милком".

реферат , добавлен 31.03.2015


Служба документационного обеспечения управления: ее назначение, задачи, структура и состав. Форма организации делопроизводства. Выбор наименования службы, определение ее должностного состава и штатной численности, квалификационного состава организации.

курсовая работа , добавлен 17.05.2015


Отделы, входящие в состав управления документационного обеспечения дирекции. Обязанности директора управления документационного обеспечения административного департамента. Автоматизация документооборота - метод совершенствования управления документацией.

Перечень контролируемых документов составляется в свободной форме и утверждается руководством по представлению службы ДОУ с участием (согласованием) юридической службы организации. В состав документов, подлежащих обязательному контролю, наряду с документами вышестоящих органов и внутренними распорядительными документами включают и важные специфические документы, свойственные данной системе управления и имеющие конкретные сроки исполнения.

Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных организациях и системах управления, сроки их исполнения отмечаются на верхнем поле применяемых контрольно-регистрационных карточек (РКК).

Информация о результатах контроля исполнения должна поступать тем руководителям, которые определяют необходимость контроля конкретных документов и сроки их исполнения.

Сроки исполнения документов. Для периодически создаваемых документов, для документов, наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации устанавливаются типовые сроки их исполнения.

Так, типовые сроки установлены в указах Президента РФ, законах Российской Федерации, правительственных нормативных актах, например, для рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, депутатских запросов; для передачи документов постоянного хранения из ведомственных органов в государственные; для окончательного введения в силу подписанных документов и др.

Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например, о предоставлении статистической и финансовой отчетности, о сроках предъявления претензий по качеству продукции, по подаче апелляций на решения финансовых и судебных инстанций и др. В организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в законах и других нормативных актах. После их утверждения и включения в Табель форм или инструкцию по ДОУ они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальные сроки исполнения указываются в тексте документа или резолюции при рассмотрении поступившего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного автором документа или отсутствует в составе типовых сроков.

Срок исполнения входящих документов общепринято исчислять с момента фиксации факта их поступления в организацию, а создаваемых - с момента их доведения до исполнителей, если в документе, конечно, не оговорен другой срок.

Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившие, или вышестоящее над ним руководство. В практике работы в том случае, когда срок исполнения документа к моменту его регистрации или при рассмотрении определен быть не может, устанавливается условный срок исполнения, который может быть откорректирован по ходу исполнения документа, например, при контроле исполнения исходящих документов.

Постановка на контроль. Техническим средством контроля за исполнением документов является входной формат контрольной системы (карточка или экранная форма), как правило, являющийся дубликатом регистрационного формата. Как, например, карточка контрольной системы, предложенная Унифицированной системой организационно-распорядительной документации.

При контроле устных поручений руководителя, незарегистрированных документов, при возвращении к документам, считавшимся исполненными, входной формат заполняется в самой контрольной службе. При постановке на контроль документов, содержащих ряд заданий, различных исполнителей и сроков исполнения, контрольный входной формат заполняется на каждое контролируемое поручение или задание. Для этого в схемах документооборота должно быть предусмотрено ознакомление службы контроля, по-следовательно или параллельно (например, в копиях), с подобными документами. В правой части верхнего поля самого документа ставят отметку о взятии его на контроль.

Контрольный массив организуется таким образом, чтобы независимо оттого, является ли документ внутренним, входящим или исходящим, документы могли классифицироваться по срокам исполнения по дням текущего месяца, а также на более длительные сроки исполнения.

В течение срока исполнения документа профессионально организованная служба контроля осуществляет регулярные проверки хода исполнения, результаты которой, как правило, также фиксируются в контрольном массиве. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Проверки могут фиксироваться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу и исполнителю. Напоминания рассылаются руководителям структурных подразделений, а после заполнения подписываются ими и возвращаются в службу контроля для анализа исполнительской дисциплины.

Проверка хода исполнения осуществляется обычно в следующие сроки, рекомендованные УСОРД:

Задания последующих лет не реже одного раза в год;
задания последующих месяцев текущего года не реже одного раза в месяц;
задания текущего месяца каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения.

Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения.

Снятие документа с контроля. Это может сделать лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения.

Возможна простановка отметки о снятии документа с контроля только в самом контрольном массиве (карточке, базе данных). По усмотрению руководства сведения об исполнении документов или отдельных заданий могут сообщаться в службу контроля в письменной или устной форме.

Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно. Поскольку типовые аналитические формы по контролю ис-полнительской дисциплины не определены, то они устанавливаются руководством организации по представлению службы ДОУ.

Наиболее наглядно результаты работы исполнителей выглядят, если в месячных сводках, представляемых руководству, указываются:

Общее количество документов, находящихся в работе у исполнителя;
количество (процент) выполненных с опережением установленных сроков;
количество (процент) не выполненных или выполненных позднее установленных сроков;
задержки исполнения в рабочих днях;
причины задержек исполнения документов.

К характерным причинам неисполнения документов в срок обычно относятся:

Слишком высокая степень централизации полномочий;
перегрузка исполнителей и руководителей разного уровня;
недисциплинированность сотрудников и подведомственных организаций;
недостаточные сроки для качественного исполнения;
нерациональная система документооборота;
недостаток технических средств оформления и тиражирования документов и др.

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Документационное обеспечение управления

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния. Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п.

Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.

Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ):

1. Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
2. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
3. Систематизация архива документов.

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

Служба ДОУ решает три основных комплекса задач:

1. обеспечение документирования управленческой деятельности;
2. организация работы с документами в учреждении;
3. совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции:

1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:

Разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;
обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;
контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и удостоверение документов.

2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:

Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);
Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
Контроль за исполнением документов;
Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.
Обеспечение защиты информации.

3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:

Разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;
методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;
упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;
разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;
постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

Перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации и совершенствования качества управления, стоят следующие задачи:

1. Совершенствование всей работы по подготовке и обработке документной информации путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ).
2. Выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный выбор программных продуктов.

Для автоматизации такого, казалось бы, простого предмета, как работа с документами, приходится использовать последние технологические достижения:

1. системы управления базами данных;
2. системы поиска документов и анализа текстов;
3. системы сканирования и распознавания документов (печатных и рукописных);
4. среду клиент-сервер;
5. Internet/intranet.

Вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

Организационные документы предприятия (устав, положения, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);
информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, объяснительные записки, протоколы и др.).

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу – нормативные документы вышестоящих органов.

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности. Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.

Государственная архивная служба России (Росархив) и ее органы занимаются сбором и хранением документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение. Они создают «память» общества, хранят информацию о жизни страны. Кроме того, Росархив как центральный орган федеральной исполнительной власти несет ответственность за организацию и рационализацию делопроизводства в стране. Он разрабатывает нормативы и рекомендации по организации делопроизводства. На Росархив возложена ответственность за организационно-распорядительную документацию (ОРД) в качестве ведомства-разработчика, что предполагает разработку общих требований к ОРД, конкретных форм документов, контроль за применением ОРД в различных сферах деятельности, унификацию форм документа путем создания Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). На Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) возложена ответственность за нормативное закрепление конкретных требований к документам и унификации путем создания ГОСТов, а также участие в международной унификации и стандартизации документов. Министерство труда разрабатывает документы по труду и охране труда. Таким образом, если органы власти являются высшей инстанцией по нормативному регулированию делопроизводства, то Государственную архивную службу.

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

Основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации:

Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ. Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Должностная инструкция – это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.

Инструкция по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель – это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.

Альбом форм документов организации. Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.

На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ:

1. Управление делами.
2. Общий отдел.
3. Канцелярия.
4. Секретарь.

Управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:

1. Секретариат – это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят:

Приемная;
секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя;
секретариат коллегии;
протокольное бюро.

2. Отдел рационализации ДОУ – это центр совершенствования ДОУ, методический центр. К его функциям относятся:

Разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;
разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.);
разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).

3. Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на:

Экспедицию;
бюро переписки;
бюро учета и регистрации документов;
компьютерный центр обработки и размножения текстов документов.

4. Отдел писем.

5. Центральный архив.

6. Инспекция.

Организация документационного обеспечения

Существует три формы организации делопроизводства:

Централизованная;
- децентрализованная;
- смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях. К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.

Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях. Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых документов, может осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов.

Выбор наименования службы ДОУ

В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные документы или документы методического характера, которыми следовало бы руководствоваться при выборе наименования службы ДОУ и определении ее структуры, поэтому организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам.

Тем не менее, при этом следует учитывать несколько факторов:

Характер деятельности организации, ее структуру (количество подразделений, численность аппарата управления и общую численность работающих);
- объем документооборота организации;
- наличие подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления.

На практике используются различные названия делопроизводственного подразделения: управление делами, канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства, отдел корреспонденции, служба делопроизводства, служба документационного обеспечения управления, управление по работе с документами, отдел документации и др.

Управление делами – это, как правило, подразделение, имеющее внутреннюю структуру. В составе управления делами выделяются группы, сектора, отделы и другие структурные части, обеспечивающие учет и регистрацию документов, контроль за исполнением документов, работу с документами коллегиальных органов, изготовление документов, копирование и тиражирование документов, а также такие подразделения, как секретариат, архив, отдел совершенствования делопроизводства и др. Управления делами создаются в крупных организациях, имеющих подведомственную структуру: органах федеральной исполнительной власти (министерства, службы, агентства), крупных акционерных компаниях и др. Управление делами наряду с сугубо делопроизводственными функциями осуществляет организационно-методическое обеспечение делопроизводства подведомственных организаций.

Остальные приведенные названия – канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и др. в содержательном плане можно рассматривать как синонимы. Канцелярия – это, пожалуй, наиболее понятное и привычное название службы ДОУ. Оно удобно тем, что состоит из одного слова, а значит, проще в употреблении, однако в сознании многих это название ассоциируется с «канцелярской рутиной», «канцелярской волокитой», то есть с негативными сторонами делопроизводства. Название «общий отдел» многим не совсем понятно, поскольку слово «общий» может предполагать все что угодно, а речь все-таки идет именно о работе с документами. В этом плане названия «отдел делопроизводства», «отдел по работе с документами» и т.п. более удачны. Исходя из этих соображений при выборе названия службы делопроизводства предпочтение следует отдать если не названию «канцелярия» (в силу его понятности и удобства употребления), то таким названиям, как «отдел делопроизводства», «отдел документационного обеспечения» и т.п.

Организационная структура службы ДОУ

На крупных предприятиях в составе службы ДОУ выделяются функциональные группы и за каждым сотрудником закрепляются определенные обязанности. В состав службы ДОУ могут входить секретариат, экспедиция, группа (бюро, отдел) контроля, группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

На средних предприятиях функции службы ДОУ выполняют отдельные специалисты по участкам работы.

На небольших предприятиях служба ДОУ состоит из 2-3 человек.

Во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы с документами – это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом. Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2–3 чел.), с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему вопросы информации и документации. Это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.

Определение должностного состава и штатной численности службы ДОУ

При определении должностного состава работников следует руководствоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России № 37).

Для определения численности персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду и организации труда.

Нормирование труда работников делопроизводства, в том числе расчет их штатной численности осуществляются на основании следующих документов:

1. Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления.
2. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций.
3. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления.
4. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти.

Как правило, определение численности подразделения не входит в обязанности самой службы ДОУ – эта работа проводится отделами труда и заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие расчеты могут провести и работники службы ДОУ. Названные выше нормативные документы по труду содержат методические указания, касающиеся применения этих документов на практике.

Разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников Важная задача в организации службы ДОУ – это разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников. Эта задача решается руководителем самой службы ДОУ самостоятельно или с привлечением квалифицированных специалистов. Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников составляют комплект организационно-правовой документации, разработка которого завершает организационный этап создания этой службы.

1. Общие положения.
3. Функции службы ДОУ.

Рекомендательный характер ГСДОУ предполагает возможность внесения необходимых изменений и уточнений. В частности, на наш взгляд, 4-й раздел «Права и ответственность» целесообразно разделить на два раздела: «Права» и «Ответственность» в силу того, что это совершенно разные понятия.

Организационный этап создания службы ДОУ завершается разработкой должностных инструкций. Журнал не раз публиковал статьи, посвященные разработке должностных инструкций, поэтому в этой статье мы ограничимся лишь общими замечаниями. Следует иметь в виду, что должностная инструкция разрабатывается для определенной должности, и если в подразделении несколько одинаковых должностей, но работники, занимающие их, выполняют различные обязанности, для каждого комплекса должностных обязанностей следует разработать отдельную должностную инструкцию. Закрепление за должностью определенного комплекса должностных обязанностей должно отразиться в заголовке документа, например: должностная инструкция специалиста по учету и регистрации документов, должностная инструкция специалиста по контролю исполнения документов, должностная инструкция специалиста по работе с обращениями граждан и т.п.

Система документационного обеспечения

Деятельность любой организации сопровождается созданием документов; оформление деловой документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, повышает эффективность управленческого труда.

Нормативная база делопроизводства, представляет собой совокупность законов и нормативных правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации и включает в себя:

Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
Правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
Правовые акты нормативного и инструктивного характера по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
Государственные стандарты на документацию;
Унифицированные системы документации;
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
Нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Нормативную базу делопроизводства условно можно разделить на две части: информационный документационный обеспечение управление:

1. нормативная база, обеспечивающая технологический процесс делопроизводства;
2. нормативная база, обеспечивающая организацию труда работников делопроизводства.

Первая часть нормативной базы условно делится на несколько групп.

Первая группа - федеральные нормативные акты не прямого действия, в той или иной степени затрагивающие вопросы организации и технологии документирования управленческой деятельности и организации работы с документами. Среди них можно назвать Гражданский кодекс, Кодекс об административных правонарушениях, Трудовой кодекс. Для документоведения и делопроизводства очень важен раздел Федерального закона "Об информации, информатизации и защите информации", устанавливающий правовой режим документирования информации. По Закону, документирование информации является обязательным условием включения ее в информационные ресурсы. Закон устанавливает порядок документирования информации и называет органы государственной власти, которые обязаны этот порядок обеспечить. Согласно Закону, данная задача возлагается на органы государственной власти, ответственные за: организацию делопроизводства, стандартизацию документов, безопасность Российской Федерации.

Вторая группа нормативных актов - ведомственные правовые акты по делопроизводству, имеющие межведомственный характер.

К ним относятся:

Государственная система документационного обеспечения управления;
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;
- государственные стандарты на документацию (ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов");
- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
- правила оформления нормативных актов Банка России (указаний, положений, инструкций), установленные приказом Центрального банка РФ № 02-395 "О Положении Банка России "О порядке подготовки и вступления в силу нормативных актов Банка России", а также ряд нормативных актов Минтруда России, Госкомстата России, Росархива и др.

Третья группа нормативных актов - это различные типовые и примерные инструкции по делопроизводству администраций субъектов Российской Федерации и инструкции конкретных организаций.

Общая тенденция усиления правового обеспечения жизнедеятельности российского государства требует решения вопроса о ликвидации законодательной лакуны (отсутствия четкой правовой нормы по данному вопросу) в сфере регулирования управления документацией. Необходима разработка федерального закона "О документационном обеспечении управленческой деятельности".

Предложения о разработке закона "О документационном обеспечении управленческой деятельности" вызваны тем обстоятельством, что в современном управлении и его информационном обеспечении продолжается рост объемов документации, существуют неоправданные параллельные "бумажные" и "электронные" системы документирования и документооборота, наблюдается многообразие программных, технологических и технических несовместимых между собой средств, отсутствует действенная система контроля движения и исполнения документов.

В настоящее время ВНИИДАД совместно с рядом ведомств подготовил проект закона "О документационном обеспечении управленческой деятельности".

Система документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных составных части: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.

В соответствии с Основными положениями ГСДОУ Государственной архивной службой Российской Федерации была утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, устанавливающая единый порядок организации делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти с целью обеспечения своевременного выполнения федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ и совершенствования документационного обеспечения деятельности структурных подразделений министерств, ведомств и территориальных органов федеральной исполнительной власти. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел и передачи их на архивное хранение изложен в Основных правилах работы ведомственных архивов.

Важная задача в организации службы ДОУ – это разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников. Эта задача решается руководителем самой службы ДОУ самостоятельно или с привлечением квалифицированных специалистов. Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников составляют комплект организационно-правовой документации, разработка которого завершает организационный этап создания этой службы. Положение о структурном подразделении отдела разрабатывает руководитель этого подразделения совместно с руководителем отдела, а утверждает руководитель отдела, управляющий делами или руководитель другого подразделения, в состав которого входит отдел делопроизводства.

Положение о подразделении – документ, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения.

Государственная система документационного обеспечения управления содержит примерное положение о службе ДОУ, но применять его на практике в настоящее время можно только с учетом тех изменений, которые произошли в системе управления и которые отражены в современном законодательстве.

Текст положения о службе ДОУ, в соответствии с ГСДОУ, должен содержать следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Цели и задачи службы ДОУ.
3. Функции службы ДОУ.
4. Права и ответственность службы ДОУ.
5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями.

Организационный этап создания службы ДОУ завершается разработкой должностных инструкций. Следует иметь в виду, что должностная инструкция разрабатывается для определенной должности, и если в подразделении несколько одинаковых должностей, но работники, занимающие их, выполняют различные обязанности, для каждого комплекса должностных обязанностей следует разработать отдельную должностную инструкцию. Закрепление за должностью определенного комплекса должностных обязанностей должно отразиться в заголовке документа, например: должностная инструкция специалиста по учету и регистрации документов, должностная инструкция специалиста по контролю исполнения документов, должностная инструкция специалиста по работе с обращениями граждан и т.п.

Инструкция состоит из следующих разделов:

– общая часть (устанавливаются основные задачи работника, порядок замещения должности, профессиональные требования к работнику, лицо, которому непосредственно подчинен работник, основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности);
– функции работника (определяются предмет ведения или участок работы, закрепленный за сотрудником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций);
– обязанности работника (указываются обязанности, связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий, определяющие порядок исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе);
– права работника (определяются права работника по реализации порученных ему функций);
– взаимоотношения (указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д.);
– оценка работы (перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т.д., основные критерии – качество работы и своевременность ее выполнения).

Должностную инструкцию подписывает начальник отдела делопроизводства и утверждает руководитель или заместитель, курирующий отдел делопроизводства.

Законодательные акты и нормативно-методические документы по ведению делопроизводства должны учитываться специалистами организаций и предприятий всех организационно-правовых форм.

Отдел документационного обеспечения

Задачи и функции отдела документационного обеспечения

Обеспечение единого порядка организации и ведения делопроизводства в подразделениях предприятия, унификация форм документов, создание образцов документов предприятия Организация делопроизводства на предприятии в соответствии со стандартами и нормативно-методическими документами.

Организационно-методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях предприятия.

Организация контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства предприятия.

Обеспечение соответствующего режима доступа к документам, имеющим гриф конфиденциальности, и использования информации, содержащейся в них.

Составление сводной номенклатуры дел предприятия, контроль за правильным формированием и оформлением дел в структурных подразделениях.

Разработка нормативно-методических документов по ведению делопроизводства на предприятии (инструкций по работе с документами, бланков служебных документов, унифицированных форм документов предприятия).

Регистрация и учет документов, ведение справочно-информационной работы по документам предприятия Прием, регистрация, учет, хранение и рассылка поступающей, оправляемой и внутренней документации; оперативный поиск и выдача информации по документам.

Рассмотрение и проверка оформления документов, представляемых для доклада и на подпись руководству предприятия.

Оформление командировочных документов; регистрация командированных сотрудников. Участие в работе экспертной комиссии предприятия по подготовке к передаче в архив документов, имеющих долговременные (постоянные) сроки хранения; выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

Внедрение новых информационных технологий в работе с документами Участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий на предприятии.

Проведение мероприятий по повышению квалификации работников предприятия, занятых делопроизводством.

Регламентирующие документы

Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты, стандарты и нормативно-методические документы по делопроизводству.

Внутренние документы:

Устав предприятия, Положение о подразделении, Должностная инструкция, Правила внутреннего трудового распорядка.

Взаимоотношения отдела документационного обеспечения с другими подразделениями

С техническими подразделениями и цехами чертежей, технических условий, иной документационного обеспечения для:

Регистрации, учета и хранения;
- сообщений об изменениях в документационного обеспечения;
- заявок на подбор технической литературы;
- актов о списании документационного обеспечения;
- заявок на размножение и рассылку документационного обеспечения;
- копий документационного обеспечения чертежей, технических условий, иной документационного обеспечения;
- технической литературы;
- указаний, инструкций о порядке оформления документационного обеспечения для архива.

С отделом организации труда и заработной платы утвержденного штатного расписания:

Положения о премировании работников отдела;
- консультаций по вопросам трудового права;
- предложений по формированию штатного расписания отдела.

С отделом материально-технического снабжения материально-технических ресурсов по заявкам отдела заявок на необходимые отделу материально-технические ресурсы (канцелярские принадлежности, оргтехника и т. п.).

Права отдела документационного обеспечения

Проверять организацию делопроизводства в структурных подразделениях предприятия, вносить по итогам проверок предложения и рекомендации их руководителям для принятия соответствующих мер.

Требовать от руководителей структурных подразделений справок, информации, документов, других материалов, необходимых руководству предприятия, а также информации об исполнении документов, поручений и заданий руководства.

Возвращать в структурные подразделения на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных ГОСТом правил оформления.

Представлять руководству предприятия:

Предложения о поощрениях работников отдела.
- Информацию о планах отдела и отчет об их выполнении.
- Проводить аттестацию работников отдела.

Ответственность отдела документационного обеспечения

Начальник отдела документационного обеспечения несет ответственность за добросовестное и своевременное выполнение функций, возложенных на отдел.

На начальника отдела документационного обеспечения возлагается персональная ответственность за:

Соблюдение действующего законодательства в процессе руководства отделом.
- Составление, утверждение и представление достоверной информации о работе отдела.
- Своевременное исполнение приказов руководства.

Ответственность работников отдела документационного обеспечения устанавливается соответствующими должностными инструкциями.

Служба документационного обеспечения

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

В пятом разделе Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР закреплено следующее: "Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации".

Говоря о наименовании службы документационного обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д.

При этом можно сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие факторы:

Структуру подразделения (имеет или не имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или нет);
требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было несложным, легко запоминалось и произносилось);
существующие делопроизводственные традиции.

Например, в Государственной системе документационного обеспечения управления рекомендуется использовать следующие наименования:

В министерствах и ведомствах – управление делами, в состав которого, как правило, включаются:

Секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);
инспекция при министре (руководителе ведомства);
канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-множительное бюро и др.);
отдел писем (жалоб);
отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;
центральный архив;

На государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях – отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в состав которого, как правило, включаются:

Подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб);
секретариат;
экспедиция;
копировально-множительное бюро;
архив.

Однако для тех организаций, которые категорически не желают использовать старые названия службы ДОУ (управление делами, общий отдел, канцелярия) можно предложить варианты наименования, отражающие современные тенденции развития документационного обеспечения управления, например: служба (отдел) управления документацией (документами), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств.

В небольших организациях служба документационного обеспечения управления, как самостоятельное структурное подразделение, может и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

Говоря о службе документационного обеспечения управления, необходимо выделить ее основные задачи и функции.

К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие, а именно:

Совершенствование форм и методов работы с документами;
обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;
сокращение документооборота;
унификация форм документов;
разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;
внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.

К технологическим функциям следует отнести:

Осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;
регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
ведение информационно-справочной работы по документам организации; машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);
копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;
разработка и проектирование бланков документов;
подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:

Подготовка к докладу руководству поступающих документов;

Организация своевременного рассмотрения документов руководством организации; регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;
организация хранения документов в структурных подразделениях;
организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;
повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;
организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;
организация делопроизводства по обращениям граждан;
разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

К контрольным функциям относят:

Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);
контроль за сроками исполнения документов;
осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;
организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

Разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;
проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.

Документационное обеспечение государственного управления

ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работ с документами в органах государственного управления на предприятиях. ГСДОУ – это межотраслевой документ, разработанный в Росархивом. Нельзя забывать, что за последние годы в нашей стране произошли существенные изменения, что не могло не сказаться и на документации. Часть информации ГСДОУ устарела, однако большинство ее правил и рекомендаций может служить основой для организации рационального документационного обеспечения управления в учреждениях и на предприятиях различных уровней, сфер деятельности и форм собственности.

Основные цели ГСДОУ:

1. в упорядочении документооборота организации;
2. сокращение кол-ва и повышение качества документов;
3. создание благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации;
4. совершенствование аппарата управления.

Раздел «Документирование управленческой деятельности» состоит из четырех частей: Состав управленческих документов, Унификация и стандартизация управленческих документов, Оформление управленческих документов, Составление текстов управленческих документов.

При составлении документов конкретного предприятия очень важно ориентироваться на требования к составу документов в различных управленческих ситуациях и к их текстам.

ГСДОУ рассматривает документирование управленческой деятельности как создание документов не только на бумажных, но и на других видах носителей (магнитные ленты, диски и др.). Другими словами, сформулированные требования относятся ко всем документам независимо от того, созданы они традиционным способом или при помощи вычислительной техники.

Раздел “Организация работы с документами” охватывает весь цикл работы с документацией от момента ее получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. В раздел включены рекомендации по рациональной организации документооборота, созданию информационно-поисковых систем по документам предприятия, контролю исполнения документов, их подготовке к передаче в архив.

Особенностью ГСДОУ является то, что в схемы маршрутов движения документов на предприятии должны включаться все пункты, связанные с автоматизированной обработкой документов. Важным является требование совместимости ручной и автоматизированной обработки документов.

Кроме этого в ГСДОУ выделены в отдельный подраздел рекомендации по созданию и использованию информационно-поисковой системы (ИПС) предприятия, учреждения. В этой части рассматриваются правила создания ИПС в условиях традиционной и автоматизированной систем. Определен состав ИПС. Она должна включать регистрацию, индексирование документов, их оперативное хранение, информационно-поисковые массивы. Так как информационно-поисковые массивы могут быть реализованы в бумажном варианте (картотеки) и электронном, то в ГСДОУ выдвигается требование их совместимости. Для достижения такой совместимости на предприятии разрабатываются классификаторы, например, номенклатура дел, классификатор корреспондентов, классификатор структурных подразделений, классификатор видов документов и др.

В разделе также рассматриваются технологии регистрации документов, индексации, оперативного хранения, составления номенклатуры дел, формирования дел, технологии контроля исполнения документов, передачи в ведомственный архив.

В разделе «Механизация и автоматизация работы с документами» содержатся самые общие требования к условиям применения автоматизированных средств работы с документами (этот раздел требует большой доработки).

В разделе “Организация службы ДОУ” заложен подход к организации и функционированию служб документационного обеспечения управления.

ГСДОУ определила службу ДОУ как самостоятельное структурное подразделение, которое подчиняется непосредственно руководителю организации. ГСДОУ предусматривает создание нескольких типовых делопроизводственных служб в зависимости от категории организации или предприятия, это могут быть: управление делами, канцелярия, общий отдел, секретарь руководителя.

В разделе формулируется основные задачи службы, требования к должностному составу, нормативному обеспечению работников сферы делопроизводства. Раздел содержит ссылки на документы, которые должны их конкретизировать. Некоторые из них, например, Общероссийский классификатор профессий рабочих, квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.

Функции служб делопроизводства приведены в приложении к ГСДОУ: «Примерное положение о службе документационного обеспечения управления».

В ГСДОУ имеется целый ряд приложений, которые могут быть использованы в настоящее время в практической деятельности служб документационного обеспечения управления:

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению;
Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать;
Перечень типовых сроков исполнения документов;
Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ;
Формы номенклатур дел;
Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения и др.

Многие положения ГСДОУ требуют пересмотра. Однако, целый ряд правил и рекомендаций по организации ДОУ могут оказать помощь делопроизводителям учреждений, предприятий, особенно, для тех, кто только осваивает непростую технологию работы с документацией.

Документационного обеспечения организационного управления

Для эффективного выполнения возложенных на службу ДОУ функций разрабатывается соответствующий пакет организационных и нормативных методических документов – положение о службе ДОУ, должностные инструкции работников, инструкция по документационному обеспечению управления, правила работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан и т.п. Таким образом, в нормативных правовых документах службы ДОУ закрепляется, прежде всего, выбранная в учреждении организационная форма постановки делопроизводства, ее должностной состав, технология работы с документами.

Существуют три формы организации документационного обеспечения управления:

– централизованная;
– децентрализованная;
– смешанная.

Централизованная форма документационного обслуживания используется в фирмах и небольших учреждениях. Такая форма постановки документационного обеспечения управления предполагает сосредоточение в одном подразделении всей работы с документами: от получения до сдачи в архив. Преимущества централизованной обработки документов заключаются в рационализации делопроизводственных работ.

Децентрализованная форма постановки документационного обеспечения управления предполагает, что каждое структурное подразделение имеет свою службу делопроизводства и самостоятельно ведет все виды работ с документами. Данная форма используется в территориально распределенной организации, когда выполнение делопроизводственных работ в одном месте невозможно.

В крупных организациях устанавливается смешанная форма документационного обеспечения управления – когда часть операций ведется централизованно, а часть в структурных подразделениях. Например, регистрация документов, поступивших на имя руководства, проводится централизованно службой ДОУ, а бухгалтерских, кадровых, финансовых – в соответствующих структурных подразделениях.

Структуру службы ДОУ устанавливают в зависимости от объема работ и принадлежности к определенной группе организаций. В министерствах и ведомствах – управление делами, в научно-исследовательских институтах, заводах, на других государственных и негосударственных предприятиях создается отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в исполнительных органах власти и местного самоуправления – общий отдел.

Каждое из вышеперечисленных структурных подразделений включает в себя специализированные структурные элементы: отдел, бюро, группу, сектор. Каждое подразделение выполняет одну или несколько функций.

Управление делами включает в себя:

– инспекцию при министре или руководители ведомства;
– отдел писем;
– канцелярию;
– протокольное бюро;
– секретаря коллегии;
– бюро учета и регистрации;
– экспедицию;
– компьютерный центр обработки текстовых документов;
– бюро правительственной переписки;
– отдел писем;
– отдел совершенствования работы с документами;
– центральный архив.

Канцелярия или Отдел документационного обеспечения управления могут включать:

– группу по приему и обработке входящих и исходящих документов;
– группу по учету и регистрации документов;
– группу по работе с обращениями граждан;
– архив;
– секретарей руководителей и структурных подразделений;
– группу по контролю;
– копировально-множительное бюро.

Структура общего отдела включает следующие подразделения:

– канцелярия;
– группа контроля;
– протокольный отдел;
– группа совершенствования работы с документами;
– группа обращений граждан;
– копировально-множительное бюро;
– архив.

Информационно документационное обеспечение

Как известно, процесс управления включает в себя определенную совокупность типовых технологических операций по сбору и обработке документной информации; подготовке управленческого решения, его принятию и документированию, доведению до исполнителей; исполнению решения и контролю исполнения; сбору информации об исполнении, передаче информации по вертикальным и горизонтальным каналам; хранению и поиску информации.

Каждая из перечисленных операций реализуется в предметной, документной форме, создаваемой как традиционно (вручную), так и с помощью электронно-вычислительной техники. На практике недокументированные управленческие решения являются, в сущности, вспомогательными, оперативно-организационными и носят характер предварительных.

Сложный механизм управления народно-хозяйственными объектами реализуется, главным образом, посредством достаточно универсальной документации распорядительного характера, создаваемой независимо от специфики деятельности или формы собственности, присущих конкретному предприятию (организации, учреждению).

К началу девяностых годов XX века в аппарате управления страны было занято более 14млнчеловек, а ежегодный документооборот составлял не менее 60млрд листов с отчетливой тенденцией роста. Для такой страны, как Россия, указанные данные не кажутся фантастическими. 1. Документ. Системы документации в народном хозяйстве России.

В процессе трудовой и общественной деятельности человека возникают документы, которые фиксируют, отражают и закрепляют сложные информационные связи между людьми и их различными формированиями. «Материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве» - так определяется документ государственным стандартом.

Исторически сложилось так, что информация в документе закрепляется различными способами, сложившимися в процессе развития цивилизации: символически, письменно, графически, фотографически, с помощью средств аудио- и видео записи. Сам документ при этом выполнял, прежде всего, информационную функцию, но ему присущи и другие, не менее важные: коммуникационные, аккумулирующие, доказательные, учетные и распорядительные. В контексте настоящего курса на первый план выступает организационно-распорядительная функция, реализуемая с помощью сложившихся управленческих технологий, включающих в себя планирование, учет, контроль.

Каждый отдельный документ представляет собой единичный акт документирования как самостоятельного технологического процесса. При этом деятельность отдельных организаций, промышленных предприятий активно отображается совокупностью взаимосвязанных, взаимозависимых и органично взаимодействующих документов, которые объединяются базовым понятием системы документации.

Наиболее обобщенной и целостной системой является общегосударственная система документации, которая включает в себя фактически все виды документов, создаваемых и реализуемых в масштабах государства. Данная система, в свою очередь, образована множеством подсистем, которые классифицируются по предметным, географическим, функциональным, иерархическим и другим существенным признакам.

Так, функциональные системы включают в себя плановую, отчетно-статистическую, снабженческо-сбытовую и финансовую документацию, присущую всем без исключения органам управления народным хозяйством России.

Отраслевые системы документации отражают организационные аспекты органов отраслевого (ведомственного) управления, к которым относится деятельность министерств, ведомств, управлений и отделов федерального, регионального и местного уровней управления.

По существу, интенсивная деятельность по разработке и внедрению унифицированных систем документации развернулась в стране с конца шестидесятых годов XX века. При этом концепция такого рода систем связана с единством правовых и формальных требований к информации, необходимой и достаточной для координации управленческих процедур в конкретной сфере деятельности общества.

К концу девяностых годов в стране действовало свыше двадцати федеральных унифицированных систем документации, нормативная база которых регулировалась соответствующими ГОСТами. Так, для унифицированной системы организационно-распорядительной документации формы документов разрабатываются на основе модели ГОСТР6.30-7 «Требования к оформлению документов».

Создание в свое время общегосударственной системы документационного обеспечения (ГС ДОУ) позволило более определенно сформулировать понятие самой системы документирования как совокупности технологических процессов по созданию и обработке документов, создаваемых на предприятиях, в организациях и учреждениях самого различного статуса и ведомственной принадлежности. Система документирования при этом предполагает наличие определенных норм, процедур и требований не только к оформлению документа, но и к организации работы с ним, обработке, перемещению, хранению и контролю исполнения.

С внедрением в процесс обработки документной информации электронно-вычислительной техники и автоматизированных рабочих мест (АРМ) правомерным стало понятие информационно-документационного обеспечения управления, которое включает в себя организованную совокупность работ по получению, обработке, хранению и выдаче потребителю (абоненту) информации и документов как ее материальных носителей.

В объектах реализации информационно-документационного обеспечения, где еще не внедрены автоматизированные системы на базе ЭВМ, соблюдаются все технологические операции - от создания проектов документов до работы с документами внешнего происхождения: прием, распределение, регистрация, доставка (транспортировка), контроль исполнения, справочная и фондово-архивная обработка документов.

С внедрением ЭВМ в документационные процессы рассмотренная технологическая цепочка изменяется, так как специалист и руководитель получают возможность работы как с полным текстом документа, так и с фрагментами, содержащими прагматическую информацию.

Феномен документа состоит в том, что он выступает одновременно как объект, средство и предмет труда в единой сущности. Это обстоятельство является определяющим при составлении, оформлении, согласовании, утверждении и аналитико-синтетической обработке документной информации, занимающей от 60 до 80 процентов рабочего времени аппарата управления. При этом следует иметь в виду, что для значительной части служащих (плановиков, экономистов, бухгалтеров, секретарей-референтов, статистиков и др.) работа с документной информацией составляет основу их труда.

Внедрение современных информационных технологий и средств оргтехники в документационные процессы достаточно эффективно, но требует соблюдения, по меньшей мере, двух основных условий: единообразия форматов и рационального построения технологии обработки документной информации, при которой однотипные операции концентрировались бы в одном месте.

В Единой государственной системе документационного обеспечения, сложившейся еще в семидесятые годы, целесообразно выделить несколько приоритетных направлений рационализации и технологического совершенствования документационных процессов:

Унификация и стандартизация;
- централизация и упорядочение документооборота;
- эшелонирование хранения документов;
- экономика и планирование документационных процессов;
- организация труда специализированного персонала;
- механизация и автоматизация технологических процессов. Внедрение централизованной систем делопроизводства в масштабах государства позволило достичь единообразия и информационной совместимости документации различного иерархического построения и функционального назначения.

Массированное внедрение электронно-вычислительной техники в процессы документирования и организация работы с документной информацией потребовали существенной переработки основных положений ЕГСД с учетом реальных изменений технологических процессов подготовки, оформления и обработки документов. Новая система ЕГС ДОУ базируется на потенциальных возможностях ЭВМ, но учитывает и реальные возможности накопленного ранее опыта традиционной (ручной) обработки документов различного характера. При этом учитываются конкретные условия предприятия (организации) и объемы документооборота.

Таким образом, сложившаяся в России технология информационно-документационного обеспечения управления народным хозяйством и его структурными звеньями представляет собой совокупность методов и средств обработки документов, реализации информационных процессов и организационных процедур, призванных обеспечить эффективность управления.

Критериями качества управления потоками документной информации являются:

Комплексность (участие всех структур);
- системность (совокупность элементов, связанных организационно-технологическим единством);
- регламентация (упорядоченность элементов в заданных параметрах);
- оценка и стимулирование (сопоставимость результатов с принятыми критериями и мотивация рационализации управления).

Информационно-документационное обеспечение - весьма подвижная технология, обогащаемая новыми формами, методами и средствами обработки, хранения и распространения документов.

Процесс документационного обеспечения

Специфичность документационного обеспечения управления организации в современных условиях заключается в создании и обработке все возрастающего объема документов и значительных трудовых затрат при дефиците подготовленного персонала. Указанные ограничения влияют на темп внедрения прогрессивных методов и средств обработки организационно-распорядительных документов и в значительной мере объясняют актуальность самой проблемы документационного обеспечения.

Обязательным условием эффективного управления, обеспечивающего устойчивую конкурентоспособную деятельность предприятия, является его информационная обеспеченность.

Выделяется два вида информации:

Техническая, технологическая - методы изготовления продукции, программное обеспечение, основные производственные показатели, результаты испытаний и т.п.;
деловая - прогнозы, стратегия действий, результаты исследований, база данных и пр.

Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. Носителем информации (т.е. результатом отражения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека) выступает документ.

В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы. Таким образом, в управленческой деятельности документ выступает как предмет труда и результат труда. Учетно-отчетные документы поступаю с нижнего уровня управления на верхний; по ним можно оценить состояние дел в управляемых объектах. Эта информация является базой при планировании и прогнозировании. Организационно-распорядительные документы зарождаются на верхнем уровне управления и спускаются вниз.

Организационно-распорядительные функции в управлении реализуются с помощью документов различных видов и назначения. Так, создание организации как юридического лица сопровождается принятием учредительных документов (устав, положение, учредительный договор). Деятельность органов управления организации, ее структурных подразделений и должностных лиц регулируется регламентами, положениями о структурных подразделениях, инструкциями, правилами и другими организационными документами. Управленческие решения фиксируются в распорядительных документах, наименования которых определяются правовым статусом и компетенцией организации (постановления, распоряжения, приказы и др.). Заседания коллегиальных органов сопровождаются ведением протоколов. Взаимоотношения с деловыми партнерами регулируются с помощью договоров и другой документации, используемой в договорной работе. Информационный обмен с организациями и гражданами осуществляется с помощью писем, телеграмм, телефонограмм, а также сообщений, передаваемых с помощью средств факсимильной связи и компьютерных сетей. В организации готовятся акты, отчеты, справки, докладные записки и другие документы. При оформлении приема, увольнения, перемещения работников, предоставлении отпуска создаются кадровые документы (трудовые договоры, приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и др.).

Деятельность специалистов, связанных с документационным обеспечением управления современных организаций (секретарей, референтов, офис-менеджеров, делопроизводителей и др.), включает в себя широкий круг задач, функций и должностных обязанностей. Наряду с обработкой документов работникам служб документационного обеспечения управления (управлений делами, канцелярий, общих и организационных отделов, секретариатов) приходится много внимания уделять бездокументному обслуживанию работы управленческого аппарата: приему посетителей; организации переговоров, совещаний и собраний; подготовке служебных командировок руководителя; телефонным переговорам и т.п. Однако именно работа с документами является главной составной частью деятельности служб документационного обеспечения управления, что обусловлено объективными причинами: для успешной реализации основных управленческих функций - организации, планирования, мотивации, контроля и координации - необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией о конкретных областях деятельности и рыночной ситуации, включая сведения о потребителях, конкурентах, новых технологиях и т.д.

Информация представляет собой совокупность сведений, показателей, данных, необходимых для описания явлений, объектов, процессов. Исключительно важная роль информации в управлении объясняется тем, что управленческий процесс, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленческих решений, которые являются новой информацией управляющего органа, предназначенной как для внутреннего (сотрудниками организации), так и для внешнего (другими организациями) потребления.

Служебная деятельность человека в любой сфере требует, как правило, создания и использования письменной информации для подтверждения конкретных фактов и событий в ходе делового общения, особенно при возникновении хозяйственных или трудовых споров. Рассматриваемых соответственно в арбитражных судах и судах общей юрисдикции. Зафиксированная на бумаге или другом носителе информация становится документом, а сам процесс фиксирования информации, т.е. создания документов, называют документированием управленческой деятельности.

Служебные документы издавна выполняли целый ряд важнейших функций, не потерявших своего значения и в настоящее время:

Информационную - являются источником и носителем информации;
- управленческую - позволяют организовывать, регулировать, контролировать и анализировать управленческий процесс;
- правовую - служат юридической основой финансово-хозяйственной и управленческой деятельности, подтверждая факты и, удостоверяя показатели и сведения;
- коммуникативную - помогают организовать обмен информацией и общение;
- учетную - накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;
- социальную - характеризуют социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан;
- культурную - являются памятником культуры, показывая особенности, традиции, обычаи эпохи;
- историческую - являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют исторические факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

Однако само по себе документирование еще не решает всех проблем, связанных с документационным обеспечением управления. Документы - это специфические материальные объекты, при работе, с которыми необходимо выполнять много различных действий. Созданные документы требуют дальнейшей обработки в ходе их использования в управленческом процессе, а также последующего хранения в справочных целях. Поэтому процедуры создания документов дополняются организацией работы с ними.

Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом (кадровое делопроизводство) - это, во-первых, совокупность документов организационно-распорядительного, информационно-справочного и учетного характера по персоналу организации и, во-вторых, их создание (или получение извне), обработка и организация движения по всем уровням вплоть до передачи в другие подразделения.

Часть кадрового делопроизводства, непосредственно связанная с созданием названных документов в соответствии с установленными требованиями, называется документированием. Вопросы движения и учета документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка) охватываются понятием документооборот. Деятельность по организации долговременного хранения документов (экспертиза ценности документов, оформление дел, передача в архив, архивное хранение) относятся к архивному делу.

Основными делопроизводственными функциями системы управления персоналом являются:

Своевременная обработка поступающей кадровой документации;
- регистрация, учет и текущее хранение документов по персоналу;
- разработка, согласование, печатание документов по кадровым вопросам;
- доведение кадровой документации до соответствующих работников для исполнения;
- контроль за исполнением требований документов;
- размножение документов по кадровым вопросам и др.

Процесс управления включает следующие основные типовые документационные операции:

Сбор и обработку документной информации;
- подготовка решения;
- принятие и документирование решения;
- доведение решения до исполнителей;
- исполнение решения;
- контроль исполнения;
- сбор информации об исполнении;
- передача информации по вертикальным и горизонтальным связям;
- хранение и поиск информации.

Каждая из этих операций реализуется документационно как в традиционном исполнении, так и в виде электронных документов. Недокументируемые (бездокументные) управленческие действия являются вспомогательными, оперативно-организационными и составляют поэтому незначительный процент в сравнении с документируемыми функциями, требующими, несмотря на компьютеризацию, больших интеллектуальных и трудовых затрат.

Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов, создаваемых и циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях экономики и государственного управления.

Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить количество показателей, уменьшить объем информационных потоков, повысить степень использования информации.

Информационное обеспечение предполагает:

Распространение информации, т.е. предоставление пользователям информации, необходимой для решения научно-производственных задач;
- создание наиболее благоприятных условий для распространения информации, т.е. проведение административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий, обеспечивающих ее эффективное распространение.

Автоматизированная управленческая информационная система призвана на основе быстрой обработки информации выдавать информацию об отклонениях от запланированных показателей.

Внутриорганизационная система информации выполняет следующие функции:

Определение потребности каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой ему информации для целей оперативного управления деятельностью организации;
- определение потребностей в технических средствах организации в целом и каждого управляющего для обеспечения всей необходимой информацией;
- централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации;
- определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации (содержание и обучение обслуживающего персонала, оплату используемых помещений, затраты на приобретение магнитных лент, дискет, бумаги и пр.);
- обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации;
- разработка программных средств, прикладных программ.

Наиболее эффективной считается система информации, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки текстовой информации.